信息時代檔案管理需要做出的改革措施

鄒靜榆

摘 要：檔案管理這一古老的職業(yè)要在信息時代煥發(fā)出新的光彩，需要從觀念、管理制度、發(fā)展方向、人員素質(zhì)等多方面進行合理的改革，使它在新時期發(fā)揮更大的作用，服務于國家和人民。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案管理改革；信息時代

檔案是非常重要的社會信息資源，是將國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織和個人的社會經(jīng)歷以文字、音像、圖片等各種形式和載體保存下來，作為原始記錄以備查考的一種文件材料。檔案管理即針對檔案資料的各類管理服務工作。檔案管理古而有之，但隨著時代的變遷，檔案管理的工作方式也在不斷變化，而信息時代的到來使這一歷經(jīng)千年的職業(yè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)意義上的檔案管理一直將自己束之于行政管理部門的“高閣”當中，保管與服務無法同步，不能適應高速信息化的當今社會。為更好地實現(xiàn)檔案管理工作的價值，讓其更好地服務社會，檔案管理工作的改革是勢在必行的。以下提出幾點行之有效的改革措施：

一、檔案管理以服務社會為己任

根深蒂固的傳統(tǒng)觀念使人們誤認為保管好檔案便是檔案管理工作的全部，幾乎忘卻了建立檔案的最終目的使利用它保存的信息服務于社會。因而檔案管理要回歸其本源——以服務為理念。以各級檔案管理部門領(lǐng)導干部為首的工作人員要徹底轉(zhuǎn)變觀念， 以服務社會、服務大眾為己任。利用信息時代高速的信息傳播途徑，如互聯(lián)網(wǎng)等實現(xiàn)信息的傳播，進行自我宣傳與推銷，并與圖書情報、統(tǒng)計等相關(guān)部門實行橫向聯(lián)合，充分發(fā)揮檔案的優(yōu)勢，提供強大信息源，服務于社會各領(lǐng)域，融入市場化管理模式，為社會主義市場經(jīng)濟做出貢獻。服務手段上要充分考慮用戶需求，提供個性化服務，實體與網(wǎng)絡并重，給用戶提供最大的方便。

二、檔案管理以規(guī)范化為宗旨

為建立科學的檔案信息系統(tǒng)，保障其工作效率，實現(xiàn)信息共享，必須制定規(guī)范的檔案信息系統(tǒng)使用與管理制度，確保信息化檔案管理工作的有序進行，對進館檔案的管理要實現(xiàn)接收——登記——整理——分類——著錄——歸檔——提供查詢等一條龍的規(guī)范化操作，杜絕隨意性操作，廢除那些大量耗費時間與人力卻缺乏準確性且實際意義不大的工作流程，比如老式的檔案立卷裝訂工作等。

三、檔案管理以網(wǎng)絡化為發(fā)展方向

為提高檔案信息的利用率，給社會提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務，網(wǎng)絡化的檔案管理模式正在不斷地發(fā)展與完善當中。目前，網(wǎng)絡檔案信息平臺存在信息不全、檢索目標不明、網(wǎng)絡服務反應慢等問題。因此各檔案管理部門應創(chuàng)建自己的網(wǎng)站并及時采集數(shù)據(jù)和信息，保證用戶順利檢索到在線檔案信息；各檔案管理部門之間、檔案管理部門與相關(guān)信息管理部門之間要橫向聯(lián)合，建立統(tǒng)一的“綜合檔案信息平臺”， 實現(xiàn)檔案的匯總與管理的統(tǒng)一及非保密性檔案的資源共享；為實現(xiàn)網(wǎng)絡檔案信息的集成化、海量化，電子檔案收集工作十分重要，可通過軟件開發(fā)優(yōu)化電子檔案在線上傳和自動采集功能，及時豐富信息，更新數(shù)據(jù)庫；信息時代高速的生活方式使人們對信息的需求量越來越大，對信息的時效性要求越來越高，檔案的網(wǎng)絡信息管理平臺必須注重于終端用戶的互動，通過軟硬件技術(shù)開發(fā)為用戶提供最優(yōu)質(zhì)、便捷、高效的在線服務。

四、檔案管理以多元化為發(fā)展手段

隨著社會的進步，檔案的種類會越來越豐富，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雖然存在保存、運輸、傳播等多方面的不便，但其作為檔案最古老的形式，擁有大量的信息與很高的收藏價值，必須得到妥善管理；而新興檔案種類如照片圖片、音像資料、電子檔案、機讀存儲卡等由于與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所用載體和記錄方式的不同，需要截然不同的保管與傳播方式，因而檔案管理必須針對不同類型檔案資料采取多元化管理手段，最大限度保證保存管理質(zhì)量，提高利用率。

五、檔案管理以保密化為職業(yè)操守

檔案管理的現(xiàn)代化、信息流通的高速化給檔案管理的一個特殊職能——保密管理帶來了挑戰(zhàn)。檔案保密管理是對黨和國家以及廣大人民群眾切身利益的保護，涉及到政治、軍事、經(jīng)濟、文化、科技以及公民個人隱私等各個領(lǐng)域，可以說對于需保密的檔案或檔案中需保密的部分嚴守保密化原則是每個檔案管理人員最基本的職業(yè)操守。當前，傳統(tǒng)檔案資料的保密工作比較完善，難點主要出在新興的網(wǎng)絡檔案管理上。因此對網(wǎng)絡檔案信息平臺的訪問及查詢權(quán)限設置一定要詳細，根據(jù)用戶注冊信息嚴格限制其享有的信息權(quán)限，運用數(shù)據(jù)加密、用戶識別等技術(shù)嚴防傳輸過程中的信息泄露，設置“反刪改”、“反復制”、“反銷毀”等功能，防止檔案資料被篡改、泄露，設置并妥善保管檔案的副本與備份，以防網(wǎng)絡等各類原因?qū)е碌男畔①Y料的丟失。

六、檔案管理以專業(yè)化為團隊精神

一支專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理團隊是其他工作得以有效開展的保障。作為檔案管理團隊一員第一要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，堅持黨和人民的利益高于一切的指導思想；第二要有高度的責任心和認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度；第三要有檔案學專業(yè)知識、嫻熟的計算機操作技術(shù)、超強的信息組織能力和綜合分析能力等專業(yè)化知識；第四要有團隊精神與服務意識，團結(jié)協(xié)作，發(fā)揮作用。

七、結(jié)語

置身于信息時代當中，檔案管理煥發(fā)活力的唯一途徑就是做出適應性調(diào)整，改革管理模式發(fā)揮其重要的社會功能，與時俱進，真正為社會經(jīng)濟發(fā)展提供信息資源服務！

參考文獻：

[1] 朱祥.信息時代檔案管理工作者應具備的素質(zhì)和能力[J].企業(yè)天地.2008（5）

[2] 周霞.信息時代檔案管理現(xiàn)代化的改革與對策[J].岱宗學刊.2006.12（4）

[3] 李成.論信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新與實踐[J].電腦知識與技術(shù).2013.11（9）endprint