用VLookup函數(shù)快速填制數(shù)據(jù)

郭婷婷

信貸業(yè)務(wù)申報材料的書寫過程中經(jīng)常需要填寫大量的財務(wù)數(shù)據(jù)，很多表格都是同一財務(wù)報表中數(shù)據(jù)的反復(fù)填制與引用，有沒有比較有用的方法來減輕人工重復(fù)錄入數(shù)據(jù)的工作量，從而節(jié)省精力去分析其他更重要的相關(guān)財務(wù)指標(biāo)。經(jīng)過筆者的摸索，發(fā)現(xiàn)了一個比較好用的函數(shù)，在日常的數(shù)據(jù)錄入過程中，可以節(jié)省較多的時間和精力。

日常工作中，當(dāng)收集了客戶的財務(wù)報表，審核完成后，先錄入clpm系統(tǒng)之中，以此為依據(jù)，來開展其他的過程。以公司類客戶額度授信申報書的書寫過程為例，其中所要填寫的表格不下10張，再一遍遍的重新計算輸入，費時費力，還容易出錯。這時，我們可利用excel表格，首先將clpm中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出來，如下表所示：

然后再將申報書中的表格粘貼過來至excel中的同一工作薄的同一工作表，從申報書中取一張表格以做說明，如下表所示：

可在E2中，輸入如下函數(shù)：

Range（“E2”）=vlookup（D2，$A$1：$C$84，3，false）

解釋與說明：Vlookup函數(shù)的語法格式為：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup），該函數(shù)共有四個參數(shù)，四個參數(shù)的說明如下：

第一，Lookup_value為需要在數(shù)據(jù)表第一列中進行查找的數(shù)值。Lookup_value可以為數(shù)值、引用或文本字符串。表格所要填制的目的是在E2單元格中輸入該公司2011年度的總資產(chǎn)科目的數(shù)值。即我們要在A1：C84的范圍內(nèi)搜尋科目為總資產(chǎn)所對應(yīng)的值，即Lookup_value的值為D2。值得注意的是，Lookup_value是一個很重要的參數(shù)，它可以是數(shù)值、文字字符串、或參照地址。我們常常用的是參照地址。用這個參數(shù)時，需注意參照地址的單元格格式類別與去搜尋的單元格格式的類別要一致，否則的話有時明明看到有資料，就是抓不過來。特別是參照地址的值是數(shù)字時，最為明顯，若搜尋的單元格格式類別為文字，雖然看起來都是123，但是就是抓不出東西來的。所以，格式類別在未輸入數(shù)據(jù)時就應(yīng)先確定好，并與所抓取的目標(biāo)區(qū)域的格式一致。

需要說明的是：因為第一張表中對于資產(chǎn)的描述為“資產(chǎn)合計”，而第二張表中為“總資產(chǎn)”，這樣搜尋起來無法精確對應(yīng)，因此，在第二張表中獲取數(shù)據(jù)之前，應(yīng)先將“總資產(chǎn)”改為與表一中對應(yīng)的“資產(chǎn)合計”。同理，第二張表中的D3、D4應(yīng)改為“所有者權(quán)益合計”、“產(chǎn)品銷售收入”。

第二，Table_array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表。使用對區(qū)域或區(qū)域名稱的引用。在這里輸入$A$1：$C$84，采用絕對引用的方式，以保證在下拉填充其他單元格的時候，能夠引用相同區(qū)域的單元格。這是因為excel表格默認采用相對引用，若不設(shè)置為絕對引用，則我們下拉填充的過程中，E3單位格搜尋的范圍就變成了A2：C85，不能夠固定搜尋范圍，導(dǎo)致搜尋范圍發(fā)生偏差。

第三，col_index_num為table_array中待返回的匹配值的列序號。col_index_num為1時，返回table_array第一列的數(shù)值，col_index_num為2時，返回table_array第二列的數(shù)值，以此類推。如果col_index_num小于1，函數(shù)VLOOKUP返回錯誤值#VALUE?。蝗绻鹀ol_index_num大于table_array的列數(shù)，函數(shù)VLOOKUP返回錯誤值#REF！。這里所填數(shù)值為3，表示所選擇單元格區(qū)域的第三列數(shù)據(jù)，即尋找對應(yīng)的2011年度的財務(wù)數(shù)據(jù)。

第四，Range_lookup為一邏輯值，指明函數(shù)VLOOKUP查找時是精確匹配，還是近似匹配。如果為false或0，則返回精確匹配，如果找不到，則返回錯誤值#N/A。如果range_lookup為TRUE或1，函數(shù)VLOOKUP將查找近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數(shù)值。這里所填數(shù)值須為False，以精確查找其唯一對應(yīng)的值。

其后，再下拉填充柄，以填完所有的單元格。最后將完成的單元格復(fù)制、粘貼回申報書中即可。

還有一點是關(guān)于VLOOKUP的錯誤值處理。如果找不到數(shù)據(jù)，函數(shù)總會傳回一個這樣的錯誤值#N/A，如果不想出現(xiàn)這樣的值，在excel2003中我們可運用if函數(shù)結(jié)合iserror函數(shù)來處理，在excel2007及以上版本中可直接調(diào)用iferror函數(shù)來處理，以便返回0值或是空值。