社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

牛春燕

山東省東明縣人力資源和社會(huì)保障局

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

牛春燕

山東省東明縣人力資源和社會(huì)保障局

隨著社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋面的逐步擴(kuò)大,參保人數(shù)日趨增多,社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量和檔案數(shù)量也在與日俱增,社保機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的安全有序管理社保業(yè)務(wù)檔案的職責(zé)也日漸沉重。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作事關(guān)構(gòu)建和諧社會(huì)大局，是關(guān)注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要環(huán)節(jié)。做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，服務(wù)人民群眾，是推動(dòng)檔案事業(yè)又好又快發(fā)展的有力保障。

社會(huì)保險(xiǎn)；保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案；檔案管理工作

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保障管理的重要對(duì)象，可以全面反映參保人履行繳費(fèi)義務(wù)、享受社保待遇的真實(shí)情況。隨著社會(huì)保障制度改革的深化，保障范圍的越來(lái)越廣，如何做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作，已成為社保部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。本文結(jié)合自己的實(shí)踐，就如何做好社保檔案工作談一些淺顯的見解。

一、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的必要性及重要意義

1.加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要。

隨著社會(huì)保險(xiǎn)改革的逐步深化，“單位人”勢(shì)必要變成“社會(huì)人”。社會(huì)保險(xiǎn)部門不但要履行社會(huì)保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對(duì)離退休人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，若無(wú)完整準(zhǔn)確的個(gè)人資料記載，即安全有序的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作就會(huì)陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣?huì)保險(xiǎn)改革的進(jìn)程。

2.加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求。

一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

（1）建立形成的業(yè)務(wù)檔案資料不齊、不健全。不齊表現(xiàn)在有些缺身份證、戶口卡復(fù)印件，補(bǔ)收（補(bǔ)繳）歷年繳費(fèi)維護(hù)明細(xì)表、個(gè)體人員參保委托申報(bào)協(xié)議書、參保單位信息采集表等資料；不健全：一方面申報(bào)單位或個(gè)人報(bào)來(lái)的參保資料未填寫申報(bào)時(shí)間、姓名、單位名稱和蓋公章；另一方面審核單位在辦理各種參保業(yè)務(wù)時(shí)，建立形成的檔案資料沒(méi)有按要求一式幾份填寫留存，并且未填寫辦理、審核時(shí)間，無(wú)經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)的簽字，未加蓋審核章或公章；有些交來(lái)存檔的參保資料不是審核單位建立形成的原始紙質(zhì)件，而是留存的業(yè)務(wù)資料復(fù)印件（并且未加蓋鮮章），如今后有爭(zhēng)議事件發(fā)生，這類養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)性、有效性就要被大打折扣。

（2）社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)存檔資料不規(guī)范。表現(xiàn)在書寫不規(guī)范，存檔材料不規(guī)范。一方面交來(lái)的業(yè)務(wù)存檔資料中姓名、身份證號(hào)與戶口卡、身份證復(fù)印件上的不一致，有寫錯(cuò)、錄入打印錯(cuò)的，有填寫不完整等；有的用紅色、圓珠筆填寫的，并且在業(yè)務(wù)存檔資料中劃減、修改處未加蓋審報(bào)單位、審核單位（或經(jīng)辦人員）的校對(duì)章；另一方面留存建立形成的業(yè)務(wù)檔案資料被剪得長(zhǎng)的長(zhǎng)、方的方，小的手這么點(diǎn)大；有些存檔資料是用打印廢的表格、文件來(lái)復(fù)印、打印形成的業(yè)務(wù)存檔資料，并且在廢頁(yè)面不劃掉，使人容易誤解難利用。問(wèn)題突出的是建立的參保業(yè)務(wù)檔案中，出現(xiàn)補(bǔ)收（補(bǔ)繳）歷年繳費(fèi)明細(xì)表打印不現(xiàn)，把空白表格或部分打印清楚的業(yè)務(wù)資料上交檔案室存檔。這些不規(guī)范、不符合要求業(yè)務(wù)存檔資料不現(xiàn)、不清楚、不確定，今后就難準(zhǔn)確利用檔案來(lái)核實(shí)繳費(fèi)等情況，就沒(méi)有利用價(jià)值。

（3）業(yè)務(wù)存檔資料移交不規(guī)范。一方面把一些沒(méi)辦結(jié)完的業(yè)務(wù)資料和審核中有明顯錯(cuò)誤不符合規(guī)定參保的資料交檔案室存檔；另一方面養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門移交業(yè)務(wù)存檔資料時(shí)，不按業(yè)務(wù)檔案建立形成的先后順序移交，跨年度或間隔著、倒著移交。這給業(yè)務(wù)檔案管理工作的保管存放、整理、編目、查找利用等工作帶來(lái)極大的困難和麻煩。

三、如何提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的對(duì)策

（1）提高認(rèn)識(shí)，把社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理擺在重要位置。隨著社會(huì)保險(xiǎn)在保障民生、服務(wù)民生和構(gòu)建和諧社會(huì)中的作用日益凸顯，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作顯得更為重要。各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，要提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，以對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)參保群眾負(fù)責(zé)的高度責(zé)任感，切實(shí)把社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，納入社會(huì)保險(xiǎn)工作的重要議事日程，納入年度計(jì)劃，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和目標(biāo)管理責(zé)任制考核之中，使檔案管理工作與社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展。主要領(lǐng)導(dǎo)要親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)抓，上下業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門要配合抓，形成一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)的工作格局。

（2）加強(qiáng)管理，確保社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案積累到位。要從社會(huì)保險(xiǎn)檔案的源頭抓起：一是抓好文件處理關(guān)。重點(diǎn)做好辦公室收發(fā)文件過(guò)程中積累的各種文件、函、請(qǐng)示、批復(fù)以及與企業(yè)簽訂的各種協(xié)議等資料收集工作。做到及時(shí)處理、及時(shí)歸檔案。二是抓業(yè)務(wù)經(jīng)辦關(guān)。做好參保登記、繳費(fèi)申報(bào)、基金征繳、賬戶管理、退休審批、企業(yè)退休人員社會(huì)化管理和稽核等具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中形成的各種文件，做到一月一整理，一月一立卷。三是抓基金管理和統(tǒng)計(jì)報(bào)表關(guān)。重點(diǎn)是基金管理過(guò)程中形成的財(cái)務(wù)管理憑證和各科室具體負(fù)責(zé)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料的收集、整理、立卷工作，做到及時(shí)整理、隨時(shí)立卷，按時(shí)歸檔。

綜上所述，我們要建立了比較完善的社保業(yè)務(wù)檔案管理制度與流程，還拓展業(yè)務(wù)檔案收集渠道，改善了業(yè)務(wù)檔案保管條件，豐富業(yè)務(wù)檔案門類和數(shù)量，確保業(yè)務(wù)檔案的完整和安全，基本實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理。

[1]曹怡喆.對(duì)基層社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)證券期貨，2013(3).

[2]孫艷梅.淺析如何做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013(6).