事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化探討

文/陳國(guó)芹

會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施規(guī)范化管理，然而現(xiàn)階段一些單位的會(huì)計(jì)檔案管理仍然存在很多問(wèn)題。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案工作，建立健全有關(guān)的規(guī)章制度，不斷提升相關(guān)人員認(rèn)識(shí)水平并進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加快會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展速度，提高會(huì)計(jì)檔案管理效率

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，它是一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映，是事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，屬于單位的重要經(jīng)濟(jì)檔案。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈，可以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無(wú)弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為。會(huì)計(jì)檔案是檢查事業(yè)單位過(guò)去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)，是各單位的重要檔案，也是國(guó)家檔案的重要組成部分；會(huì)計(jì)檔案還可以為國(guó)家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國(guó)家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營(yíng)決策提供參考。單位在優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)時(shí)必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理力度，而會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，需要會(huì)計(jì)部門(mén)相關(guān)人員根據(jù)單位所制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理措施。然而現(xiàn)階段一些單位的會(huì)計(jì)檔案管理仍然存在很多缺陷，主要集中在會(huì)計(jì)人員忽視對(duì)檔案的管理，并未將其看作是一項(xiàng)主要業(yè)務(wù)；另一方面，單位所制定的會(huì)計(jì)檔案管理制度不規(guī)范，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化發(fā)展需求，在一定程度上對(duì)單位財(cái)務(wù)管理造成嚴(yán)重影響。所以必須對(duì)現(xiàn)如今在會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行研究，不斷提升財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)人員的綜合素養(yǎng)，通過(guò)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，建立健全各個(gè)單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，并且將現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理效率。本文對(duì)目前會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，并且對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化策略作了相應(yīng)的闡述。

一、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

1.會(huì)計(jì)檔案管理缺乏規(guī)范程序、檔案資料審核不夠嚴(yán)格

針對(duì)各個(gè)單位會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)許多小型事業(yè)單位沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)人員，由代理記賬公司做賬，年終將會(huì)計(jì)資料全部交回單位保管，并未規(guī)范整理歸檔；有會(huì)計(jì)的單位也是由會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的歸類(lèi)處理裝盒，歸為會(huì)計(jì)檔案。在會(huì)計(jì)資料整理成會(huì)計(jì)檔案過(guò)程中，缺乏規(guī)范性的檢查、審核。單位也并未設(shè)置統(tǒng)一程序?qū)?huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，由于會(huì)計(jì)檔案資料的管理缺乏嚴(yán)格措施，很多會(huì)計(jì)資料未經(jīng)過(guò)審核就進(jìn)行歸檔，這在一定程度上會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性和客觀性產(chǎn)生影響。除此之外，單位所整理的會(huì)計(jì)資料不夠完整，從另一方面能夠反映出單位對(duì)資料的審核力度較弱。而且會(huì)計(jì)人員的工作能力和方式不同，還會(huì)導(dǎo)致最終整理的會(huì)計(jì)資料也存在差異。

2.會(huì)計(jì)檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)、管理工作不夠完善

就事業(yè)單位中會(huì)計(jì)檔案管理的工作內(nèi)容和性質(zhì)而言，只有具備專(zhuān)業(yè)檔案管理能力的工作人員對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整合，才能有效完成會(huì)計(jì)檔案管理工作。然而很多單位由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視程度不夠，將檔案管理分配給不具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)的工作人員，在一定程度上會(huì)影響會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量。并且單位沒(méi)有制定統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作人員進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理提供專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)，增加了會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中差錯(cuò)的出現(xiàn)機(jī)率。大多數(shù)單位在檔案管理中工作的人員都是從其他崗位調(diào)配而來(lái)或兼職，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理了解甚少，會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏、檔案管理能力不夠?qū)I(yè)，會(huì)影響整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量和進(jìn)程。

3.會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展速度緩慢

全國(guó)各地市都建立了財(cái)政專(zhuān)網(wǎng)，對(duì)財(cái)政資金的收支使用實(shí)行網(wǎng)上申請(qǐng)、網(wǎng)上結(jié)算支付、預(yù)算單位財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)聯(lián)網(wǎng)記賬等，財(cái)務(wù)收支、撥付已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子化辦公。各單位會(huì)計(jì)檔案管理需要結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，可以形成電子版會(huì)計(jì)檔案，我國(guó)政府部門(mén)也極為注重電子會(huì)計(jì)檔案管理制度的實(shí)施，并且在電子商務(wù)發(fā)展比較迅速的城市進(jìn)行試驗(yàn)，在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中結(jié)合信息化技術(shù)，通過(guò)建立電子版會(huì)計(jì)資料，能夠在保證會(huì)計(jì)資料信息完整的同時(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范，但是在很多事業(yè)單位中沒(méi)有將這一制度進(jìn)行運(yùn)用，會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展仍在推行階段。

二、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化策略

1.領(lǐng)導(dǎo)重視會(huì)計(jì)檔案工作、不斷提升相關(guān)人員思想認(rèn)識(shí)

明確會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，采取有效的措施解決會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題，不斷加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化。單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，根據(jù)我國(guó)所出臺(tái)的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理行為，對(duì)應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行歸檔的會(huì)計(jì)資料，要求相關(guān)負(fù)責(zé)人及時(shí)進(jìn)行檔案整理，避免出現(xiàn)檔案遺失或者被損壞的現(xiàn)象。除了單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行重視之外，相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理負(fù)責(zé)人員更應(yīng)該明確自身責(zé)任，按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求進(jìn)行工作，不斷發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案管理在整個(gè)單位運(yùn)行中的作用。

2.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理人員作為整個(gè)會(huì)計(jì)資料到會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)中的主體，他們的行為是否規(guī)范、是否標(biāo)準(zhǔn)直接決定著最終的會(huì)計(jì)檔案管理工作能否實(shí)現(xiàn)高效，達(dá)到最高標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量要求。因此需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，借助專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的培訓(xùn)活動(dòng)，使得管理人員能夠意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，在進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)結(jié)束之后，使他們的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平能夠得到大幅度提升，可以從容地對(duì)相關(guān)檔案案卷制定以及工作報(bào)告撰寫(xiě)、分析評(píng)價(jià)等方面進(jìn)行全面了解，同時(shí)還可以熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理技能，進(jìn)一步提高管理人員在工作過(guò)程中的職能效率。

3.建立健全有關(guān)的規(guī)章制度

要想進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化操作，就必須對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行相配套的制度制定。管理人員應(yīng)根據(jù)制度當(dāng)中的相關(guān)規(guī)定實(shí)施相應(yīng)的步驟，管理制度體系的內(nèi)容涉及財(cái)會(huì)相關(guān)知識(shí)、會(huì)計(jì)資料審查、整理、會(huì)計(jì)檔案立卷、保管以及信息資料的收集等各個(gè)方面，通過(guò)相關(guān)規(guī)范制度的建立，能夠在很大程度上提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的管理能力，并且還可以對(duì)他們的行為進(jìn)行有效約束，同時(shí)明確管理人員應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任和應(yīng)盡的義務(wù)，當(dāng)會(huì)計(jì)資料在使用過(guò)程中發(fā)生任何狀況時(shí)，能夠在第一時(shí)間尋找到會(huì)計(jì)檔案的負(fù)責(zé)人。

4.定期鑒定與銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案

鑒定檔案與銷(xiāo)毀檔案也是進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中的步驟，因?yàn)樵谒９艿暮芏鄷?huì)計(jì)檔案中，已經(jīng)超過(guò)了會(huì)計(jì)檔案規(guī)定期限，所以管理人員就需要對(duì)這一部分檔案進(jìn)行整理，通過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人員鑒定之后，將對(duì)單位沒(méi)有繼續(xù)保持價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，能夠有效增強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范程度。在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，管理人員必須能夠確定所銷(xiāo)毀檔案與現(xiàn)階段所運(yùn)用的資料無(wú)關(guān)，在進(jìn)行一系列措施后必須記錄其銷(xiāo)毀內(nèi)容。

5.提高會(huì)計(jì)檔案電子化的發(fā)展速度

現(xiàn)階段我們處于信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中需要不斷加強(qiáng)其信息化程度，由于利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理，能夠提高整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理的效率，并且保證會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和規(guī)范性，所以可以借助先進(jìn)的掃描儀設(shè)備，將紙質(zhì)會(huì)計(jì)信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，管理人員通過(guò)會(huì)計(jì)電算化知識(shí)將電子版會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作更具專(zhuān)業(yè)性，在此過(guò)程中需要對(duì)單位所利用的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)更新和維護(hù)。

我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)一直處于快速發(fā)展階段，而會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，更需要對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范性管理，所以提高會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中的會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量極為重要，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作也必須跟隨現(xiàn)代信息化發(fā)展步伐，對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理中的措施進(jìn)行完善，使之能夠適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展需求。最重要的是轉(zhuǎn)變事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員的思想意識(shí)，能夠利用先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)理念對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，在不斷增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理能力的過(guò)程中，積極發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案管理工作在其領(lǐng)域的重要作用。