淺析電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在問題及對(duì)策

于佩蘭

摘 要：現(xiàn)代電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化取代手工記賬已成為會(huì)計(jì)工作發(fā)展的必然。該文就電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分析電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題和不足，提出了幾點(diǎn)改進(jìn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化檔案 問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）02（a）-0188-01

現(xiàn)代電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化取代手工記賬已成為會(huì)計(jì)工作發(fā)展的必然。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬等會(huì)計(jì)信息處理，在現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行工作中已廣泛應(yīng)用，從而形成了大量會(huì)計(jì)電算化檔案。如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作，使其發(fā)揮更大作用，是擺在檔案工作者面前的新課題。該文就電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分析電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題，提出了幾點(diǎn)改進(jìn)措施。

1 電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵及特點(diǎn)

電算化會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的記賬憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等真實(shí)歷史記錄和重要憑證，它包括存儲(chǔ)在電腦硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及電腦打印出來的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。具有嚴(yán)格的平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性，不能隨意篡改?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電算化進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存紙質(zhì)打印的會(huì)計(jì)核算材料。具備使用磁盤、光盤等電子信息技術(shù)保存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的單位，應(yīng)按照國(guó)家業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，報(bào)財(cái)務(wù)部、國(guó)家檔案局備案。電算化會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案不同，有其自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)為：（1）存貯范圍廣泛。電算化進(jìn)行會(huì)計(jì)核算產(chǎn)生的檔案存貯范圍廣，它不僅要保留傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案，還必需保留存貯在計(jì)算機(jī)硬件上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)信息，如程序開發(fā)設(shè)計(jì)說明書、用戶操作規(guī)程、電算化會(huì)計(jì)科目及科目代碼表、會(huì)計(jì)報(bào)表格式等，即會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。（2）載體形式多樣。電算化會(huì)計(jì)檔案的載體形式發(fā)生了改變，經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)，不但以電子信息的形式存貯于光盤、硬盤等載體上，還要以打印輸出的紙質(zhì)載體形式存在。磁性存貯介質(zhì)在會(huì)計(jì)電算化工作中的運(yùn)用，使會(huì)計(jì)檔案管理工作更加方便、快捷、高效。（3）安全存貯嚴(yán)格。電算化會(huì)計(jì)檔案以紙質(zhì)文件材料與電子文件材料并存的形式存在，檔案內(nèi)容不僅有打印輸出的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還有以磁性介質(zhì)或光盤為載體的電子檔案，而這些磁性介質(zhì)、光盤極易受磁場(chǎng)、有害氣體、灰塵等外部環(huán)境的影響，加之，具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)又受載體質(zhì)量、存儲(chǔ)信息有效期等條件的影響，對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全存貯嚴(yán)格，要求存放空間具有防火、防潮、防凍、防熱、防塵、防磁、防盜等相應(yīng)措施。

2 電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的主要問題

（1）對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠重視。目前，大部分單位領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)人員對(duì)有效管理電算化會(huì)計(jì)檔案缺乏經(jīng)驗(yàn)，重視程度不夠，只將打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)文件材料歸檔，沒有將電算化會(huì)計(jì)工作中形成的電子信息備份存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)性、完整性。（2）對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理缺乏技術(shù)方法。電算化會(huì)計(jì)檔案不具備紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的直接利用性，對(duì)其進(jìn)行歸檔、保存、數(shù)據(jù)利用等必須在特定的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)環(huán)境中進(jìn)行，可是，許多企、事業(yè)單位缺乏利用電算化會(huì)計(jì)檔案的技術(shù)、方法和意識(shí)，沒有將會(huì)計(jì)系統(tǒng)軟件及版本很好地保管，造成會(huì)計(jì)系統(tǒng)軟件升級(jí)后，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失、損毀甚至不能被利用。（3）對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理缺乏資金投入。按照會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范、辦法，運(yùn)用電算化進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位及部門，應(yīng)保存打印出的紙質(zhì)檔案和電子檔案。可是，一些單位對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理缺乏資金投入，硬件設(shè)備不足，沒有電子信息存貯設(shè)備、沒有高清打印機(jī)，致使會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保管期限，電算化會(huì)計(jì)檔案管理“雙軌制“難以實(shí)現(xiàn)。（4）對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在安全隱患。雖然電子信息技術(shù)便捷高效、功能強(qiáng)大，但存在安全隱患。

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)非法修改可以不留痕跡，這種通過現(xiàn)代技術(shù)手段實(shí)施偽造、篡改及銷毀會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)等現(xiàn)象，具有很強(qiáng)的危害性、隱蔽性，利用計(jì)算機(jī)舞弊發(fā)現(xiàn)的難度大。加之，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用的今天，網(wǎng)絡(luò)信息容易被泄露、竊取、非法篡改。所以，沒有健全的電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度，又不配備專門的管理人員，極易造成會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象。

3 改進(jìn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

（1）加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的宣傳力度 。要提高社會(huì)及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的意識(shí)，需要通過廣播電視、報(bào)刊、設(shè)置宣傳欄等渠道，宣傳電算化會(huì)計(jì)檔案管理的法規(guī)、規(guī)章及國(guó)家的財(cái)經(jīng)紀(jì)律等，并積極主動(dòng)地爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，切實(shí)其列入工作范籌，增加設(shè)備經(jīng)費(fèi)投入、制定管理制度、配備專職人員，不斷改善軟硬件設(shè)施及環(huán)境，確保電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作有序開展。（2）加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)。首先，應(yīng)加大資金的投入，購置適用的軟、硬件設(shè)備。由于使用不同的系統(tǒng)軟件形成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，致使利用會(huì)計(jì)檔案時(shí)產(chǎn)生不能被調(diào)閱或者意想不到的失誤。因此，應(yīng)用電算化進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，除了保存各種版本的會(huì)計(jì)檔案和備份數(shù)據(jù)外，還應(yīng)保存相應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件。為了確保會(huì)計(jì)電算化檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，使打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)到規(guī)定的保存期限，應(yīng)配備高清打印機(jī)，作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案工具。另外，應(yīng)配置適宜安全保存檔案的專用庫房，并配備防盜、防磁、防火、防潮、防有害生物危害的必要設(shè)施，以便及時(shí)監(jiān)測(cè)、調(diào)整、保管利用。（3）加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)。由于存貯在磁性介質(zhì)或光盤上的電算化會(huì)計(jì)檔案信息易損毀且不可恢復(fù)，在未打印成紙質(zhì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)材料前，應(yīng)進(jìn)行“雙備份”，并及時(shí)打印輸出，要定時(shí)進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止因磁性介質(zhì)損毀造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不完整，及時(shí)歸檔設(shè)立備查登記簿，以便利用查考。

對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)要規(guī)定不同的使用權(quán)限，同時(shí)要建立嚴(yán)格的立卷、歸檔、保密、保管、借閱、利用、網(wǎng)絡(luò)安全等審批制度，確保檔案齊全完整、安全妥善保管。

參考文獻(xiàn)

[1] 財(cái)政部，國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法.

[2] 財(cái)政部.會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范.

[3] 財(cái)政部.會(huì)計(jì)電算化管理辦法.