三級(jí)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)況調(diào)查與影響因素分析

蓋峻梅 王蘇軍* 狄新怡 何蘊(yùn)寧

（1.江蘇省中醫(yī)院，江蘇南京，210029；2.江蘇省腫瘤醫(yī)院，江蘇南京，210009；3.江蘇省衛(wèi)生廳，江蘇南京，210008）

檔案管理是單位管理系統(tǒng)中的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院各項(xiàng)重要工作和有意義的活動(dòng)，見(jiàn)證了醫(yī)院的發(fā)展和壯大，是醫(yī)院的特殊資產(chǎn)。為了解江蘇省三級(jí)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，我們進(jìn)行了一次現(xiàn)況調(diào)查，發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題并進(jìn)行分析和討論，為醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持與理論依據(jù)。

一、對(duì)象與方法

1.對(duì)象

2014年4—6月，采用分層隨機(jī)抽樣辦法選取江蘇省87 家三級(jí)醫(yī)院進(jìn)行調(diào)查。醫(yī)院入選標(biāo)準(zhǔn)：符合衛(wèi)生部頒布的《醫(yī)院分級(jí)管理辦法》中三級(jí)醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)，并經(jīng)過(guò)認(rèn)定及備案的醫(yī)院。

2.調(diào)查方法和內(nèi)容

數(shù)據(jù)運(yùn)用SAS9.4統(tǒng)計(jì)軟件，主要采用描述性分析、卡方檢驗(yàn)、精確概率法，以α=0.05 作為檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，P<0.05 為組間差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

調(diào)查內(nèi)容主要包括組織和機(jī)構(gòu)建設(shè)、經(jīng)費(fèi)和辦公用房等硬件條件、檔案保管規(guī)模、信息化程度、單位檔案級(jí)別、工作人員基本素養(yǎng)、檔案利用、檔案管理人員的工作態(tài)度和個(gè)人心理感受。

二、結(jié)果與分析

1.一般情況

在被調(diào)查醫(yī)院中蘇南有48家，占55.2%；蘇北25 家，占28.7%；蘇中14 家，占16.1%。其中西醫(yī)醫(yī)院有68家，占78.2%；中醫(yī)醫(yī)院19家，占21.8%；三級(jí)甲等醫(yī)院54 家，占62.1%；三級(jí)乙等醫(yī)院33 家，占37.9%；單位檔案未經(jīng)過(guò)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收的45家，占51.7%；達(dá)標(biāo)的42家，占48.3%。

被調(diào)查人員中女性占絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，有89.7%；平均年齡為41.2 歲，平均工作年限19.5年；受教育程度較高，本科及以上人員占了68.9%；基本都受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)教育及培訓(xùn)，中級(jí)以上職稱(chēng)占70.1%，人員素質(zhì)總體較高。

2.不同條件下的檔案級(jí)別分析

通過(guò)對(duì)87 家醫(yī)院檔案達(dá)標(biāo)情況進(jìn)行調(diào)查，根據(jù)檔案評(píng)審等級(jí)給出得分后，顯示出單位組織和機(jī)構(gòu)建設(shè)情況、年均經(jīng)費(fèi)、辦公用房和設(shè)施、檔案保管規(guī)模、信息化程度、工作人員的積極主動(dòng)性，這些因素的不同其檔案等級(jí)不同，其差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05)。不同的醫(yī)院級(jí)別、工作人員基本素養(yǎng)、工作人員的滿(mǎn)意度、對(duì)單位重視程度的個(gè)人感受，其檔案級(jí)別的差異無(wú)統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P>0.05)。

（1）不同組織和機(jī)構(gòu)建設(shè)情況檔案級(jí)別有差異

我們從是否成立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)、是否建立檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)、人員配備等6 個(gè)問(wèn)題為單位組織和機(jī)構(gòu)建設(shè)情況給出評(píng)分。經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，組織和機(jī)構(gòu)建設(shè)情況得分越高，其檔案等級(jí)有增高的趨勢(shì)，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05)。結(jié)果見(jiàn)表1。

（2）不同的檔案經(jīng)費(fèi)檔案級(jí)別有差異

研究者把不同單位劃撥的年均檔案經(jīng)費(fèi)分為5 組，發(fā)現(xiàn)檔案經(jīng)費(fèi)不同檔案級(jí)別也不同，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05)。見(jiàn)表2。在經(jīng)費(fèi)投入大于10000 元組，沒(méi)有星級(jí)的單位有38.9%，原因?yàn)橛行﹩挝患哟笸度胧菫榱擞訖n案驗(yàn)收評(píng)審。

（3）不同的硬件設(shè)施檔案級(jí)別有差異

研究者根據(jù)6 個(gè)問(wèn)題選項(xiàng)，把單位的辦公用房、設(shè)備和設(shè)施情況等硬件條件分為3 組，每組得分不同，檔案級(jí)別也不同，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05)。見(jiàn)表3。

（4）不同的檔案保管規(guī)模，檔案級(jí)別有差異

我們由單位檔案保管規(guī)模和保管種類(lèi)給出評(píng)分，根據(jù)得分分為4 組。得分越高，檔案級(jí)別也呈增高趨勢(shì)，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05)。見(jiàn)表4。

（5）不同的檔案信息化程度，檔案級(jí)別有差異

我們從網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檢索手段等6個(gè)方面對(duì)單位的信息化建設(shè)予以測(cè)評(píng)。發(fā)現(xiàn)隨著分?jǐn)?shù)的增加，檔案級(jí)別呈增高的趨勢(shì)，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05)。見(jiàn)表5。

（6）檔案工作人員積極主動(dòng)性不同，檔案級(jí)別有差異

研究者根據(jù)4 個(gè)問(wèn)題選項(xiàng)，把檔案工作人員積極主動(dòng)性分為3個(gè)層次。發(fā)現(xiàn)工作人員越是積極主動(dòng)的，檔案級(jí)別也越高，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05)。見(jiàn)表6。說(shuō)明個(gè)體積極性越高，工作帶給他的情感體驗(yàn)越愉悅，工作成就也相對(duì)較高。

三、討論

從總體情況來(lái)看，三級(jí)醫(yī)院檔案管理工作一般。檔案達(dá)標(biāo)情況不容樂(lè)觀，經(jīng)過(guò)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收有星級(jí)的42家，占48.3%，未經(jīng)過(guò)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收的45家，占51.7%，已經(jīng)超過(guò)半數(shù)。

單位重視與否仍是檔案管理工作的關(guān)鍵。本次調(diào)查結(jié)果認(rèn)為單位的組織機(jī)構(gòu)建設(shè)、硬件設(shè)施、經(jīng)費(fèi)投入、信息化建設(shè)情況都是檔案等級(jí)的影響因素，而這些從不同方面反映了單位的重視程度。此次調(diào)查有23 家醫(yī)院沒(méi)有綜合檔案管理機(jī)構(gòu)、34家醫(yī)院沒(méi)有管理人員網(wǎng)絡(luò)，分別占26.4%和39.0%。檔案管理的一個(gè)重要原則就是集中統(tǒng)一，缺乏健全的檔案管理機(jī)構(gòu)和兼職檔案員管理網(wǎng)絡(luò)，檔案管理成為無(wú)本之木、無(wú)源之水，檔案的日常收集、整理、保管工作都無(wú)法正常開(kāi)展，更談不上整合醫(yī)院檔案信息，完成深層次的研發(fā)利用。在調(diào)查中得知，某醫(yī)院因?yàn)椴粔蛑匾?，造成新建病房樓材料遺失，后續(xù)的管道維修、局部改造甚至沒(méi)有圖紙參考，損失很大。

檔案人員配置也存在問(wèn)題。近年來(lái)醫(yī)院發(fā)展迅猛，規(guī)模不斷擴(kuò)大，調(diào)查中看到，超過(guò)800張床位的超大型醫(yī)院占56.3%，但隨著醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)量的增加，許多單位檔案工作人員并沒(méi)有增加，甚至因?yàn)榫幍热耸轮贫雀母锏脑?，人員反而減少。調(diào)查中有24 家單位無(wú)專(zhuān)職檔案員，32家醫(yī)院只有1人，這兩種情況占了71.8%，和三級(jí)醫(yī)院的要求和規(guī)模顯然不相稱(chēng)。工作人員往往身兼數(shù)職，疲于應(yīng)付，難以達(dá)到檔案管理的各項(xiàng)指標(biāo)和要求，有17 名檔案工作者反映檔案范圍外任務(wù)過(guò)多，無(wú)暇顧及檔案工作。醫(yī)院管理方應(yīng)根據(jù)醫(yī)院規(guī)模和業(yè)務(wù)量配備相應(yīng)的檔案管理人員，使他們?cè)谕瓿扇粘w檔工作的同時(shí)，有時(shí)間和精力去完成深層次的信息資料開(kāi)發(fā)和利用，真正地體現(xiàn)出檔案的核心價(jià)值。我們看到在檔案四星級(jí)以上單位中專(zhuān)職檔案員都在2人以上，如鼓樓醫(yī)院、江陰人民醫(yī)院，他們的編研材料每年都在10 種以上，檔案價(jià)值得以充分開(kāi)發(fā)，利用效果良好。

表1 不同組織和機(jī)構(gòu)建設(shè)情況的檔案級(jí)別分析

表2 不同檔案經(jīng)費(fèi)的檔案級(jí)別分析

經(jīng)費(fèi)保障方面，總體來(lái)說(shuō)檔案經(jīng)費(fèi)能滿(mǎn)足日常工作需要，但經(jīng)費(fèi)充裕，年均一萬(wàn)元以上的僅占20.7%。經(jīng)費(fèi)投入年均小于500 元的，78%來(lái)自于蘇北地區(qū)和民營(yíng)醫(yī)院。除去經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的因素，有些大型城市、大型醫(yī)院檔案經(jīng)費(fèi)相當(dāng)少，不能不說(shuō)還是重視度不足。民營(yíng)醫(yī)院也是如此，能達(dá)到三級(jí)醫(yī)院建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，資金方面應(yīng)該沒(méi)有困難，3家醫(yī)院卻不設(shè)檔案室、沒(méi)有經(jīng)費(fèi)投入，如果說(shuō)病歷檔案還能得到質(zhì)量和保管上的保障，其它大量的文書(shū)文件、科研成果、基建資料、設(shè)備材料勢(shì)必難以得到有效的收集保管和利用。

硬件設(shè)施方面，在調(diào)查中報(bào)告辦公用房和檔案庫(kù)房沒(méi)有或擁擠的分別是29 家、40 家，各占33.3%和46.0%。在訪談中，多家醫(yī)院反映檔案庫(kù)房擁擠，有的醫(yī)院甚至將檔案堆放在地上，一定程度上反映出檔案工作被忽視，地位邊緣化。檔案設(shè)施情況尚好，調(diào)查中只有8家沒(méi)有電腦，空調(diào)、濕度調(diào)節(jié)、消防等設(shè)施配備基本良好。信息化建設(shè)情況也相對(duì)較好，有檔案管理軟件的占79.3%；大部分實(shí)現(xiàn)電腦檢索文件，完全手工的只占20.7%。41.4%的單位已經(jīng)完成或部分完成檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)網(wǎng)查詢(xún)目錄或全文的有11家，占12.6%，如武進(jìn)人民醫(yī)院、江陰人民醫(yī)院、南京市立醫(yī)院等可以實(shí)現(xiàn)在線查詢(xún)檔案全文，反映出部分單位的檔案信息化工作到位，意識(shí)到檔案信息化、現(xiàn)代化的重要性，同時(shí)也更方便快捷地為醫(yī)院提供檔案信息服務(wù)。病歷檔案信息化在醫(yī)院中普遍受到重視，本次研究未做調(diào)查，但三級(jí)公立醫(yī)院普遍實(shí)現(xiàn)了病歷檔案電子化。

表3 不同硬件設(shè)施的檔案級(jí)別分析

表4 不同保管規(guī)模的檔案級(jí)別分析

表5 不同信息化程度的檔案級(jí)別分析

綜上所述，江蘇省三級(jí)醫(yī)院對(duì)檔案管理工作比較重視，但程度有待提高，檔案意識(shí)仍需要加強(qiáng)。檔案管理是醫(yī)院管理中的重要一環(huán)，上級(jí)主管部門(mén)應(yīng)該適當(dāng)考慮把檔案管理列入到相關(guān)驗(yàn)收工作的標(biāo)準(zhǔn)中，如等級(jí)醫(yī)院考評(píng)、年終的單位綜合目標(biāo)責(zé)任制考核等。單位內(nèi)部應(yīng)把檔案工作納入目標(biāo)責(zé)任制考核中，明確部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員職責(zé)，使檔案管理工作有長(zhǎng)短期目標(biāo)、有年度計(jì)劃和總結(jié)、有考核和獎(jiǎng)懲，使檔案工作和醫(yī)院經(jīng)營(yíng)工作同步發(fā)展。與此同時(shí)，要想使領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案工作者自己也應(yīng)做出相應(yīng)努力。

人是生產(chǎn)力中最重要的要素，此次研究認(rèn)為檔案工作者的積極主動(dòng)性也是檔案級(jí)別的重要影響因素。檔案管理現(xiàn)代化要求檔案管理從封閉型逐步轉(zhuǎn)向開(kāi)放和服務(wù)型，對(duì)人員素質(zhì)提出了更高要求。調(diào)查結(jié)果顯示，三級(jí)醫(yī)院檔案工作人員的組成有自身的特點(diǎn)，除了女性占絕大多數(shù)外，平均年齡為41.2歲，平均工作年限19.5年，容易造成人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、信息技術(shù)的使用落后和安于工作現(xiàn)狀的局面。檔案工作需要持續(xù)穩(wěn)定，更需要?jiǎng)?chuàng)新和發(fā)展，應(yīng)該引入更多的年輕血液，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，形成合理的、充滿(mǎn)生命力的人才梯隊(duì)。被調(diào)查人員受教育程度較高，68.9%受到過(guò)本科及以上級(jí)別的教育，中級(jí)及以上職稱(chēng)占70.1%，但是受檔案專(zhuān)業(yè)教育者較少，只有19.5%，而且大多數(shù)還是屬于在職培訓(xùn)。從調(diào)查情況看，許多單位還停留在文件整理、保存的初級(jí)階段，信息開(kāi)發(fā)利用能力、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化應(yīng)用技術(shù)水平一般。開(kāi)展檔案編研工作的有43 家，占49.4%，開(kāi)展了檔案數(shù)字化工作的有35 家，占40.2%。這就需要檔案工作者在提高學(xué)歷教育的同時(shí)，也要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)教育，有計(jì)劃地參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強(qiáng)同行交流和自我業(yè)務(wù)鉆研。

作為部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，要注重調(diào)動(dòng)檔案工作者的工作積極性，重視檔案人才培養(yǎng)，滿(mǎn)足他們自我進(jìn)步的需求。在單位開(kāi)展宣傳教育工作，提高醫(yī)院全體人員檔案意識(shí)，讓檔案管理人員能夠得到各部門(mén)的充分支持，工作起來(lái)得心應(yīng)手。檔案工作者更要調(diào)整心態(tài)，克服因檔案工作單調(diào)和枯燥而造成的不良情緒，以高度的責(zé)任感和認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，為醫(yī)院的健康持續(xù)發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。

表6 檔案工作人員積極主動(dòng)性不同的檔案級(jí)別分析

［1］卜志紅.基層檔案工作現(xiàn)狀調(diào)查與思考［J］.浙江檔案.2013(11):56-57.

［2］王運(yùn)彬.近十年檔案用戶(hù)需求研究綜述［J］.檔案學(xué)通訊.2011(1):66-70.

［3］徐珂靜.縣級(jí)檔案工作現(xiàn)狀調(diào)查與思考［J］.檔案管理.2011(6):72-73.

［4］韓晨光,馮俊敏,徐磊.醫(yī)療糾紛檔案管理現(xiàn)況調(diào)查與問(wèn)題對(duì)策［J］.武警后勤學(xué)院學(xué)報(bào)（醫(yī)學(xué)版）.2013(12):1085-1088.

［5］揚(yáng)州市檔案局.揚(yáng)州市社會(huì)檔案意識(shí)問(wèn)卷調(diào)查的分析［J］.檔案與建設(shè).2000(7):11-12.