利用成熟軟件技術(shù)快速構(gòu)建輕量級知識管理系統(tǒng)

◎北京強度環(huán)境研究所 常江 劉斌 許衛(wèi)華

知識信息深刻影響著企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)如何有效進行信息化改革，實施知識管理，最大限度地提高知識資源的質(zhì)量，是企業(yè)需要迫切解決的課題。

北京強度環(huán)境研究所是一家以試驗技術(shù)為核心的單位，在工作過程中產(chǎn)生的大量試驗文檔描述了試驗過程、記錄了試驗數(shù)據(jù)、分析了試驗現(xiàn)象。這些文檔可以通過業(yè)務(wù)或檔案系統(tǒng)有效地進行管理，而試驗過程中產(chǎn)生的工程經(jīng)驗和操作準(zhǔn)則需要采用有效的知識管理系統(tǒng)進行積累。因此，構(gòu)建一套成熟穩(wěn)定、簡便易用、便于維護的輕量級知識管理系統(tǒng)已迫在眉睫。

筆者結(jié)合研究所的知識管理需求及特點，提出了利用成熟的軟件技術(shù)快速構(gòu)建輕量級知識管理系統(tǒng)的方法和實踐途徑。

一、知識管理業(yè)務(wù)需求

當(dāng)前，研究所存在多個信息管理系統(tǒng)且都針對知識管理進行了精心設(shè)計，但由于技術(shù)發(fā)展的限制，這些系統(tǒng)很難完全滿足研究所在知識管理方面的業(yè)務(wù)需求。

一是部門級使用的要求。研究所的業(yè)務(wù)活動以部門或?qū)I(yè)層面為單位開展，所有人員都在一個部門或?qū)I(yè)層面內(nèi)進行密切協(xié)同，相應(yīng)的知識與經(jīng)驗也在這個范圍內(nèi)進行共享。所級層面積極推動知識的積累，但并不直接使用這些知識。因此，系統(tǒng)的層級要簡單，應(yīng)能夠快速實現(xiàn)知識的擴散和共享。

二是利益保護的要求。由于部門間專業(yè)相近，人員來往比較密切，且工作內(nèi)容存在重疊，具有競爭關(guān)系，導(dǎo)致相互溝通時會有一定保留。同時，研究所在很多行業(yè)為行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，商業(yè)秘密的保護關(guān)系重大。因此，系統(tǒng)需要考慮對單位利益的保護，不方便使用公用的知識管理系統(tǒng)。

三是簡單、易用性的要求。

由于研究所屬于專業(yè)所，研究范圍狹窄，在工程實踐中產(chǎn)生的點滴經(jīng)驗較多，不足以構(gòu)成完整的知識體系和架構(gòu)。因此，系統(tǒng)要求簡潔、易用、操作快捷。

四是不追求精細(xì)化的要求。

研究所作為一個基層單位，日常知識積累追求的是快速、靈活，而不是嚴(yán)謹(jǐn)。因此，系統(tǒng)經(jīng)常有需要更改和調(diào)整的地方，必須快速滿足內(nèi)容變更的要求。

軍隊有教育，隨時隨地，連說帶唱，不受時空條件的限制，可以時時刻刻對照自己的言行省察調(diào)整，不斷提高自律能力和綜合素養(yǎng)；企業(yè)有教育，但需要一定的時空條件，如場所準(zhǔn)備、設(shè)施布置、人員聚合，宣講匆匆，過眼云煙，效果難料[1]。

二、構(gòu)建過程

1.思路

通過對研究所知識管理需求的分析，筆者認(rèn)為，研究所的知識管理系統(tǒng)只需要一個能夠滿足知識管理基本要素且便于操作和管理的輕量級系統(tǒng)平臺，就可以實現(xiàn)對知識的快速、簡潔管理和使用。因此，研究所采用SharePoint平臺，利用其內(nèi)置的強大功能和擴展性，組合Word在Web頁面顯示、文檔版本控制、Word批注管理、標(biāo)簽云技術(shù)、列表管理和文檔庫管理技術(shù)，從而實現(xiàn)知識的梳理錄入、地圖檢索、維護變更、用戶反饋等活動。

2.各要素實現(xiàn)過程

一是梳理錄入。梳理錄入分為知識編寫、知識審核和知識發(fā)布3個步驟。

微軟已經(jīng)在Web網(wǎng)頁上實現(xiàn)了Off i ce系統(tǒng)的全部功能，可以實現(xiàn)和Word完全一樣的文檔插入、圖文混排以及自動擁有全文的檢索和在線編輯能力。SharePoint也內(nèi)置了標(biāo)準(zhǔn)的流程引擎，可輕松實現(xiàn)知識的審批。

借助微軟強大的IT技術(shù)，知識的編寫可在Web網(wǎng)頁上進行。用戶可以快速創(chuàng)建知識項，利用模板約束填寫條目，通過簡單的錄入、粘貼、上傳等方式填充知識內(nèi)容，并可進行內(nèi)容的編輯、修改和批注。利用SharePoint內(nèi)置的流程引擎能夠?qū)⒅R內(nèi)容提交給校對和審核人員進行批準(zhǔn)。

審核人員在收到編寫人的知識文檔或條目后，可以在線修改，也可在有歧義的地方進行批注，并提交相關(guān)人員進行修改。在知識進行修訂后可直接進行發(fā)布，利用微軟產(chǎn)品權(quán)限體系讓有權(quán)限的人員分享知識文檔和條目。

二是知識地圖。微軟在Web網(wǎng)頁上實現(xiàn)了文檔標(biāo)簽功能，可對文檔定義多種標(biāo)簽，用標(biāo)簽表達被描述項目的各種屬性。同時，微軟也支持標(biāo)簽的重組，可用標(biāo)簽組成多個維度的標(biāo)簽樹，并構(gòu)建多級目錄體系，再利用標(biāo)簽云技術(shù)將每一項知識用多種標(biāo)簽描述，從而將整個標(biāo)簽體系構(gòu)成一個知識地圖。

三是內(nèi)容檢索。利用微軟內(nèi)置檢索引擎與Word文檔的無縫鏈接使用戶可通過關(guān)鍵字進行全文檢索。同時，標(biāo)簽類似于傳統(tǒng)的關(guān)鍵字，也可用做常規(guī)檢索項實現(xiàn)高效快速檢索。

五是用戶反饋。利用Web技術(shù)中的列表、批注、討論版等功能插件能夠?qū)崿F(xiàn)用戶對知識條目和文檔的評論與意見。

六是統(tǒng)計分析。微軟擁有豐富的列表管理經(jīng)驗，列表可以自由追加定制屬性項，通過使用自定義的屬性項可以記錄用戶的各種操作，從而得到用戶的操作列表，歸納出用戶的未讀知識、我的關(guān)注、我的請求、我的糾錯、我的知識、待審批知識、待處理請求、待處理糾錯等統(tǒng)計信息。

三、系統(tǒng)功能及經(jīng)驗

1.系統(tǒng)功能

從2012年開始，研究所利用微軟的成熟技術(shù)搭建了基于SharePoint平臺的輕量級知識管理系統(tǒng)，其功能模塊包括知識搜集、梳理錄入、事件與工作流管理、服務(wù)協(xié)同、用戶權(quán)限管理、知識列表庫和文檔庫管理、文檔版本管理、績效分析、篩選搜索等主要部分。

知識管理系統(tǒng)搭建完成后，研究所的知識狀態(tài)流轉(zhuǎn)如圖1所示。

Microsoft Office Sharepoint Server（MOSS）的組織架構(gòu)設(shè)計和用戶管理完全集成于研究所現(xiàn)有的Microsoft Active Directory域環(huán)境中，研究所各部門負(fù)責(zé)人、員工以及按行政部門或按需求組建的工作組是知識管理組織架構(gòu)中的直接人員，他們基于用戶登錄認(rèn)證并結(jié)合微軟安全機制實現(xiàn)了對MOSS或用戶組及單個用戶知識條目的授權(quán)管理。

微軟有一套成熟完善的應(yīng)用體系架構(gòu)能夠作為協(xié)同辦公門戶和知識管理等應(yīng)用的完整構(gòu)架?；贛OSS開發(fā)的知識管理結(jié)構(gòu)化示意圖如圖2所示。

圖1 知識管理系統(tǒng)中知識流轉(zhuǎn)示意圖

圖2 基于MOSS開發(fā)的知識管理結(jié)構(gòu)化示意圖

2.建設(shè)經(jīng)驗

通過近一年的調(diào)研和實踐，北京強度環(huán)境研究所已經(jīng)搭建起一套輕量級的知識管理系統(tǒng)并投入使用，研究所在實踐中取得以下幾點建設(shè)經(jīng)驗。一是堅持以業(yè)務(wù)分析為核心，才可以搭建出符合用戶實際需求的應(yīng)用系統(tǒng)；二是抓住應(yīng)用需求的核心特點，才可以搭建出更實用、更受歡迎的系統(tǒng)；三是在自身開發(fā)力量不足的情況下，盡量采用市場上主流廠商的成熟技術(shù)，才可以降低開發(fā)難度，提高系統(tǒng)易用性，以達到良好的使用效果。