科研型班組知識庫管理系統(tǒng)設(shè)計

◎北京航天長征飛行器研究所 任俊梅 涂建 劉晉渤 史文卿 周春燕

在日益激烈的市場競爭環(huán)境中，隨著知識經(jīng)濟時代的到來，知識逐漸成為獲取競爭優(yōu)勢的戰(zhàn)略性資源和生產(chǎn)要素，企業(yè)競爭的焦點也從前臺的產(chǎn)品轉(zhuǎn)化為產(chǎn)品背后所蘊含的知識資源，知識管理逐步成為知識經(jīng)濟時代的“車頭”，其能力也成為企業(yè)核心競爭力及可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。航天企業(yè)正在積極主動地探索適于航天產(chǎn)業(yè)的知識管理舉措，以使航天企業(yè)內(nèi)的知識實現(xiàn)最大化的共享和交流。

班組是航天企業(yè)最基本的組織單元，是推動航天事業(yè)發(fā)展的核心、主力和基石。航天企業(yè)倡導(dǎo)“建班組就是建企業(yè)，抓班組就是抓管理”的文化理念，因此，航天企業(yè)的知識管理工作應(yīng)重視班組這一基礎(chǔ)層面的知識管理建設(shè)。為此，筆者對航天企業(yè)的科研型班組知識庫管理系統(tǒng)進行了探索性研究和設(shè)計。

一、系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)

知識管理是伴隨著知識經(jīng)濟和信息技術(shù)而產(chǎn)生的，實現(xiàn)知識共享與創(chuàng)新的管理是其不同于以往管理的顯著特征。知識管理把知識分為顯性知識和隱性知識，并視其為資產(chǎn)進行管理，旨在利用集體的智慧提高組織的應(yīng)變和創(chuàng)新能力的目的上尋求新的途徑，通過知識的交流和共同分享擴大知識的利用價值并產(chǎn)生知識的效應(yīng)。

一個組織的知識管理實施不僅是知識系統(tǒng)的設(shè)計，更重要的是組織自身的知識管理架構(gòu)。組織知識管理系統(tǒng)的設(shè)計必須從總體上符合組織知識的特點，滿足組織業(yè)務(wù)管理和職能管理的需求。

筆者秉承知識管理的思想設(shè)計科研型班組這類的知識庫管理系統(tǒng)，目標(biāo)是班組成員能夠通過系統(tǒng)快速找到所需的顯性知識資料及可能具有該領(lǐng)域隱性知識的人的路徑，同時為班組成員營造經(jīng)?？偨Y(jié)經(jīng)驗和技能、樂于貢獻與分享知識的氛圍，搭建一個討論、交流的平臺?？紤]到科研型班組業(yè)務(wù)管理和職能管理的需求，該知識庫管理系統(tǒng)內(nèi)的知識應(yīng)盡可能全面覆蓋班組建設(shè)基礎(chǔ)管理方面的事項，成為班組建設(shè)工作開展的平臺。

二、科研型班組的知識特點

隨著科研工作的持續(xù)開展，科研型班組內(nèi)不斷產(chǎn)生各種有形或無形的知識信息，這些信息分散存在于相關(guān)的文件、計算機或人員的頭腦中，呈現(xiàn)著文本、程序、模型、視頻資料等多種不同的形式。知識庫管理系統(tǒng)要做到能夠?qū)@些可共享的知識進行存儲、組織和分析，其具體構(gòu)建形式必須是在分析這些知識信息的收集和構(gòu)成特點的基礎(chǔ)上展開。

科研型班組的職能可簡單概括為承研科研任務(wù)、搞好班組建設(shè)以及內(nèi)化外界信息三個方面。這些職能相互交織，其中科研任務(wù)是中心，搞好班組建設(shè)和內(nèi)化外界信息服務(wù)于科研任務(wù)，同時科研任務(wù)又支撐和牽引著班組建設(shè)及內(nèi)化外界信息。

科研任務(wù)多以項目管理形式開展，各項目按照相關(guān)要求產(chǎn)生相應(yīng)的人員隊伍、技術(shù)資料、項目成果等方面的知識信息?？蒲行桶嘟M建設(shè)方面的知識主要有班組成員編寫或常用的標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計工具及規(guī)范、班組規(guī)章制度及發(fā)展規(guī)劃、班組成員信息、技術(shù)總結(jié)、報告模板、論文、班組成果等。內(nèi)化外界信息主要指由班組以外的組織發(fā)布且與本班組業(yè)務(wù)相關(guān)的知識信息，如上級部門或單位發(fā)布的質(zhì)量、管理、專題培訓(xùn)等信息。

縱觀這些信息，航天企業(yè)科研型班組的知識特點為：內(nèi)容、主題多樣；多為簽署完整的獨立文件，具有人員、時間、項目等管理規(guī)定信息；存儲形式多樣，如Word、AutoCAD、PPT、圖片、多媒體等；數(shù)量大且不斷動態(tài)增加；多為涉密信息，但均可在班組內(nèi)最大化地共享和交流。

三、知識庫管理系統(tǒng)及設(shè)計原則

數(shù)據(jù)庫技術(shù)解決了大量數(shù)據(jù)的有效組織和存儲問題，其存儲數(shù)據(jù)信息及進行數(shù)據(jù)管理的功能對知識管理起著重要的推動作用，為科研型班組知識庫管理系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)提供了良好的軟件技術(shù)平臺?；跀?shù)據(jù)庫軟件進行二次開發(fā)的科研型班組知識庫管理系統(tǒng)的設(shè)計不僅要遵循數(shù)據(jù)庫的設(shè)計原則，還要很好地適應(yīng)知識存儲的需要。

1.數(shù)據(jù)庫類型的選擇

班組知識庫管理系統(tǒng)的運作方式應(yīng)以簡單、便捷、高效為基本原則，通過簡單易學(xué)的操作提高班組成員參與的積極性，實現(xiàn)信息的有效共享，真正發(fā)揮系統(tǒng)平臺的作用，達到團隊與成員共同提高的目的。

現(xiàn)有的大型數(shù)據(jù)庫有Oracle、Sybase等，小型數(shù)據(jù)庫有Access、FoxPro 等。考慮到科研型班組知識的數(shù)據(jù)規(guī)模，選用小型數(shù)據(jù)庫即可滿足要求；由于航天企業(yè)班組內(nèi)的知識信息大多為涉密信息，系統(tǒng)的設(shè)計及知識錄入工作最好能封閉在組內(nèi)完成，應(yīng)盡量選取較大眾化、容易學(xué)習(xí)和掌握的數(shù)據(jù)庫軟件；此外所選取的軟件應(yīng)能對要收錄的信息的存儲形式進行方便、快速的收錄和查詢。因此，科研型班組知識庫管理系統(tǒng)可采用Off i ce辦公套件組件之一的Access數(shù)據(jù)庫類型進行二次開發(fā)設(shè)計。

2.數(shù)據(jù)庫的設(shè)計原則

數(shù)據(jù)庫設(shè)計的優(yōu)劣會導(dǎo)致它們之間的數(shù)據(jù)存儲效率有很大差別，所以在設(shè)計數(shù)據(jù)庫時必須遵循一定的設(shè)計原則。在數(shù)據(jù)庫中，表是存儲數(shù)據(jù)的基本“容器”，因此數(shù)據(jù)庫的設(shè)計原則都是針對表而言的，包括字段唯一性、記錄唯一性、功能相關(guān)性和字段無關(guān)性四個方面。

數(shù)據(jù)庫的設(shè)計一般包括確定數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建目的、功能模塊、數(shù)據(jù)庫包含的表、確定表關(guān)系以及編程和測試數(shù)據(jù)庫等步驟。

四、知識庫管理系統(tǒng)的構(gòu)建

以Access數(shù)據(jù)庫類型為軟件開發(fā)平臺，科研型班組知識庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計的首要工作是對數(shù)據(jù)庫的功能需求進行具體的分析，并根據(jù)需求分析確定該系統(tǒng)的功能流程圖以及所包含的表；隨后在所建立表的對象基礎(chǔ)上創(chuàng)建窗體等對象，實現(xiàn)該數(shù)據(jù)庫的各種功能；最后可以設(shè)置啟動選項，并將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)生成為ACCDE文件實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的集成。

1.功能模塊分析

科研型班組知識庫管理系統(tǒng)主要包括三大核心功能模塊和兩大管理模塊，如圖1所示。

對應(yīng)科研型班組的三大職能，班組科研項目資料管理模塊的功能是對班組科研項目任務(wù)產(chǎn)生的具有共享價值的資料進行管理；班組建設(shè)管理模塊的功能是對班組建設(shè)方面的資料進行管理；外界信息管理模塊的功能是對需班組內(nèi)化的外界信息的資料進行管理。

從管理角度考慮，用戶登錄模塊的功能是對操作數(shù)據(jù)庫的用戶進行身份驗證，只有擁有權(quán)限的用戶才能操作該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全性；綜合處理模塊的功能是以提升班組綜合管理水平為目標(biāo)，對班組三大核心功能模塊中的信息進行綜合統(tǒng)計分析后，梳理出不同需求的綜合管理信息，為班組管理工作快速提供統(tǒng)計表格或數(shù)據(jù)，如班組年度建設(shè)成果的統(tǒng)計除了對班組建設(shè)模塊中的信息統(tǒng)計外，還包括科研管理模塊中項目成果信息的統(tǒng)計。

2.關(guān)于數(shù)據(jù)表的分析

根據(jù)對科研型班組知識管理系統(tǒng)的分析，可以得出該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)主要包含15張表，分別是科研項目資料管理方面的項目基本信息、項目技術(shù)資料、項目成果、技術(shù)秘密等4張表，班組建設(shè)管理方面的組員信息、設(shè)計工具及規(guī)范、規(guī)章制度及發(fā)展規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)、論文、模板等6張表，外界信息管理方面的室級發(fā)布信息、質(zhì)量信息、專題培訓(xùn)信息、外界信息系統(tǒng)、其它信息等5張表。該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)通過三大核心功能模塊中的這些數(shù)據(jù)表來全面、系統(tǒng)地保存和管理班組信息。

出于對數(shù)據(jù)庫的設(shè)計原則、快速查詢及管理各方面的綜合考慮，這些數(shù)據(jù)表中具體包含的字段信息除了文件全文外，還應(yīng)包含信息ID、人員、時間、項目等管理信息。為將信息以文件的原始形式直接錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入操作的簡便快捷性，應(yīng)將這些數(shù)據(jù)表中的信息全文字段設(shè)置為附件格式的數(shù)據(jù)類型。

3.系統(tǒng)創(chuàng)建實踐

基于上述分析，筆者所在的總體科研型班組對班組知識庫管理系統(tǒng)進行了創(chuàng)建實踐。該系統(tǒng)對15張數(shù)據(jù)表進行了全面創(chuàng)建，并在這些數(shù)據(jù)表的基礎(chǔ)上，根據(jù)查詢需要創(chuàng)建了部分查詢窗體，如系統(tǒng)中創(chuàng)建的人員研制項目查詢窗體可方便快速地對某個班組成員所從事過的研制項目進行查看。此外系統(tǒng)還創(chuàng)建了系統(tǒng)登錄窗體，以對用戶進行身份驗證，從而保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全管理。同時，通過該系統(tǒng)項目技術(shù)資料數(shù)據(jù)表中信息的錄入環(huán)節(jié)，對班組承擔(dān)的部分項目涉及的上百份資料進行了收集、梳理和錄入，在項目成果數(shù)據(jù)表中錄入了組內(nèi)成員完成的近百項科研成果。目前，系統(tǒng)錄入信息量已初具規(guī)模。

該系統(tǒng)經(jīng)組內(nèi)試用，反映出可操作性強，極大地方便班組內(nèi)信息資源的共享和管理，使班組工作效率得到了明顯提高。例如，按所屬項目代號或所屬項目名稱字段對信息進行篩選，系統(tǒng)能快速給出所查項目在系統(tǒng)中包含的所有技術(shù)資料；按成果獲取時間字段對信息進行篩選，系統(tǒng)能快速給出所查年度包含的所有成果信息，很好地體現(xiàn)了信息的時效性和系統(tǒng)的信息統(tǒng)計管理功能。

班組知識庫管理系統(tǒng)結(jié)合班組實際，使班組知識呈現(xiàn)有序化，為班組成員間知識共享和班組管理能力提升提供了良好的平臺，相信在長效的管理機制引導(dǎo)下，以員工不竭的知識創(chuàng)新為源泉，這一平臺將會為班組組織帶來極大的便利，為企業(yè)帶來明顯的成效。

圖1 科研型班組知識庫管理系統(tǒng)的功能模塊