信息技術(shù)在軍工企業(yè)知識(shí)管理中的作用

◎北京宇航系統(tǒng)工程研究所 郭曉蕾 趙暉

1999年，美國Arthur Andersen公司在其知識(shí)管理過程中提出了一個(gè)著名的知識(shí)管理公式，即KM=(P+K)s。這個(gè)公式的含義為，知識(shí)管理就是運(yùn)用一定的信息技術(shù)手段將人與知識(shí)充分結(jié)合，并通過知識(shí)共享使知識(shí)的價(jià)值呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)。也就是說，在知識(shí)存儲(chǔ)、獲取、分享、激勵(lì)和生成的循環(huán)過程中，信息技術(shù)能夠助推知識(shí)管理的構(gòu)建，并能有效支撐管理過程中每個(gè)環(huán)節(jié)工作的開展。

一、知識(shí)存儲(chǔ)

軍工企業(yè)在型號(hào)科研生產(chǎn)過程中會(huì)產(chǎn)生大量有價(jià)值的知識(shí)，只有將這些知識(shí)進(jìn)行存儲(chǔ)再利用，才能保證國家花費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力得到的成果得以積累和傳承，同時(shí)避免重復(fù)開發(fā)和減少人員流動(dòng)帶來的損失。

知識(shí)庫是一種根據(jù)知識(shí)的應(yīng)用領(lǐng)域、背景、屬性等特征規(guī)則將知識(shí)對(duì)象化、結(jié)構(gòu)化、模塊化地存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的信息技術(shù)，也是確保知識(shí)管理實(shí)施取得成果的基本條件和方法。企業(yè)可以知識(shí)庫的形式將科研生產(chǎn)過程中形成的知識(shí)資源作為資產(chǎn)保存并積累，其作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是通過對(duì)知識(shí)進(jìn)行收集和整理，并按照一定的方法進(jìn)行分類保存，可使大量無序的知識(shí)變得有序，方便知識(shí)檢索，有助于促進(jìn)知識(shí)得到有效使用；二是知識(shí)的有序化管理減少了用戶尋找準(zhǔn)確知識(shí)的時(shí)間，促進(jìn)了知識(shí)在企業(yè)內(nèi)部的快速流動(dòng)，有利于人與人、人與單位、單位與單位等群體之間的知識(shí)共享及交流；三是可將個(gè)人知識(shí)提升為組織知識(shí)，方便新員工獲取前人積累的知識(shí)資源，減少因員工流動(dòng)造成的損失，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

目前，多數(shù)軍工企業(yè)已意識(shí)到型號(hào)研制過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的重要性，并以數(shù)據(jù)中心、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)等多種形式進(jìn)行了存儲(chǔ)，但數(shù)據(jù)如何轉(zhuǎn)化為知識(shí)并加以利用仍需進(jìn)一步探索。筆者認(rèn)為，如果能在知識(shí)庫中增加關(guān)于普及性知識(shí)、管理心得、企業(yè)信息化等通用基礎(chǔ)類知識(shí)，那么知識(shí)管理系統(tǒng)中的知識(shí)資源將更加全面，用戶也會(huì)隨之增多。

二、知識(shí)獲取

知識(shí)被存儲(chǔ)之后，用戶若要在海量的數(shù)據(jù)和各種數(shù)據(jù)中查找、定位所需知識(shí)，則需要借助強(qiáng)有力的工具及信息化技術(shù)手段。

知識(shí)搜索引擎是一種可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)級(jí)海量數(shù)據(jù)檢索的信息技術(shù)。當(dāng)用戶以關(guān)鍵詞查找信息時(shí)，搜索引擎會(huì)在知識(shí)庫中搜尋所有包含該關(guān)鍵詞的知識(shí)資源，根據(jù)關(guān)鍵詞的匹配性、出現(xiàn)的位置、頻次、鏈接質(zhì)量等進(jìn)行關(guān)聯(lián)排序后，依次排列展示給用戶。有的搜索引擎還可支持二次搜索，即在初次搜索結(jié)果的基礎(chǔ)上繼續(xù)添加條件進(jìn)行過濾篩選，使結(jié)果可以更加準(zhǔn)確。

雖然搜索引擎能幫助用戶檢索出與關(guān)鍵字相關(guān)的內(nèi)容，但在這個(gè)信息過載的時(shí)代，用戶要從檢索出的大量數(shù)據(jù)中找到自己感興趣的信息仍需花費(fèi)一定的時(shí)間和精力，所以個(gè)性化推薦系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。該系統(tǒng)可根據(jù)用戶信息推斷出用戶感興趣的知識(shí)，即通過建立用戶與知識(shí)之間的二次元關(guān)系，利用歷史的選擇過程或相似關(guān)系，或根據(jù)知識(shí)庫中閱讀頻率較高的知識(shí)挖掘到用戶潛在感興趣的知識(shí)，并把這些知識(shí)推薦給用戶，實(shí)現(xiàn)知識(shí)主動(dòng)找人的過程。

企業(yè)知識(shí)地圖也稱知識(shí)分布圖，是一種經(jīng)過整理的企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)導(dǎo)航指南。它包括兩部分內(nèi)容：一是將企業(yè)中的各種知識(shí)資源的目錄及知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行鏈接，并顯示不同的知識(shí)資源之間的聯(lián)系；二是建立知識(shí)與人相對(duì)應(yīng)的專家網(wǎng)絡(luò)，也就是對(duì)人員知識(shí)進(jìn)行描述，通過人與人之間的聯(lián)系實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)的采集。在企業(yè)知識(shí)管理過程中構(gòu)建知識(shí)地圖，可以協(xié)助用戶在短時(shí)間內(nèi)找到其所需的某項(xiàng)知識(shí)來源、位置和使用方法，同時(shí)還能使企業(yè)內(nèi)各種資深專家的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為企業(yè)寶貴的知識(shí)資產(chǎn)。

三、知識(shí)分享

如果員工之間能夠相互交流和共享知識(shí)，那么可使員工的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)上升為企業(yè)知識(shí)，讓更多的員工通過查詢企業(yè)知識(shí)庫獲得解決問題的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。所以企業(yè)可以利用以下3種信息技術(shù)手段和工具來創(chuàng)建“學(xué)習(xí)型”組織。

BBS論壇是一種交互性強(qiáng)、內(nèi)容豐富且及時(shí)的電子信息服務(wù)系統(tǒng)。員工可通過其虛擬討論區(qū)討論各種問題，或是對(duì)某些問題發(fā)表自己的看法，也可通過討論區(qū)尋求幫助，獲得工作中所需的知識(shí)。BBS提供了一個(gè)展現(xiàn)各種知識(shí)和思想的平臺(tái)，用戶可以很容易地獲取所需的知識(shí)，并在整個(gè)交流過程中實(shí)現(xiàn)已有知識(shí)的整合、新知識(shí)的生成，進(jìn)而促使企業(yè)知識(shí)得到積累和發(fā)展。

企業(yè)E-Learing是一種在線學(xué)習(xí)平臺(tái)，它以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體等為手段，通過提供豐富的課程資源，使員工在任何時(shí)間和地點(diǎn)都可以學(xué)習(xí)與分享知識(shí)資源，共享企業(yè)內(nèi)部有用的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)然，企業(yè)也要形成一種鼓勵(lì)員工奉獻(xiàn)知識(shí)和專長(zhǎng)的良好氛圍，以促進(jìn)更多的員工參與知識(shí)的共享，而員工也應(yīng)獲得一定的獎(jiǎng)勵(lì)，且對(duì)奉獻(xiàn)的知識(shí)享有相應(yīng)的權(quán)利。

知識(shí)問答是員工可以通過你問我答的方式促進(jìn)員工之間的知識(shí)交流。員工既可以利用知識(shí)解決有關(guān)問題，又可以促進(jìn)散落在企業(yè)中的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，形成知識(shí)沉淀，以積累寶貴的知識(shí)資源。

四、知識(shí)激勵(lì)

可以通過有效的激勵(lì)機(jī)制激發(fā)員工整理在型號(hào)研制生產(chǎn)任務(wù)中形成的知識(shí)資源和經(jīng)驗(yàn)，鼓勵(lì)員工主動(dòng)參與知識(shí)共享，促進(jìn)隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，實(shí)現(xiàn)高效率、高效益的知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。對(duì)員工貢獻(xiàn)的知識(shí)及其等級(jí)進(jìn)行考核和評(píng)估，將考核的結(jié)果作為企業(yè)實(shí)施激勵(lì)機(jī)制的量化指標(biāo)，以形成創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制指標(biāo)。

根據(jù)員工對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)發(fā)表知識(shí)的評(píng)價(jià)、知識(shí)排行以及個(gè)人在分享知識(shí)過程中所得的積分，利用知識(shí)評(píng)價(jià)系統(tǒng)判斷這些知識(shí)的準(zhǔn)確性及對(duì)企業(yè)的可用價(jià)值，并反饋給知識(shí)庫或?qū)＜蚁到y(tǒng)，再將反饋結(jié)果與知識(shí)的生成和積累管理結(jié)合起來, 及時(shí)總結(jié)知識(shí)在應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題并進(jìn)行調(diào)整，做到更新原有知識(shí)，促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新。只有將有用的知識(shí)深化于組織的生產(chǎn)過程中，賦予知識(shí)以價(jià)值意義，才能真正實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的最終使命。

五、知識(shí)生成

知識(shí)生成最常見的方式有3種：一是內(nèi)部歸檔，即對(duì)企業(yè)現(xiàn)有知識(shí)如研究資料、技術(shù)文檔、圖紙進(jìn)行收集并整理，然后存入知識(shí)庫進(jìn)行知識(shí)加工。二是員工本人在激勵(lì)機(jī)制下對(duì)知識(shí)的發(fā)布和共享，即將自己擁有的隱性知識(shí)或收集到的知識(shí)資源錄入知識(shí)庫。三是外部數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。知識(shí)不僅存在于企業(yè)內(nèi)部，還存在于與企業(yè)有合作關(guān)系或聯(lián)系的外部群體中，所以企業(yè)應(yīng)在充分處理利用內(nèi)部知識(shí)的基礎(chǔ)上有效挖掘和利用外部知識(shí)，從外部環(huán)境中獲取所需信息并作出快速反應(yīng)，然后對(duì)知識(shí)進(jìn)行分類、分析、整理和提煉，最大限度地利用外部知識(shí)，最終形成對(duì)企業(yè)自身有價(jià)值的知識(shí)。

六、知識(shí)管理的貫穿

目前，大多數(shù)軍工企業(yè)均已建立了知識(shí)管理、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)等系統(tǒng)，以及企業(yè)門戶中資源平臺(tái)、網(wǎng)上學(xué)習(xí)模塊等，但大部分企業(yè)的員工還并不能主動(dòng)地參與知識(shí)分享，利用平臺(tái)和系統(tǒng)學(xué)習(xí)的員工也并不多。所以筆者認(rèn)為，可以通過工作流等信息技術(shù)將知識(shí)管理與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，從而使知識(shí)管理更深入人心。

工作流技術(shù)是將企業(yè)科研生產(chǎn)和辦公的流程全部自動(dòng)化，文件、信息或任務(wù)會(huì)按照預(yù)先指定的流程規(guī)則執(zhí)行對(duì)應(yīng)任務(wù)，計(jì)算機(jī)再按照特定規(guī)則自動(dòng)傳遞給每一個(gè)模塊的工作人員，以協(xié)同完成工作。所以，將工作流引入知識(shí)管理無疑是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理與企業(yè)業(yè)務(wù)過程管理相結(jié)合的最佳途徑之一。工作流實(shí)現(xiàn)了知識(shí)在企業(yè)各項(xiàng)應(yīng)用功能間的流轉(zhuǎn)，并貫穿于知識(shí)存儲(chǔ)、獲取、共享、激勵(lì)及生產(chǎn)全過程，提高了企業(yè)的業(yè)務(wù)過程效率，實(shí)現(xiàn)了知識(shí)的沉淀和積累。

七、知識(shí)保護(hù)

知識(shí)保護(hù)涉及對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和知識(shí)安全的保護(hù)。軍工企業(yè)的知識(shí)安全保護(hù)與一般企業(yè)存在較大不同，其知識(shí)管理中保密與共享的關(guān)系較為沖突，所以既能做到保證知識(shí)的知悉范圍不被擴(kuò)大，又能保證其在允許范圍內(nèi)進(jìn)行共享已成為一個(gè)亟待解決的問題。通過利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和安全技術(shù)，在確保不同密級(jí)的員工能夠方便獲取知識(shí)的同時(shí)，保證知識(shí)的安全性和機(jī)密性，筆者認(rèn)為可以使用以下2種手段和方法。

身份鑒別技術(shù)是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中使用一組唯一的、特定的數(shù)字信息作為用戶訪問系統(tǒng)或資源時(shí)的身份證明，而系統(tǒng)或資源也會(huì)針對(duì)用戶的數(shù)字身份進(jìn)行授權(quán)管理。軍工企業(yè)一般采用“口令+USB Key”的鑒別方式。USB Key是一種USB接口的硬件設(shè)備，可以存儲(chǔ)用戶的密鑰或數(shù)字證書，實(shí)現(xiàn)用戶的身份認(rèn)證。

訪問控制是以身份認(rèn)證為基礎(chǔ),根據(jù)用戶的身份及其所歸屬的某類角色來限制用戶對(duì)某些知識(shí)資源的訪問權(quán)限，允許合法用戶訪問受保護(hù)的知識(shí)，防止合法用戶對(duì)受保護(hù)的網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行非授權(quán)的訪問，防止非法用戶訪問受保護(hù)的知識(shí)資源。同時(shí)根據(jù)企業(yè)本身的需要設(shè)置對(duì)應(yīng)的安全規(guī)則或策略，對(duì)知識(shí)的獲取和分析等方面進(jìn)行訪問控制及權(quán)限設(shè)定，使知識(shí)使用者的權(quán)限等級(jí)和知識(shí)的權(quán)限等級(jí)相對(duì)應(yīng)，保證擁有不同權(quán)限的使用者只能接觸到允許范圍內(nèi)的知識(shí)，最終保證知識(shí)的獲悉范圍不被擴(kuò)大。

綜上所述，適用于知識(shí)管理的信息技術(shù)有很多種，企業(yè)可根據(jù)自身實(shí)際需要選擇一種或多種技術(shù)混合使用，但信息技術(shù)終究是一個(gè)輔助工具，只是知識(shí)管理成功的必要條件而已。因此，企業(yè)若想成功地開展知識(shí)管理，促進(jìn)自身發(fā)展，就必須倡導(dǎo)及培養(yǎng)一種創(chuàng)新、奉獻(xiàn)的企業(yè)文化和創(chuàng)造知識(shí)財(cái)富的價(jià)值觀，通過制定全面的管理策略、建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制和全面的保障制度，調(diào)動(dòng)員工共享知識(shí)的積極性，并鼓勵(lì)員工充分施展顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，以使企業(yè)人力資本效益實(shí)現(xiàn)最大化。