秘書與領(lǐng)導(dǎo)相處的語言表達(dá)技巧

秘書與領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧包括的內(nèi)容很多，但以語言表達(dá)技巧的掌握最為直接與關(guān)鍵，因?yàn)檎Z言是表達(dá)思維的工具，無論多么高明的思想，離開了語言就無法表現(xiàn)，更不為人所知。而秘書與領(lǐng)導(dǎo)相處的語言表達(dá)技巧，主要表現(xiàn)為提升聽與說兩方面的能力，即領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)語言表達(dá)的能力和秘書自己的語言表達(dá)能力。

一、善聽，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖

秘書的職能和工作任務(wù)主要有兩大類：一是處理各種具體事務(wù)，包括辦文、辦事、辦會(huì)等事務(wù)；二是當(dāng)參謀，主要是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供所需要的信息資料或收集反饋信息，參與研究情況，提出分析的意見或制定工作方案供領(lǐng)導(dǎo)參考等。無論哪一種類的工作，秘書執(zhí)行貫徹的都是領(lǐng)導(dǎo)的意圖，因此，通過各種語言表達(dá)形式來領(lǐng)會(huì)、掌握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，是完成任務(wù)的首要步驟，否則，會(huì)不得要領(lǐng)，事倍功半。

1.認(rèn)真聽大膽問，直接掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖

秘書要注意培養(yǎng)聽懂話的能力，掌握領(lǐng)導(dǎo)的語言表達(dá)習(xí)慣，準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)的原意，設(shè)法弄清不明確之處。領(lǐng)導(dǎo)說話尤其是布置任務(wù)的時(shí)候，要全神貫注地傾聽，對聽不明白的要設(shè)法弄懂，如因領(lǐng)導(dǎo)的方言口音之類的語言障礙導(dǎo)致的誤會(huì)，要及時(shí)消除。秘書還要學(xué)會(huì)抓住領(lǐng)導(dǎo)說話的要點(diǎn)，把握一段話的中心和重點(diǎn)。如果對此實(shí)在沒有把握或?qū)τ陬I(lǐng)導(dǎo)的言外之意猜不準(zhǔn)，秘書要虛心請教，大膽問清楚，絕不能不懂裝懂。也許有人對此有顧慮，但相比摸不準(zhǔn)而導(dǎo)致辦不好的后果，還不如老實(shí)點(diǎn)兒先問清楚為好。

作為秘書，最好隨身帶個(gè)筆記本，對領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)或一些重要的講話及時(shí)記錄，簡要總結(jié)記錄要點(diǎn)，必要時(shí)請領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)。

2.仔細(xì)察用心悟，間接了解領(lǐng)導(dǎo)意圖

除了有聲語言，無聲的表情動(dòng)作也能傳情達(dá)意，秘書要學(xué)會(huì)看懂領(lǐng)導(dǎo)的肢體語言。注意培養(yǎng)觀察能力和悟性，了解領(lǐng)導(dǎo)的興趣愛好，對領(lǐng)導(dǎo)的工作中心或某一階段的工作重點(diǎn)有所了解，明了其所需所急。此外，還可以從其他人的信息反饋中摸清領(lǐng)導(dǎo)所愛所憎，用心體會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的真正用心。這樣才能跟上領(lǐng)導(dǎo)的思路，更好地配合領(lǐng)導(dǎo)的工作。

不過，畢竟用的是間接了解，也許不一定準(zhǔn)確，還可以配合虛心請教的方式，禮貌地向領(lǐng)導(dǎo)提出諸如“您是否覺得……”或“我很想知道您對某件事情的看法”等問話和要求，不但可以恰如其分獲取領(lǐng)導(dǎo)的意圖，也會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)對秘書的求知上進(jìn)之心刮目相看。

二、善言，正確掌握對領(lǐng)導(dǎo)說話的分寸

秘書與領(lǐng)導(dǎo)相處的時(shí)候，除了語言表達(dá)的意思要準(zhǔn)確，讓人聽得清楚明白之外，還要懂得在某些場合哪些話能說，哪些話不能說，哪些話該用什么方式說。也就是要解決好“說什么”和“怎么說”的問題。

1.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求來確定要表達(dá)的內(nèi)容，即知道要“說什么”

秘書語言表達(dá)的內(nèi)容要與領(lǐng)導(dǎo)的要求一致，視場合需要而定，秘書在很多場合是“要我說”而不是“我要說”。因此，要“說什么”不能隨心所欲，更不能信口開河，夸夸其談。

秘書回答領(lǐng)導(dǎo)的提問，自然要做到有問必答，而不能答非所問。與領(lǐng)導(dǎo)交談，更要懂得哪些話能說、該說，哪些話不能說，哪部分是重點(diǎn)需要詳說，哪部分無關(guān)緊要可以略講。比如，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)某一事件時(shí)，要重在講客觀事實(shí)，關(guān)鍵是結(jié)果、原因、經(jīng)過等，也可以談?wù)勛约簩κ录姆治?、看法，但除非被問到，否則不能大談個(gè)人對其中某人的看法等，更不能離開事實(shí)添油加醋。

在知道“說什么”的同時(shí)，秘書也要明白“不能說什么”。由于在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，有機(jī)會(huì)接觸到一些秘密，這個(gè)自然是要嚴(yán)守保密紀(jì)律不能隨便說出去的，就是對于領(lǐng)導(dǎo)私下發(fā)表的一些對人和事的看法，秘書也不能到處亂說，以免節(jié)外生枝產(chǎn)生負(fù)面影響。

2.根據(jù)秘書的角色定位來決定表達(dá)的形式，即懂得要“怎么說”

秘書對領(lǐng)導(dǎo)說話，一要表達(dá)得準(zhǔn)確簡潔?？邶X不清，達(dá)意不明是溝通大礙，恰如其分地表達(dá)，讓領(lǐng)導(dǎo)一聽就明，是秘書語言表達(dá)的基本要求。因此秘書對領(lǐng)導(dǎo)說話時(shí)務(wù)必保持思路清晰，并以準(zhǔn)確簡單、直接明了的語言表達(dá)出來，做到要言不煩。秘書說話要嚴(yán)謹(jǐn)，話可以不多，但要說到位，說到點(diǎn)子上，達(dá)到一語中的之效，需要掌握相應(yīng)的表達(dá)技巧。比如，秘書工作中向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí)常用敘述方式，就需要掌握“主題突出，條理清晰”的敘述技巧，即講述事件的發(fā)展變化結(jié)果時(shí)，一是要明確目的，搞清楚為什么敘述，把握好敘述的重點(diǎn)。一般都開門見山直陳其事，將結(jié)果優(yōu)先報(bào)告，過程可以簡略，并用好主題句、關(guān)鍵詞，以突出重點(diǎn)；二是要首尾完整，條理清晰。講清楚“時(shí)間、地點(diǎn)、人物，起因、經(jīng)過、結(jié)果”等敘述六要素，抓住陳述對象的特征或內(nèi)在邏輯，理清語脈。同時(shí)，注意敘述過程中各環(huán)節(jié)的順序、連接。

秘書對領(lǐng)導(dǎo)說話，二要恰當(dāng)?shù)皿w。在準(zhǔn)確表達(dá)、簡明扼要的基礎(chǔ)上，要善用不同的形式，恰當(dāng)巧妙而得體地表達(dá)不同的意思，這是秘書語言表達(dá)的進(jìn)一步要求。

說得好不如說得巧，根據(jù)具體語境修飾、調(diào)整語言的形式，達(dá)到最佳的表達(dá)效果并非易事，但秘書至少要保證在領(lǐng)導(dǎo)面前不說錯(cuò)話，言語得體，在報(bào)告各種情況和回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)的詢問時(shí)，可以采用各種不同的表達(dá)方式，以達(dá)到應(yīng)用的效果。

三、進(jìn)言，準(zhǔn)確把握對領(lǐng)導(dǎo)說話的時(shí)機(jī)

聰明的秘書除了知道對領(lǐng)導(dǎo)“說什么”“怎么說”外，還要懂得“何時(shí)說”才能將事情辦得圓滿。

的確有開明的領(lǐng)導(dǎo)善于接納他人的批評意見、建議，甚至聞過則喜，要求下屬知無不言，但作為秘書，需要考慮各種人性的弱點(diǎn)，千萬不要只顧自己逞能，給人留下“秘書比領(lǐng)導(dǎo)高明”的誤解。在給領(lǐng)導(dǎo)提建議或提醒領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，還是要注意尋找適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，適度地進(jìn)言，并且要見機(jī)行事，除非領(lǐng)導(dǎo)想聽，否則不要滔滔不絕，而當(dāng)對方已明白，那就點(diǎn)到即止，及時(shí)結(jié)束。秘書如果發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤，當(dāng)然不能任其錯(cuò)下去，但不宜當(dāng)場指出，尤其不要當(dāng)著第三人的面指出來。注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象，照顧其自尊心，指正錯(cuò)誤盡量做到不留痕跡，可以用建議式，或旁敲側(cè)擊的方式提醒領(lǐng)導(dǎo)，或提出補(bǔ)救措施，這才是真正為領(lǐng)導(dǎo)著想。

秘書如果想說服領(lǐng)導(dǎo)的話，更需要講究進(jìn)言的策略：一是要了解領(lǐng)導(dǎo)的性格，以他喜歡的語言表達(dá)方式來表達(dá)；二是準(zhǔn)備好充足的理由和詳細(xì)的說服方案，一旦發(fā)現(xiàn)這個(gè)理由不行，就換另一個(gè)試試，一般把最有把握的放在最后；三是找個(gè)合適的時(shí)機(jī)，比如在領(lǐng)導(dǎo)高興的時(shí)候，這是進(jìn)言的最有利時(shí)機(jī)；相反，如果在領(lǐng)導(dǎo)心情不好的時(shí)候去進(jìn)言，哪怕理由再合理充分，他也會(huì)因煩躁而否決。

總之，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，秘書處于被動(dòng)地位，必須按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，在行動(dòng)上必須服從領(lǐng)導(dǎo)，不得自行其是。但秘書也需要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，該說的恰如其分地表達(dá)，不該說的守口如瓶。掌握和運(yùn)用好與領(lǐng)導(dǎo)相處的語言表達(dá)技巧，有助于建立秘書與領(lǐng)導(dǎo)間的和諧工作關(guān)系。