現(xiàn)代人事檔案管理模式研究

摘要：人事檔案也是國家檔案的重要組成部分，是人才信息的載體。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會上對人事檔案管理改革的呼聲也在不斷的增高，基于這樣的一種社會背景，本文在探討傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端的基礎上，尋求新型人事檔案管理模式的原則，并以這些原則為指導，建立封閉式和開放式相結合的新型人事檔案管理模式。

關鍵詞：人事檔案管理模式制度

0 引言

改革開放以來，我國經(jīng)濟得到了飛速的發(fā)展，隨著市場經(jīng)濟制度的建立，我國的人事制度做了很大的變革，與之密切聯(lián)系的人事檔案管理也隨之發(fā)生改變。傳統(tǒng)的人事檔案管理中存在諸多弊端，已經(jīng)不適應現(xiàn)代社會的發(fā)展，所以，在現(xiàn)代的市場經(jīng)濟體制下，應建立新型的人事檔案管理模式。

1 傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端

人事檔案制度是20世紀50年代在計劃經(jīng)濟作用下的產(chǎn)物，其主要包括三個部分：干部檔案、工人檔案、學生檔案、軍人檔案。①其中干部檔案是其主要的組成部分，受到較大的重視，其他的檔案管理也是參照干部檔案管理的模式進行管理的。但是隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的人事檔案管理體系逐漸顯示出弊端，阻礙了檔案管理的發(fā)展。傳統(tǒng)人事檔案管理主要有以下幾個方面的弊端：

1.1 企業(yè)干部檔案和工人檔案分屬不同的管理系統(tǒng)，不利于人事檔案管理

傳統(tǒng)的檔案管理將企業(yè)干部檔案和工人檔案分開管理，工人檔案由勞資部管理，企業(yè)干部檔案由組織人事部管理，這種管理模式看似分工明確，但是卻不利于人事檔案的管理和利用。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)的人事制度也進行了改革，為了充分發(fā)掘了企業(yè)和職工的積極性，采用新型的用工模式——全員合同聘用制。在工資的評定上采用技能工作制，打破了干部與工人的界限，身份的界限也在逐步淡化，作為企業(yè)的一員，都可以用企業(yè)職工進行稱呼。這些變化都影響了人事檔案的管理，很難區(qū)分而且沒有必要區(qū)分企業(yè)干部檔案和工人檔案，被企業(yè)職工的人事檔案取代。所有員工的檔案都應該根據(jù)企業(yè)的用人需要進行統(tǒng)一管理，這不僅符合人事制度改革的需要，而且符合現(xiàn)代企業(yè)精簡高效的要求。

1.2 傳統(tǒng)人事檔案的模式比較單一，不能包含所有人事檔案的內(nèi)容，除了干部檔案以外，其他人事檔案并沒有自身的管理模式。

傳統(tǒng)的人事檔案分為：干部檔案、學生檔案、工人檔案和軍人檔案。由于干部檔案概念的弱化，以前被認為是干部的一些人有了自己獨立的身份，還將其人事檔案歸于干部檔案，不利于管理，應給予他們合適的地位，根據(jù)他們職業(yè)的特點進行專門管理。

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，只有干部檔案的管理比較健全，其他的人事檔案都是參照其進行管理的。但是對于其他人事檔案來說，原封不動的照搬，往往造成不能完整的、客觀的記錄一個人的全貌，形成了不齊全不真實的人事檔案，不利于人員的選拔和任用。

2 現(xiàn)代人事檔案管理模式的原則

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在諸多弊端，建立現(xiàn)代的人事檔案管理模式，克服這些弊端，需要有統(tǒng)一的原則來指導。

2.1 統(tǒng)一性原則。統(tǒng)一性原則主要包含兩個方面的內(nèi)容，一方面指人事檔案必須由統(tǒng)一的人事組織部門進行管理，維護檔案的真實性和嚴肅性。另一方面，就是在同一個的系統(tǒng)內(nèi)，用統(tǒng)一的標準劃分等級。這樣有利于保持前后一致性，更有利于人事檔案的管理和人員的任用。

2.2 真實性、完整性原則。人事檔案應當是真實的，不允許有虛假、不真實的記錄，這就要求人事檔案的管理部分認真篩選、甄別人事檔案材料。②完整性是指人事檔案不僅在內(nèi)容上還是在數(shù)量上都應該是完整的，能夠完整的、客觀的記錄一個人的全貌，給用人單位、政府機關和企業(yè)選拔任用提供一個參考。

2.3 安全性和保密性原則。人事檔案工作是一項機要性工作，應最大限度的延長檔案的壽命，做到不泄密。國家對于人事檔案的管理比較重視，為了保障檔案的安全性和保密性，中央組織部在《檔案法》以及《干部工作條例》、《流動人口人事檔案管理暫行規(guī)定》等都有所規(guī)定，從制度上保障人事檔案的安全性和保密性。

3 建立現(xiàn)代人事檔案管理模式

以現(xiàn)代人事檔案管理的原則作指導，打破封閉式和開放式間隔的管理模式，建立現(xiàn)代人事檔案管理模式。封閉式的管理模式是指人事檔案由單位內(nèi)部的機構或者部門來保管。開放式的管理模式是由專門的人事管理機構對單位或者企業(yè)的人事檔案進行管理。新型的管理模式并不是要打破封閉式的傳統(tǒng)管理模式，而是封閉式和開放式的管理模式相結合的現(xiàn)代人事管理模式。

3.1 完善封閉式的管理模式

傳統(tǒng)封閉式的管理模式帶來了檔案形式單一、管理模式不健全等弊端，新型的封閉式的管理模式是在傳統(tǒng)的基礎上對其從宏觀到微觀進行完善。

3.1.1 宏觀現(xiàn)代人事檔案管理模式。宏觀的人事檔案管理模式主要是根據(jù)現(xiàn)代人事檔案管理的原則，以統(tǒng)一性、完整性、安全性等為基礎建立的現(xiàn)代人事檔案管理，適應現(xiàn)代社會的發(fā)展。具體而言，首先應保證人事檔案管理是在統(tǒng)一性的原則下建立的，只有保證其統(tǒng)一性，才能保障人事檔案真實性和嚴肅性。其次，在統(tǒng)一性的基礎上建立真實完整的人事檔案，客觀真實的記錄一個人的全貌，給政府機關和企業(yè)提供一個客觀的任用和選拔的參考。最后，為真實完整的人事檔案保密，提供安全性。以此來保護個人隱私和人身財產(chǎn)安全。基于以上的原則，根據(jù)個人從事的工作性質，對人事檔案進行分類。

3.1.2 微觀現(xiàn)代人事檔案管理。這里的微觀是相對于宏觀而言的，宏觀的人事檔案管理指導微觀管理，為微觀管理模式的建立指引方向。根據(jù)宏觀的人事檔案管理的標準，可以將人事檔案根據(jù)個人從事工作性質的不同將其分為：公務員檔案、學生檔案、教師檔案、個體人員檔案、流動人口檔案、企業(yè)職工檔案等。本文主要探討公務員檔案和企業(yè)職工檔案。

①公務員檔案。現(xiàn)在所說的公務員檔案其實就是過去說的干部檔案或者是干部檔案的核心。公務員檔案的概念比較具體準確，具有一定的專指性。公務員檔案主要由以下材料構成：履歷、自傳材料、政審材料、入黨入團材料、獎懲材料、工資情況材料等，以上材料構成了比較完善的公務員人事檔案體系，僅僅這十類材料還不夠，還應該結合公務員的性質和人事制度改革進行調整，以此充實公務員人事檔案的內(nèi)容。

②企業(yè)職工檔案。企業(yè)職工檔案是人事檔案的重要組成部分，真實全面的反映了一定時期內(nèi)職工的情況。職工檔案不僅為開發(fā)人才提供依據(jù)，而且是員工澄清相關問題的證據(jù)。在“干部”這一概念弱化之后，企業(yè)職工在借鑒干部人事檔案管理的做法的基礎上，形成了適合自己的一套管理模式。為了跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，更好的為企業(yè)服務，應該建立統(tǒng)一的職工人事檔案管理中心，對職工的人事檔案統(tǒng)一的管理現(xiàn)代企業(yè)職工人事檔案管理體系，指導、協(xié)調人事檔案管理工作。對于職工的檔案應重視近期的考核情況、招聘、錄用、調動、獎懲情況等材料的搜集，作為提高待遇、升職、招聘錄用時的依據(jù)。

3.2 建立開放式的人事檔案管理模式

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，人才交流越來越頻繁，人事檔案管理模式也應該以更加開放的姿態(tài)隨著這些改變而改變。開放式的人事檔案管理模式是與市場經(jīng)濟的發(fā)展息息相關的，是在其基礎上建立的新模式。

開放式的人事檔案管理為了更好的適應人才的流動，檔案管理的及時更新非常重要，筆者認為在我國可以建立一個全國統(tǒng)一的人事檔案網(wǎng)絡。從這個網(wǎng)絡里，人事檔案在各個人事檔案中心流動，一方面，用人單位可以用職工身份證號碼查詢職工檔案，了解職工的履歷信息，有利于人才的交流和任用；另一方面用人單位不能僅享受服務，還要將職工的情況反饋到人事檔案網(wǎng)絡里，由網(wǎng)絡中心統(tǒng)一管理職工檔案。人事檔案網(wǎng)絡中個人的檔案應包括個人參加社會活動的基本資料所組成的個人人生履歷，由人事檔案網(wǎng)絡中心統(tǒng)一對其進行專門化管理，建立全國通用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)信息的共享化。

開放式的人事檔案管理還可以建立專門的流動人口檔案。流動人員沒有自己的單位和企業(yè)為其管理人事檔案，時間長了，難免會有檔案遺失的情況出現(xiàn)，流動人口檔案的建立能夠有效的避免這些情況的發(fā)生。

通過封閉的人事檔案管理模式將分類明晰的人事檔案進行管理，通過開放的人事檔案管理模式對流動人員的檔案進行管理，避免封閉的人事檔案管理中出現(xiàn)丟檔、漏檔的情況。兩者相結合，為現(xiàn)代人事檔案管理提供一種新的模式。

傳統(tǒng)的人事檔案制度存在著很多不足，并不能適應現(xiàn)代經(jīng)濟社會的發(fā)展，必須需求新的人事檔案管理模式。筆者認為應將傳統(tǒng)的封閉式的管理模式與開放式的管理模式相結合，規(guī)避單一模式的弊端，建立新型的人事檔案管理模式。

注釋：

①朱玉媛：《現(xiàn)代人事檔案管理》，中國檔案出版社，2002年10月，第61頁.

②于文旺：《現(xiàn)代人事檔案管理原則與模式》，載于《科技創(chuàng)新導報》，2011年第19期.

參考文獻：

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].中國檔案出版社，2002.

[2]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學碩士學位論文，2013(5).

[3]娜嘉.對人事檔案管理問題的思考[J].蘭臺世界，2005(8).

作者簡介：

楊琳(1987-)，女，廣西欽州人，檔案管理員，初級職稱。