淺析企事業(yè)單位人事檔案編研工作與信息化建設

摘要：隨著人事檔案管理體制的變革，現(xiàn)代信息技術在檔案管理領域的廣泛應用，檔案信息資源的開發(fā)利用是整個檔案工作的終極目標，要衡量檔案部門的工作實績，就是要看靜態(tài)的檔案信息資源產生了多大的動態(tài)效應。

關鍵詞：檔案編研信息化建設

人事檔案是企事業(yè)員工在職在崗經歷的重要記錄，是企事業(yè)的寶貴財富，人事檔案編研工作是檔案部門應社會化的需求，將人事檔案信息化，以適應社會和企事業(yè)單位在選人用人上的需求。

1 人事檔案編研工作

人事檔案編研工作是企事業(yè)人事檔案信息化建設中的一個重要組成部分，其工作的重要性、艱巨性和研究性，已為廣大人事檔案工作者所認識，并在人事檔案服務于科研生產的工作中發(fā)揮了積極的作用。

1.1 編研的重要性 ①人事檔案編研為機關管理和科研生產提供最全信息。通過對各類人事檔案進行分析研究，去粗取精，去偽存真，綜合加工，將準確的、可靠的各種檔案信息，按要求、按專題分門別類匯編成系統(tǒng)性資料提供給機關各部門、科研生產等部門調閱使用。各部門人員根據(jù)自己需要查閱編研成果，不僅可以少花時間、少費精力，還可以隨時、方便快速地獲得自己所需要的全面完整和準確可靠的資料。②人事檔案編研能更有效地開發(fā)利用檔案資源。原有人事檔案信息的利用是通過使用者登門查閱的方式進行的。這種傳統(tǒng)的查閱方式，雖然使用者可以看到檔案文獻的原件，但由于受地點、時間等條件的限制，加上案卷繁多、查閱很不方便，有時是大海撈針，還查閱不到想要的東西。經過人事檔案編研信息化管理，完全打破了原有格局，使用者不用出門，就能快速、準確地查到自己需要的材料。③人事檔案編研能推陳出新提供最有價值的信息。人事檔案是員工經歷的真實記錄，包括本人升、獎、工作調動和職務的變化，既有優(yōu)秀的員工業(yè)績，又有過失的記錄。人事檔案人員將員工中優(yōu)秀的業(yè)績，撰寫成編研成果，讓榜樣的事跡得到推廣。④檔案編研成果為領導決策服務。檔案部門通過充分利用檔案信息資源，進行綜合分析后，撰寫出人才等級報告，并附推薦文字說明?？梢来藶閱挝活I導選取人用人時服務。⑤人事檔案編研工作提高了人事檔案管理質量和管理水平。通過人事檔案信息資料的編研工作，可以檢驗檔案歸檔是否完整準確、鑒定組卷是否規(guī)范合理、檢索工具是否齊全、保管條件是否安全。通過檔案信息資料的編研工作，可以自我檢查、發(fā)現(xiàn)問題，并及時糾正錯誤，使單位的檔案管理質量和管理水平得到進一步的提高。

1.2 編研的質量問題 ①保證原始材料的齊全完整。對于科研項目的專題編研工作，一定要有齊全完整的原始檔案材料做基礎，凡是涉及到這一專題的第一手資料都要收集起來，不能遺漏。只有收集齊全完整，才能有所選擇地去偽存真，去粗取精，從而編研出有價值的成果來。②編研工作要編、研結合。對于科研項目的專題編研工作，既不能搞原始材料、原始數(shù)據(jù)的簡單堆積羅列，也不能重編輕研，要編、研并重，編研出的成果才有較高的利用查考價值。③對員工業(yè)績和過失教訓的編研要注意尊重歷史原貌。編研史料要保證原始材料的準確性和完整性，對所引用的史實和原件不能隨意加以修訂和更改，可以在忠于原始史料的基礎上加進自己的體會。

1.3 編研成果形式多樣性 編研成果形式的多樣化是指成果的記錄方式多樣。例如，既有文字敘述，又要有圖表、索引式，影集、手冊式，以及照片、聲像，光盤等制作形式的。這樣，既方便了各類人員的查閱和利用，又避免了形式的單一。

2 提高自我修養(yǎng)做好編研工作

努力完成單位的人事檔案編研工作，確保在人事檔案編研成果上出精品。

①提高編研人員的素質。人事檔案編研人員要加強理論修養(yǎng)，改進思想作風，熱愛本職工作，忠于職守，盡職盡責，確保檔案安全，自覺遵守檔案法律法規(guī)。②提高編研工作的現(xiàn)代化水平。人事檔案信息資源的開發(fā)、利用必須借助于計算機及網(wǎng)絡來全面提高人事檔案編研的現(xiàn)代化水平。③保證編研基礎信息的齊全完整。人事檔案工作人員在接收檔案時，必須認真細致地對每個單位的案卷按照職責范圍、上下級關系進行檢查驗收，發(fā)現(xiàn)問題，及時補救。 ④增強單位人事檔案編研工作的合力。通過單位人事檔案部門和其它部門相互合作，取長補短，優(yōu)勢互補，形成人事檔案編研工作的合力，這樣既完成了編研工作的既定任務，又提高了人事檔案編研成果的質量。⑤建章立制，獎懲分明。結合單位工作特點，建立健全單位人事檔案工作的各項制度，確保單位人事檔案管理工作有法可依、有章可循、有條不紊地進行，逐步走上法制化、規(guī)范化、標準化的軌道。⑥做好人事檔案編研工作的關鍵是加強人事檔案信息化建設。

3 加強人事檔案信息化建設

人事管理信息系統(tǒng)的開發(fā)可以促進人事管理的透明性，在提高工作效率的同時，使人事決策或相關決策更為科學。

3.1 建立人事檔案信息管理系統(tǒng) 建立干部人事檔案信息管理系統(tǒng)是實現(xiàn)人事檔案信息化的基礎，人事檔案信息管理系統(tǒng)主要包括：檔案檢索管理系統(tǒng)、干部信息查詢系統(tǒng)、信息綜合開發(fā)系統(tǒng)。其中信息綜合開發(fā)系統(tǒng)具有統(tǒng)計功能、分析功能和預測功能。

3.2 建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫 建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，可滿足各類人員的查詢。查詢者可隨時方便地通過人事檔案信息數(shù)據(jù)庫查詢到所需的員工信息。所查詢到的員工信息還可根據(jù)查詢者的要求快速生成各種名冊和表格；通過查閱人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，查詢者也能方便地查閱到員工的簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內容，并能經網(wǎng)絡計算機連接復制快速地打印出來。

3.3 人事檔案信息動態(tài)化管理 人事檔案管理要對人事檔案信息實行動態(tài)化管理和維護，要建立電子人事檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)。一是要加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉的速度相協(xié)調。二是檔案部門要不斷完善充實有價值的人事檔案材料和信息，添加反映員工本人個性特點、專業(yè)能力和個人信用記錄等方面的資料，使人事檔案更加豐富。

3.4 構建信息平臺，實現(xiàn)資源共享 構建信息平臺，實現(xiàn)資源共享的關鍵是企事業(yè)單位的領導要重視人事檔案信息化建設，并把信息化建設提到議事日程上來。一是要建立干部人事檔案網(wǎng)絡化管理體系；二是要建立科學合理的人事信息庫，因為人事管理工作的基礎是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大、構成多維、要求精確、動態(tài)變化頻繁、信息發(fā)布交流面廣量大；三是要按管理權限，逐層逐級建立干部人事檔案局域網(wǎng)；四是要通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結，實行干部檔案的網(wǎng)絡化管理，確保干部人事檔案分級管理的高效性。

3.5 人事檔案信息化資源 人事檔案工作要以人為本，能夠公開的檔案信息要逐步向社會敞開大門，為社會公眾提供更多的人事檔案文化產品和個性化的服務方式。

3.6 人事檔案信息存儲安全和利用安全 在技術安全管理方面，檔案內部局域網(wǎng)與外網(wǎng)要物理隔絕，以保證安全。訪問電子文件采取控制技術，對單位的檔案資源，采用身份認證技術，防止非法訪問。加密技術是在電子通信系統(tǒng)和應用系統(tǒng)中采用“雙密鑰碼”。一個是公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰。發(fā)出電子文件時，使用收方的公開密鑰，收方用只有自己知道的解密密鑰解密。防火墻控制訪問者，在某一個結構的網(wǎng)絡和不安全的網(wǎng)絡之間設置障礙阻止對本機構信息資源的非法訪問。

4 結束語

做好人事檔案編研工作的關鍵是加強人事檔案信息化建設。因為，信息化技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，為檔案資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機，我們要抓住這一機遇，努力學習和運用當代先進的科學技術知識與科技手段，加快組織人事檔案的信息化建設，建立干部人事檔案管理信息化系統(tǒng)。在建立好人事檔案全文數(shù)據(jù)庫的基礎上，搞好人事檔案的編研工作，更好地為企事業(yè)單位的領導、部門機關和科研生產服務。

參考文獻：

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作者簡介：

厲丹（1967-），女，湖北武漢人，大學本科，館員，主要從事人事檔案工作。