流動人員人事檔案管理存在的問題及對策

陳放放

摘要：隨著社會經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入，社會結(jié)構(gòu)日益多元化，人力資源流動速度不斷加快，由此產(chǎn)生了大量的社會流動人員，給政府管理帶來了巨大壓力。同時也對傳統(tǒng)的人事檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。鑒于此，文章對流動人員人事檔案管理中存在的問題與對策進(jìn)行了探討，以期對相關(guān)從業(yè)人員有所借鑒意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；流動人員；檔案管理

一、前言

一直以來，關(guān)于流動人員的涵義沒有明確的界定。我們通常把進(jìn)城務(wù)工的農(nóng)民工群體稱為流動人口。把城市中各企事業(yè)單位之間流動的，其檔案沒有單位接收的群體（農(nóng)民工除外）稱為流動人員。時至今日，流動人口和流動人員的區(qū)分愈發(fā)模糊，二者在檔案管理上有著共同的特點，因此可以進(jìn)行統(tǒng)一管理，這也是對進(jìn)城務(wù)工人員的充分尊重。本文所討論的流動人員就是泛指二者的總和。目前我國流動人口年年增加，國家統(tǒng)計局公布的數(shù)據(jù)顯示，2013年我國流動人口數(shù)量達(dá)2.36億人，相當(dāng)于每六個人中有一個是流動人口，超過一半的勞動年齡流動人口出生于1980年以后。這給傳統(tǒng)的人事檔案管理工作帶來巨大的沖擊。

二、流動人員人事檔案管理存在的問題

（一）流動人員檔案管理意識的問題

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作是建立在計劃經(jīng)濟(jì)體制下人員流動被嚴(yán)格限制的背景下，檔案記載著個體在工作過程中的個人經(jīng)歷、德才能績和工作表現(xiàn)，和普通勞動者關(guān)系重大，檔案管理工作一直被敬畏和尊重。然而，流動人口的大量出現(xiàn)打破了勞動力流動的禁錮，勞動力由“單位人”轉(zhuǎn)化為“社會人”，其人事檔案的作用在不斷的削弱，很多勞動者在日常的工作生活中鮮有使用檔案的機(jī)會，于是很多人對人事檔案不再重視，“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象十分突出。根據(jù)全國人才流動中心的不完全統(tǒng)計，由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代為保管的四百萬份檔案中，已經(jīng)和檔案所有者失去聯(lián)系的有60多萬。

（二）人事檔案托管收費受到質(zhì)疑

人事檔案管理具有公共物品的屬性，是政府為社會公民提供的公益性服務(wù)，理應(yīng)是免費服務(wù)的。但從現(xiàn)代的流動人口檔案管理來看，收取流動人口檔案的托管費是普遍情況，勞動者只有繳納一定的檔案托管費用，才能享受檔案管理服務(wù)。勞動者和檔案托管中心實際上是服務(wù)買賣關(guān)系，而且托管費用還不便宜，盡管2013年已經(jīng)下調(diào)了人事檔案管理費，但對一些收入水平不高的流動人口而言仍是一筆不小的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。據(jù)統(tǒng)計每年我國檔案托管費用高達(dá)上百億元，其中大部分由流動人口繳納，其單位負(fù)擔(dān)很少一部分，這也直接導(dǎo)致大量在民營企業(yè)工作的大中專學(xué)生直接棄檔，既不過問、也不繳費，聽之任之。另外，我國公務(wù)員、事業(yè)單位人員檔案管理免費，國有企業(yè)員工檔案管理費用也由單位繳納，這更加劇了流動人口的不公平感。

（三）檔案材料收集不完整

首先，流動人口人事檔案是以人為主體而設(shè)置的一類信息載體，應(yīng)該包含諸多的內(nèi)容和信息，例如履歷、自傳、職務(wù)職稱、考核政審、參加黨團(tuán)情況、職務(wù)任免、獎懲材料等，用人單位可以根據(jù)檔案材料來了解勞動者的基本資料。但從目前看， 一些用人單位勞動者檔案管理不規(guī)范，應(yīng)該添加的資料沒有添加，應(yīng)該更新的資料沒有更新，特別是勞動者在合同存續(xù)期間表現(xiàn)的資料不完整，例如聘用合同、年度考核表都沒有及時歸檔，一些歸檔的材料也不符合規(guī)范，應(yīng)該由勞動者本人簽名的沒有簽，應(yīng)該加蓋單位公章的也沒有蓋。導(dǎo)致流動人口檔案資料很不完整，有的僅僅有一些學(xué)籍資料等，其它資料殘缺不全，給勞動者今后的工作帶來極大影響。其次，檔案內(nèi)容千篇一面。翻開流動人口檔案，其內(nèi)容大多是一些套話，檔案資料形式化、口號化的現(xiàn)象比較明顯，例如個人評價上大多是“學(xué)習(xí)認(rèn)真、團(tuán)結(jié)同事、工作態(tài)度良好”等籠統(tǒng)的話。即便是批評的表述也大多使用“表現(xiàn)一般、積極性不夠”等一筆帶過，用人單位無法從這些檔案資料中了解員工的誠信、工作成就、個人業(yè)績等情況，使得人事檔案的作用大打折扣。

（四）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低

檔案是信息資源之一，要達(dá)到資源共享，使檔案的價值與作用得到更大的使用，必須對其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。然而，一些單位人事檔案部門依然沿襲傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，檔案管理人員忙于檔案的拆封、填寫，工作效率低下，而且還容易出錯甚至丟失，更談不上檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時，由于國有企業(yè)在檔案管理工作上比較規(guī)范，由國企轉(zhuǎn)過來的流動人口檔案大多標(biāo)準(zhǔn)化程度高。而民營企業(yè)由于流動人口眾多、檔案管理工作滯后等原因，其流動人口檔案來源分散、檔案內(nèi)容也千差萬別，很難進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。例如按照檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，人事檔案材料使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，如果出現(xiàn)破損、卷角、折皺的情形，需要進(jìn)行裱糊、折疊等加工，這樣才能符合標(biāo)準(zhǔn)化的要求，但很少有民營企業(yè)流動人口的檔案能做到這一點。再例如按照檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，檔案封面要采用規(guī)格統(tǒng)一的人事檔案盒，但很多民營企業(yè)為了節(jié)約費用和拆封方便，大多使用牛皮紙袋進(jìn)行包裝，有時紙袋破損了也沒有及時處理，草草了事。

（五）管理機(jī)構(gòu)混亂，人員配備不科學(xué)

檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，需要專門的管理機(jī)構(gòu)和高素質(zhì)的工作人員。然而，我國流動人口檔案管理機(jī)構(gòu)混亂，在一些地區(qū)，不僅人才服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)流動人口檔案管理，勞動就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)等機(jī)構(gòu)也接納流動人口檔案，收費標(biāo)準(zhǔn)也不一樣，服務(wù)項目也不盡相同。一些地區(qū)人才交流中心甚至將流動人口檔案管理工作承包給一些中介企業(yè)，擅自提高收費標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重干擾了流動人口檔案管理的秩序。另外，與一般的檔案管理工作相比，流動人口檔案管理工作涉及到人事代理、人事派遣、招聘會舉辦、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)等諸多工作，這就對檔案管理人員的素質(zhì)和能力提出了要求。目前流動人口檔案管理人員大多非檔案專業(yè)出身，大多數(shù)還屬于兼職人員，缺乏專門的檔案管理工作培訓(xùn)，業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)都滯后于流動人口檔案管理的要求。一些檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高，工作責(zé)任性不夠，為了利益就違背檔案管理原則，為他人開具不合法的人事檔案證明。

三、流動人員人事檔案管理問題的對策

（一）逐步取消檔案管理收費

流動人員人事檔案是國家檔案的重要組成部分，政府應(yīng)將其納入公共服務(wù)的范疇，以財政收入補貼作為其費用，逐步取消檔案管理收費，避免亂收費，為社會公眾提供更加專業(yè)、快捷、免費的服務(wù)。尤其是嚴(yán)格禁止流動人口檔案管理部門因利設(shè)事，增加捆綁式服務(wù)項目。逐步取消檔案管理收費。盡管在一定程度減少了政府財政收入，但規(guī)范了人事檔案管理市場。一些中介公司由于無利可圖，會逐步從檔案管理領(lǐng)域中退出，使檔案管理重歸公共服務(wù)性質(zhì)，增強了檔案的公信力，提高檔案的規(guī)范管理，為社會流動人員的“人盡其才、才盡其用”創(chuàng)造良好的公共服務(wù)基礎(chǔ)。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

信息化時代，人事檔案網(wǎng)絡(luò)化利用、信息化管理的最終的決定因素是檔案管理者，檔案管理人員素質(zhì)直接決定著人事檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)實現(xiàn)與否。新時期，為了適應(yīng)流動人口檔案現(xiàn)代化管理的需要，人事檔案管理部門要擁有一些知識體系結(jié)構(gòu)較全面、一專多能并極富創(chuàng)新精神的復(fù)合型人才來進(jìn)行人事檔案管理信息化工作。各人事檔案管理部門既要重視對原有人事檔案管理人員的培訓(xùn)和提高，又要十分注意大量吸收那些既懂檔案專業(yè)又具備計算機(jī)管理以及熟知法律、法規(guī)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)流動人員人事檔案信息化、數(shù)字化管理的迫切需要。

（三）逐步開展農(nóng)民工建檔工作

為促進(jìn)流向城市的農(nóng)村剩余勞動力充分就業(yè)，從檔案工作的角度來看，對農(nóng)村剩余勞動力實行“雙重建檔”，即在勞務(wù)輸出地和勞務(wù)輸入地同時建立勞動力（個人）人事檔案。在勞務(wù)輸出地建檔，既能為勞務(wù)輸入地提供信息，也可為輸出地管理決策提供依據(jù)。具體而言，將有利于農(nóng)村統(tǒng)計與基層管理部門對農(nóng)村人口指標(biāo)準(zhǔn)確統(tǒng)計和信息匯總，形成的匯總信息既能從整體上反映行政區(qū)域內(nèi)人口的總體狀況，又能體現(xiàn)出不同地域農(nóng)民的特點，包括人口的分布、素質(zhì)、流動等方面的信息，有利于農(nóng)村管理部門了解勞動力的基本素質(zhì)與基本技能狀況，掌握其區(qū)域流向。

（四）完善檔案的收集工作

流動人員人事檔案材料應(yīng)該是真實可靠、完整齊備。為此，一是改變傳統(tǒng)的流動人員人事檔案收集和保存方式，人事檔案管理機(jī)構(gòu)與相關(guān)人員或組織機(jī)構(gòu)簽訂流動人員人事檔案委托管理的契約，通過合同的形式來規(guī)范雙方的利、權(quán)、責(zé)，并嚴(yán)格執(zhí)行來確保形成的人事檔案材料準(zhǔn)時、齊全完整的保管。二是流出或者接收的檔案必須齊全、完整，檔案接收人員在檢查檔案材料時，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整齊全或者出現(xiàn)遺失時，要向有關(guān)組織詢問并要其開具證明來保證流動人員人事檔案的完備齊全。

總之，流動人員檔案管理是我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的產(chǎn)物，是合理配置人力資源、提高人才隊伍素質(zhì)建設(shè)的重要舉措。目前流動人員檔案管理工作中還存在諸多問題，對勞動者的工作帶來很大的不便利。究其原因，既與勞動者認(rèn)識不到位有關(guān)，也與流動人口檔案管理不完善有很大干系，需要我們在實踐中不斷的摸索和完善。

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（作者單位：溫州市人才市場）