基于PPM的高校實驗室建設項目管理優(yōu)化

周玉宇， 饒 星， 李 琰， 徐石海

（暨南大學實驗室與設備管理處，廣東廣州 510632）

基于PPM的高校實驗室建設項目管理優(yōu)化

周玉宇， 饒 星， 李 琰， 徐石海

（暨南大學實驗室與設備管理處，廣東廣州 510632）

隨著高校對實驗室建設經(jīng)費的增加，如何有效地管理經(jīng)費、合理地調配資源以及提高實驗室建設水平，成為當前該領域的關注熱點。分析了高校實驗室建設項目管理的特點和存在的問題，借鑒了項目流程管理(Project Processing Management，PPM)的思想，提出了一種新的實驗室建設項目管理方式，形成了一套可監(jiān)控可追蹤的工作流程，并由此構建了實驗室建設項目庫。以暨南大學為例，詳盡展現(xiàn)了基于PPM的實驗室建設項目管理的優(yōu)化流程和實施路徑，實踐表明實驗室資源得到了優(yōu)化配置，實驗室建設質量穩(wěn)步提高。

實驗室建設項目;PPM;優(yōu)化流程;實施路徑

0 引言

高校實驗室的建設與管理水平是衡量學科建設水平和學校辦學水平的重要指標，也是高校核心競爭力的重要內容［1］。隨著各高校對實驗室重要性認識的提高，通過財政撥款等各種經(jīng)費渠道投入到實驗室建設的資金不斷增加，如何有效地管理經(jīng)費、合理地調配資源以及提高建設水平已經(jīng)成為實驗室建設管理領域的研究熱點。

實驗室建設是一項綜合性的系統(tǒng)工程，本文所指的實驗室建設僅限硬件建設，主要包括實驗室的建設規(guī)劃、儀器設備的購置、實驗用房的調配裝修等［2］。實驗室建設項目管理既要協(xié)調滿足實踐教學與科學研究的發(fā)展需要，又要科學規(guī)劃公共平臺與學科特色的資源布局。但往往在實際操作過程中，出現(xiàn)了重申報輕執(zhí)行、隨意調整計劃、拖延建設時間、中期檢查形式化、結題驗收例行化等問題，所以如何行之有效、科學規(guī)范地管理實驗室建設項目成為學校內涵式發(fā)展不可或缺的內容。

1 實驗室建設項目管理的特點

實驗室建設項目不僅具有一般項目的目標性、獨特性、創(chuàng)新性、約束性等特點，適用于一般項目的管理方式［3］，更重要的是還具有以下自身的管理特征:

(1)實驗室建設周期長，有的項目從立項到建設完成，時間跨度達3年以上，同時涉及的設備品目繁多。因此，在項目執(zhí)行過程中改動頻繁，預算設備和實際采購設備存在變動，個別項目甚至出現(xiàn)較大調整情況［4］。

(2)實驗室項目建設資金來源渠道較為寬泛，如國庫專項經(jīng)費、重點實驗室建設經(jīng)費、學科建設經(jīng)費、捐資辦學經(jīng)費等。經(jīng)費管理及使用過程往往涉及多個單位(實驗室)、多個部門，傳統(tǒng)管理方式下的信息共享程度低，容易導致項目遲遲不能結題［5］。

(3)實驗室項目管理流程復雜繁瑣，涉及項目規(guī)劃、立項申請、評審排序、采購組織、合同執(zhí)行、項目驗收、貨款支付、效益評估、資料歸檔等多個過程，涉及的部門和人員較多，數(shù)據(jù)量大，如何銜接相關流程以及加強溝通合作，是項目能否按計劃完成的關鍵［6］。

(4)實驗室建設項目的進度較難控制，經(jīng)費從預算到?jīng)Q算的使用過程難以跟蹤，存在重復預算、經(jīng)費執(zhí)行情況不到位、結余經(jīng)費得不到及時反饋以及調整使用等現(xiàn)象［7］。經(jīng)常是提出經(jīng)費申報的實驗室管理人員不能實時掌握經(jīng)費采購的進展情況，延誤了調整時間，導致決算時出現(xiàn)資金不足或結余過多的難題。

2 PPM思想在實驗室建設項目管理中的運用

項目管理是運用系統(tǒng)論原理對項目的有限資源進行計劃、組織、人員配備、領導與控制來限期實現(xiàn)一次性特定目標［8］，其目的是在有限的資源條件下，保證項目的時間、質量、成本達到最優(yōu)化［9］。實驗室建設項目管理主要包括立項管理、過程控制管理、驗收管理和績效考評管理等四個方面，其中立項管理是基礎，過程控制管理是關鍵，驗收考核是保障［10］。從我們調研部分高校實驗室建設項目的管理情況來看，其共性問題是過程控制管理的弱化，由此導致項目建設未能達到立項時的目標要求與質量標準。

為了探究實驗室建設項目的最優(yōu)化管理方案，我們借鑒了項目過程管理(ProjectProcessing Management，PPM)思想。PPM是以規(guī)范化的構造端到端的業(yè)務流程為中心，以持續(xù)的提高組織業(yè)務績效為目的的一種系統(tǒng)化、結構化方法。其核心是結構化的流程，本質是構造卓越的業(yè)務流程，最突出的特點就是優(yōu)化流程。最初的PPM研究多是應用在企業(yè)生產(chǎn)方面，目前有研究指出其在行政管理中也能發(fā)揮重要作用，即將冗雜的行政管理流程“去糙存精”，可提高管理的效率和水平［11-14］。

實驗室建設項目建設周期長，部分項目需要滾動性持續(xù)投入，這就要求項目管理具有前瞻性與規(guī)劃性;項目經(jīng)費來源廣泛，這就要求項目管理必須合理布局，避免重復投入;實驗室項目多涉及填平補缺的小設備，采購品目繁瑣，進度較難控制，這就要求項目管理必須把握節(jié)點，實行程序化管理［15-16］。基于此，出一種新的實驗室建設項目管理方式，即以建設項目經(jīng)費支出為管理優(yōu)化目標，進行統(tǒng)一化、規(guī)范化和程序化的過程控制管理。將項目統(tǒng)一過程控制，集中形成項目庫管理，其優(yōu)化過程管理的關鍵環(huán)節(jié)設計如下:科學規(guī)劃所有在庫項目排序，形成項目梯隊，按照在庫孵育運作的流程來進行管理;嚴格規(guī)范項目入庫、出庫的流程，優(yōu)化每個出庫項目的執(zhí)行流程，把握項目實施過程中的節(jié)點控制;有效監(jiān)控項目入庫、在庫、出庫的全過程，避免資金的浪費與截留，發(fā)揮有限經(jīng)費的最大使用價值，從而達到提高項目建設質量。

3 實驗室建設項目的管理

暨南大學實驗室建設項目的管理基于以下原則:科學規(guī)劃布局、標準申請程序、嚴格評審方案、精確預算目標、規(guī)范采購流程以及快速決算追蹤機制。下面介紹建設項目管理過程中是如何優(yōu)化業(yè)務流程，以及項目出庫后如何設計實施路徑。

3.1 基于PPM的實驗室建設項目管理的優(yōu)化流程

學校規(guī)定校內所有實驗室硬件建設項目均須入庫申報，根據(jù)學校經(jīng)費來源依次出庫予以實施。我們采用PPM思想優(yōu)化項目建設的全流程:①首先每學年由各實驗中心(室)按照實驗室建設規(guī)劃擬定申報項目，各學院匯總所屬實驗中心(室)的規(guī)劃及項目，依據(jù)學院發(fā)展目標及實驗室建設總體規(guī)劃，對所屬實驗室申報項目排序。②學校根據(jù)項目的輕重緩急以及整體布局組織專家評審來確定入庫項目，因此項目庫中既包含成熟的年度建設項目、急需建設項目，又包含儲備項目、長期目標項目。③在庫項目未獲批出庫實施時，均處于孵育狀態(tài)，由相關部門監(jiān)控項目的成熟度，幫助開展項目的前期工作。44每個項目根據(jù)學校財政來源依次出庫，并依據(jù)實施計劃和經(jīng)費預算完成項目建設，如圖1所示。

通過構建項目庫，逐一對項目執(zhí)行過程的各個環(huán)節(jié)進行分析診斷，對現(xiàn)有項目流程采取消除、簡化、整合等方法完成流程優(yōu)化過程，即分成項目預算流程和項目執(zhí)行流程。并在此基礎上搭建了實驗室建設項目經(jīng)費與采購管理系統(tǒng)，有效地規(guī)范了工作程序。優(yōu)化后的業(yè)務流程明確了業(yè)務之間的相互聯(lián)系，特別是經(jīng)費管理中的經(jīng)費預算與執(zhí)行程序一目了然，其特色及優(yōu)勢在于:①實現(xiàn)了經(jīng)費從預算到?jīng)Q算整個過程的實時跟蹤監(jiān)控，避免了因流程遺漏造成經(jīng)費執(zhí)行情況不到位現(xiàn)象，實現(xiàn)了經(jīng)費管理的公開透明。②管理流程無縫銜接，便于各流程工作人員之間的交流與協(xié)作，如經(jīng)費批復、采購、修繕工程的執(zhí)行結果能及時反饋到實驗室建設單位，各職能部門也能實時了解項目建設的進展。③工作流程在同一信息平臺上進行，同類項目的申報、受理和審批同步，簡化了同類業(yè)務流程，縮短了項目的運行周期。④運用信息系統(tǒng)實時計算數(shù)據(jù)，節(jié)約了決算統(tǒng)計工作階段所耗費的大量人力成本，提高了工作效率。

圖1 基于PPM的實驗室建設項目管理優(yōu)化流程

3.2 基于PPM的實驗室建設項目管理的實施路徑

圖2 2013年暨南大學實驗室建設項目管理的實施路徑

為了提高資金支付率，并督促項目按期完成，項目出庫后的實施路徑嚴格執(zhí)行項目規(guī)劃和預算內容。以暨南大學2013年實驗室建設項目為例(如圖2所示)，實施路徑上明確了項目運行各個控制節(jié)點的目標任務和實施內容，項目管理人員嚴格執(zhí)行資金的投入制度，密切跟蹤項目的建設方向、執(zhí)行進度和建設成效，并且做到定期檢查與隨機抽查相結合。項目前期準備階段，主要是下達預算和執(zhí)行計劃;項目實施階段的執(zhí)行進度最難控制，是實施成敗的關鍵，也是項目過程管理的要害;項目驗收階段主要是突出決算報告和效益反饋，也要求驗收標準合理、程序規(guī)范以及資料完整等。如果項目發(fā)生調整變更時，項目執(zhí)行單位必須向項目主管部門提交項目調整報告，再組織相關部門和專家就調整報告的合理性進行嚴格審查，對于不偏離原建設目標并且經(jīng)費支出合理的項目，報上級主管部門審批后實施。

項目完成后的1年內，實驗室與設備處組織專家進行項目績效考評工作，根據(jù)考評指標體系制定細致的評分標準，并把考評結果作為下一年度編制和安排預算的重要依據(jù)。項目績效考評的目的是確保實驗室建設資金的使用效益落到實處，同時為合理配置實驗室資源、優(yōu)化項目支出結構提供參考。

4 結語

經(jīng)過2年多的探索與運行，暨南大學構建了實驗室建設項目庫，形成了一套基于PPM管理思想的可監(jiān)控可追蹤的工作流程，研發(fā)了實驗室建設項目經(jīng)費與采購管理系統(tǒng)，出臺了“暨南大學實驗室建設項目管理辦法”。同時，實驗室建設項目獲準財政部立項率明顯增加，實驗室資源得到了優(yōu)化配置，實驗室建設質量穩(wěn)步提高。

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Optimization of Laboratory Construction Project Management in Colleges and Universities Based on PPM

ZHOU Yu-yu，RAO Xing，LI Yan，XU Shi-hai
(Department of Laboratory and Facility Management，Jinan University，Guangzhou 510632)

With the increase in university laboratory investment funds，how to effectively manage expenses，reasonably allocate resources and improve the level of laboratory construction has become the hot spot in the field.This paper analyzed the characteristics and problems of laboratory construction project，drew on the ideas of Project Processing Management(PPM)，and proposed a new management approach of laboratory construction project.The formation of a traceable workflow can be monitored，and on this basis，the laboratory construction project gallery is built.With Jinan University as an example，the optimization process and implementation path of laboratory construction project based on Project Processing Management(PPM)are shown in detail.So the laboratory resources optimized configuration and the laboratory construction quality have improved steadily.

Laboratory Construction Project;Project Processing Management;Optimization Process;Implementation Path

G 642.0

A

1006－7167(2014)05－0255－04

2014－01－08

廣東省制造裝備數(shù)字化重點實驗室開放課題(2011A060901026);廣東高校實驗室管理專業(yè)委員會基金項目(GDJ2012006)

周玉宇(1972－)，男，湖南邵陽人，博士，副研究員，副處長，研究方向:高校管理和工業(yè)工程。Tel.:020-85228856;E-mail:zyy@jnu.edu.cn