供應鏈協(xié)同服務平臺系統(tǒng)在醫(yī)院藥庫中的應用

李惠瑩,云雄

(海南省人民醫(yī)院藥劑科,?？?570311)

·藥事管理·

供應鏈協(xié)同服務平臺系統(tǒng)在醫(yī)院藥庫中的應用

李惠瑩,云雄

(海南省人民醫(yī)院藥劑科,?？?570311)

目的 引進供應鏈協(xié)同服務平臺探討醫(yī)院藥品物流信息一體化系統(tǒng)的建立。方法通過條碼掃描技術(shù)、電子發(fā)票的使用和自動補貨功能,平臺將醫(yī)院藥庫、各藥房和各家醫(yī)藥公司有效的串聯(lián)起來,在不影響醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)的前提下與HIS進行數(shù)據(jù)交互。結(jié)果通過近一年的試運行,系統(tǒng)穩(wěn)定,達到預定目標,保障醫(yī)院藥品供應,并提高藥庫管理水平和工作質(zhì)量。結(jié)論供應鏈協(xié)同服務平臺系統(tǒng)的建立降低藥品庫存成本和資金占用,減少藥學人員的簡單重復操作,提高醫(yī)院藥品管理效益。

藥品管理;藥品物流信息系統(tǒng);醫(yī)院信息系統(tǒng);供應鏈

隨著計算機和信息技術(shù)的發(fā)展,醫(yī)院管理正在步入信息化時代。醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system,HIS)目前在醫(yī)院藥庫藥品管理中發(fā)揮很好的作用,但實際工作中仍需大量的手工操作,如人工發(fā)票的錄入、盤點等,造成藥庫管理難度較大,藥師工作繁重,多機械化重復,差錯率高,工作效率低下;又如人為主觀地設定藥品采購計劃或簡單設置上下限值,導致實際工作中藥品庫存資金占用較高,藥品配送商或生成廠家信息滯后,常出現(xiàn)個別藥品供應中斷,給臨床醫(yī)生和患者帶來諸多不便。藥品作為一種特殊商品,從生產(chǎn)到使用,大多會涉及到藥品生產(chǎn)廠家,藥品流通企業(yè),醫(yī)院、診所、藥店等終端機構(gòu)和患者。如何讓這四方有一個高效、快速、準確、透明的方式進行溝通和業(yè)務往來,這是藥庫管理者急需思考的課題[1-3]。為使醫(yī)院藥庫藥品管理準確、高效、科學,在參觀了解多家醫(yī)院后,我院從2012年10月以信息技術(shù)和現(xiàn)代物流為手段,規(guī)劃和建設了藥品供應鏈協(xié)同服務平臺。該平臺主要有四類主體,一是藥品的供應商、生產(chǎn)廠家;二是藥品流通企業(yè);三是終端,包括醫(yī)院、診所、藥店、藥房等;四是患者。它緊密連接上下游企業(yè),實現(xiàn)分銷企業(yè)和供應商、醫(yī)院之間的交易訂單,庫存,資金,物流等信息的電子化管理,包括發(fā)票的管理、條碼驗收、報表的分析、自動補貨、實時藥品物流信息以及政府的監(jiān)管,便于分銷商及時補貨,合理降低庫存成本和資金占用;通過查詢預警等方式可做到全程可視跟蹤。茲重點討論該平臺的條碼驗收功能、發(fā)票管理和自動補貨在實際工作中的運用。

1 供應鏈協(xié)同服務平臺系統(tǒng)

1.1 系統(tǒng)運行環(huán)境

1.1.1 硬件設備 工作電腦1臺,連接內(nèi)外網(wǎng),外網(wǎng)訪問指定的供應鏈平臺網(wǎng)站,授限訪問保證PC機的安全; Honeywell 6500EP數(shù)據(jù)采購器,Cisco無線路由器。

1.1.2 數(shù)據(jù)庫服務器 HP DL360 Gen8,E5-2407,8G內(nèi)存,做R5陣列,使服務器具冗錯功能。數(shù)據(jù)庫服務安裝Windows 2008標準正版操作系統(tǒng),數(shù)據(jù)庫是Oracle 11g;網(wǎng)站服務器是HP DL360 Gen6,安裝Windows 2008標準正版操作系統(tǒng)。

1.1.3 網(wǎng)絡環(huán)境 10M電信光纖接入,Hillstone企業(yè)級防火墻。

1.1.4 系統(tǒng)開發(fā)、運行環(huán)境 軟件環(huán)境:Windows操作系統(tǒng);開發(fā)硬件環(huán)境:個人計算機;開發(fā)工具: Microsoft Visual Studio 2005+Oracle 10g;開發(fā)語言:C#. NET;系統(tǒng)運行環(huán)境:Windows操作系統(tǒng),IIS5.0以上,.net framework2.0框架。

開發(fā)說明:本軟件基于web2.0開發(fā),后臺程序采用C#語言編寫,軟件的編寫嚴格遵照三層模式進行開發(fā),數(shù)據(jù)操作層,業(yè)務邏輯層和數(shù)據(jù)表現(xiàn)層嚴格分開,開發(fā)出重用性高且可維護性強的應用程序。

1.2 供應鏈服務平臺框架 醫(yī)院藥庫管理是保證醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)的一個重要組成部分,核心是為患者服務,保障臨床供藥。隨著物流信息技術(shù)發(fā)展,建立一個物流和信息一體化的網(wǎng)絡供應鏈,是現(xiàn)代醫(yī)院藥庫管理的需求,我院的藥品供應鏈協(xié)同服務平臺的建立初步滿足了這一需求。該平臺的各系統(tǒng)流程見圖1。

1.3 平臺功能模塊

1.3.1 條碼識別技術(shù)

1.3.1.1 條碼驗收入庫、電子發(fā)票確認 登陸平臺系統(tǒng),從驗收平臺上查詢供應商上傳的發(fā)票、裝箱單條碼信息,通過無線網(wǎng)絡將數(shù)據(jù)上傳至移動掃描槍上,保持數(shù)據(jù)同步,驗收時將無線掃描槍對準藥品外箱條形碼進行掃描,藥品信息就可在掃描器屏幕上顯示,內(nèi)容包括:藥品名稱、發(fā)票號、規(guī)格、廠家、公司、進貨數(shù)量、批號等相關(guān)信息。依據(jù)掃描器顯示屏上信息對藥品進行逐項查對驗收,驗收合格后,直接按確認鍵,若發(fā)現(xiàn)驗收藥品與掃描槍顯示屏信息不符,不要確認即可。全部藥品驗收完畢后,在驗收平臺上,對驗收各供應商分別進行發(fā)票確認。查看未確認的藥品信息,經(jīng)人工處理決定是否錄入,避免因醫(yī)藥公司開錯票而造成的差錯。未確認的發(fā)票信息將在平臺上保留,一般為問題票據(jù);發(fā)票信息確認完畢后,將本次成功驗收的電子發(fā)票信息,批量導出成為一個Excel表單,作為醫(yī)院HIS入賬導入用,避免手工輸入造成的差錯。見圖2。

圖1 供應鏈服務平臺框架示意圖

圖2 藥庫庫存管理采用條碼識別技術(shù)示意圖

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1.3.1.2 藥品實現(xiàn)分類分區(qū)按庫位管理到批號的精細化管理 當藥品大量入庫時,待驗收完畢,系統(tǒng)會自動生成以英文字母和數(shù)字表示的貨位標簽顯示具體貨位,系統(tǒng)提示上架或人工上架完成入庫;當藥品再次入庫時,系統(tǒng)根據(jù)以往記錄下的效期、批號默認生成貨位標簽,只需根據(jù)效期、批號即可做到有序存放。

1.3.1.3 藥品在庫盤點 我院藥庫每月定期需要進行藥品盤點,在做好前期藥品驗收入庫編碼的基礎上,運用掃描設備的功能,核對藥品信息內(nèi)容,對在庫藥品進行生產(chǎn)批號、效期和實際在庫數(shù)量的維護。

1.3.2 自動補貨模塊 系統(tǒng)可提供三大類采購計劃生成方法,滿足了醫(yī)院不同的采購計劃制定要求。此法分別為:①消耗量實際分析訂貨,以HIS系統(tǒng)一定期間的藥品消耗量和現(xiàn)庫存為依據(jù),計算合理的庫存量,從而自動生成采購數(shù)據(jù);②庫存上下線補貨,根據(jù)醫(yī)院藥品當前庫存和庫存上下線補貨;③定量訂貨,采用系統(tǒng)預先設置的訂貨額或者根據(jù)使用者手工錄入的數(shù)量進行訂貨。服務平臺根據(jù)醫(yī)院預先設定好的規(guī)則,自動生成要貨單,相關(guān)人員對自動生成的要貨單進行調(diào)整和確認后,系統(tǒng)自動把要貨信息發(fā)給供應商。

1.3.2.1 自動補貨模式 該服務平臺支持兩種補貨模式,見圖3。

圖3 兩種自動補貨模式示意圖

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1.3.2.2 自動補貨設置規(guī)則 ①首先設置補貨公式,警戒公式:指當違反什么情況時需補貨。如:某醫(yī)院常用藥品的警戒公式是,當庫存低于3 d用量時需要補貨,公式:醫(yī)院當前庫存-[(此前1周用量×40%+此前2周用量×30%+此前3周用量×20%+此前4周用量×10%)/7]×3≤0。補貨公式:指當違反警戒公式后,商品應該補多少。如:常用藥品低于3 d用量時,補貨補到7d用量,公式:[(此前1周用量×40%+此前2周用量×30%+此前3周用量×20%+此前4周用量× 10%)/7]×7-醫(yī)院當前庫存。②其次設置公式和藥品部門的關(guān)系,在系統(tǒng)中選擇門診藥房。如果選擇部門,藥品消耗、藥品庫存以選擇的部門來進行計算,如果不選擇,那么以醫(yī)院為單位進行計算。然后選擇該算法適用的藥品。如果補貨公式、警戒公式引用了庫存上、下線,那么庫存上、下線必須設置,如果公式里面引用采購天數(shù),那么采購天數(shù)如果設置則以藥品的采購天數(shù)為優(yōu)先,如果沒有設置,那么使用公式中設置的采購天數(shù)。設置補貨日期、補貨計劃生成日期。比如:每周的周二或周四補貨,提前2 d生成補貨計劃,那么當?shù)綍r間點,系統(tǒng)自動按照規(guī)則生成補貨計劃。生成的補貨計劃,需要經(jīng)過相關(guān)人員確認調(diào)整后,才能生成正式的要貨單。

1.3.2.3 實現(xiàn)自動補貨的要求 供應鏈協(xié)同服務平臺從兩個方面的管理實現(xiàn)自動補貨,①院內(nèi)物流管理:a.一次性提供醫(yī)院HIS系統(tǒng)中上線前需要統(tǒng)計的商品的消耗;b.上線時的醫(yī)院HIS系統(tǒng)中各部門的庫存;c.如涉及庫存上下限管理,提供品種的上下線;d.后續(xù)無需提供商品的消耗和庫存,因為采用院內(nèi)物流管理,消耗和庫存由系統(tǒng)來提供。②非院內(nèi)物流管理,a.提供每天醫(yī)院的靜態(tài)庫存;b.提供每天醫(yī)院商品的消耗總數(shù)。

2 供應鏈給醫(yī)院帶來的變化

2.1 改變醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔絕的局面 供應鏈服務平臺的引入實現(xiàn)了連接互聯(lián)網(wǎng)的電腦與醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)通過網(wǎng)絡連接的愿望,發(fā)票接口軟件在接收發(fā)票信息的同時,通過初次校對紙質(zhì)發(fā)票信息即可直接導入醫(yī)院管理系統(tǒng)。從發(fā)票信息接收到入庫完畢過程,從過去的幾小時縮短到現(xiàn)在的幾十分鐘,提高工作的效率,減少藥師的工作強度。

2.2 提升藥庫藥品管理能力、降低藥庫管理成本 平臺初步實現(xiàn)醫(yī)院藥品采購計劃的科學計算、生成以及自動生成醫(yī)院補貨計劃;在保證藥品供應前提下,合理地降低藥品庫存成本,加快藥品采購資金的周轉(zhuǎn);提高藥庫空間利用率,藥庫存儲能力提高,主要體現(xiàn)在藥庫倉位使用率的提高,較好解決藥庫的庫存壓力;條碼掃描取代手工紙張識別和人工輸入發(fā)票的工作方式,極大提高工作效率,減少人為環(huán)節(jié)造成的差錯,使全院藥品供應保障能力進一步增強。同時條碼識別技術(shù)將人工盤點轉(zhuǎn)為自動化盤點,使藥庫在庫的藥品信息更加的準確。

2.3 促進藥師發(fā)揮本職作用 隨著我院藥庫藥品供應鏈協(xié)同服務平臺構(gòu)建,人為環(huán)節(jié)步驟減少,使藥師從繁瑣的事務工作中解脫出來,極大降低藥師的工作強度,將藥師的工作重心轉(zhuǎn)移到為臨床和患者服務上,有更多的機會發(fā)揮臨床藥師的作用。

3 展望

醫(yī)院藥品信息的管理是一個復雜的工程,通過該平臺的應用,藥庫藥品的管理水平明顯提升,藥品的入、出、存數(shù)據(jù)更加準確,帳物相符率進一步提高。當然,新的供應鏈模式也對醫(yī)院的信息化建設提出更高的要求,如果沒有完善的HIS系統(tǒng),沒有藥品采購、請領(lǐng)、使用等單據(jù)的電子化,新的模式很難順利運行[4-5]。供應鏈協(xié)同服務平臺的投入使用,使藥師工作從單純的藥品供應保障逐步向藥學技術(shù)服務轉(zhuǎn)型,進而提升醫(yī)院的地區(qū)品牌效益和核心競爭力,值得在藥庫信息化管理中推廣。

[1] 隋忠國,曲海軍,張暉,等.條形碼管理系統(tǒng)在我院藥庫藥品管理中的應用[J].齊魯醫(yī)學雜志,2010,25(10):465-466.

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[3] 洪鋼.淺析我國藥品現(xiàn)代物流的發(fā)展現(xiàn)狀、內(nèi)涵和特點[J].中國藥事,2008,22(3):197-199,202.

[4] 王夏陽,陳功玉.技術(shù)變革對供應鏈管理的影響——以RFID技術(shù)應用為例[J].科技管理研究,2006,(1):76-81.

[5] 湯少梁.醫(yī)藥行業(yè)供應鏈的重構(gòu)與傳統(tǒng)醫(yī)藥配送系統(tǒng)的優(yōu)化[J].上海醫(yī)藥,2008,29(2):60-63.

DOI 10.3870/yydb.2014.10.042

R954

C

1004-0781(2014)10-1398-04

2013-10-03

2014-02-13

李惠瑩(1980-),女,海南?？谌?主管藥師,學士,方向:藥品信息化管理。電話:(0)13876018182,E-mail:13876018182@139.com。