網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源共享機(jī)制的構(gòu)建

祝鑫一

摘 要 隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，公眾對(duì)檔案信息的需求呈現(xiàn)立體化、多元化、跨地域等趨勢(shì)，針對(duì)這種現(xiàn)實(shí)要求檔案管理部門將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案信息資源共享上來(lái)。本文在分析檔案信息資源共享現(xiàn)狀和所面臨的障礙的基礎(chǔ)上，提出檔案信息資源共享的機(jī)制建設(shè)。

關(guān)鍵詞 檔案信息資源 共享機(jī)制

中圖分類號(hào)：G251 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Construction of File Information Resources Sharing

Mechanism in the Network Environment

ZHU Xinyi

（Northeastern University Achieves， Shenyang， Liaoning 110004）Abstract With the advancement of the society information process， the public demand for archival information showed a trend of three-dimensional diversified across the region. For this reality， archives department will focus on the archival information resources sharing. Based on the analysis of archival information resource sharing and facing obstacles， archival information resources sharing mechanism are put forward.

Key words archival information resources； sharing mechanism

1 開(kāi)展檔案信息資源共享的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)

（1）信息技術(shù)的日趨成熟。隨著數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的逐步完善，我國(guó)檔案網(wǎng)站體系、局域網(wǎng)體系的初步建立，這些都檔案信息資源共享活動(dòng)提供了技術(shù)支持。（2）檔案數(shù)字化工作的深入開(kāi)展。現(xiàn)階段檔案數(shù)字化工作已經(jīng)全面開(kāi)展，多數(shù)檔案館已經(jīng)完成檔案資源的目錄級(jí)數(shù)字化工作，全文檔案數(shù)字化工作也正在大范圍推進(jìn)。所形成的內(nèi)容充實(shí)、類型多樣的數(shù)字化館藏為開(kāi)展檔案信息資源共享活動(dòng)提供有力的支撐。（3）公眾對(duì)檔案信息的多元化需求。社會(huì)發(fā)展的大背景下，檔案用戶對(duì)檔案信息需求的社會(huì)化趨勢(shì)日益明顯，不僅僅局限于工作查考和編史修志，而是廣泛涉及社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、外交和民眾生活的方方面面，這些都為開(kāi)展檔案信息資源共享工作提供巨大的發(fā)展空間。

2 檔案信息資源共享存在的問(wèn)題

（1）責(zé)任主體缺失、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。我國(guó)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，但在實(shí)際過(guò)程中受我國(guó)條塊分割的影響，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)成為一種宏觀指導(dǎo)，沒(méi)有強(qiáng)制性。各檔案部門的檔案信息化建設(shè)處在自發(fā)性、分散性、發(fā)展不平衡的階段，這導(dǎo)致各個(gè)檔案館之間難以相互合作，在檔案信息化建設(shè)中存在著重復(fù)建設(shè)、信息孤島系統(tǒng)間資源布局不合理、難以共享等問(wèn)題。（2）資金不足。檔案信息資源共享是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、復(fù)雜的工程，從購(gòu)買數(shù)字化所需的基礎(chǔ)設(shè)施，開(kāi)發(fā)專用軟件，到館藏資源的數(shù)字化和后期維護(hù)工作，都需要持續(xù)、穩(wěn)定資金投入做支持。但就實(shí)際情況看，資金的投入非常有限，導(dǎo)致信息化和檔案信息共享工作無(wú)法順利開(kāi)展。（3）檔案信息資源共享的制度、標(biāo)準(zhǔn)不夠完善。檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)總體上制定了很多，內(nèi)容涉及紙質(zhì)檔案數(shù)字化的格式、檔案管理系統(tǒng)的功能及數(shù)字檔案館的建設(shè)規(guī)范等。但檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)都沒(méi)有強(qiáng)制約束力，對(duì)檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理、使用和檢索等方面尚未做出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。

在實(shí)際工作中各個(gè)檔案管理部門往往采用本部門的標(biāo)準(zhǔn)和要求，以解決單個(gè)檔案業(yè)務(wù)部門的問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)，缺乏整體規(guī)劃，不可避免造成一些差異，增加了檔案信息資源共享平臺(tái)系統(tǒng)使用和管理的復(fù)雜度及維護(hù)成本。（4）檔案人力資源隊(duì)伍建設(shè)有待完善。檔案人員的素質(zhì)參差不及。檔案館很多工作人員都沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)于電子文檔形成及通訊、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知之甚少，對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)培養(yǎng)符合具備檔案管理以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的復(fù)合型專業(yè)人才已成為亟待解決的問(wèn)題。

3 檔案信息資源共享機(jī)制的構(gòu)建

3.1 體制構(gòu)建

3.1.1 組織建設(shè)

要建立檔案信息資源共享管理與協(xié)調(diào)組織，該組織對(duì)整個(gè)共享體系進(jìn)行宏觀調(diào)控，統(tǒng)一管理各個(gè)檔案館的人力資源、設(shè)備資源及技術(shù)資源，帶動(dòng)整個(gè)共享體系協(xié)調(diào)發(fā)展，最終提高檔案信息資源共享水平的。其主要職責(zé)包括：（1）制定檔案信息資源共享總體規(guī)劃、實(shí)施方案等。（2）制定有關(guān)檔案信息資源共享所需政策法規(guī)、管理規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。（3）建立專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)中心，負(fù)責(zé)整個(gè)檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)中包括安全監(jiān)控、用戶認(rèn)證、數(shù)據(jù)庫(kù)管理與維護(hù)等整套工作。

3.1.2 制度建設(shè)

檔案信息資源共享是一項(xiàng)需要多機(jī)構(gòu)、多行業(yè)參與的系統(tǒng)工程，要想保證資源共享的持續(xù)有效展開(kāi)，創(chuàng)造良好的檔案信息資源法律環(huán)境是前提條件。

首先，修訂、完善現(xiàn)有的《檔案法》中有關(guān)檔案信息資源共建共享的條款，明確資源共享的原則、總體要求、組織方式、共享模式等具體實(shí)施措施等。其次，制定相關(guān)檔案信息資源共享的法規(guī)。我國(guó)檔案信息資源共享仍處于起步階段，立法部門應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門組織相關(guān)專家開(kāi)展深入的調(diào)查研究，制定一套具有前瞻性、包容性、規(guī)范性的共享法規(guī)。另外，現(xiàn)有的法規(guī)中應(yīng)明確規(guī)定檔案信息資源共享活動(dòng)必須在不引起侵權(quán)條件下才可開(kāi)展。最后，建立健全檔案數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等環(huán)節(jié)的檔案信息安全管理制度。加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)，提升在病毒防護(hù)、漏洞修復(fù)、訪問(wèn)控制等方面的技術(shù)水平，制定數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制、信息公開(kāi)制度、數(shù)字簽名條例等制度。

3.1.3 規(guī)范檔案信息資源共享的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同合作的前提和基礎(chǔ)，主要包括如下內(nèi)容：檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)體系；總體標(biāo)準(zhǔn)總體框架標(biāo)準(zhǔn)；專用術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)；網(wǎng)絡(luò)設(shè)施硬件標(biāo)準(zhǔn)；數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)；元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)；檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)；各成員館服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作流程等。

3.2 資源整合機(jī)制

3.2.1 加大歸檔力度，充實(shí)現(xiàn)實(shí)館藏

首先，檔案工作者要采取多種途徑、方式，做好檔案收集工作，特別重視有較高社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值的檔案信息。要做到定期收集與跟蹤收集相結(jié)合、一般號(hào)召與個(gè)別強(qiáng)調(diào)相結(jié)合，全面收集與定點(diǎn)收集相結(jié)合。除此之外，還應(yīng)注意隱藏在組織內(nèi)部的隱性知識(shí)的收集。如開(kāi)展科研項(xiàng)目的調(diào)研報(bào)告、作業(yè)流程、工作方法、口述資料等。按照組織知識(shí)資源體系擴(kuò)大歸檔范圍。

3.2.2 加強(qiáng)電子檔案收集和館藏資源數(shù)字化建設(shè)

為更好實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，要完善電子文件收集制度，確保電子文件的完整性、真實(shí)性。不僅要收集正式性電子文件，尤其要注意收集那些有保存價(jià)值及用戶檢索要求的過(guò)程性文件。對(duì)于多年才能完成的任務(wù)或項(xiàng)目，對(duì)其所形成的電子文件要進(jìn)行連續(xù)或分階段收集，以防電子文件丟失。

在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要對(duì)館藏情況進(jìn)行評(píng)估，因地制宜，制定建設(shè)方案。在建設(shè)中，利用率高、重要的檔案優(yōu)先數(shù)字化建設(shè)，要詳細(xì)制定著錄標(biāo)準(zhǔn)、掃描標(biāo)準(zhǔn)并實(shí)時(shí)跟進(jìn)校驗(yàn)，保證檔案著錄、掃描質(zhì)量；適時(shí)進(jìn)行數(shù)字信息的批量上傳，做好原始數(shù)據(jù)備份工作。

3.2.3 努力挖掘特色資源，構(gòu)建特色數(shù)據(jù)庫(kù)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館的信息資源不僅僅是本館的館藏集合。應(yīng)充分利用來(lái)自于互聯(lián)網(wǎng)、媒體等多種渠道的信息充實(shí)館藏，將有利用價(jià)值的特色信息進(jìn)行歸類、整理、加工形成具有本館特色的館藏資源。另外要大力各類專題數(shù)據(jù)庫(kù)，如科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)，還有文獻(xiàn)型、索引型、事實(shí)型數(shù)據(jù)庫(kù)，做到各有千秋、各具特色。

3.3 經(jīng)濟(jì)機(jī)制

首先要政府加大對(duì)檔案信息資源共享建設(shè)的投資力度，在政府的財(cái)政支持的基礎(chǔ)上，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)采取多種方式向社會(huì)公眾宣傳檔案重要性，增強(qiáng)檔案意識(shí)，爭(zhēng)取社會(huì)各界的支持和投入，建立多渠道的資金投入機(jī)制。

3.4 技術(shù)機(jī)制

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要根據(jù)檔案信息資源自身的特點(diǎn)及資源共享利用的實(shí)際需要，采取相應(yīng)措施，保證檔案信息資源的安全性與可靠性。

3.4.1 采用實(shí)用、可靠的防火墻

防火墻通過(guò)制定嚴(yán)格的安全策略，實(shí)現(xiàn)被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)系統(tǒng)免受外來(lái)侵入，是硬件和軟件的結(jié)合。是目前被認(rèn)為最有效的網(wǎng)絡(luò)隔離、防黑客入侵的手段。各檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)與需求，采用適合本部門的防火墻。

3.4.2 利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)和身份認(rèn)證技術(shù)

數(shù)據(jù)加密是借助網(wǎng)絡(luò)中的加密機(jī)構(gòu)，對(duì)原始信息進(jìn)行重新組合，只有事先有通訊協(xié)議的雙方才能解碼還原信息。即由明文變?yōu)槊芪摹Ｋ菍?shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息保密性的開(kāi)放性的防范手段。

身份認(rèn)證是通過(guò)CA認(rèn)證系統(tǒng)驗(yàn)證訪問(wèn)者身份的合法性并確定其相應(yīng)的權(quán)限，不同權(quán)限的訪問(wèn)者只能查詢利用相應(yīng)等級(jí)的檔案信息資源。若需要下載檔案信息，需提交相應(yīng)申請(qǐng)，得到管理員同意后方可下載。

3.4.3 做好安全管理工作，防范網(wǎng)絡(luò)病毒

解決病毒問(wèn)題最好的辦法就是防范。既要安裝防病毒軟件，又要注意及時(shí)升級(jí)、更新。另外要定期對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，建議使用雙硬盤、移動(dòng)硬盤等進(jìn)行備份。還要建立健全相應(yīng)安全規(guī)章制度，禁止將不明來(lái)源文件、程序在系統(tǒng)中復(fù)制、運(yùn)行，接入系統(tǒng)的軟硬件要進(jìn)行病毒檢查。

3.5 人才保障機(jī)制

要實(shí)行檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，檔案人員除了具備良好的政治、道德素養(yǎng)外，還應(yīng)是能夠勝任檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的復(fù)合型專業(yè)人才。

3.5.1 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

要想提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，除了不斷補(bǔ)充引進(jìn)檔案專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，還要對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，不斷的學(xué)習(xí)與更新專業(yè)知識(shí)。首先，將教育培訓(xùn)工作納入單位年度工作計(jì)劃，有針對(duì)性地開(kāi)展培訓(xùn)工作，確保實(shí)效。其次，要采取多種形式保證培訓(xùn)的效果。針對(duì)不同知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡的檔案人員，開(kāi)展不同層次的培訓(xùn)。最后，及時(shí)檢驗(yàn)培訓(xùn)成果。建立培訓(xùn)后的考察制度，及時(shí)鞏固培訓(xùn)成果，調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。以終身學(xué)習(xí)為目標(biāo)，帶動(dòng)全員參與，打造學(xué)習(xí)型組織。

3.5.2 建立完善的激勵(lì)體系

樹立“檔案管理也能出效益”的理念，部門內(nèi)部要建立以“競(jìng)爭(zhēng)、激勵(lì)”為核心的文化氛圍，引導(dǎo)檔案管理人員的思想行為；還要制定一系列相關(guān)的政策和措施，健全考核評(píng)估制度，建立完善的激勵(lì)體系。

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