《項(xiàng)目管理》在實(shí)際項(xiàng)目中的應(yīng)用

徐瑞君 李麗

摘 要：在項(xiàng)目管理中我們按照項(xiàng)目管理的方法和管理手段貫穿于項(xiàng)目實(shí)施的全過程，讓我們深刻認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目計(jì)劃的總體戰(zhàn)略計(jì)劃和計(jì)劃的細(xì)化程度，是項(xiàng)目能否保質(zhì)保量成功完成的基礎(chǔ)，而項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容是進(jìn)度、費(fèi)用和質(zhì)量的相互協(xié)調(diào)、相互制約、相互適應(yīng)，同時(shí)項(xiàng)目管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、項(xiàng)目管理的策略、項(xiàng)目內(nèi)容的變更與控制、項(xiàng)目管理的組織與領(lǐng)導(dǎo)又是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；項(xiàng)目應(yīng)用；研究

1 從事項(xiàng)目管理遇到的問題

在從事項(xiàng)目管理的過程中，總是無法滿足多方面的需求，客戶滿意度提高了，公司的成本卻大大的增加，安排好的項(xiàng)目進(jìn)度卻因?yàn)榭蛻魺o限制的變更超期，項(xiàng)目組成員加班加點(diǎn)工作熱情無法提高，項(xiàng)目質(zhì)量得不到有效的保障等等，有時(shí)會(huì)造成項(xiàng)目的失敗。下面就項(xiàng)目管理中存在的主要問題分別加以闡述。

1.1 項(xiàng)目目標(biāo)太大超過了自身能力卻又要及時(shí)完成，是造成項(xiàng)目失敗的一個(gè)重要原因。

1.2 項(xiàng)目方法論的缺乏，方法論也和項(xiàng)目大小有關(guān)。

1.3 很多項(xiàng)目的失敗，往往是由于收集了一系列模糊不清的需求信息，這些信息可能僅僅是手頭繪制或口頭傳送的。

1.4 離開了公司中高層管理者的支持，幾乎沒有任何一個(gè)項(xiàng)目能夠成功。

1.5 人的因素對(duì)項(xiàng)目的影響是易于理解的，但卻常常被人們所忽略。

1.6 項(xiàng)目變更也就是合同變更，是指對(duì)合同中的工作內(nèi)容作出修改，或者追加或取消某一項(xiàng)工作。

2 項(xiàng)目管理的計(jì)劃

將項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行籌劃安排，對(duì)項(xiàng)目的全過程、全部目標(biāo)和全部活動(dòng)統(tǒng)統(tǒng)納入計(jì)劃的軌道，用一個(gè)動(dòng)態(tài)的可分解的計(jì)劃系統(tǒng)來協(xié)調(diào)控制整個(gè)項(xiàng)目，以便提前揭露矛盾，使項(xiàng)目在合理的工期內(nèi)以較低的造價(jià)高質(zhì)量地協(xié)調(diào)有序地達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，因此將項(xiàng)目的計(jì)劃作為龍頭，具有頭等重要的作用，同時(shí)計(jì)劃也是管理。

2.1 通過收集整理和分析所掌握的各種信息資料，為項(xiàng)目的決策人提供項(xiàng)目需不需要進(jìn)行、有沒有可能進(jìn)行、如何進(jìn)行、以及可能達(dá)到的目標(biāo)等一系列決策依據(jù)，因此計(jì)劃過程實(shí)際上也是一個(gè)決策過程。

項(xiàng)目的計(jì)劃可按需要編制代表客戶意愿的切實(shí)可行的總指導(dǎo)性控制計(jì)劃，并在此基礎(chǔ)上分解出如下若干分計(jì)劃，由相應(yīng)的職能部門分頭去執(zhí)行。

（1）項(xiàng)目前期工作計(jì)劃；（2）臨時(shí)設(shè)施計(jì)劃；（3）設(shè)計(jì)工作安排計(jì)劃；（4）項(xiàng)目內(nèi)部招標(biāo)計(jì)劃；（5）施工作業(yè)計(jì)劃；（6）設(shè)備及主要材料采購供應(yīng)計(jì)劃；（7）資金使用計(jì)劃；（8）竣工驗(yàn)收安排計(jì)劃。

2.2 項(xiàng)目的各項(xiàng)工作的開展都是以計(jì)劃為依據(jù)，使項(xiàng)目實(shí)施各階段、各環(huán)節(jié)都做到有法可依、有據(jù)可查、有章可循，以此來協(xié)調(diào)項(xiàng)目的各項(xiàng)活動(dòng)，因此項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目實(shí)施的指導(dǎo)性文件。

2.3 計(jì)劃使人力、物力和資金等各種資源都能得到合理的充分有效的運(yùn)用，并在實(shí)施過程中可以及時(shí)地對(duì)各階段各環(huán)節(jié)的活動(dòng)進(jìn)行協(xié)調(diào)，以達(dá)到質(zhì)量優(yōu)良、時(shí)間和費(fèi)用合理的理想目標(biāo)，因此項(xiàng)目計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的一種必要的手段。

不難想像，沒有計(jì)劃的管理，想在預(yù)期內(nèi)實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)將是一句空話。

3 項(xiàng)目管理的工作內(nèi)容

3.1 項(xiàng)目定義

清晰的項(xiàng)目描述決定了項(xiàng)目控制能力，因?yàn)榻酉聛硭泄ぷ鞫荚诿枋龇懂犞畠?nèi)。不管如何進(jìn)行描述，要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行書面定義，讓項(xiàng)目各方和項(xiàng)目組隨時(shí)參考。

項(xiàng)目定義的形式和名稱各式各樣，包括：項(xiàng)目章程、提案、項(xiàng)目數(shù)據(jù)表、工作報(bào)告書、項(xiàng)目細(xì)則。這些名稱的共同點(diǎn)在于，項(xiàng)目主管方和其他相關(guān)各方面從上而下地傳達(dá)了他們對(duì)項(xiàng)目的期待。清晰的項(xiàng)目定義還包括以下方面：項(xiàng)目目標(biāo)陳述；項(xiàng)目回報(bào)；使用中的信息或客戶需求；對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義，列出所有預(yù)期的項(xiàng)目成果；成本和時(shí)間預(yù)算目標(biāo)；重大困難和假設(shè)；描述該項(xiàng)目對(duì)其他項(xiàng)目的依賴；高風(fēng)險(xiǎn)、所需的新技術(shù)、項(xiàng)目中的重大問題；努力將盡可能多的具體信息，囊括在項(xiàng)目描述中，并使其在項(xiàng)目主管方和相關(guān)方面獲得認(rèn)可，進(jìn)而生效。

3.2 合同與采購管理

外包關(guān)系的建立并不是說建立就可以建立的，這需要前期花必要的時(shí)間和精力來做好鋪墊工作，需要使所有細(xì)節(jié)工作都能到位，所有合同都要及時(shí)進(jìn)行簽訂，對(duì)于需要外包的項(xiàng)目交付成果，則需要以此進(jìn)行細(xì)化，從而確保項(xiàng)目控制能夠以此為著手點(diǎn)進(jìn)行實(shí)施。同時(shí)還要將細(xì)化的內(nèi)容、評(píng)估、接收標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)要求及時(shí)間規(guī)劃進(jìn)行詳細(xì)的記錄，然后與供應(yīng)商對(duì)這些問題進(jìn)行討論分析，從而使項(xiàng)目各方的關(guān)系做到明晰化。

3.3 項(xiàng)目規(guī)劃、執(zhí)行、跟蹤

要想全面的實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的控制，則需要項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)通過制定項(xiàng)目規(guī)劃、跟蹤及執(zhí)行流程來爭取各方面的支持，并以此為項(xiàng)目控制的基礎(chǔ)，從而在項(xiàng)目內(nèi)部進(jìn)行全面的落實(shí)和推廣。

作為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，在項(xiàng)目規(guī)劃和跟蹤活動(dòng)中，需要對(duì)成員進(jìn)行鼓勵(lì)，在得到項(xiàng)目組成部支持下，從而提高項(xiàng)目組成員參與的積極性，這樣通過大家的共同參與和努力，可以更好實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的控制。這樣項(xiàng)目組成員的工作成果能夠得到肯定，所以會(huì)有效的提高其參于的積極性，將項(xiàng)目當(dāng)作自己的項(xiàng)目去做，這樣就很容易實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目控制，而且項(xiàng)目管理成功的幾率也有所增加。

3.4 變化管理

技術(shù)性項(xiàng)目中問題最集中的方面就是缺少對(duì)具體變化的管理控制。要解決這個(gè)問題，需要在項(xiàng)目的各方面啟用有效的變化管理流程。

解決方法可以很簡單，例如被項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目主辦方、相關(guān)方認(rèn)可的流程圖。這提醒了項(xiàng)目人員，變化在被接受之前會(huì)進(jìn)行細(xì)致地考察，并且提高了變化提案的門檻。

審查變化提案的時(shí)候，要注意該提案是否對(duì)變化有清晰到位的描述。如果變化提案的動(dòng)因描述得不清不楚，該提案就要打回去，并且要求對(duì)變化所帶來的益處進(jìn)行定量評(píng)估。對(duì)于那些僅局限于技術(shù)解決方案的變化提案，要多打幾個(gè)問號(hào)，因?yàn)樘岚溉艘苍S不能全面地判斷問題。如果變化提案過多地關(guān)注問題的解決，而不注重實(shí)際問題，打回去并要求關(guān)注具體的業(yè)務(wù)形勢(shì)。

最后，如果不接受某變化提案，一定要做到有理有據(jù)。而且，對(duì)項(xiàng)目時(shí)間、成本、精力等其他相關(guān)因素所受的影響，進(jìn)行合理的估計(jì)。

3.5 風(fēng)險(xiǎn)管理

項(xiàng)目實(shí)施過程中，風(fēng)險(xiǎn)管理是必不可少的，所以需要制定規(guī)范、全面的風(fēng)險(xiǎn)管理流程，制定出風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃，從而在執(zhí)行過程中能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患，對(duì)其進(jìn)行有效的解決，避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。風(fēng)險(xiǎn)管理需要與項(xiàng)目規(guī)劃同時(shí)進(jìn)行，所以在進(jìn)行項(xiàng)目工作分解時(shí)，需要在分配項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)進(jìn)行評(píng)估工作的開展，及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的尋找。項(xiàng)目實(shí)施過程中，需要對(duì)項(xiàng)目工作過程中可能會(huì)遇到的困難進(jìn)行了解，從而在進(jìn)行規(guī)劃時(shí)，將最壞的情況設(shè)想到，對(duì)其可能發(fā)生的潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分的了解，以便于在實(shí)施過程中能夠做到靈活應(yīng)對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

3.6 質(zhì)量管理

質(zhì)量管理提供了另一套搭建項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的流程，保證項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)提出的工作要求一個(gè)不落地執(zhí)行到位。項(xiàng)目質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)分兩類：行業(yè)內(nèi)實(shí)行的全球質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，公司或項(xiàng)目獨(dú)有的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

如果公司實(shí)行或接受了質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要注意該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)你和你的團(tuán)隊(duì)有何要求。具體而言，這些標(biāo)準(zhǔn)會(huì)包括ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)或六西格瑪。進(jìn)而確定質(zhì)檢清單、質(zhì)控流程及相關(guān)要求，并將其與項(xiàng)目規(guī)劃進(jìn)行整合。項(xiàng)目必須遵守的書面步驟、報(bào)告、評(píng)估，對(duì)團(tuán)隊(duì)成員是強(qiáng)有力的推動(dòng)，讓大家步調(diào)一致。標(biāo)準(zhǔn)比臨時(shí)要求更有效。

質(zhì)量管理流程在制定過程中需要充分的考慮到客戶的要求，對(duì)于客戶的要求進(jìn)行調(diào)查、分析，或是約客戶進(jìn)行訪談，從而對(duì)項(xiàng)目要求做到更好。

3.7 問題管理

問題管理是為了更好的應(yīng)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題，所以需要在項(xiàng)目的各個(gè)階段及各個(gè)環(huán)節(jié)制定項(xiàng)目問題管理流程，這樣就能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，并進(jìn)行跟蹤解決。同時(shí)還需要對(duì)跟蹤流程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，從而確保問題的更好解決。

處理待解決問題的流程很簡單，包括列出新問題的流程、定期復(fù)查待解決的問題、處理老問題的方法。對(duì)于沒有太多組織管理權(quán)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)而言，問題跟蹤流程的力量在于讓其把握了問題狀態(tài)和進(jìn)度的實(shí)時(shí)信息。一旦問題責(zé)任人承諾了問題解決的時(shí)限，我們可以任意公布問題解決過程中的變數(shù)。不管問題責(zé)任人是本項(xiàng)目成員，還是其他項(xiàng)目或部門的成員，誰都不樂意隨時(shí)將自己的大名置于人們質(zhì)疑的目光中。問題清單的公開使得掌握該清單的人獲得一定的影響力和控制力。

3.8 決策

項(xiàng)目管理時(shí)時(shí)有決策，快速得當(dāng)?shù)臎Q策對(duì)于項(xiàng)目控制至關(guān)重要。即使項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)掌握了控制權(quán)，完善的集體決策流程仍然裨益頗多，因?yàn)楣餐瑳Q策能獲得更多內(nèi)部支持，效果自然會(huì)更好。

項(xiàng)目工作中的決策絕非易事，項(xiàng)目組內(nèi)紛繁復(fù)雜的觀點(diǎn)讓決策更加困難。項(xiàng)目各方認(rèn)同的問題解決流程可以簡化決策的過程，照顧各方要求。

盡早和項(xiàng)目組一起設(shè)立決策流程，或采用現(xiàn)有流程，或?qū)ΜF(xiàn)有流程做適當(dāng)?shù)男薷?。好的決策流程能為你的項(xiàng)目控制提供強(qiáng)有力的支持。該流程應(yīng)該包括以下步驟：（1）清楚地陳述必須解決的問題；（2）吸納所有需要參與決策或?qū)?huì)受該決策影響的成員參與決策過程，這樣可以爭取團(tuán)隊(duì)支持；（3）與項(xiàng)目組一道重審項(xiàng)目陳述，必要時(shí)進(jìn)行修正，讓每位成員獲得一致認(rèn)識(shí)；（4）針對(duì)決策標(biāo)準(zhǔn)（如：成本、時(shí)間、有效性、完整性、可行性），開展頭腦風(fēng)暴或討論。選擇那些與計(jì)劃目標(biāo)關(guān)聯(lián)的、可執(zhí)行、可供項(xiàng)目各方參考供決策之用的標(biāo)準(zhǔn)；（5）與項(xiàng)目組一道確定各標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重；設(shè)定決策的時(shí)限，規(guī)定用于調(diào)查、分析、討論、最終決策的時(shí)間；開展頭腦風(fēng)暴，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)盡可能多地產(chǎn)生決策想法。多方發(fā)展整個(gè)項(xiàng)目組都能接受的想法；（6）通過集體投票的方法進(jìn)行篩選，至多確定六個(gè)考慮項(xiàng)進(jìn)行具體分析。分析其與決策標(biāo)準(zhǔn)的契合度；（7）理性對(duì)待討論中出現(xiàn)的異議。有必要的話，可增加決策標(biāo)準(zhǔn)；（8）根據(jù)評(píng)估和權(quán)重標(biāo)準(zhǔn)，將這些選項(xiàng)進(jìn)行排序；（9）考慮采用首位選項(xiàng)的結(jié)果。如果沒有異議，則結(jié)束討論并開始實(shí)施決策；（10）將決策寫入文件，并與團(tuán)隊(duì)成員及項(xiàng)目相關(guān)方面溝通決策結(jié)果。

3.9 信息管理

項(xiàng)目信息是非常關(guān)鍵的資源，如何管理值得仔細(xì)思考。有的項(xiàng)目使用網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，或信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行項(xiàng)目重要信息的存儲(chǔ)。有的項(xiàng)目則使用群件來維護(hù)項(xiàng)目文件，并提供電子郵件等服務(wù)。

不管用何種方式存儲(chǔ)項(xiàng)目數(shù)據(jù)，要保證所有項(xiàng)目成員能隨時(shí)獲得所需信息。將最新的項(xiàng)目文件存儲(chǔ)在方便查找的位置，進(jìn)行清楚地標(biāo)記，及時(shí)刪除過時(shí)信息。

4 項(xiàng)目管理的持續(xù)改進(jìn)

越來越多的組織開始認(rèn)識(shí)了項(xiàng)目管理。項(xiàng)目管理實(shí)施中的持續(xù)改進(jìn)是其中至關(guān)重要的一環(huán)。當(dāng)企業(yè)在項(xiàng)目管理上走向成熟，并達(dá)到了一定程度的成功時(shí)，就獲得了可持續(xù)性競(jìng)爭優(yōu)勢(shì)。

5 結(jié)束語

文章就項(xiàng)目管理的方法，提出一些思路，解決了長期以來困饒項(xiàng)目管理方面的諸多問題和具體操作方法，為項(xiàng)目管理的科學(xué)化、規(guī)范化和流程化打開了一扇希望之門，充分感受到項(xiàng)目管理存在的問題不是沒有辦法解決，而是看公司內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化程度和項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目戰(zhàn)略的計(jì)劃的充分考慮，來避免問題的出現(xiàn)和規(guī)范化的解決問題，只要我們根據(jù)具體項(xiàng)目的實(shí)際情況，合理的計(jì)劃和細(xì)化項(xiàng)目，把影響項(xiàng)目實(shí)施過程中的有關(guān)原則性、關(guān)鍵性等問題提前預(yù)想清楚，制定解決辦法或解決流程，就一定會(huì)實(shí)現(xiàn)和諧項(xiàng)目管理的雙贏和多贏。

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