秘書工作要處理好領(lǐng)導(dǎo)批示

張清華

領(lǐng)導(dǎo)批示，就是領(lǐng)導(dǎo)者在來文來電來函、書籍、報刊與擬發(fā)的文電、請示、報告等上面所做的文字指示與感悟，包括對工作或其他事情的認(rèn)識、理解、態(tài)度和要求。領(lǐng)導(dǎo)批示是領(lǐng)導(dǎo)者利用文件指導(dǎo)工作、解決問題、實施領(lǐng)導(dǎo)的一種常用的形式，也是一種常見的領(lǐng)導(dǎo)方式。領(lǐng)導(dǎo)思想與經(jīng)驗在很大程度上體現(xiàn)和固化在重要批示之中，因而秘書人員接觸領(lǐng)導(dǎo)意圖最多最直接的往往也是領(lǐng)導(dǎo)者的各種批示。

領(lǐng)導(dǎo)批示含有大量的領(lǐng)導(dǎo)信息，這種信息具有明顯的特點(diǎn)：一是及時，二是新鮮，三是具體，四是管用，五是機(jī)密。由于領(lǐng)導(dǎo)批示是固化的領(lǐng)導(dǎo)意圖，與批示事由、背景直接相關(guān)，文字批示是黑字落在白紙上，必須按規(guī)定定期存檔，以備查證，所以它比講口頭意見更慎重、更嚴(yán)謹(jǐn)，是更為寶貴的學(xué)習(xí)研究資料，把領(lǐng)導(dǎo)批示視為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的“活頁文選”也不過分。秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)批示從思想上高度重視，行動上積極努力，學(xué)習(xí)研究上用心得法，既利于當(dāng)前工作，也能增長本領(lǐng)，惠及長遠(yuǎn)，受益終身。

一、認(rèn)識領(lǐng)導(dǎo)批示的表現(xiàn)形式

領(lǐng)導(dǎo)者面對的情況和所要處理的問題十分繁雜，領(lǐng)導(dǎo)工作產(chǎn)生的領(lǐng)導(dǎo)批示也具有一定的復(fù)雜性與多樣化。從表現(xiàn)形式上，大體可如下分類：

按內(nèi)容分：一種是有明確的態(tài)度與意見，即領(lǐng)導(dǎo)者對于上級發(fā)的、下級報的、左右往來的各種文電資料有明確的批示意見，或同意，或不同意，或指示，或指導(dǎo)，或交辦，或協(xié)商，都提出了自己的具體意見。這種批示最有價值。另一種是沒有明確的批示意見，具體批示含糊其詞、模棱兩可。這種應(yīng)景性、應(yīng)付式的批示具有一定的參考價值，因為其中也表明了一種態(tài)度。還有一種是沒有批示意見，即針對上級來文或下級請示、報告提出的問題，由于某種原因，不能或不便、無需提出明確意見，但按工作程序，需要表示閱過，從而批示“閱”或“已閱”等，有的只簽名、簽日期，有的只打個鉤兒、畫個圈兒等。一些參閱文件往往這樣處理。沒有意見的批示具有程序性作用，也有一定決策參考意義，因為至少沒有表示不同意見。

按載體分：有的批在文件上，有的批在信函上，有的批在報刊書籍上，有的批在信息簡報上，有的批在調(diào)研材料上。領(lǐng)導(dǎo)批示的載體，稱為領(lǐng)導(dǎo)批示件，其重要意義遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于沒有領(lǐng)導(dǎo)批示的同項文件。一件普通的信函，由于有重要領(lǐng)導(dǎo)的批示，很可能成為重要文獻(xiàn)或文物。

按過程分：有基礎(chǔ)性批示，即若干領(lǐng)導(dǎo)批示中無決策權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)者的批示，這一類批示僅提供一些擬辦意見或參考性、參謀性意見，為決策提供準(zhǔn)備。有過渡性批示，即一種承上啟下、承前啟后的批示，也就是在其他領(lǐng)導(dǎo)者批示的基礎(chǔ)上，為后面的決策者提供意見或建議。有結(jié)論性批示，即最后的批示，也是一種具有最后定奪意義的決定性批示。

按決策意見分：有指令性的批示，即指示某某部門或某某人“辦理”“閱處”“酌辦”等。有商討性的批示，即同級領(lǐng)導(dǎo)者、沒有直接隸屬關(guān)系的領(lǐng)導(dǎo)者或其他領(lǐng)導(dǎo)者之間的批示，這種批示一般提出某些商討性的意見，僅供參考。有提示性的批示，即不作結(jié)論，只提出一些值得注意的問題、事項或意見、信息。有參謀性的批示，主要指下級領(lǐng)導(dǎo)者對上級領(lǐng)導(dǎo)者，也包括部分領(lǐng)導(dǎo)者配合其他領(lǐng)導(dǎo)者工作時，所作的一些有關(guān)建議、對策、意見的批示。有補(bǔ)充性的批示，即在已有批示的基礎(chǔ)上，提出某些補(bǔ)充意見或情況，如在批辦件上，將此文增發(fā)某某單位，或增加某某承辦部門等。

按批示質(zhì)量分：有的有重大決策意義，有的沒有什么決策意義；有的批示完善，有的批示不完整或有疏漏缺陷；有的批示正確，有的批示錯誤；有的批示有價值，有的批示沒有什么價值；批示的對錯，有的一目了然，有的要靠實踐檢驗。

二、秘書務(wù)必處理好領(lǐng)導(dǎo)批示

處理好領(lǐng)導(dǎo)批示，是一個嚴(yán)肅的組織原則、工作紀(jì)律與事關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作成效的重大問題。落實好領(lǐng)導(dǎo)批示，也反映秘書人員的工作態(tài)度與水平。秘書人員要利用工作優(yōu)勢，對領(lǐng)導(dǎo)批示認(rèn)真閱讀與思考、學(xué)習(xí)研究與貫徹落實。

秘書人員見到領(lǐng)導(dǎo)批示，首先要認(rèn)真閱讀，從中得到最新信息，重點(diǎn)是先把文字看明白，把領(lǐng)導(dǎo)意圖搞清楚，特別是遇到字跡潦草的批示，更要仔細(xì)辨認(rèn)，以防搞錯。及時發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)批示不完善的地方，提醒領(lǐng)導(dǎo)修改批示中的錯字和簽錯的時間、地點(diǎn)、人名，補(bǔ)上漏掉的文字或時間，改正其他需要修正的地方。對于難以辨認(rèn)的領(lǐng)導(dǎo)批示，要專門謄清，核對無誤后，隨原件一并處理。而后，要開動腦筋思考，領(lǐng)導(dǎo)為什么這么批示而不那么批示，領(lǐng)導(dǎo)有什么明確要求，需要辦理什么事項。只有明白了其中的道理與要求，才算是真正領(lǐng)會了領(lǐng)導(dǎo)意圖，才能更堅定地、正確地、全面地貫徹落實領(lǐng)導(dǎo)批示精神。對于秘書人員，一旦接觸到領(lǐng)導(dǎo)批示就有保密的責(zé)任與義務(wù)，必須嚴(yán)守保密紀(jì)律，對領(lǐng)導(dǎo)批示嚴(yán)加保密。

領(lǐng)導(dǎo)批示是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)與領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗的凝結(jié)。要把學(xué)習(xí)研究領(lǐng)導(dǎo)批示貫穿到整個秘書工作之中。在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作的過程中，通過學(xué)習(xí)研究領(lǐng)導(dǎo)批示，熟悉領(lǐng)導(dǎo)工作，研究領(lǐng)導(dǎo)工作，積累經(jīng)驗，增長見識，學(xué)到本領(lǐng)。學(xué)習(xí)研究領(lǐng)導(dǎo)批示，特別是學(xué)習(xí)研究領(lǐng)導(dǎo)水平高的領(lǐng)導(dǎo)批示，要運(yùn)用廣泛聯(lián)系的方法，聯(lián)系文件材料的事由、前因后果與要求，聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)歷、風(fēng)格、處境、分工、心態(tài)與環(huán)境等背景，聯(lián)系其他領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)批示及批示外的有關(guān)意見等，而后進(jìn)行綜合分析，深刻理解批示含義，從中發(fā)現(xiàn)一些規(guī)律性，更好地準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)批示的科學(xué)內(nèi)涵與領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。不論領(lǐng)導(dǎo)批示重要程度如何，與自己聯(lián)系密切與否，都不能簡單處理，切忌不動腦子，就事論事，草率對待；切忌應(yīng)付差事，不負(fù)責(zé)任，一轉(zhuǎn)了之，近水樓臺先失月。研究領(lǐng)導(dǎo)批示，一個重要的方面是要進(jìn)行延伸性思考，也就是要預(yù)測批示事項的發(fā)展，即將出現(xiàn)的后果。如果預(yù)測結(jié)果是正向的，要堅定信心，做好進(jìn)一步加速推進(jìn)、促進(jìn)發(fā)展的準(zhǔn)備；如果是反向的，落實下去可能出現(xiàn)負(fù)面影響，應(yīng)采取領(lǐng)導(dǎo)能理解與接受的策略方式提醒其注意。假如領(lǐng)導(dǎo)繼續(xù)堅持既定批示精神，秘書人員就要進(jìn)一步認(rèn)真貫徹落實，并時刻關(guān)注事態(tài)發(fā)展，以掌握工作主動權(quán)，發(fā)現(xiàn)新問題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時解決。

閱讀思考與學(xué)習(xí)研究領(lǐng)導(dǎo)批示，最重要的目的是抓好貫徹落實。領(lǐng)導(dǎo)批示的根本目的在于落實，否則，批示就失去意義與作用。絕大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)批示要盡快落實。有極小部分的領(lǐng)導(dǎo)批示不需要落實，一種是沒有明確要求的批示，還有一種是應(yīng)景式的、應(yīng)付性的、心得體會式的批示等，都不用落實，但需要相關(guān)秘書人員做好文書處理工作。落實領(lǐng)導(dǎo)批示，要以求真務(wù)實的精神，做到堅決、迅速、準(zhǔn)確、全面、深入、徹底、求實效。即使有的批示有些不妥，甚至有不對的地方，經(jīng)提醒領(lǐng)導(dǎo)者未做修改的，也要按組織原則與紀(jì)律，認(rèn)真貫徹落實，爭取在落實中盡力彌補(bǔ)批示缺陷，回避風(fēng)險，減少損失。不論批示質(zhì)量高低，秘書人員都要認(rèn)真督促檢查辦理；不管有無問題，都要及時向批示的領(lǐng)導(dǎo)反饋貫徹落實情況。在貫徹落實過程中，要把主要精力更多地集中到急重的批示，努力求得落實的最大成效。要著重把握三個環(huán)節(jié)：一是文書處理，認(rèn)真細(xì)致，不得馬虎。秘書人員對批示件要及時進(jìn)行簽收、登記、辦理、歸檔等項工作。二是承辦與督辦，按照領(lǐng)導(dǎo)批示精神，采取有效措施，抓好落實。承辦者要盡快開展工作，督辦者不斷追蹤、督促、檢查落實進(jìn)展情況。三是反饋與總結(jié)，要增強(qiáng)針對性，把重要信息盡快反饋給領(lǐng)導(dǎo)，在落實后對重要問題進(jìn)行科學(xué)總結(jié)。

作者：中國國際貿(mào)易促進(jìn)委員會河北分會、中國國際商會河北商會原巡視員，河北省社會科學(xué)院特約研究員

（責(zé)編/郭建民）endprint