對(duì)電力營(yíng)銷檔案管理的分析

【摘要】在供電企業(yè)中，電力營(yíng)銷服務(wù)的對(duì)象是廣大用電客戶，客戶檔案則是記載這些用戶信息資料的文本，并以此作為電力營(yíng)銷的前提和基礎(chǔ)，因此，電力營(yíng)銷管理與客戶檔案之間存在密切的關(guān)系。做好電力營(yíng)銷檔案管理工作，對(duì)提高供電企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量、開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作、防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平等方面均有重要意義。但在當(dāng)前形勢(shì)下，電力營(yíng)銷檔案管理工作中存在諸多問題亟待解決。本文就此分析了供電企業(yè)電力營(yíng)銷檔案管理工作中存在的主要問題，并提出了解決建議。

【關(guān)鍵詞】供電企業(yè)；電力營(yíng)銷；檔案管理；問題；對(duì)策

1.電力營(yíng)銷檔案管理工作的重要性

客戶的檔案資料是電力營(yíng)銷工作所涉及的主要檔案資料，除此之外，涉及經(jīng)營(yíng)、安全防范、法律風(fēng)險(xiǎn)等資料也屬于電力營(yíng)銷檔案管理的內(nèi)容[1]。分析電力營(yíng)銷檔案管理工作的重要性，主要表現(xiàn)在：⑴做好電力營(yíng)銷檔案管理工作是開展?fàn)I銷工作的基礎(chǔ)和前提，也是為用電客戶開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要依據(jù)，因而對(duì)提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)水平、保證經(jīng)營(yíng)成果等有重要作用。⑵供電企業(yè)在為用電用戶進(jìn)行服務(wù)的過程中，由于各種原因，可能出現(xiàn)各種糾紛問題，并因此面臨客戶起訴或供電企業(yè)為維護(hù)自身利益發(fā)起法律訴訟的情況，而檔案資料可作為可靠的憑證資料，并是取得訴訟成敗的關(guān)鍵。因此，做好電力營(yíng)銷檔案管理工作，能有效降低各種風(fēng)險(xiǎn)，有利于維護(hù)企業(yè)的利益，從而為廣大用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.當(dāng)前電力營(yíng)銷檔案管理工作中存在的主要問題

⑴營(yíng)銷檔案管理缺乏比較統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)：營(yíng)銷檔案資料涉及面很廣，具有信息量大、業(yè)務(wù)分類多、流程多而復(fù)雜、涉及部門多等特點(diǎn)。但資料在整理、收集和歸檔等過程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而易出現(xiàn)檔案資料流失嚴(yán)重、資料收集隨意性大、查找不方便、整理方法不規(guī)范等情況，影響營(yíng)銷檔案管理工作的效率和質(zhì)量。⑵營(yíng)銷檔案管理機(jī)制不夠健全：營(yíng)銷檔案管理缺乏比較健全的管理制度，這使得各部門缺乏有效的制度約束，導(dǎo)致檔案收集難、收集不齊全、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等情況頻發(fā)，大大降低了檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可利用性。例如，由于缺乏有效的監(jiān)督考核機(jī)制和相關(guān)的崗位責(zé)任制，營(yíng)銷檔案收集和歸檔過程中普遍存在不規(guī)范、不及時(shí)等現(xiàn)象，部分管理人員存在專業(yè)技術(shù)知識(shí)不高、責(zé)任心不足等情況。⑶對(duì)營(yíng)銷檔案管理工作不夠重視：雖然供電企業(yè)均建立了運(yùn)行營(yíng)銷檔案信息化管理的系統(tǒng)，并開展了信息化的檔案管理建設(shè)工作，但對(duì)營(yíng)銷檔案管理工作的有效性缺乏足夠的重視[2]。表現(xiàn)為未建立比較完備的機(jī)制，管理理念跟不上形勢(shì)，不注重提升管理人員的綜合素質(zhì)等。

3.加強(qiáng)電力營(yíng)銷檔案管理工作的建議

3.1建立統(tǒng)一的營(yíng)銷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

為保證營(yíng)銷檔案管理工作的順利開展，建立統(tǒng)一的營(yíng)銷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。在“大營(yíng)銷”體系下，以往的營(yíng)銷檔案管理流程和管理方式有所改變，例如，以往檔案資料均分別歸檔于相應(yīng)的部門，而現(xiàn)在這些資料均需要集中到一個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)一保存，以提高檔案資料管理的統(tǒng)一性。與此同時(shí)，這也對(duì)檔案庫的容量提出了更高的要求，且加大了儲(chǔ)存的風(fēng)險(xiǎn)性（檔案的唯一性，一旦丟失則可能無處可尋）。因此，應(yīng)制定統(tǒng)一的營(yíng)銷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)確保檔案資料的安全性，提高資源的利用效率有十分重要的意義。營(yíng)銷檔案管理人員應(yīng)時(shí)刻秉承高度的責(zé)任心，把好檔案資料的質(zhì)量關(guān)，對(duì)于檔案記錄填寫不規(guī)范、不完整等不合格的資料不予接受。同時(shí)，在收集營(yíng)銷檔案資料時(shí)要進(jìn)行全程進(jìn)度跟蹤，保證檔案資料按時(shí)按質(zhì)完成。另外，充分利用營(yíng)銷檔案管理信息系統(tǒng)做好檔案的歸檔工作。為防止因業(yè)務(wù)變更導(dǎo)致類別變化的現(xiàn)象，可設(shè)定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并制定統(tǒng)一的編號(hào)準(zhǔn)則[3]。例如，在排架方面，可按照低壓和高壓客戶進(jìn)行檔案分類，并按時(shí)間順序進(jìn)行排架保管。對(duì)于遷址、新增客戶增容、更名過戶、移表等業(yè)務(wù)資料，應(yīng)及時(shí)在原檔案中進(jìn)行補(bǔ)充，而并非替換原文件資料。

3.2健全營(yíng)銷檔案管理的制度

健全營(yíng)銷檔案管理的制度，能使?fàn)I銷檔案管理工作有標(biāo)準(zhǔn)可依、有章可循、有制度可約束，從而促使檔案管理工作更加規(guī)范化。尤其應(yīng)制定切實(shí)可行的檔案管理考核機(jī)制和管理責(zé)任制，做到分工明確、責(zé)任到人，從而提高管理人員的責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，為提高檔案的安全性，應(yīng)建立并健全檔案安全管理制度，一方面加強(qiáng)庫房的安全防護(hù)措施，如配備防潮、防火、防盜、防有害生物等設(shè)施，對(duì)于一些特殊載體的檔案（如影像資料），尤其要進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)。而對(duì)于涉及商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案資料，為保證檔案的安全和完整性，應(yīng)健全檔案保密機(jī)制和嚴(yán)格的查借閱管理機(jī)制。要求檔案管理人員以及使用人員嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定，做好檔案的保密、保管工作。另外，健全檔案銷毀機(jī)制，明確規(guī)定對(duì)于已經(jīng)銷戶的低壓客戶3年內(nèi)不能銷毀檔案，而對(duì)于已銷戶的高壓客戶則在5年內(nèi)不能銷毀[4]，當(dāng)銷戶用戶檔案保存日期到期則應(yīng)在有關(guān)人員的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。

3.3提高營(yíng)銷檔案管理工作的意識(shí)

供電企業(yè)應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，重新審視營(yíng)銷檔案管理工作，提高營(yíng)銷檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。當(dāng)前，人們對(duì)營(yíng)銷檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，企業(yè)應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，更新思想觀念，意識(shí)到營(yíng)銷檔案的重要性，并重視營(yíng)銷檔案管理工作。為此，應(yīng)將營(yíng)銷檔案管理工作納入企業(yè)營(yíng)銷工作的重點(diǎn)范圍，并安排專人負(fù)責(zé)抓檔案管理工作。供電企業(yè)其他中層部門也應(yīng)予以積極的配合。為提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是責(zé)任心和業(yè)務(wù)技術(shù)知識(shí)，應(yīng)重視人員的培訓(xùn)工作。通過培訓(xùn)，使工作人員提高新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用能力，同時(shí)，加深法律、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面的意識(shí)，全面提高營(yíng)銷檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4.結(jié)語

客戶檔案管理是供電企業(yè)進(jìn)行電力營(yíng)銷的基礎(chǔ)和前提，也是供電企業(yè)電力營(yíng)銷檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)。當(dāng)前電力營(yíng)銷檔案管理工作中依然存在的諸多問題，應(yīng)引起足夠重視。企業(yè)應(yīng)努力使?fàn)I銷檔案管理工作有制度保障、有章可循，以使企業(yè)能更好地為廣大用戶提供服務(wù)，從而全面提高經(jīng)營(yíng)管理水平。

參考文獻(xiàn)

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