精細(xì)化考勤在人力資源管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

摘 要：考勤管理是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)考勤管理，嚴(yán)肅考勤制度是企事業(yè)單位做好各項(xiàng)經(jīng)營管理工作的前提與保障。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，電子考勤管理逐步得到應(yīng)用，精細(xì)化考勤管理也應(yīng)運(yùn)而生，使考勤管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、智能化。SAP人力資源管理系統(tǒng)提供了精細(xì)化考勤管理平臺(tái)，在公司的推廣應(yīng)用過程中做到了操作簡便、靈活，滿足日常員工考勤管理的需求。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化考勤；系統(tǒng)；應(yīng)用

1 精細(xì)化考勤實(shí)施背景

長期以來，很多單位沿襲人工方式進(jìn)行考勤管理，每個(gè)單位都有專門負(fù)責(zé)考勤記錄的人員，即便如此，科學(xué)準(zhǔn)確地管理考勤也絕非易事，特別是對(duì)于一個(gè)員工總量3萬余人，實(shí)施行政兩級(jí)管理的特大型國有企業(yè)，考勤管理工作涉及人員、班次、請(qǐng)銷假等諸多因素，每日考勤統(tǒng)計(jì)工作量及難度巨大。利用計(jì)算機(jī)管理考勤不僅能使管理人員從繁雜的考勤管理工作中解脫出來，而且能夠科學(xué)規(guī)范的進(jìn)行考勤管理。2010年，人力資源管理系統(tǒng)在公司推廣，經(jīng)過系統(tǒng)的討論和差異分析，公司認(rèn)識(shí)到隨著中國乃至整個(gè)世界信息技術(shù)發(fā)展的潮流，必須要向精細(xì)化的考勤管理平臺(tái)轉(zhuǎn)型，按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程進(jìn)行規(guī)范管理。

2 精細(xì)化考勤的主要功能

員工考勤有兩個(gè)主要的功能：一是員工出勤、缺勤、休假等的原始記錄，是對(duì)員工違紀(jì)等情況進(jìn)行處理的依據(jù)；二是為薪酬管理模塊提供計(jì)算依據(jù)。

精細(xì)化考勤管理與粗放式考勤管理的區(qū)別就在于對(duì)員工考勤過程進(jìn)行記錄，實(shí)現(xiàn)員工工作班次和休假定額的管理，對(duì)員工休假、缺勤、出勤、加班等信息的維護(hù)，通過考勤計(jì)算和審批，產(chǎn)生相應(yīng)的考勤統(tǒng)計(jì)信息，實(shí)現(xiàn)考勤流程的精細(xì)化管理。

3 精細(xì)化考勤在系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用

3.1 分析系統(tǒng)功能，確定實(shí)施方向

組織對(duì)精細(xì)化考勤管理中的“班次管理”、“排班管理”、“缺勤及休假管理”、“加班管理”、“考勤計(jì)算及審批”等功能進(jìn)行分析，撰寫差異分析報(bào)告，提交班次、考勤項(xiàng)、假期等各類相關(guān)業(yè)務(wù)的配置說明，并對(duì)重點(diǎn)問題確定實(shí)施方向：一是轉(zhuǎn)變考勤系統(tǒng)模式，將原來的“出勤則給”的考勤維護(hù)方式轉(zhuǎn)變?yōu)椤叭鼻趧t扣”的模式；二是實(shí)施班次工時(shí)制度，將員工出勤按小時(shí)計(jì)算；三是細(xì)化請(qǐng)銷假審批流程；四是按薪酬管理模塊需求設(shè)定計(jì)算結(jié)果輸出項(xiàng)。四個(gè)重點(diǎn)問題的確認(rèn)，奠定了精細(xì)化考勤在公司成功推廣的基礎(chǔ)。

3.2 細(xì)化管理角色，明確分級(jí)負(fù)責(zé)

角色管理也稱權(quán)限管理，考勤管理中所提供的角色有“考勤排班”、“考勤員”、“考勤管理”“考勤審批”四項(xiàng)，其中考勤審批與前三個(gè)角色互斥，但在實(shí)際工作中單一的角色劃分不能滿足工作的需要，還存在著分級(jí)管理的問題，如各基層單位的“計(jì)劃工作時(shí)間”應(yīng)由公司統(tǒng)一指定，“休假定額”的生成應(yīng)由二級(jí)單位確認(rèn)等。為此，公司在權(quán)限采集時(shí)將各個(gè)管理角色按“公司級(jí)”、“分廠級(jí)”、“車間級(jí)”進(jìn)行劃分，滿足管理需求。在此基礎(chǔ)上，對(duì)各級(jí)用戶的管理職責(zé)進(jìn)行明確，如考勤的真實(shí)性由審批用戶負(fù)責(zé)；基層單位無權(quán)使用批量導(dǎo)入考勤數(shù)據(jù)的權(quán)限；計(jì)劃工作時(shí)間的修改由二級(jí)單位人事部門負(fù)責(zé)監(jiān)督管理；休假定額由二級(jí)單位人事部門依據(jù)有關(guān)文件管理維護(hù)等。權(quán)限的分級(jí)管理是一個(gè)權(quán)限下移和規(guī)范的過程，基層用戶有了更多的權(quán)限，但同時(shí)也有了更大的責(zé)任，考勤數(shù)據(jù)一經(jīng)審核無法更改，有效的保證了歷史數(shù)據(jù)的完整性。

3.3 規(guī)范工作規(guī)則，加強(qiáng)班次管理

計(jì)劃工作時(shí)間，即記錄員工的工作計(jì)劃安排情況。計(jì)劃工作時(shí)間設(shè)置過多則不便于管理，太少則不能滿足工作需求，科學(xué)的設(shè)置計(jì)劃工作時(shí)間可以保證員工作息時(shí)間合理，以更加飽滿的精神狀態(tài)開展工作，特別是輪班人員的計(jì)劃工作時(shí)間設(shè)置問題。公司結(jié)合人力資源管理系統(tǒng)計(jì)劃工作時(shí)間的設(shè)置要求，重新分析確定了公司的計(jì)劃工作時(shí)間，取消了一些設(shè)置陳舊、不利于員工休息計(jì)劃工作時(shí)間，將原來的20個(gè)運(yùn)行方式歸并為14個(gè)，歸并后更加適用于當(dāng)前企業(yè)發(fā)展要求。

精細(xì)化考勤在SAP人力資源管理系統(tǒng)的應(yīng)用各不相同，公司更加關(guān)注精細(xì)化考勤管理每一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)每一個(gè)操作力爭做到“精細(xì)”。如：規(guī)定“組織單位的班次計(jì)劃”只適用于員工每月考勤暫時(shí)性不規(guī)則或修改量較大時(shí)使用，正常情況下無批準(zhǔn)不允許在此維護(hù)員工班次，并要求員工“值班”或“休假”必須從“替班”及“缺勤及休假”中操作，將員工考勤的每一個(gè)狀態(tài)在系統(tǒng)準(zhǔn)確的位置中留下記錄，便于查詢和管理。

3.4 合理配置系統(tǒng)功能，提高工作效率

公司應(yīng)用精細(xì)化考勤管理平臺(tái)，將規(guī)則性日常工作交由系統(tǒng)自動(dòng)完成。一是合理配置工時(shí)計(jì)算規(guī)則。公司對(duì)所屬計(jì)劃工作時(shí)間班次實(shí)行工時(shí)制，即常白班人員工作一天按7小時(shí)計(jì)算；五班三運(yùn)轉(zhuǎn)人員一個(gè)班次按8.25小時(shí)計(jì)算；四班二運(yùn)轉(zhuǎn)人員白班按8.25小時(shí)計(jì)算，夜班按11.55小時(shí)計(jì)算；三班一運(yùn)轉(zhuǎn)人員一個(gè)班次按18.55小時(shí)計(jì)算，并對(duì)于輪班人員有缺勤時(shí)，根據(jù)假期類型的不同確定不同的計(jì)算公式，如輪班人員“年休假”期間，缺勤工時(shí)按每天7小時(shí)計(jì)算，輪班人員休病假，缺勤工時(shí)按原輪班工時(shí)計(jì)算等，通過工時(shí)計(jì)算規(guī)則的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)了考勤工時(shí)管理。二是員工加班工資的自動(dòng)計(jì)算。因公司實(shí)行工時(shí)制度，對(duì)于每個(gè)工作日的工時(shí)有嚴(yán)格的計(jì)算公式，當(dāng)輪班人員在節(jié)日期間工作，系統(tǒng)自動(dòng)按工時(shí)計(jì)算加班工資，減少了系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)的工作量，提高了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。三是夜班津貼的自動(dòng)計(jì)算。公司夜班津貼根據(jù)不同的單位性質(zhì)，輪班計(jì)劃規(guī)則自動(dòng)判斷執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)參與計(jì)劃。為了更好地匹配考勤與工資的自動(dòng)核算，共設(shè)置考勤計(jì)算結(jié)果輸出項(xiàng)21項(xiàng)，為工資自動(dòng)運(yùn)算提供依據(jù)。

3.5 編制管理手冊(cè)，強(qiáng)化系統(tǒng)應(yīng)用

用戶手冊(cè)是系統(tǒng)應(yīng)用過程中必要的規(guī)范性指導(dǎo)文檔，同時(shí)也是管理文檔，公司在系統(tǒng)推廣應(yīng)用過程中堅(jiān)持每季度進(jìn)行一次管理手冊(cè)更新，并相應(yīng)有針對(duì)性的組織提升培訓(xùn)；在系統(tǒng)應(yīng)用過程中，明確由業(yè)務(wù)為中心，關(guān)鍵用戶協(xié)助開展工作的方式進(jìn)行，并將各單位系統(tǒng)運(yùn)行情況納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制進(jìn)行考核管理，強(qiáng)化系統(tǒng)應(yīng)用。

4 結(jié)束語

精細(xì)化是“精細(xì)”的系統(tǒng)化，公司在精細(xì)化考勤的應(yīng)用過程中，借助自身管理模式，經(jīng)過差異分析、權(quán)限設(shè)置、規(guī)范運(yùn)作、需求配置及強(qiáng)化應(yīng)用，系統(tǒng)化的建立了考勤管理系統(tǒng)，具備了使用條件，實(shí)現(xiàn)了考勤管理的雙重職能，可以為考勤管理提供支持平臺(tái)。