淺析檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

摘 要：檔案數(shù)據(jù)庫是檔案管理的根本，滿足數(shù)據(jù)庫設(shè)計以及發(fā)展需求，將檔案實體數(shù)據(jù)以及管理數(shù)據(jù)運用一定的管理模式形成數(shù)據(jù)庫，能夠為以后檔案的使用提供便利。檔案數(shù)據(jù)庫是檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分，同時，也是檔案數(shù)據(jù)信息化發(fā)展的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)庫；檔案分類；全宗原則；電子文件

引言

長久以來，數(shù)據(jù)庫建設(shè)為人類社會的發(fā)展提供了很大的便利，同時，其也是經(jīng)濟社會發(fā)展的重要體現(xiàn)。數(shù)據(jù)庫是信息構(gòu)成以及管理方式的重要表現(xiàn)形式，能夠?qū)?shù)據(jù)進行很好的管理，同時，在數(shù)據(jù)完整性方面具有良好的優(yōu)勢。對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)進行重視，能夠為經(jīng)濟社會以后的發(fā)展提供依據(jù)，同時也能更好的完善檔案信息化建設(shè)。

1 檔案分類理論對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起著導(dǎo)向作用

從管理學(xué)方面來看，管理行為的目標性非常重要，因此，在檔案管理中，對檔案管理的目標問題也要進行重視。檔案管理中，對檔案本身的管理以及信息的管理都要進行重視，同時，對比較復(fù)雜的檔案進行管理時，要提高其管理的質(zhì)量。很多的檔案在數(shù)量上非常多，同時，在種類上也非常多，因此，在檔案管理方面要對很多的細節(jié)問題進行重視。檔案管理中，對種類的劃分問題要進行重視。對檔案的種類進行劃分是為了實現(xiàn)檔案管理的條理性，在很多情況下，檔案的類型和級別都會存在問題，在這種情況下，按照其種類進行管理，能夠在使用時實現(xiàn)更高的效率。對檔案分類理論進行重視，能夠?qū)n案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起到很好的導(dǎo)向性。

將檔案種類劃分當(dāng)做對檔案數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建的根本原理，其對檔案資料庫的創(chuàng)建方向存在直接作用。在檔案種類劃分中邏輯以及歷史主義的劃分方式獲得廣泛認同。邏輯主義的劃分方式將檔案的普遍特性作為劃分規(guī)范以及根據(jù)，是按照嚴格的樣式邏輯開展區(qū)分的分類觀念，例如根據(jù)保管年限、保密等級開展區(qū)分。歷史主義的劃分思維是根據(jù)事物的現(xiàn)存狀況和邊界對事物開展劃分，著重按照事物的現(xiàn)實狀況開展劃分，盡量靠近事物最真實的樣貌，是客觀主義的劃分思維。歷史主義技術(shù)在檔案管理范疇的詳細表現(xiàn)是全宗準則，在種類劃分時先根據(jù)檔案歸屬的全宗開展劃分。邏輯主義劃分思維能夠協(xié)助某一詳細特點開展區(qū)分，方便對檔案開展多方位的靈活位置確定；歷史主義主要著重于檔案根源歸類這個基本特點，健全了檔案的實質(zhì)，同時也是數(shù)據(jù)庫和別的資料庫區(qū)分的重要因素。在檔案管理的過程中，這兩類劃分思維相互輔助，但是，卻不能夠互相替代。

2 全宗原則及其理論發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用

檔案管理的根本原理是要對檔案的保護意義以及檔案的實質(zhì)性進行重視，使用歷史主義的形式，按照全宗規(guī)則，在創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫時具有指導(dǎo)作用。

第一，全宗準則是檔案資料劃分的根本方式，是人類通過原理解析以及實際證據(jù)探索后獲得的珍貴經(jīng)驗。按照全宗規(guī)則創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫所體現(xiàn)的是現(xiàn)實存在的歷史記載，確保了檔案數(shù)據(jù)的可靠性，在按照邏輯思維進行種類劃分時無法實現(xiàn)這一目的。

第二，使用全宗準則指導(dǎo)創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，可以更大程度的保護檔案的記載。由于全宗規(guī)則是獨立的形式，在進行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)時不會出現(xiàn)分散合集混雜的情況，因此，能夠?qū)n案的實質(zhì)性以及記載性進行保護。在檔案數(shù)據(jù)管理中，要在管理方面進行創(chuàng)新，其和圖書以及材料的管理存在著很大的不同。檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息管理的重要工具，因此，在建設(shè)過程中要對管理的宗旨進行提高。優(yōu)秀的數(shù)據(jù)庫設(shè)計能夠把全宗準則的很多思維在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中進行體現(xiàn)，包含全宗內(nèi)部管理條理等。例如文書卷宗處理中需要注意的是維持文件間的歷史前后關(guān)系、科學(xué)技術(shù)管理中的成套性準則等思維都能夠在數(shù)據(jù)庫的設(shè)計中表現(xiàn)出來。

第三，按照全宗思想開展檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，能夠協(xié)助數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以及保護工作。根據(jù)這種思想開展數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在很大程度上，可以確保數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建人、管理工作者、擁有人、保護工作者的一致性，數(shù)據(jù)庫建設(shè)每個部分的效益具有相同性，能夠提高檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的影響程度。

3 電子文件管理理論為檔案數(shù)據(jù)庫的未來發(fā)展提供營養(yǎng)

電子文件管理是現(xiàn)在檔案信息化歷程中必經(jīng)階段。電子文件是信息化環(huán)境中工作程序以及工作結(jié)果的實際記載，所以確保電子文件的真實性、完整性、使用性十分關(guān)鍵。電子文件形成過程中，其從生成到最后的管理經(jīng)過了一個漫長的過程，因此，對電子文件的發(fā)展過程進行管理要在設(shè)計階段就對其進行重視，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，電子文件的用途需要掂量文件管理提供依據(jù)。

和以往檔案事后管理不一樣，現(xiàn)在文件檔案管理對管理過程中的目的、需求、準則都進行了分析，對數(shù)據(jù)的性能進行了歸納和總結(jié)。對數(shù)據(jù)庫建設(shè)中的設(shè)計完整性進行要求，在數(shù)據(jù)管理中，要做到在前期對相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進行收集，同時，保證電子文件的安全性、真實性以及使用性。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)形式發(fā)生了很大的變化，在檔案數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)可靠性都有了新的要求，要根據(jù)原始數(shù)據(jù)進行檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，在建設(shè)結(jié)束以后對相關(guān)的數(shù)據(jù)要進行動態(tài)跟蹤，做到數(shù)據(jù)能夠得到充分的利用，形成一個完整的數(shù)據(jù)鏈，為以后的使用提供便利。

美國當(dāng)代著名的電子文件管理專家戴維·比爾曼指出\"必須根據(jù)文件保管系統(tǒng)的功能需求、文件種類以及業(yè)務(wù)活動的證據(jù)性需求，提前界定著錄信息。在電子文件環(huán)境中，對元數(shù)據(jù)予以明確規(guī)定，有助于設(shè)計和實施在文件生成之際自動截獲元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，確保文件在轉(zhuǎn)載、傳輸過程中相伴產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)的完整。\"緊接著的問題在于如何確定用于描述的元素，元數(shù)據(jù)理論為此提供了解決方案。元數(shù)據(jù)就是數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，用于描述數(shù)據(jù)的內(nèi)容（what）、覆蓋范圍（where， when）、質(zhì)量、管理方式、數(shù)據(jù)的所有者（who）、數(shù)據(jù)的提供方式（how）等信息，是數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)用戶之間的橋梁。元數(shù)據(jù)通過描述信息資源的屬性，用于識別、評價、追蹤資源，從而實現(xiàn)對信息資源一體化的組織和有效管理。根據(jù)對電子資源管理的需要，元數(shù)據(jù)可以分為描述型、管理型、技術(shù)型和使用型、保存型。

電子文件是由很多不同種類數(shù)據(jù)構(gòu)成，針對不同數(shù)據(jù)形式，其管理和存放方法都存在著很大的差別，在對元數(shù)據(jù)進行管理和存放時，要對其性能進行重視，同時，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，要能夠使用可擴展語言對其進行體現(xiàn)，這樣能夠保證檔案數(shù)據(jù)庫得到充分的利用。

參考文獻

[1]張輯哲.維系之道——檔案與檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，1995 .

[2]戴維·比爾曼.電子證據(jù)——當(dāng)代機構(gòu)文件管理戰(zhàn)略[M].王健，等譯.北京：中國人民大學(xué)出版社，1999 .