基于計(jì)算機(jī)特點(diǎn)的人事檔案管理探討

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人事檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中的作用越來越重要，知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)推動人事檔案管理現(xiàn)代化，是企業(yè)管理者關(guān)注的重點(diǎn)問題。計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的突出表現(xiàn)，在于實(shí)現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，將管理人員從繁雜的紙質(zhì)檔案管理工作中解放出來，打破了傳統(tǒng)管理模式的低效格局。本文圍繞人事檔案數(shù)字化管理中的相關(guān)問題進(jìn)行探討，以期計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中發(fā)揮更大作用，不斷提升企業(yè)管理科學(xué)化水平。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；人事檔案；數(shù)字化管理；信息安全

1 人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)越性

1.1 有助于提高人事檔案管理效率

人事檔案記載了個(gè)人經(jīng)歷、社會關(guān)系、學(xué)習(xí)情況、業(yè)務(wù)能力、獎(jiǎng)懲記錄等信息，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門重要的備查原始資料。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，借助檔案管理系統(tǒng)平臺，管理人員可以迅速查閱到員工的各方面信息，提高了檔案管理工作的效率。

1.2 有助于降低人事檔案管理成本

人事檔案管理是一項(xiàng)集長期性、經(jīng)常性于一體的特殊工作，傳統(tǒng)管理模式下，紙質(zhì)檔案不僅需要巨大的保存空間，設(shè)置專門人員對檔案館加以防衛(wèi)，以保護(hù)檔案信息安全；同時(shí)，多次翻閱還會加劇紙張磨損，影響檔案信息呈現(xiàn)效果。借助數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，各級各部門之間可以實(shí)現(xiàn)信息共享和在線傳輸，特別是近年來興起的云存儲，更是為檔案信息保存提供了便捷、可靠的空間，節(jié)約了管理成本。

1.3 有助于豐富人事檔案管理形式

傳統(tǒng)人事檔案信息主要以紙質(zhì)形式存在，通過文件和照片來保存文字、圖像等人事信息，形式較為單一；現(xiàn)代化檔案信息的儲存方式更加多樣，通過檔案信息的數(shù)字化，可以借助各種各樣的格式對信息進(jìn)行儲存，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，又能實(shí)現(xiàn)文字、圖像、音頻、視頻等多種信息形式“混搭式”的儲存管理。

2 影響數(shù)字化人事檔案信息安全的因素及應(yīng)對策略

2.1 影響數(shù)字化人事檔案信息安全的因素

2.1.1 信息的生成

在數(shù)字人事檔案信息生成與文件資料的數(shù)據(jù)備份過程中，因其處理通常由普通操作人員或者第三方完成，這些人對檔案信息中的重要性和保密性往往缺乏了解，因此在哪些內(nèi)容需要采取保護(hù)措施以及采取什么程度的保護(hù)措施上較為模糊，同時(shí)，這一過程也使檔案信息面臨著泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

2.1.2 信息的傳播

數(shù)字檔案信息的傳播方式主要有：在線傳送、紙質(zhì)打印、傳真、刻錄與拷貝等，在傳播過程中，檔案信息安全面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)。其中拷貝由于具有體積小、容量大、易攜帶的特點(diǎn)，使大量的、含有重要內(nèi)容的電子檔案能輕而易舉地被傳播出去，而且這些介質(zhì)極易因內(nèi)外網(wǎng)之間的交叉混用而遭受木馬病毒的攻擊，造成重要數(shù)據(jù)流失和泄密。

2.1.3 信息的存儲

就其存儲環(huán)境來講，數(shù)字檔案信息通常存儲在光盤、磁盤等介質(zhì)中，這些介質(zhì)受自身缺陷影響，多比較脆弱，極易因?yàn)閾p壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，加之這些介質(zhì)多依靠計(jì)算機(jī)存在，其功能的發(fā)揮（如數(shù)據(jù)讀取、顯示、刪減等）必須附屬于計(jì)算機(jī)軟硬件才能使用，具有較大的依賴性，因此，在存儲環(huán)節(jié)，計(jì)算機(jī)木馬病毒等因素也會對數(shù)字檔案信息造成影響。

2.1.4 信息的管理

傳統(tǒng)檔案管理“看得見、摸得著”，而現(xiàn)代數(shù)字檔案管理則更像“一只無形的手”。近年來，由于人為操作失范、惡意違規(guī)等行為造成檔案信息遭受破壞的案例屢見報(bào)端，給企業(yè)管理和個(gè)人成長造成負(fù)面影響。究其原因，主要是檔案信息管理不善造成的。管理員信息安全防范意識淡薄、操作錯(cuò)誤、職業(yè)道德敗壞、專業(yè)水平較低等因素，都會造成安全隱患。

2.2 加強(qiáng)數(shù)字化人事檔案信息安全建設(shè)

2.2.1 建立健全制度保障體系

首先，完善相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)，對數(shù)字人事檔案建設(shè)作出明確規(guī)定，加強(qiáng)信息儲存介質(zhì)的規(guī)范與管理，使檔案信息管理違規(guī)、違法行為有法可依。從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)員工管理需要，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，對人事檔案管理工作明確分工、責(zé)任到人，設(shè)置完整的保密制度和懲罰細(xì)則。只有建立形成完善的檔案信息安全制度保障，有了相應(yīng)的嚴(yán)格司法、嚴(yán)格執(zhí)法的企業(yè)環(huán)境，有了廣大檔案管理人員對相關(guān)法律、制度及規(guī)范的遵守和履行，才能保障數(shù)字人事檔案信息管理工作的穩(wěn)定、有序進(jìn)行。

2.2.2 加強(qiáng)信息安全保障技術(shù)改革

加強(qiáng)信息安全保障技術(shù)改革，結(jié)合檔案信息管理實(shí)際，從數(shù)字檔案信息生成、傳播、存儲與管理的各環(huán)節(jié)展開研究，突出技術(shù)保障的針對性、實(shí)用性，充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)對人事檔案管理的支撐作用，不斷更新管理設(shè)備，完善數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)。

2.2.3 加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)

高素質(zhì)的管理人員是保障檔案信息安全的根本保證，加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，不僅需要加強(qiáng)對相關(guān)人員的技術(shù)培訓(xùn)，將人事檔案管理的發(fā)展動態(tài)與趨勢、最新科研成果等納入培訓(xùn)內(nèi)容，努力提升其專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，更重要的是加強(qiáng)其職業(yè)道德建設(shè)，重點(diǎn)突出其思想品質(zhì)、行為規(guī)范等方面的訓(xùn)練，使之明確其肩上擔(dān)負(fù)的責(zé)任。

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