淺談我國水利工程檔案管理存在的問題與解決措施

摘 要：水利工程檔案管理工作的好壞直接影響工程建設進度和質量，也影響工程建后管理工作，本文分析了我國水利工程檔案管理中存在的問題并提出了相關解決措施。

關鍵詞：水利工程；檔案管理；問題；措施

1 水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案管理是指對水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄的管理。這些工程建設管理真實的記錄其具有相關的憑證以及依據(jù)的作用，是水利工程技術管理人員勞動智慧結晶，是維護水利工程真實面貌重要的工作，它是貫穿整個水利工程項目建設全過程。任何一項水利工程項目從它的立項、項目的設計、項目的施工、竣工驗收以及到項目的運行、項目的養(yǎng)護、項目的維修、項目的改造等等環(huán)節(jié)要經過不同的階段，跨越的時間段也是漫長的。在這全過程里會由專業(yè)技術人員收集編制形成工程項目的檔案資料，但是每個工程項目資料的形成環(huán)節(jié)或者是后期管理過程中出現(xiàn)任何紕漏都會產生隱患，甚者還會引發(fā)事故發(fā)生。因此，對工程項目的檔案管理必須加強。另外工程項目檔案資料管理也是工程項目正常運行最基本保障，完善的工程檔案資料能讓以后的運行中，相關的管理人員能迅速熟悉整個工程的狀況，作好工程的維護以及維修改造，提高管理效率有重要作用，如果管理不到位會影響整個工程的運安全與效益。

2 我國水利工程檔案管理存在的問題

我國水利工程檔案管理存在的問題主要如下：一是管理意識淡薄，影響檔案完整。當前我國水利工程檔案管理手段落后的情況沒有根本改變，個別單位負責人及檔案管理者，對水利工程檔案管理的重要性認識不足，重視程度不夠，沒有把檔案工作滲透到水利工程建設的全過程，缺乏相應的管理制度來規(guī)范日常的水利工程檔案管理行為，致使水利工程檔案的收集、整理不及時，甚至延誤，影響了檔案收集整理、歸檔的時效性和完整性；二是管理機構不全，檔案殘缺丟失。一些單位沒有設置獨立的檔案管理部門，只是把檔案管理工作納入綜合部門的管理職能。雖然制定了相關的規(guī)章制度，但大多是流于形式，沒有形成有效的監(jiān)督管理機制，導致檔案資料殘缺不全，給檔案的收集、整理和歸檔帶來困難，嚴重影響了日后水利工程的正常維護與管理；三是保管場所不定，安全難以保證。一些單位沒有固定的檔案室，有的把水利工程檔案存放在辦公室或與其他雜物一起存放在庫房里。保管場所不固定，安全措施不到位，很容易造成檔案資料受潮、受損，不利于檔案資料的長期保管，難以保證檔案資料的完整性和安全性；四是收集方法單一，管理方式被動。一些單位不能根據(jù)不同水利工程特點，采取不同的檔案資料收集管理辦法。一方面，一些單位負責人和檔案管理者平時只注重抓工程質量、進度和安全等工作而忽略了檔案管理工作的前期投入和管理，另一方面?zhèn)€別檔案管理者缺乏檔案管理經驗，只是機械和被動地從工程技術人員手中接收資料，致使工程原始資料收集不全；五是人員多為兼職，專業(yè)人才缺乏。一些單位沒有配備專職的水利工程檔案管理人員，身兼數(shù)職、精力有限，加之未經過專門的檔案管理業(yè)務培訓，對有關水利工程檔案的法律法規(guī)、管理制度及管理流程不熟悉，嚴重影響了水利工程檔案管理的質量；六是硬件設施缺乏，管理手段落后。

3 解決我國水利工程檔案管理問題的措施

為了有效解決我國水利工程檔案管理中存在的問題，我建議采取如下措施：其一，轉變觀念，完善制度。為了使水利工程檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化，水利單位負責人和檔案管理者要提高認識、轉變觀念，把檔案管理工作納入水利工程總體格局，滲透到水利工程建設的全過程；其二，健全機構，配備專人。水利工程檔案管理要構建統(tǒng)一領導、專人負責、協(xié)調配合的管理機制。有條件的單位，要設立獨立的檔案管理部門，配備專職的檔案管理人員； 暫不具備條件的單位，也要積極創(chuàng)造條件，先配備專職的檔案管理人員；其三，配備管理設施，保證檔案安全。采取切實可行的檔案管理安全措施，設置專門的檔案管理場所，按照檔案保管要求，設置專業(yè)檔案室，配備檔案管理設施，確保檔案安全；其四，改變管理方式，豐富收集手段。根據(jù)不同水利工程特點，拓寬檔案收集渠道，變被動為主動收集檔案資料，采取靈活多樣的收集手段，來適應水利工程檔案管理的要求。對建設周期較長的大型水利工程檔案收集，應與施工現(xiàn)場資料員及其他施工部門保持聯(lián)系，分階段催收檔案資料，盡量避免原始檔案資料遺失；其五，加強培訓，提高業(yè)務水平。水利工程檔案管理工作具有復雜、細致和瑣碎的特點。其科學性、服務性及技術性特征，要求水利工程檔案管理者要具備很高的素質，而加強培訓是提高其業(yè)務水平的重要途徑。檔案管理者只有具備現(xiàn)代管理素質和合理的知識結構，才能切實擔負起水利工程檔案管理的重任；其六，優(yōu)化管理手段，提高利用效率。檔案的生命在于利用，只有對水利工程檔案充分利用，才能體現(xiàn)其真正的價值。要充分利用水利工程檔案，就要改變傳統(tǒng)落后的管理手段，應用現(xiàn)代化的計算機技術，在不斷豐富水利工程檔案內容的同時，提高其信息的檢索和查閱功能，努力實現(xiàn)資源共享。

[參考文獻]

[1]郭付太，劉清立.淺談水利工程檔案管理[J].河南水利，2003（04）.

[2]張晶晶.淺議水利工程檔案管理工作[J].中國西部科技，2009（11）.

[3]趙金鳳.淺談水利建設工程的檔案管理[J].水利建設與管理，2010（09）.

[4]王美麗，周莉妞，王艷玲，董艷芳.淺談如何做好水利工程檔案管理[J].科技資訊，2011（10）.