計算機辦公自動化技術(shù)應(yīng)用與研究

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展、計算機的廣泛應(yīng)用和信息化的飛速發(fā)展，辦公自動化技術(shù)的設(shè)備和設(shè)施均得到了更加科學(xué)的發(fā)展。如今辦公自動化逐漸應(yīng)用于各個企事業(yè)單位和機關(guān)政府，成為工作效率較高、工作誤差較小的重要辦公方法。

關(guān)鍵詞：計算機；辦公自動化；企事業(yè)單位；政府機關(guān)；工作效率；工作積極性

辦公自動化已經(jīng)成為目前各個機構(gòu)辦公的主要應(yīng)用方式，逐漸淘汰傳統(tǒng)的辦公方式，優(yōu)化辦公效率。本文中對計算機在辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢進行分析。

1 辦公自動化的定義

辦公自動化是近年來隨著計算機技術(shù)的發(fā)展而提出來的新概念。一般地說，辦公自動化簡稱OA（OfficeAutomation），是指利用先進的科學(xué)技術(shù)，盡可能充分地利用信息資源，提高工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟效益。它的基本特征是采用計算機文字處理技術(shù)生產(chǎn)、存儲各種文檔，使用復(fù)印機、傳真機、打印機、掃描儀或計算機網(wǎng)絡(luò)等其他先進設(shè)備復(fù)制、傳遞文檔，加快對知識信息的創(chuàng)造、加工、傳播和應(yīng)用[1]。

2 計算機在辦公自動化中的應(yīng)用

計算機的應(yīng)用已經(jīng)達到普及的情況，如今辦公自動化逐漸實現(xiàn)無紙化辦公、低能低碳環(huán)保式辦公，因此計算機辦公更加具有優(yōu)勢，并且特點極為明顯。應(yīng)用計算機的優(yōu)點為（1）管理范圍廣：人員管理層面，對一個較大的機構(gòu)實施有效的管理較為重要，但對于一個良好的管理者不可能做到全面掌握每個員工的情況和資料，應(yīng)用計算機管理可對每個員工的資料進行詳細全面的記錄，并且隨時調(diào)取，方便于人事管理。工作效率的層面：更加縮短工作時間，對于某個部門已經(jīng)完成的工作可進行時時監(jiān)管，督促并且檢查已經(jīng)完成工作情況，爭取對每個員工的工作均能夠做到有效的監(jiān)管。物資層面：對于機構(gòu)內(nèi)部的物資進行詳細的登記后，隨時隨地均能夠?qū)Ρ緳C構(gòu)的物資情況進行良好的監(jiān)管，并且依據(jù)本機構(gòu)的實際情況進行適宜工作的安排，提高機構(gòu)物資儲備情況的監(jiān)管。（2）操作時間短：對于機構(gòu)內(nèi)部的一切情況進行時時的監(jiān)管，并且操作時間短，減少浪費在命令傳達時間，例如進行銀行匯款或是貨物的調(diào)配，傳統(tǒng)上需到銀行轉(zhuǎn)賬、或是去倉庫進行貨物調(diào)配的通知，但進行計算機管理后可直接應(yīng)用計算機和網(wǎng)絡(luò)銀行進行轉(zhuǎn)賬匯款，操作時間僅僅3-5分鐘；網(wǎng)上下達貨物調(diào)配的命令，并且對庫存情況進行修改，較少人力和物理，縮短貨物調(diào)配時間。（3）縮減成本：對于計算機的應(yīng)用已經(jīng)普及到每個員工和公民，因此在辦公自動化的實施中，基本每個人均能夠更好的進行計算機的操作，并且減少人員的配備，縮減用人成本，例如利用計算機進行辦公，從前手工繪制的建筑圖紙在進行可行性分析時，應(yīng)聯(lián)同多個專家和業(yè)內(nèi)人士進行討論和分析，如今只需進行計算機繪制后，進行相關(guān)圖紙的檢測，對可行性進行評估和分析[2]。相關(guān)統(tǒng)計學(xué)資料，傳統(tǒng)為多個工作人員進行數(shù)據(jù)的匯總和分析，應(yīng)用計算機輸入相關(guān)數(shù)據(jù)后自動進行統(tǒng)計學(xué)分析，準(zhǔn)確度較高，更大限度的減少工作人員的因素導(dǎo)致誤差產(chǎn)生。（4）減少工作錯誤率：實施計算機辦公自動化后對一些文件和同時，能夠最大程度的避免在抄寫和下達的過程中發(fā)生偏差，減少工作中重大錯誤的發(fā)生比例，例如在工作匯總中工作軟件是依據(jù)正常邏輯和思維進行設(shè)計的，較為嚴(yán)謹(jǐn)一點發(fā)生錯誤則導(dǎo)致無法保存或是出現(xiàn)無法正常繼續(xù)統(tǒng)計分析的情況發(fā)生。能夠更加有效的降低在工作匯總發(fā)生低級錯誤[3]。

3 計算機在辦公自動化中的重要性

目前計算機已經(jīng)成為辦公自動化主要使用的辦公設(shè)施，伴隨計算機廣泛應(yīng)用的開展，辦公室內(nèi)大部分的工作均由計算機完成。較多的辦公文件的制作、整理和編輯均由計算機完成，同時伴隨計算機技術(shù)的提高，大部分工作者對于計算機的依賴性越來越嚴(yán)重?，F(xiàn)在某個時間段，發(fā)生停電或是停止使用計算機辦公，較大部分的辦公機構(gòu)均會停止運行，或是無法正常工作。例如：某物流公司采用計算機管理后，工作效益顯著增加，某天突然間計算機總機中毒，整個網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管癱瘓、工作停滯、車輛的調(diào)配紊亂，無法正常工作，在計算機工程師恢復(fù)正常的系統(tǒng)后物流公司才恢復(fù)正常的工作和運轉(zhuǎn)。影響工作效率的同時明顯降低物流公司的收益和信譽度，直接間接的影響物流公司的經(jīng)濟收益?，F(xiàn)在無論在任何崗位和任何機構(gòu)部門，均不能離開計算機的應(yīng)用和管理，因此計算機技術(shù)對辦公自動化的實施具有重要的作用。

結(jié)語：OA智能化即利用知識庫和各種專家系統(tǒng)實現(xiàn)決策支持、電子秘書、預(yù)測和戰(zhàn)略規(guī)劃及自然語言理解等。它需要以大型知識庫為基礎(chǔ)，解決非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化方面的問題。今后OA信息系統(tǒng)的發(fā)展將是把各種辦公服務(wù)集成于一個統(tǒng)一的應(yīng)用環(huán)境中，自動地、智能地向用戶提供綜合管理服務(wù)。目前OA系統(tǒng)的智能化程度還比較低，它的進一步發(fā)展還取決于人工智能技術(shù)的突破[4]。

綜觀世界OA信息處理技術(shù)的整個發(fā)展過程，以及當(dāng)今各種先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)日益應(yīng)用于OA中之趨勢，可以想象，未來OA的發(fā)展將走向集成化、多媒體化、無紙化和智能化。

[參考文獻]

[1]趙軍，劉福春，基于Ofbiz與工作流的辦公自動化系統(tǒng)[J].吉林大學(xué)學(xué)報（信息科學(xué)版）.2004，22（6）：625-630.

[2]呂董惠文，李國喜，龔京忠，等.基于LotusDomino/Notes的企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用研究[J].計算機應(yīng)用研究.2002（19）：105-107.

[3]趙文.辦公自動化基礎(chǔ)教程[M].北京：北京大學(xué)出版社，2006.

[4]LI Yanda，et al.Distance Learning. Proceedings of the international Conference on Distance Education，Distance Learning and 21 st Century Education Development.April 12-15，2000，Beijing，China.