淺談賀州農(nóng)業(yè)檔案管理信息化

【摘 要】農(nóng)業(yè)檔案信息化建設(shè)是不可阻擋的趨勢，看一個地區(qū)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化的水平可以從農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的程度得到真實地反映。本文主要結(jié)合自身多年的工作實踐，談?wù)勣r(nóng)業(yè)檔案信息化管理幾點(diǎn)體會。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)檔案；管理；信息化

檔案管理信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。檔案信息化是檔案管理模式從檔案實體保管為重點(diǎn)向以檔案實體這種形式向社會提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)就是要圍繞服務(wù)“三農(nóng)”大局，以建立數(shù)字檔案館為目標(biāo)，推動農(nóng)業(yè)檔案資源建設(shè)、安全管理規(guī)范化、查閱服務(wù)優(yōu)質(zhì)化以及檔案館標(biāo)準(zhǔn)化。

1 建立農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的意義

農(nóng)業(yè)檔案主要是農(nóng)業(yè)活動過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱。從國家明確提出的“以信息化帶動工業(yè)化的要求”到國家檔案局提出的“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，農(nóng)業(yè)檔案信息化和農(nóng)業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)“三農(nóng)”的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途經(jīng)，也是實現(xiàn)農(nóng)業(yè)信息資源社會共享的必經(jīng)之路。農(nóng)業(yè)檔案信息化對全面開展農(nóng)業(yè)檔案資料的整理、保管和利用工作，為農(nóng)業(yè)農(nóng)村發(fā)展和農(nóng)民生活具有十分重要的現(xiàn)實意義。

1.1 農(nóng)業(yè)檔案管理信息化是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的需要

檔案是信息社會的寶貴資源，農(nóng)業(yè)檔案管理信息化是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)管理水平的體現(xiàn)。隨著計算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子檔案在國內(nèi)外已普遍應(yīng)用，農(nóng)業(yè)檔案資料的數(shù)字化、信息化管理已成為衡量一個地區(qū)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的重要標(biāo)志。

1.2 農(nóng)業(yè)檔案管理信息化是實現(xiàn)資源整合、充分利用的需要

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案資料作為信息實體被單獨(dú)保存著，各個檔案信息資源都是相互獨(dú)立的，不利于分析、使用。建立農(nóng)業(yè)檔案信息庫，通過電子檔案數(shù)據(jù)中心把檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，充分發(fā)揮電子檔案數(shù)據(jù)中心在信息管理、信息利用方面的重要作用，將電子文件信息的價值最大化。

1.3 農(nóng)業(yè)檔案管理信息化是開展實際工作的需要

紙質(zhì)檔案具有原始記錄優(yōu)勢和相應(yīng)的法律效用，是建立電子檔案的信息基礎(chǔ)；電子檔案具有傳紙質(zhì)檔案具有原始記錄優(yōu)勢和相應(yīng)的法律效用，是建立電子檔案的信息基礎(chǔ)；電子檔案具有傳輸便利、處理迅速的優(yōu)勢，是建立電子檔案的現(xiàn)實要求。在現(xiàn)行農(nóng)業(yè)檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者只有對比、結(jié)合起來，相互補(bǔ)充，才能更好地完成電子檔案管理工作。

2 賀州農(nóng)業(yè)檔案管理信息化發(fā)展歷程

2002年以來，賀州農(nóng)業(yè)檔案管理從檔案資料存放向規(guī)范化、信息化邁進(jìn)。2005年起，市本級設(shè)立了賀州農(nóng)業(yè)目錄查詢系統(tǒng)；2010年投入20多萬元對綜合檔案室進(jìn)行現(xiàn)代化改造，優(yōu)先選擇最佳樓層建立綜合檔案庫房，購置了現(xiàn)代化檔案室密集架，建設(shè)了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，配備了計算機(jī)，安裝了電子系統(tǒng)查詢軟件，檔案全文信息提供現(xiàn)場利用，內(nèi)容涉及多個領(lǐng)域，檔案查閱利用者只要輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就可以查到相關(guān)的檔案信息，深受歡迎和贊揚(yáng)。2011年11月底，市本級綜合檔案室經(jīng)賀州市檔案局自升級考核組評定為廣西壯族自治區(qū)市直機(jī)關(guān)一級檔案室，賀州農(nóng)業(yè)檔案管理信息化服務(wù)“三農(nóng)”水平進(jìn)一步提高。2012年，在自治區(qū)檔案局和市檔案局的統(tǒng)一部署下，安裝了電子文件數(shù)據(jù)軟件系統(tǒng)，按照利用率高和“三農(nóng)”檔案優(yōu)先原則，以文檔數(shù)據(jù)中心為依托，緊緊圍繞檔案數(shù)據(jù)庫，全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)的相關(guān)要求開展工作，共著錄文件級目錄68 400條，完成紙質(zhì)數(shù)字化工作2 000多頁，逐步將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，從而實現(xiàn)“館室”互聯(lián)互通，成為賀州全市檔案信息共享示范單位。同時，廣泛收集“三農(nóng)”檔案資料，努力整合檔案信息資源，本著尊重歷史和方便查閱的目的，將1957～2002年的全市第二次土壤普查檔案分為綜合文件、地圖兩大類共歸檔組卷200卷、357件，全面展現(xiàn)了土壤普查成果，并應(yīng)用這些資料與“測土配肥”自治區(qū)級試點(diǎn)項目有機(jī)對接，為項目的順利推進(jìn)節(jié)省了過半的時間、人力和物力。

3 促進(jìn)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的幾點(diǎn)建議

農(nóng)業(yè)檔案管理信息化是一個很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉，需要資金，需要人才。科學(xué)地進(jìn)行農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)必須對其有一個基本正確地的認(rèn)識，認(rèn)真落實、制定未來的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使農(nóng)業(yè)檔案管理信息化與農(nóng)業(yè)信息化保持同步發(fā)展。筆者建議：

3.1 農(nóng)業(yè)檔案管理工作人員要牢固樹立服務(wù)“三農(nóng)”意識

檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。農(nóng)業(yè)檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上牢固樹立服務(wù)“三農(nóng)”意識，認(rèn)識到農(nóng)業(yè)檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的重要性，檔案工作人員才會具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中各種文獻(xiàn)信息的滲透和融合，促使農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)與“三農(nóng)”事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。

3.2 要著力提高農(nóng)業(yè)檔案管理信息化技術(shù)裝備水平

要不斷完善計算機(jī)、服務(wù)器、交換器、掃描儀等硬件設(shè)備和專用系統(tǒng)軟件，同時要注重農(nóng)業(yè)檔案信息安全運(yùn)行，對上網(wǎng)信息進(jìn)行密級界定，制訂密級標(biāo)準(zhǔn)，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定，對檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

3.3 要嚴(yán)格把好數(shù)據(jù)錄入關(guān)

數(shù)據(jù)質(zhì)量是農(nóng)業(yè)檔案管理信息化成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對。要加強(qiáng)檔案中心目錄及全文的數(shù)字化輸入，對各職能部門每年移交的大量檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動。

3.4 要更加注重農(nóng)業(yè)檔案管理隊伍建設(shè)

要鼓勵檔案工作人員要學(xué)習(xí)計算機(jī)和信息管理化知識，只有對計算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。要建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。

參考文獻(xiàn)

[1]檔案管理信息化的重點(diǎn).中國檔案，2012.05

[2]信息時代電子檔案管理淺析.中國檔案.

[3]開展檔案信息化建設(shè)的做法和體會.法制與社會，2011（19）

[4]賀州市農(nóng)業(yè)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀與對策分析.廣西農(nóng)學(xué)報，2009，24（3）.