授人以漁 我這樣用好Office

作為別人眼中的電腦高手，我經(jīng)常會(huì)幫好友同事解決不少Office應(yīng)用難題，其中不乏有人問(wèn)我，你是怎樣精通Office的？這看似簡(jiǎn)單的問(wèn)題，遠(yuǎn)比技術(shù)類(lèi)問(wèn)題難回答。我也時(shí)常思索，我是怎樣從一個(gè)Office菜鳥(niǎo)成長(zhǎng)為所謂的大俠的。本文就想授人以漁，將我的一些Office學(xué)習(xí)心得與大家分享，希望能給您帶來(lái)幫助。

一、換種心態(tài)看待Office

戰(zhàn)略上藐視，戰(zhàn)術(shù)上重視，Office本質(zhì)上就是一個(gè)工具，是為我們辦公服務(wù)的，因此我們沒(méi)有必要將其看得太高深太神秘。居高臨下看待Office，我們就能把他“踩在腳下”（如圖1）。

1.積極

樂(lè)于學(xué)習(xí)的人通常都有一顆積極上進(jìn)的心，主動(dòng)積極學(xué)習(xí)Office，全面了解Office的各項(xiàng)功能，以備不時(shí)之需。在遇到相關(guān)需要時(shí)，則可以為己所用。面對(duì)繁雜的任務(wù)，不少人寧可加班加點(diǎn)，也不愿提升自身技能，這無(wú)疑是不積極的。如果能想有一種積極的心態(tài)，保持對(duì)Office的興趣，多掌握實(shí)用技能，讓“積極”產(chǎn)生效益，讓我們享受到積極的好處。

2.專(zhuān)一

可以這樣說(shuō)，在辦公軟件領(lǐng)域Office2013沒(méi)有對(duì)手，它已經(jīng)成為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，很多辦公軟件都在模仿Office，在操作上也非常相似，因此我們只要有一顆專(zhuān)一的心，全面掌握了Office，那么其它相關(guān)辦公軟件就不在話下。

3.高效

據(jù)說(shuō)80%的用戶只用了Office 20%的功能，特別是Office中的Excel更是被低用了，因?yàn)楹芏嗳肆?xí)慣于做重復(fù)勞動(dòng)，而不去挖掘高效的操作方法。比如，Word中可以用郵件合并批量打印通知書(shū)或成績(jī)單，但很多人寧可手動(dòng)一張張打印，而不使用批量打印，這樣雖然完成任務(wù)，但是非常低效。筆者的原則是：寧可花3小時(shí)研究技術(shù)，不花半小時(shí)重復(fù)勞動(dòng)，追求高效，受益終生。

4.求新

大多數(shù)人墨守陳規(guī)，不肯接受新鮮事物，其實(shí)Office的每一次更新升級(jí)，都是為了提高辦公效率，但是很多人不愿意接受新版Office。時(shí)至今日，筆者看到Office2003仍然占據(jù)辦公軟件的大半壁江山，而Office2003在十多年前就已經(jīng)推出了，其功能遠(yuǎn)遜于Office2013，特別是其中的Powerpoint，新舊版本的差距更加明顯，使用Powerpoint2013無(wú)疑更高效更便捷。

二、實(shí)用的Office學(xué)習(xí)法

挑戰(zhàn)習(xí)慣，遇到問(wèn)題，先嘗試自己解決。我們應(yīng)該抱著“用”的心態(tài)對(duì)待Office，而不是以“學(xué)”的心態(tài)對(duì)待，在“用中學(xué)”無(wú)疑是較好的一種選擇。作為一名被別人稱(chēng)為電腦高手的Office用戶，我基本上都是在使用中進(jìn)行學(xué)習(xí)，循序漸進(jìn)，用好Office自帶的幫助文件，有時(shí)還可以準(zhǔn)備一本系統(tǒng)全面的好書(shū)，供需要時(shí)查閱。

1、循序漸進(jìn)

曾在一篇網(wǎng)文中看到，Office用戶從操作上分為“新手、初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)、專(zhuān)家”（如圖2）。一口吃不成一個(gè)胖子，循序漸進(jìn)地提升是Office新手的必由之路，我們通常會(huì)閱讀入門(mén)教程，大致了解Office的基本操作和常用功能，如，新建保存文件、輸入文字、設(shè)置格式、查找替換等。成為中級(jí)用戶通常需要掌握所有菜單命令，而成為一名高手則需要全面掌握Office的功能，能夠解決遇到的問(wèn)題。專(zhuān)家級(jí)Office用戶，不僅僅是掌握了所有功能，更關(guān)鍵的是靈活深入運(yùn)用，能夠答疑解難，屬于Office高手中的高手。

2、用好幫助

一位微軟的MVP說(shuō)過(guò)：Office自帶的幫助是最好的Office學(xué)習(xí)寶典，需要時(shí)可以隨手查詢。打開(kāi)Office中的任一組件（如，Word2013），單擊標(biāo)題欄上的“？”按鈕，即可打開(kāi)幫助文件（如圖3），在這里列舉出一些常用功能的用法。

如果找不到所需項(xiàng)目，可在搜索框中輸入關(guān)鍵字，比如我們要了解Word域方面的知識(shí)，則可以輸入“域”，搜索后可以得到很多相關(guān)信息，有些是Office幫助中的，有些則來(lái)自一些經(jīng)過(guò)驗(yàn)證的在線資料（如圖4）。

3、選本好書(shū)

工作閑暇之余，我們還可以買(mǎi)幾本系統(tǒng)全面的或深入應(yīng)用類(lèi)的圖書(shū)，比如，已經(jīng)達(dá)到了中級(jí)水平，可以找一些技巧類(lèi)圖書(shū)，以備需要時(shí)可以查閱，已經(jīng)達(dá)到高級(jí)水平的，可以買(mǎi)一些深入應(yīng)用類(lèi)圖書(shū)。在市面上，一些頂級(jí)Office專(zhuān)家都有不少個(gè)人專(zhuān)著，還是值得一讀的。

三、用碎片時(shí)間充電加油

快節(jié)奏的工作，讓很多人沒(méi)有完整的時(shí)間來(lái)學(xué)習(xí)，而很多碎片時(shí)間卻被白白浪費(fèi)，我們應(yīng)該充分利用這些時(shí)間，把刷微博、聊微信的功夫花在學(xué)習(xí)上，用碎片時(shí)間加油充電。

1、手機(jī)上的電子書(shū)

手機(jī)上的電子書(shū)閱讀軟件中，就有不少Office技術(shù)類(lèi)資料或電子書(shū)供我們下載，比如，在手機(jī)上安裝QQ閱讀，然后以Word、Powerpoint為關(guān)鍵字進(jìn)行搜索，這樣就能獲得相關(guān)的電子書(shū)（如圖5）。

手機(jī)上安裝“百度文庫(kù)”，搜集Office技術(shù)類(lèi)資料，則更加便捷（如圖6），并且這些資料可以收藏保存在文庫(kù)中，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行學(xué)習(xí)。

2、微信Office訂閱號(hào)

微信上有不少Office公眾號(hào)可供我們選擇，關(guān)注這些公眾號(hào)，就能經(jīng)常獲得訂閱號(hào)推送的資料。打開(kāi)微信后，選擇“通訊錄”，在“公眾號(hào)”中選擇“服務(wù)號(hào)”，再選擇右上角的“+”按鈕，用關(guān)鍵字進(jìn)行搜索，這樣就能獲得一些相關(guān)的公眾號(hào)，關(guān)注后就能獲得大量的資料（如圖7）。

四、網(wǎng)絡(luò)是最耐心的“老師”

求人不如求己，網(wǎng)絡(luò)上就有不少“視頻老師”，請(qǐng)教別人之前先到網(wǎng)絡(luò)上搜索，不少問(wèn)題是共性的，說(shuō)不定別人早就提問(wèn)并有了解決方法。

1、借助視頻網(wǎng)站學(xué)習(xí)

現(xiàn)在有不少網(wǎng)站提供了視頻教程，通過(guò)手把手演示，我們跟著操作即可學(xué)習(xí)，這些教程通過(guò)搜索就可以找到。網(wǎng)易的云課堂也提供了不少精品Office課程（如圖8），網(wǎng)址http：//url.cn/NjtLLX，有興趣的朋友可以去看看。

2、善用網(wǎng)絡(luò)答疑解難

不少人遇到問(wèn)題的第一反應(yīng)就是請(qǐng)教別人，筆者就經(jīng)常接到求教電話，其中不少問(wèn)題都很簡(jiǎn)單，有些甚至我曾經(jīng)解答過(guò)。其實(shí)大多數(shù)問(wèn)題是共性的，在網(wǎng)絡(luò)上可以找到答案。通常我們可以通過(guò)百度搜索、論壇發(fā)帖、加QQ群等方法從網(wǎng)絡(luò)中獲取營(yíng)養(yǎng)。

3、分享是提高的途徑

幫別人解決問(wèn)題是提高的好途徑之一。很多高手就是在摸索解決問(wèn)題中提高的，其實(shí)學(xué)習(xí)就應(yīng)該帶著問(wèn)題，這樣才能提高學(xué)習(xí)效率，漫無(wú)目的的學(xué)習(xí)容易乏味疲倦，而且低效費(fèi)時(shí)。閑暇之余，可以逛逛論壇、百度貼吧、新浪愛(ài)問(wèn)等，幫別人解決問(wèn)題，這樣既提高了自己，也幫助了別人，一舉兩得，何樂(lè)而不為呢。