新時(shí)期加強(qiáng)電力系統(tǒng)檔案管理的幾點(diǎn)思考

國(guó)網(wǎng)浙江省電力公司泰順縣供電公司""浙江泰順""325500

摘要：近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，城市建設(shè)的步伐不斷加快，對(duì)電網(wǎng)建設(shè)工程提出更好的要求。如何對(duì)電力設(shè)計(jì)部門(mén)產(chǎn)生的資料檔案進(jìn)行保存和管理？如何利用這些檔案、資料促進(jìn)城市的發(fā)展建設(shè)？如何應(yīng)用軟件對(duì)電力系統(tǒng)的資料檔案進(jìn)行管理？本文通過(guò)對(duì)電力系統(tǒng)檔案管理的意義和現(xiàn)狀分析，提出對(duì)應(yīng)的措施，以此促進(jìn)電力系統(tǒng)檔案管理的規(guī)范化科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng);檔案管理;措施

電力系統(tǒng)檔案是企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展歷史的總結(jié)和存儲(chǔ)，需要經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)技術(shù)共同來(lái)完成，隨著電力系統(tǒng)的深化改革，對(duì)經(jīng)營(yíng)管理提出進(jìn)一步的要求，新時(shí)期下，加強(qiáng)對(duì)電力系統(tǒng)的檔案管理，具有重要的意義，為企業(yè)的快速成長(zhǎng)提供動(dòng)力。

傳統(tǒng)的檔案管理存在很多問(wèn)題，導(dǎo)致管理效率低下，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的要求，為此，對(duì)電力體系的檔案管理進(jìn)行改革，刻不容緩。

一、對(duì)電力系統(tǒng)檔案進(jìn)行管理的重要意義

檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式，注重對(duì)不同階段檔案之間的關(guān)聯(lián)實(shí)行管理，充分體現(xiàn)了檔案管理制度、方法、內(nèi)容等方面的遞進(jìn)銜接關(guān)系，實(shí)施檔案管理能明確人員的職責(zé)，提高整體的管理效率。一方面，實(shí)施電力系統(tǒng)檔案管理，能提高人員的工作積極性和主動(dòng)性，優(yōu)化人力、物力資源整合配置，對(duì)檔案實(shí)行細(xì)致的管理，明確階段工作重點(diǎn)，減少不必要的勞動(dòng)[1];另一方面，實(shí)施電力系統(tǒng)檔案管理后，按照階段工作特點(diǎn)，制定詳細(xì)的規(guī)范，明確本階段的具體任務(wù)，促使每位員工在各盡其職的基礎(chǔ)上，不會(huì)出現(xiàn)工作職能的交叉和重疊，防止權(quán)責(zé)不明、越職管理的事件發(fā)生。

二、我國(guó)電力系統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）缺乏領(lǐng)導(dǎo)層次的重視。電力系統(tǒng)的檔案管理工作，嚴(yán)重缺乏高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，他們認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，相反的卻極其重視市場(chǎng)產(chǎn)品質(zhì)量、占有率、售后服務(wù)等內(nèi)容，這樣就使得下層員工對(duì)檔案管理工作缺乏積極性。正是由于這個(gè)原因，很多電力系統(tǒng)單位對(duì)檔案管理的資金投入少條件差、管理手段落后，檔案設(shè)施不完整;沒(méi)有建立完善的材料收集制，造成檔案數(shù)量不全內(nèi)容缺失，對(duì)電力系統(tǒng)無(wú)法提供高效能高質(zhì)量的服務(wù)，何況是檔案管理的目標(biāo)、規(guī)章制度建立。

（二）缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人員。電力系統(tǒng)檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)部門(mén)和專(zhuān)業(yè)人員的管理，有些負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員根本不懂得如何去管理檔案，把檔案管理看成是簡(jiǎn)單的分類(lèi)收集，由于管理人員的責(zé)任意識(shí)差、專(zhuān)業(yè)水平低，導(dǎo)致檔案管理停滯不前;部分電力系統(tǒng)采用庫(kù)房兼?zhèn)渥龀蓹n案室，更嚴(yán)重的甚至有些電力系統(tǒng)根本沒(méi)有設(shè)立檔案室;電檔案管理的隨意性比較大，存在抽調(diào)檔案資料，任意涂改的情況;許多電力公司檔案保管不合理，流失很多寶貴的資料，為日后的發(fā)展帶來(lái)很多不便之處，因?yàn)闆](méi)有科學(xué)的保管期限和歸檔范圍的界定，致使非常多沒(méi)有保存價(jià)值的資料被長(zhǎng)期保管，這種情況嚴(yán)重增加了經(jīng)營(yíng)管理的成本[2]。

（三）缺乏先進(jìn)的指導(dǎo)理論。檔案管理工作是當(dāng)前情況下電力系統(tǒng)部門(mén)面臨的重要難題，急需相關(guān)方面的政策指導(dǎo)和理論知識(shí)，尤其要特別注意以下幾方面問(wèn)題：電力系統(tǒng)檔案的法律地位和產(chǎn)權(quán)特征;產(chǎn)權(quán)變更電力系統(tǒng)檔案的流向;如何鑒定有保存價(jià)值的檔案，這些問(wèn)題的解決都需要檔案管理部門(mén)進(jìn)行探討研究，在具體工作中完善電力公司的檔案管理模式，國(guó)家頒布相關(guān)的政策法規(guī)，引導(dǎo)檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。

（四）檔案管理存在的隱患。電力系統(tǒng)檔案管理建設(shè)常見(jiàn)的安全隱患有：庫(kù)房布局不合理、庫(kù)房建設(shè)不符合安全防護(hù)的規(guī)定等[3]。

三、加強(qiáng)電力系統(tǒng)檔案管理的具體措施

（一）加強(qiáng)單位管理層的重視

對(duì)電力系統(tǒng)檔案的管理，首先要提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，政府制定相關(guān)規(guī)定政策，在宏觀(guān)上加強(qiáng)對(duì)檔案管理的要求;企業(yè)內(nèi)部建立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，提倡建立完整的檔案管理系統(tǒng);管理層堅(jiān)持檔案管理和市場(chǎng)占有率并舉的原則，促進(jìn)對(duì)檔案的管理。

（二）對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的選拔，保障每個(gè)人都持有從業(yè)資格證才能上崗工作;考核員工的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí);定期展開(kāi)培訓(xùn)，選擇優(yōu)秀的人員到外國(guó)進(jìn)修學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的理念技術(shù)，為我國(guó)電力系統(tǒng)檔案管理作出更大的貢獻(xiàn)[4]。

（三）增強(qiáng)理論指導(dǎo)

電力系統(tǒng)檔案管理的相關(guān)單位和專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)其進(jìn)行深刻的探討研究，制定符合我國(guó)國(guó)情的檔案規(guī)范，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各單位的檔案實(shí)行管理，便于檔案的規(guī)范和查閱。健全檔案的保存機(jī)制，對(duì)作用重大的檔案進(jìn)行整合分類(lèi)，對(duì)于時(shí)間年限久遠(yuǎn)，價(jià)值小的檔案實(shí)行銷(xiāo)毀，避免占據(jù)大量的空間和資源，浪費(fèi)管理成本。

（四）合理設(shè)計(jì)檔案室

根據(jù)檔案資料數(shù)量大、種類(lèi)多、繁瑣復(fù)雜的特性，合理設(shè)計(jì)檔案室，在電力企業(yè)，規(guī)劃獨(dú)立的正規(guī)的檔案室，便于對(duì)企業(yè)資料的管理和查閱。

（五）具體的檔案管理過(guò)程

電力系統(tǒng)檔案管理，主要分為四個(gè)環(huán)節(jié)，分別是檔案收集、檔案分類(lèi)、檔案保管和檔案應(yīng)用，每個(gè)環(huán)節(jié)之間既是相互獨(dú)立的個(gè)體，卻又存在緊密的聯(lián)系，體現(xiàn)檔案管理的效能。

1、檔案收集。進(jìn)行檔案管理的首要步驟就是收集資料，這就要求對(duì)電力企業(yè)中每個(gè)部門(mén)的發(fā)展歷史、研究成果，進(jìn)行系統(tǒng)的鑒定，收集保存價(jià)值重大信息資料。在具體的實(shí)施中，第一，建立健全管理制度，鑒別有價(jià)值的資料，進(jìn)行歸檔保存[5];第二，規(guī)定各部門(mén)轉(zhuǎn)卻記錄發(fā)明創(chuàng)新和生產(chǎn)活動(dòng)，便于對(duì)檔案信息的采集;第三，進(jìn)行交流溝通，對(duì)各部門(mén)的檔案定期收集。

2、檔案分類(lèi)。把收集的檔案資料按照內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，并編碼記錄，系統(tǒng)的進(jìn)行排列，形成平行或從屬的檔案數(shù)據(jù)庫(kù);檔案管理部門(mén)加強(qiáng)對(duì)登記、分類(lèi)機(jī)制的完善，對(duì)檔案的時(shí)間、范圍做出詳細(xì)要求;采用復(fù)合型方法進(jìn)行分類(lèi)，可以按照部門(mén)平行分類(lèi)，或者根據(jù)時(shí)間縱向分類(lèi)。

3、檔案保管。在檔案保管中，要貫徹落實(shí)崗位責(zé)任制，第一，設(shè)定統(tǒng)一的規(guī)范和目標(biāo)約束管理人員的行為，對(duì)資料的數(shù)量、格式和規(guī)格進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化要求，規(guī)范檔案的目錄、標(biāo)題、時(shí)間等工作。第二，建內(nèi)部控制制度，對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)管，把具體工作落實(shí)每個(gè)人身上，掌握了解檔案的庫(kù)存情況，進(jìn)行檔案保管時(shí)，實(shí)行相互制約相互監(jiān)督的模式，促使人們嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作。當(dāng)出現(xiàn)管理人員退休或調(diào)動(dòng)前，需對(duì)其承擔(dān)的檔案管理實(shí)行全方位的檢查，確定沒(méi)有問(wèn)題后，才可以辦理相關(guān)手續(xù)，這樣可以很好地的保護(hù)電力系統(tǒng)檔案資料[6]。第三，把檔案管理納入到業(yè)績(jī)考核范圍內(nèi)，對(duì)于管理出現(xiàn)人為失誤情況，進(jìn)行處罰，嚴(yán)重的辭退，對(duì)于管理工作完善的人員，進(jìn)行獎(jiǎng)金、福利等獎(jiǎng)勵(lì)。

4、檔案利用。前三個(gè)環(huán)節(jié)的一切管理工作都是為利用打下基礎(chǔ)的，通過(guò)借出、交流、閱覽詢(xún)等方式，發(fā)揮電力系統(tǒng)成果的余熱，推動(dòng)電力企業(yè)的技術(shù)改革。在檔案查閱借出等環(huán)節(jié)都要進(jìn)行如實(shí)的記錄，保證檔案的完整和安全。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期下，加強(qiáng)檔案管理，對(duì)電力公司的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)有重要的作用，通過(guò)加強(qiáng)單位管理層的重視、培訓(xùn)管理人員、增強(qiáng)理論指導(dǎo)、合理設(shè)計(jì)檔案室等措施系統(tǒng)高效的進(jìn)行檔案管理，切實(shí)管理好檔案收集、檔案分類(lèi)、檔案保管和檔案應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié)，促進(jìn)電力系統(tǒng)檔案管理發(fā)揮巨大的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]斯琴.關(guān)于加強(qiáng)電力企業(yè)基建檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，19：168.

[2]柏峰澤.適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、正視檔案工作現(xiàn)狀、切實(shí)加強(qiáng)電力系統(tǒng)檔案管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2012，S1：30.

[3].《黑龍江檔案》2013年第6期總第201期總目錄[J].黑龍江檔案，2013，06：133-138.

[4]張琦，朱桂蘭.關(guān)于電力系統(tǒng)檔案管理的研究[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2012，11：53-54.

[5]陳加芳.對(duì)電力工程檔案管理問(wèn)題的思考[J].安徽電氣工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，01：69-72.

[6].《中國(guó)教育技術(shù)裝備》2010年總目錄[J].中國(guó)教育技術(shù)裝備，2011，03：120-168.