哈佛大學(xué)文理學(xué)院的經(jīng)費使用

近幾年來，國內(nèi)高校，特別是一些重點大學(xué)，各項經(jīng)費包括事業(yè)經(jīng)費、科研經(jīng)費都在不斷上漲。與此同時，國內(nèi)高校在教育經(jīng)費、科研經(jīng)費上出現(xiàn)的問題也在不斷增多，為此而身陷牢獄之災(zāi)者也不乏其人。為此，筆者以哈佛大學(xué)文理學(xué)院為例，來看看美國高校是如何規(guī)定各項經(jīng)費的使用范圍的，其中有不少做法或許值得國內(nèi)同行借鑒。

兩大經(jīng)費來源

哈佛大學(xué)文理學(xué)院可謂哈佛大學(xué)最重要的學(xué)院，下轄哈佛本科生學(xué)院、哈佛文理研究生院等多個學(xué)院。其所出臺的相關(guān)規(guī)定，在哈佛涉及面廣，也頗具代表性。

需要說明的是，在哈佛，經(jīng)費管理辦法有不同層次的規(guī)定，既有來自聯(lián)邦政府的，也有來自校方的。而作為一級學(xué)院，文理學(xué)院也制定了自己的相關(guān)規(guī)定。再往下，相關(guān)系部也會有自己的規(guī)定。值得注意的是，由政府到學(xué)校再到學(xué)院這自上而下的規(guī)定，一級比一級更嚴(yán)格。反過來說，下一級的相關(guān)規(guī)定，都不會與上一級的規(guī)定相矛盾。

與其他美國高校類似，在哈佛，經(jīng)費來源分為兩大類：一類為聯(lián)邦政府；除此之外的經(jīng)費，統(tǒng)稱為非聯(lián)邦政府經(jīng)費。前者一般包括美國國立衛(wèi)生研究院、美國國家科學(xué)基金會、美國國防部這些來自政府部門的項目經(jīng)費。后者則主要是美國國內(nèi)的基金會或者行業(yè)的費用，以及來自國際上的項目經(jīng)費。在哈佛，公務(wù)支出主要出自這兩項經(jīng)費。

規(guī)則明確無誤

像美國所有行業(yè)和所用領(lǐng)域一樣，規(guī)則總是先行，而規(guī)則也是極為具體而明確的。在哈佛大學(xué)文理學(xué)院，設(shè)有專門的財務(wù)辦公室，負(fù)責(zé)制定和解釋相關(guān)的規(guī)則。我們都知道，經(jīng)費的花銷，最多的是出行以及所涉及到的餐飲、住宿乃至公務(wù)接待等活動。為此，哈佛大學(xué)文理學(xué)院出臺了《旅行、公務(wù)餐與接待的經(jīng)費使用辦法》。

在這個規(guī)定中，對相關(guān)問題做出了明確無誤的說明。比如，該辦法的使用對象是哈佛的員工，或者即便是非雇員，但凡是為了哈佛的公務(wù)，也在適用人員之列。再如，該辦法規(guī)定了由學(xué)院下轄的各系部來負(fù)責(zé)相應(yīng)的評議、批準(zhǔn)與報銷事務(wù)，并負(fù)責(zé)與哈佛及文理學(xué)院的相關(guān)財務(wù)人員保持聯(lián)系。當(dāng)然，該辦法最主要的是規(guī)定了包括飛行、租車、使用個人車輛、住宿、飲食、公務(wù)餐、招待餐、家庭成員隨行及其隨之而來的餐飲與住宿問題等方面的規(guī)定。此外，還對各種例外的情況做出了詳細(xì)的說明。當(dāng)然，報銷經(jīng)費的過程既復(fù)雜又耗時，自然更加需要加以詳細(xì)說明。最后還有一些附錄，比如，如何快速訂購機(jī)票，如何快速確定酒店等，也有對招待餐的簡介說明等內(nèi)容。

例外情況事先規(guī)定

經(jīng)費的花銷都是有明確的規(guī)定的。若以出行為例，則離不開出行、住宿和飲食這三大事務(wù)。

以出行乘坐飛機(jī)為例，相應(yīng)的規(guī)定包括：①票價：所有員工應(yīng)該購買最低票價；哪怕是旅行?？?，也不能因為要增加飛行里程數(shù)而影響購買最低票價。②艙位：在美國國內(nèi)出行（也包括到加拿大和墨西哥），6小時之內(nèi)的飛行應(yīng)購買經(jīng)濟(jì)艙，超過6小時可以購買商務(wù)艙；而國際航班（包括到阿拉斯加和夏威夷）可以購買商務(wù)艙。除非事先得到批準(zhǔn)，否則一律不得購買頭等艙。③航班：凡是使用政府部門的經(jīng)費，必須要乘坐美國國內(nèi)的航班，可以優(yōu)先考慮與哈佛有協(xié)作關(guān)系的航空代理商所推薦的航班。④升艙：如果個人是某航空公司的旅行?？停梢允褂米约旱娘w行里程為自己升艙，回來報銷時需要予以說明。但不得使用個人里程數(shù)去購買機(jī)票，否則不予報銷。

當(dāng)然，在出差過程中，最大的可能就是例外情況的出現(xiàn)。對此，該辦法也在事前想到了可能的應(yīng)對措施。比如，如果是家屬隨行，除非事先得到文理學(xué)院主管財務(wù)院長的批準(zhǔn)，否則不予報銷。雖然前面已經(jīng)規(guī)定了公務(wù)餐的標(biāo)準(zhǔn)，但有些活動的會餐很有可能超出這個標(biāo)準(zhǔn)，比如募捐時或者招募員工時的宴請等，有時候無法控制消費，那么，凡是事先獲得批準(zhǔn)的，則事后會予以報銷。哈佛位于波士頓，與紐約和華盛頓既相近，也來往密切。因此，學(xué)校與鐵路交通部門之間有協(xié)議，如果選擇鐵路，雖然距離近，但是可以購買公務(wù)艙。如果在美國國內(nèi)乘坐火車時間超過了6小時，也可以購買頭等艙。

有益啟示

其一，哈佛大學(xué)文理學(xué)院的辦法，其指導(dǎo)思想和原則清晰明了：經(jīng)費無論對學(xué)院還是對個人，都要花得合情合理，價格公道；同時，既不讓教工從中獲利，也不讓個人吃虧。這一思想的關(guān)鍵之處，在于既承認(rèn)經(jīng)費來源的重要性，同時承認(rèn)個人作為經(jīng)費使用者的主體地位，換句話說，管理部門既要保護(hù)經(jīng)費提供者的利益，也要保護(hù)受益人即經(jīng)費使用者的利益。

其二，該辦法不僅適用對象清楚，而且規(guī)定得事無巨細(xì)，且不會引發(fā)誤解或者不同的解釋。因此，凡是哈佛大學(xué)文理學(xué)院的教師和職工，都必須要看、要學(xué)這一規(guī)定，否則不僅在花費時會出問題，在報銷時更會遇到麻煩。當(dāng)然，即使在哈佛，大家對這樣煩瑣的規(guī)定也會有怨言，但一般來說，大家都會認(rèn)真學(xué)習(xí)并照章辦事。

其三，該辦法對于各種例外情況都作了相應(yīng)的規(guī)定，而這些規(guī)定基本上是人性化的。而且，即便是那些并非規(guī)定范圍內(nèi)的例外情況，要么事先審批后再加以解決，要么當(dāng)回來之后在規(guī)定時間范圍內(nèi)再加以說明和報告，也可以予以解決。

（作者系中央民族大學(xué)外國語學(xué)院院長）