事業(yè)單位檔案管理中的問題探微

摘要：人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。改革開放的深入發(fā)展，我國事業(yè)單位里的檔案管理工作也在逐步的改善，但仍然存在很多有關(guān)檔案管理的問題，為了不讓這些問題影響到事業(yè)單位的發(fā)展，我們必須及時準確的發(fā)現(xiàn)問題的根源，并從根源及時的解決有關(guān)檔案管理的問題。本文就著重闡述了我國事業(yè)單位檔案管理中的問題，并針對其中的問題給出了相應(yīng)的解決策略，旨在完善事業(yè)單位檔案管理，促進事業(yè)單位經(jīng)濟發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;更新

事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理的最終目的是為了給企業(yè)的內(nèi)部部門或相關(guān)的其他盟企、政府機關(guān)等機構(gòu)提供檔案信息的利用，并通過對其檔案資料進行有效的管理，為企業(yè)獲得一定的經(jīng)濟效益和社會形象，以便更好的促進企業(yè)發(fā)展和進步。然而，隨著人事制度的改革和深入，市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，用工形式的多元化，人事檔案存在諸多問題，如常見的人事檔案管理制度不夠完善;人事檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低等等，探析事業(yè)單位人事檔案管理中的問題，改善檔案管理現(xiàn)狀迫不容緩。

一、事業(yè)單位檔案管理重要性

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料，主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。檔案管理工作是部門單位整體工作的重要組成部分，是維護歷史真實面貌的重要工作。事業(yè)單位檔案文件是事業(yè)單位管理機關(guān)依法對事業(yè)單位進行登記、監(jiān)督、管理過程中形成的具有重要參考價值的資料，它擔負著為事業(yè)單位管理提供服務(wù)、為事業(yè)單位分類改革提供參考、為社會查詢提供法律憑證等使命。做好事業(yè)單位檔案管理工作，有利于記錄事業(yè)單位發(fā)展變化的軌跡，在軌跡中發(fā)現(xiàn)問題查找不足，錄求事物的發(fā)展規(guī)律，以便更好的提升事業(yè)單位管理水平，開拓事業(yè)發(fā)展局面，有利于促進單位和諧健康發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理中的問題

1.領(lǐng)導者對檔案管理工作認識不全面，檔案管理者對檔案管理不重視。目前我國事業(yè)單位檔案管理問題不少，根本來說還是領(lǐng)導者不夠重視，部分事業(yè)單位的領(lǐng)導者對檔案管理工作的認識不全面，甚至有的領(lǐng)導者對檔案管理的概念都還模糊不清，認為其在具體的實施過程中，不能為事業(yè)單位創(chuàng)造客觀的、直接的經(jīng)濟或社會效益，因此在實施時往往只有三分鐘熱度，導致了檔案管理工作在事業(yè)單位的管理活動中不能被長期堅持，從而走向衰亡;另外，事業(yè)單位的檔案管理人員對自己所在工作的也不重視，認為檔案管理就是對單位、部門的資料進行保管，且這項工作又繁瑣又無用，既不是單位的核心工作，又不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，當管理人員抱著這樣的心態(tài)進行工作時，往往會造成重要檔案信息的遺漏、丟失等現(xiàn)象發(fā)生，并且嚴重打擊檔案管理人員的工作熱情。

2.檔案管理問題頻出，利用率低。事業(yè)單位檔案管理中的具體問題很多，檔案管理是一項十分繁雜的管理工作，隨機性很強，沒有固定性，檔案的文本也是雜亂無章，理不出頭緒來，需要查看指定文件時，要花費很多的時間也不一定能準確的找到;人事檔案管理還存在著重保密輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識較差。即使是利用范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容都是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務(wù)的狀態(tài)，這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化;離職退休人員的檔案無法及時歸納整理，另外封存，新的檔案常常不能及時更新到檔案庫。在人事變動的過程中，如果檔案管理的工作無法及時交接妥當，更新到位，就會導致大量的檔案變成“死檔”、“棄檔”，即增加檔案整理的信息量，更增加了尋找檔案的工作量，不科學更談不上工作效率;事業(yè)單位檔案管理中還存在弄虛作假者，有的為了競聘較高級領(lǐng)導職務(wù)崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等，也有單位個別領(lǐng)導通過檔案打擊報復(fù)，給職工帶來了極大的傷害，不同形式的虛假檔案現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn)，使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢屢受到挑戰(zhàn)。

3.偏重手工操作和紙質(zhì)檔案整理，科技化水平低。許多事業(yè)單位對于檔案管理的工作，還是偏重與手工操作和紙質(zhì)檔案的整理，使得科學化管理檔案淪為一句口號，一紙空文，得不到落實。通過分析人事檔案的利用工作記錄發(fā)現(xiàn)人事檔案的服務(wù)對象已經(jīng)從過去的組織人事部門、黨政機關(guān)和各級領(lǐng)導，擴展到多部門，利用目的及形式也從單純提供政審、鑒定材料轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┥矸葑C明、學歷證明、辦理公證等多形式，單純靠查閱紙質(zhì)檔案不但工作量大，而且不利于檔案的長久性保存。但有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

三、事業(yè)單位檔案管理思考

1.提高檔案管理人員進入門檻，加強領(lǐng)導者對檔案管理的認識。為了全方位提高事業(yè)單位檔案管理效率，要對檔案管理員工進行科學化、專業(yè)化的培訓，提高檔案管理人員的進入門檻，只有任用專業(yè)的檔案管理人員開展事業(yè)單位的檔案管理工作，才能適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，跟上時代的步伐。單位領(lǐng)導應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設(shè)。

2.及時收集更新檔案庫，健全檔案管理制度。規(guī)模較大的事業(yè)單位，人員變動后的檔案更新是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業(yè)單位的工作效率;事業(yè)單位每天都有新的信息，所以每天都要及時的對檔案信息進行更新，這樣檔案數(shù)據(jù)庫的資料就更加準確完整了;建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔?？傊?，要結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。

3.加大對檔案高新設(shè)施的資金投入，提高檔案管理信息化水平。檔案管理部門應(yīng)積極爭取領(lǐng)導的支持，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，改善人事檔案管理條件和設(shè)施;人事檔案的信息具有原始性和完整性，利用計算機建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫，通過信息統(tǒng)計，對個人政績、業(yè)績的評價提供量化依據(jù)，實現(xiàn)計算機對人事檔案完整、準確和動態(tài)、立體的管理體系，可以及時準確、全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

四、結(jié)語

總之，目前我國事業(yè)單位檔案管理中的漏洞和缺陷很多，且影響事業(yè)單位經(jīng)濟效益，事業(yè)單位應(yīng)加強檔案管理工作，及時更新檔案管理資料，健全檔案管理制度，以順利進行檔案管理工作，促進事業(yè)單位持續(xù)快速發(fā)展。

參考文獻：

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