基于JAVA技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)研究

摘 要：隨著計算機科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，企業(yè)中的日常辦公工作變得越來越簡單。但是傳統(tǒng)的手工處理的方法無法滿足工作中的數(shù)據(jù)、報表以及公文等信息的處理，為了提高企業(yè)的工作效率，實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化，對于辦公自動化系統(tǒng)的研究是十分有必要的。本文就辦公自動化的發(fā)展和研究現(xiàn)狀進(jìn)行分析，同時提出了JAVA技術(shù)下的辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實施，希望可以推動辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展與完善。

關(guān)鍵詞：辦公自動化系統(tǒng)；JAVA技術(shù)；J2EE架構(gòu)

中圖分類號：TP317.1

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，辦公自動化也得到了飛速發(fā)展，辦公自動化水平的提高為企業(yè)辦公提供了方便，提高了企業(yè)的工作效率。辦公自動化系統(tǒng)采用先進(jìn)的計算機信息技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)對日常工作的各種參數(shù)進(jìn)行處理，實現(xiàn)了自動化、科學(xué)化的辦公模式。本文對辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展和研究現(xiàn)狀進(jìn)行分析，同時提出了軟件設(shè)計以及實施的具體方法。

1 辦公自動化的發(fā)展和研究現(xiàn)狀

辦公自動化發(fā)展于70年代，是利用計算機、協(xié)同工作、通訊等技術(shù)解決辦公業(yè)務(wù)量的一門綜合的系統(tǒng)科學(xué)與工程。辦公自動化經(jīng)過多年的更新與發(fā)展，目前也發(fā)展成為建立在網(wǎng)絡(luò)平臺上的第三代辦公自動化系統(tǒng)。第三代辦公自動化系統(tǒng)具有以下特點：（1）強大的信息處理能力，第三代辦公自動化系統(tǒng)可以對多種信息進(jìn)行處理，并且處理能力較強[2]。（2）利用各種協(xié)同手段進(jìn)行工作，通過這項功能可以對不同層面信息進(jìn)行共享，比如可以實現(xiàn)郵件與移動通訊設(shè)備的無縫結(jié)合，提高了辦公效率[2]。（3）起到知識管理的作用，辦公自動化系統(tǒng)可以將知識管理原則逐步融入到員工的日常生活中[2]。

目前我國關(guān)于辦公自動化的研究仍處于對于第二代辦公自動化系統(tǒng)的研究，但是隨著J2EE技術(shù)的不斷完善，越來越多的人將J2EE框架投入到辦公自動化的開發(fā)中。相比較，國外的辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展迅速，一直處于領(lǐng)先地位。因此加強對辦公自動化系統(tǒng)的研究對于增強我國的綜合國力具有重要意義。

2 J2EE架構(gòu)與相關(guān)技術(shù)

2.1 J2EE概述

J2EE架構(gòu)是為企業(yè)提供基于組件的方法，是一種B/S結(jié)構(gòu)，這種架構(gòu)具有成本低、快速跟蹤設(shè)計和實施過程的特點。J2EE可以為用戶提供安全、靈活的事物處理平臺，同時它是一個多層分布式的應(yīng)用模型，并且用戶可以快速的為客戶提供創(chuàng)造性的解決方案。

2.2 B/S結(jié)構(gòu)

B/S結(jié)構(gòu)是對C/S結(jié)構(gòu)的改進(jìn)，B/S由游覽器和服務(wù)器組成，事務(wù)邏輯大多數(shù)在服務(wù)器端實現(xiàn)，只有少部分事務(wù)在前端實現(xiàn)。B/S結(jié)構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)中的應(yīng)用具有成本低、安全性能高的特點，同時對數(shù)據(jù)平臺起到了保護(hù)作用，保證了數(shù)據(jù)的安全。

B/S結(jié)構(gòu)與C/S結(jié)構(gòu)存在以下的區(qū)別：（1）數(shù)據(jù)安全性的比較，C/S結(jié)構(gòu)由于本身軟件數(shù)據(jù)的分布特性，病毒和黑客容易對數(shù)據(jù)造成損壞，并且C/S結(jié)構(gòu)軟件需要對服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)同步工作；而B/S結(jié)構(gòu)如見由于數(shù)據(jù)存在總部，因此不需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行同步，同時安全性較高。（2）數(shù)據(jù)的一致性，由于C/S結(jié)構(gòu)軟件需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行同步處理，由于網(wǎng)絡(luò)故障容易造成數(shù)據(jù)的不一致，而由于B/S結(jié)構(gòu)軟件不需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行同步，因此也就不存在這方面的問題。（3）數(shù)據(jù)實時性，在C/S軟件中只能對事后數(shù)據(jù)進(jìn)行觀察，而B/S結(jié)構(gòu)軟件可以對當(dāng)前數(shù)據(jù)進(jìn)行觀察和分析。（4）服務(wù)響應(yīng)及時性，C/S結(jié)構(gòu)軟件由于節(jié)點分布較多，對軟件進(jìn)行更新時需要暫停業(yè)務(wù)才可以，而對于B/S結(jié)構(gòu)軟件只需要對總服務(wù)器進(jìn)行更新就可以。（5）網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，C/S結(jié)構(gòu)軟件只能使用寬帶和局域網(wǎng)，而B/S結(jié)構(gòu)軟件適用于任何網(wǎng)絡(luò)[2]。

3 軟件功能設(shè)計

3.1 系統(tǒng)功能

辦公自動化系統(tǒng)可以提高企業(yè)辦公的工作效率，適應(yīng)業(yè)務(wù)的發(fā)展需要。建立辦公自動化系統(tǒng)，利用科學(xué)的方法為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的信息支持，從而增強了企業(yè)的競爭力。辦公自動化系統(tǒng)主要包括三個主要流程：個人辦公、會議管理、系統(tǒng)管理[1]。

個人辦公：企業(yè)職員利用辦公自動化系統(tǒng)在登陸后，可以進(jìn)入自己的辦公頁面，從而可以根據(jù)自己的需要選擇辦公內(nèi)容。

會議管理：部門領(lǐng)導(dǎo)在登陸辦公自動化系統(tǒng)后，通過選擇會議管理進(jìn)入會議管理頁面，根據(jù)實際情況對會議進(jìn)行修改，并且可以在辦公自動化系統(tǒng)中對會議室進(jìn)行預(yù)約，還可以將會議信息發(fā)送到各個參加會議人員的郵箱中。

系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理員可以對系統(tǒng)進(jìn)行管理，系統(tǒng)管理員進(jìn)入系統(tǒng)管理頁面后可以對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。

3.2 辦公系統(tǒng)需求分析

辦公自動化系統(tǒng)主要的作用是對單位內(nèi)的日程安排、檔案管理、日常交流以及公告發(fā)布等進(jìn)行管理的平臺。為企業(yè)的管理和考核工作提供了便利，提高了工作效率和辦事效率，它主要實現(xiàn)了日常辦公的信息化、網(wǎng)絡(luò)化以及自動化，使結(jié)果更加精確。

辦公系統(tǒng)主要包含的系統(tǒng)為：個人事務(wù)處理系統(tǒng)、日常辦公系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、專業(yè)文件管理系統(tǒng)以及系統(tǒng)的管理。其中個人事務(wù)處理系統(tǒng)是指為辦公人員提供信息處理平臺幫助辦公人員對郵件以及文檔進(jìn)行處理，同時為辦公人員提供了錄入、查詢等通訊功能；日常辦公系統(tǒng)主要是指對辦公的一些事宜的處理，包括會議、檔案等的管理；資源管理系統(tǒng)則是指對會議室的安排，車輛的安排等內(nèi)容。這些系統(tǒng)為辦公人員提供了極大的便利，同時節(jié)約了時間，保證了辦公的精確度，因此辦公自動化系統(tǒng)將會迎來新的發(fā)展趨勢。

根據(jù)對系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的分析，在辦公自動化系統(tǒng)中采取B/S結(jié)構(gòu)軟件，從而實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的整理并確保了數(shù)據(jù)的安全。在對辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)時要遵循以下原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、采用先進(jìn)性網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用系統(tǒng)、保證系統(tǒng)的可靠性、權(quán)威性、安全性和擴(kuò)展性。

3.3 辦公自動化系統(tǒng)架構(gòu)

辦公自動化系統(tǒng)架構(gòu)主要包括用戶層、應(yīng)用層、引擎層、中間件數(shù)據(jù)庫層、硬件平臺五個部分，辦公自動化系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示[3]。

圖1 系統(tǒng)功能架構(gòu)圖

3.4 系統(tǒng)特點

辦公自動化系統(tǒng)具有靈活設(shè)計方案的特點，通過辦公自動化系統(tǒng)可以靈活的應(yīng)用設(shè)計方案、靈活的部署方案并且可以快速的實施方案，可以為使用者提供更加便利的服務(wù)。

（1）先進(jìn)的體系結(jié)構(gòu)，辦公自動化系統(tǒng)采用的是B/S結(jié)構(gòu)，為客戶端提供的便捷的服務(wù)，實現(xiàn)了客戶端的的零維護(hù)，有利于用戶的開發(fā)和擴(kuò)展；（2）用戶界面簡單，在使用辦公自動化系統(tǒng)的過程中真正的實現(xiàn)了簡單、靈活的特點；（3）安全性和可靠性，辦公自動化系統(tǒng)可以通過對數(shù)據(jù)的監(jiān)測來保證錄入數(shù)據(jù)的安全性和完整性；（4）開放性和可擴(kuò)展性，辦公自動化系統(tǒng)中采用的都是標(biāo)準(zhǔn)化的接口，采用的是模塊化和結(jié)構(gòu)化的設(shè)計，實現(xiàn)了系統(tǒng)的開放性和可擴(kuò)展性。

4 結(jié)束語

隨著科技的進(jìn)步，我國的信息化技術(shù)得到了快速發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用越來越廣。辦公自動化系統(tǒng)中的個人辦公、會議管理、系統(tǒng)管理為企業(yè)的辦公以及日常事務(wù)的管理提供了極大的便利，可以為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。目前我國的辦公自動化水平已經(jīng)得到了提高，但是在技術(shù)方面仍存在不足，所以需要更多的技術(shù)人員對辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行研究，推動我國自動化系統(tǒng)的發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]閆潔.一個高效辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2006.

[2]戴浩.基于JAVA技術(shù)的軍隊辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].國防科學(xué)技術(shù)大學(xué)，2006.

[3]朱敏.JSP Web應(yīng)用教程[M].北京：清華大學(xué)出版社，2004.

作者單位：江蘇蘇鋼集團(tuán)有限公司，江蘇蘇州 215151