分析檔案信息化建設(shè)及檔案服務(wù)工作問(wèn)題

摘 要：隨著我國(guó)科技水平的不斷提升，社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域逐步進(jìn)行信息化技術(shù)革新，檔案管理也不例外，尤其是涉及國(guó)土資源信息，更需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，逐步引入先進(jìn)的信息技術(shù)管理模式，提高信息管理的效率，提升信息服務(wù)質(zhì)量。因此，本文從國(guó)土檔案信息的基本特點(diǎn)出發(fā)，有針對(duì)性地探討了國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)的基本途徑以及檔案服務(wù)工作質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；檔案服務(wù)

中圖分類號(hào)：TP39

我國(guó)的檔案管理工作的基本目標(biāo)是促進(jìn)檔案資源的有效利用，同時(shí)通過(guò)檔案服務(wù)，來(lái)實(shí)現(xiàn)社會(huì)的建設(shè)。在當(dāng)下信息化時(shí)代，檔案管理也逐步向現(xiàn)代化以及數(shù)字化的方向發(fā)展，我國(guó)檔案發(fā)展綱要提出，要不斷建設(shè)與我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作模式，并充分發(fā)揮檔案工作對(duì)于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的積極作用，這不僅要求我國(guó)的檔案管理工作在原有的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新，而且要著眼于服務(wù)社會(huì)。國(guó)土資源檔案的信息化建設(shè)是國(guó)土資源信息整合的重要內(nèi)容，也是評(píng)價(jià)檔案工作整體質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，因此我國(guó)的國(guó)土檔案工作要從一個(gè)新的高度出發(fā)來(lái)進(jìn)行革新，促進(jìn)為社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

1 國(guó)土資源檔案的基本特點(diǎn)

1.1 信息內(nèi)容的綜合性

國(guó)土資源檔案的種類比較多，而且綜合性比較強(qiáng)，其中涉及到地籍管理、建設(shè)用地管理、資源規(guī)劃利用、礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量、地質(zhì)環(huán)境管理等內(nèi)容，內(nèi)容繁雜，涉及范圍較廣，而且各種類型的檔案之間有重合的部分，因此在管理上工作量比較大，難度較高。以建設(shè)用地相關(guān)項(xiàng)目的檔案為例，其中屬于文書(shū)類檔案的包括建設(shè)用地的申請(qǐng)與批復(fù)、征地有關(guān)協(xié)議等，而屬于科技類檔案的包括設(shè)計(jì)任務(wù)規(guī)劃、用地位置圖紙等。由此可見(jiàn)，國(guó)土資源的檔案不僅體現(xiàn)了土地開(kāi)發(fā)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的關(guān)系，而且在其中也包含著在整個(gè)過(guò)程中的總結(jié)以及體會(huì)，這些檔案內(nèi)容也是包含重要文獻(xiàn)以及相關(guān)知識(shí)的重要寶庫(kù)。

1.2 信息的長(zhǎng)期穩(wěn)定性與動(dòng)態(tài)性

國(guó)土資源工作系統(tǒng)龐大，內(nèi)容多，因此由國(guó)土資源管理內(nèi)容而形成的檔案材料不僅數(shù)量大，而且自身具有時(shí)間性以及順承性的特征，這些檔案資料只有經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的累積，不斷的整合，才能保證檔案內(nèi)容可以服務(wù)于社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，才能順應(yīng)社會(huì)信息系統(tǒng)的完整性。國(guó)土資源信息通常會(huì)受到自然因素以及社會(huì)因素的影響，土地、地質(zhì)以及礦產(chǎn)資源的數(shù)量、物權(quán)關(guān)系會(huì)發(fā)生改變，這也要求國(guó)土資源檔案必須進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保證檔案信息的有效性。

1.3 信息內(nèi)容的涉密性

國(guó)土資源檔案的內(nèi)容比較豐富，且涉及的范圍比較廣泛，很多內(nèi)容甚至關(guān)系到國(guó)家的安全問(wèn)題，也涉及到我國(guó)的相關(guān)資源重要戰(zhàn)略，因此這類檔案在內(nèi)容和形式上，都具有保密性，而且關(guān)系到國(guó)家相關(guān)決策，確保相關(guān)檔案內(nèi)容的安全是檔案管理人員的重要職責(zé)。首先相關(guān)工作人員要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，推行切實(shí)可行的保密工作，其次要在保證檔案信息安全的情況下，增強(qiáng)與相關(guān)政府部門的交流，通過(guò)檔案內(nèi)容的信息化，不斷提升檔案內(nèi)容的可利用率。

2 檔案信息化建設(shè)的重要性

隨著社會(huì)信息的不斷增多，檔案量的增加導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨困境，檔案管理的信息化迫在眉睫。檔案的管理部門需要依靠信息技術(shù)，提高檔案信息管理的技術(shù)水平。信息化管理是未來(lái)檔案工作管理的發(fā)展方向，而且可以優(yōu)化傳統(tǒng)管理模式中的諸多不足。

檔案的信息化建設(shè)要在基礎(chǔ)設(shè)施、服務(wù)觀念、人力培訓(xùn)等多方面進(jìn)行建設(shè)，盡管在計(jì)算機(jī)在社會(huì)高度普及，且應(yīng)用領(lǐng)域較多，但是在檔案管理方面應(yīng)用依舊比較狹窄。檔案管理的信息化要完善基礎(chǔ)設(shè)施，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及軟件可以滿足海量的檔案信息。早期對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，而且對(duì)于信息化技術(shù)缺少完整的認(rèn)識(shí)，檔案信息的有效利用率也比較低。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟完善，信息化社會(huì)對(duì)于檔案工作也提出了新的要求，檔案管理工作也亟需改革。檔案的管理人員要樹(shù)立新的工作理念，不斷完善相關(guān)的技術(shù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平，這樣才能不斷提升工作效率，保證檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)為用戶提供所需要的檔案信息。

3 國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)與服務(wù)工作問(wèn)題

3.1 構(gòu)建國(guó)土資源檔案信息化模式

國(guó)土資源相關(guān)檔案要定期進(jìn)行整合，即根據(jù)檔案內(nèi)容的時(shí)間、空間以及數(shù)量、內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)地統(tǒng)籌配置，從而使檔案內(nèi)容達(dá)標(biāo)一個(gè)系統(tǒng)化最優(yōu)化的狀態(tài)，特別是在急需檔案信息之時(shí)，可以在最短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確查找出檔案的具備位置，實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值。近年來(lái)，隨著信息化技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理也逐步走向數(shù)字化以及辦公自動(dòng)化，最明顯的是在國(guó)土資源檔案管理中，開(kāi)始逐漸出現(xiàn)了電子文件，并成為了國(guó)土資源檔案的重要組成部分。這種檔案的信息化通過(guò)電子計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案的建立、歸檔和管理，在各個(gè)環(huán)節(jié)充分利用信息化技術(shù)，合理分配資源布局以及檔案分類結(jié)構(gòu)，最大程度發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使國(guó)土檔案的系統(tǒng)更加完善。檔案的信息化也解決了一些檔案內(nèi)容比較分散、不易整理的特點(diǎn)，并滿足了社會(huì)需求的多樣性。同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，還可以在內(nèi)部進(jìn)行交流，加深合作，拓展檔案的內(nèi)容范圍，保證國(guó)土資源檔案統(tǒng)一化、系統(tǒng)化的資源供給，實(shí)現(xiàn)檔案信息的便捷獲取以及社會(huì)價(jià)值。

3.2 創(chuàng)新檔案信息化服務(wù)的形式與內(nèi)容

國(guó)土資源檔案的信息化建設(shè)，離不開(kāi)內(nèi)容與形式的創(chuàng)新，尤其是深入認(rèn)識(shí)到信息化的巨大優(yōu)勢(shì)，并從思想上重視檔案信息化模式構(gòu)建。檔案的信息化不僅要保持原有的內(nèi)容，而且要不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，設(shè)立嶄新的服務(wù)理念和服務(wù)內(nèi)容，以創(chuàng)新為切入點(diǎn)，在檔案服務(wù)的深度和廣度上都實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。檔案管理工作人員要根據(jù)社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀以及重點(diǎn)需求，多方面提升檔案信息服務(wù)的質(zhì)量與水平，對(duì)于國(guó)土資源相關(guān)的檔案進(jìn)行整理、分析，并對(duì)與相應(yīng)問(wèn)題進(jìn)行資料的編輯，提高檔案的實(shí)用性。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案的信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。在信息技術(shù)時(shí)代，檔案管理人員不僅是信息的當(dāng)行業(yè)，而且是知識(shí)的加工者、信息的提供者，并能夠適應(yīng)數(shù)字化的檔案管理，掌握基本的計(jì)算機(jī)操作技能，包括計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用、專用軟件操作、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)后臺(tái)控制等。同時(shí)，檔案管理人員要不斷優(yōu)化自身的業(yè)務(wù)知識(shí)體系，與時(shí)俱進(jìn)，提高處理信息的能力?？偠灾?，檔案的信息化建設(shè)以及服務(wù)工作的質(zhì)量提升，離不開(kāi)高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案信息隊(duì)伍的支持。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案的管理，尤其是涉及國(guó)土資源相關(guān)內(nèi)容，關(guān)系到我國(guó)土地發(fā)展問(wèn)題。因此要不斷革新管理技術(shù)，引入現(xiàn)代化的信息化建設(shè)，既可以提高檔案管理的效率，滿足各類用戶的信息需求，又從各個(gè)方面彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的不足，提升檔案服務(wù)工作的整體質(zhì)量，除此之外，工作人員也要不斷提升業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)先進(jìn)的管理模式，進(jìn)而為檔案的信息化貢獻(xiàn)力量。

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作者簡(jiǎn)介：李怡璇（1983.12-），女，本科，初級(jí)職稱，主要從事檔案管理。

作者單位：烏魯木齊市國(guó)土資源信息中心，烏魯木齊 830000