如何豐富優(yōu)化綜合檔案館館藏

[摘要]檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)一項(xiàng)根本性、戰(zhàn)略性的工作，關(guān)系到檔案事業(yè)的固本強(qiáng)身、可持續(xù)發(fā)展，是做好檔案工作的前提和保證。加強(qiáng)館藏檔案資源建設(shè)應(yīng)充分發(fā)揮靈活性和多樣性，著重?cái)U(kuò)大檔案接收范圍，注重接收地方特色檔案，并確保重大活動(dòng)檔案及時(shí)進(jìn)館。

[關(guān)鍵詞]優(yōu)化館藏；檔案資源建設(shè)；檔案征集；特色檔案

如何豐富優(yōu)化綜合檔案館館藏，是檔案工作者多年來(lái)一直在探討的一個(gè)重要課題，不少檔案館在這方面也做出了許多有益的嘗試，取得了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。筆者試就豐富檔案館館藏的必要性和緊迫性、如何豐富和優(yōu)化館藏做一組粗略的論述和分析。

一、豐富和優(yōu)化館藏的必要性和緊迫性

檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，檔案館的任務(wù)之一是收藏檔案?；仡櫄v史我們會(huì)清楚的看到，古往今來(lái)社會(huì)活動(dòng)的領(lǐng)域在不斷深入、不斷擴(kuò)大，新事物、新現(xiàn)象、新問(wèn)題層出不窮，社會(huì)呈現(xiàn)出多樣化的局面。因此，檔案館的館藏也應(yīng)與社會(huì)狀況、社會(huì)發(fā)展同步，反映這種復(fù)雜狀況和多種多樣的內(nèi)容。但就目前我國(guó)綜合檔案館的館藏狀況來(lái)看，檔案種類單調(diào)，文書(shū)檔案所占比重過(guò)大；檔案載體單一，紙質(zhì)檔案與非紙質(zhì)檔案比例失調(diào)；館藏信息陳舊，利用效果不佳的問(wèn)題十分突出。因此，豐富和優(yōu)化館藏已成為目前綜合檔案館必須抓緊時(shí)間、下大力氣、切實(shí)解決好的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

二、豐富和優(yōu)化館藏的主要途徑和對(duì)策

要豐富和優(yōu)化館藏，就是要做到館藏內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理，門類齊全，要體現(xiàn)地方特色。因此在檔案的接收、征集過(guò)程中要體現(xiàn)出靈活性和多樣性的特點(diǎn)。具體的講，要注意做好以下幾方面的工作：

一是要擴(kuò)大檔案接收的范圍。過(guò)去檔案館在接收檔案進(jìn)館時(shí)，較多注意了文書(shū)檔案的接收，文書(shū)檔案又主要集中在各政府部門的官方文書(shū)。這樣做就會(huì)把社會(huì)生活的廣闊領(lǐng)域置于一旁，失去了許多應(yīng)當(dāng)接收的重要檔案。因此，在檔案的接收上要采取靈活多樣的方式，檔案接收的范圍不能僅僅局限于傳統(tǒng)接收的官方文書(shū)，要擴(kuò)大檔案接收范圍，做好多形式、多載體檔案的接收進(jìn)館工作。嶧城區(qū)檔案館在近幾年的接收工作中就較好的注意了這一點(diǎn)，除了接收常規(guī)的文書(shū)檔案進(jìn)館外，還接收了各類音像、照片檔案進(jìn)館。另外還接收了民政局的婚姻檔案，人社局的工傷、特保等專業(yè)檔案進(jìn)館。這部分檔案的接收，無(wú)疑在館藏檔案的載體和門類上起到了豐富和優(yōu)化的作用，較好地改變了館藏單一的狀況。

二是要做好地方特色檔案的接收和征集工作。地方特色檔案是指能反映地方經(jīng)濟(jì)、文化、民俗、地理、民族、宗教等特色的檔案。這部分檔案具有較強(qiáng)的地域性，能比較全面地反映一個(gè)地方的總體特征。如果說(shuō)我們以前接收的官方文書(shū)做為歷史憑證是“正史”，那么，這些特色檔案正是“民間”記憶，雖然沒(méi)有官方記憶那樣規(guī)范、那樣系統(tǒng)，但卻往往能夠透過(guò)個(gè)體生命的感情去回憶、去重觀歷史的側(cè)面，把握時(shí)代變遷的很多細(xì)節(jié)，可以說(shuō)是另一種更人性化的有血有肉的記憶。而這些材料，也正是我們綜合檔案館的館藏體系中所一直缺乏的。做好這部分檔案的接收和征集工作，能讓人們更全面、更真實(shí)地了解一個(gè)地方的歷史和民俗。近年來(lái)，嶧城區(qū)檔案館先后征集到了云門李氏、蘭陵褚氏等幾大家族族譜進(jìn)館，也多方搜集了各類有關(guān)本地特產(chǎn)“石榴”的書(shū)籍、音像資料。反映了嶧城地區(qū)獨(dú)特的民風(fēng)及物產(chǎn)，這部分特色檔案已經(jīng)成為館藏的一個(gè)亮點(diǎn)。

三是要及時(shí)做好反映地方政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)生活等方面的重大活動(dòng)檔案進(jìn)館。重大活動(dòng)檔案是反映地方政治、經(jīng)濟(jì)、文化的一個(gè)重要組成部分，這部分檔案如收集不及時(shí)，極易在活動(dòng)結(jié)束后散失。嶧城區(qū)從2010年開(kāi)始每年舉辦一次榴花節(jié)，2013年又成功舉辦了第一屆世界石榴大會(huì)，區(qū)檔案局及時(shí)介入這些重大活動(dòng)中去，協(xié)助主辦單位做好檔案的收集和整理工作，并及時(shí)接收進(jìn)館，確保檔案不缺失。這些重大活動(dòng)檔案是外界了解認(rèn)識(shí)嶧城的一個(gè)窗口，是全區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)生活的縮影。

四是要加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)。各種檔案資源進(jìn)館后，要充分運(yùn)用現(xiàn)代化手段，加強(qiáng)檔案館資源信息化建設(shè)，將檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案資源的現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中、有序管理和優(yōu)化配置，開(kāi)發(fā)和實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大效益，為提升檔案館的公共服務(wù)功能、形成檔案工作服務(wù)體系奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。特別要重視檔案?jìng)浞莨ぷ鳎瑢⑦@項(xiàng)工作作為檔案資源建設(shè)和檔案安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容和手段，認(rèn)真加以落實(shí)，既要對(duì)本級(jí)重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份，更要對(duì)其中的重要電子文件實(shí)行異質(zhì)備份，以確保電子文件的長(zhǎng)期可讀，確保檔案信息資源的絕對(duì)安全。

豐富和優(yōu)化館藏是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，檔案工作者在這一過(guò)程中，應(yīng)體現(xiàn)出足夠的靈活性，不能只追求“量”的突破，還要兼顧“質(zhì)”的飛躍，充分凸顯地方特色，切實(shí)發(fā)揮檔案館的存史作用。

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作者簡(jiǎn)介

劉楊（1988.2），女，山東棗莊人，單位：嶧城區(qū)檔案局，從事工作：檔案管理。