數(shù)字資源整合管理探討

摘 要：本文探討在信息化時(shí)代下，剖析本館數(shù)字資源利用現(xiàn)狀，試圖從管理的角度來對數(shù)字資源的利用作一定的研究，然后在此基礎(chǔ)上結(jié)合數(shù)字資源管理的其他方面，如管理結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、服務(wù)對象等等，來闡述數(shù)字資源整合管理的整體思路。

關(guān)鍵詞：數(shù)字資源；整合；管理

中圖分類號：G250.73

1 本院圖書館數(shù)字資源整合管理存在的問題分析

1.1 現(xiàn)代管理組織缺失

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對數(shù)字資源的管理組織提出了新的要求，在傳統(tǒng)的以紙制圖書資源為主的時(shí)代，管理組織相對固定，所管理和組織的范圍也有限。但進(jìn)入數(shù)字資源時(shí)代之后，所需要面對和處理的數(shù)字資源往往來自許多其他單位及其系統(tǒng)，組織管理工作涵蓋的面積和范圍更加廣泛，所需要處理的資源與更加多樣化和豐富化。

對于用戶來說，數(shù)字資源能夠讓他們快捷的查詢到所需要的資料，而這背后需要對遍布在全國甚至全球范圍內(nèi)的電子資源數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效的搜索和管理。這需要有著足夠的技術(shù)水平、資金能力，以及管理組織?？梢哉f，數(shù)字化將圖書館變成了一個綜合性的信息中心，不再以印刷文獻(xiàn)為主，而是能夠提供文字、聲音、圖像的計(jì)算機(jī)終端與各個信息中心進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)的載體。作為高度信息化的，建立在各種信息技術(shù)基礎(chǔ)之上數(shù)字資源管理中心，很容易產(chǎn)生信息堵塞，服務(wù)或管理落后的問題。根據(jù)國外的經(jīng)驗(yàn)，數(shù)字資源的整合和利用需要合作部門保持高度的協(xié)作，以便對數(shù)字資源進(jìn)行更好的管理。

目前，本院圖書館管理組織仍然基本屬于原有紙制媒介時(shí)代的管理組織，館藏資源的信息化、數(shù)字化仍然被視作“院內(nèi)的業(yè)務(wù)”，沒有從信息化時(shí)代的要求出發(fā)對管理組織進(jìn)行調(diào)整或優(yōu)化，自有系統(tǒng)的建設(shè)并沒有考慮到“信息共享”，“不同信息中心之間的高效傳輸與鏈接”等重要要求，導(dǎo)致一些系統(tǒng)和軟件與協(xié)作單位不匹配，使得用戶在搜索資料時(shí)，無法使用外部的一些重要數(shù)字資源。

1.2 業(yè)務(wù)流程體系落后

數(shù)字資源整合中除了對自有資源進(jìn)行電子化和信息化外，更為重要的工作是對外部的數(shù)字資源進(jìn)行挖掘、評估購買、管理并維護(hù)。目前針對數(shù)字資源整合工作的業(yè)務(wù)流程體系也屬于傳統(tǒng)模式，利用原有的館藏管理經(jīng)驗(yàn)來對數(shù)字資源進(jìn)行管理，數(shù)字資源的整合需要面對大量的內(nèi)外部電子化資源，需要在業(yè)務(wù)管理流程上進(jìn)行高效運(yùn)作，而目前的工作機(jī)制十分低效。

采編部在挖掘新的數(shù)字資源時(shí)，往往依賴各數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)商電話或者電子郵件推薦新的數(shù)字資源產(chǎn)品，或是在中心網(wǎng)站上進(jìn)行產(chǎn)品展示以供各單位進(jìn)行選擇，但目前這兩種方式都不能保障及時(shí)地獲取新產(chǎn)品的通知，即使獲取了相關(guān)信息，在龐大的信息量面前，采編部也難以勝任工作量。

在挖掘到新的數(shù)字資源時(shí)，還需要對其資源評估，和傳統(tǒng)紙制資源的評估不同，海量的數(shù)字資源使得有限的工作人員難以處理這種巨大的工作量，許多數(shù)據(jù)庫資源從表面上看具有較高的價(jià)值，信譽(yù)度也較高，但實(shí)際上其所含內(nèi)容與現(xiàn)有的館藏資源有著一定程度的重復(fù)性，因此容易導(dǎo)致采購資金的浪費(fèi)。而且目前的采編工作采用半自動化的工作模式，很容易在查重的精確度上發(fā)生失誤。

數(shù)字資源的管理和維護(hù)同樣非常重要。目前本館在高技術(shù)的管理工具使用上仍然比較缺乏，工作人員在對資源描述信息、合同條款、內(nèi)容提供商資料審查等方面的管理工作也十分零散。而且在對數(shù)字資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、歸納時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一的知識庫作為基礎(chǔ)，許多工作也還是以手工的方式進(jìn)行管理和維護(hù)，海量的信息使得其管理與維護(hù)工作顯得十分低下。

1.3 績效評價(jià)方式滯后

目前雖然有相關(guān)的績效評價(jià)體系，但主要是針對傳統(tǒng)的管理工作，比如圖書的保管效果，圖書的丟失與損壞率，圖書的出借與利用情況等。針對數(shù)字資源下的各項(xiàng)工作還是缺乏相應(yīng)的績效評價(jià)體系。數(shù)字資源整合面臨著更多、更新的挑戰(zhàn)，包括數(shù)字資源的采購管理，所采購的數(shù)字資源的質(zhì)量與數(shù)量，如何加強(qiáng)與其他單位的協(xié)調(diào)，采購成本的控制、所擁有的數(shù)字資源在用戶的使用情況等等方面，都需要建立起新的績效評價(jià)體系。

2 數(shù)字資源整合的管理對策

2.1 建立新型管理組織

由于在推動數(shù)字資源整合之前，已設(shè)立了采編部進(jìn)行圖書的采購與管理，也設(shè)立了技術(shù)部對相關(guān)的信息系統(tǒng)等進(jìn)行管理，為了更好的推動數(shù)字資源的整合工作，避免部門重置，可以設(shè)置單獨(dú)的網(wǎng)絡(luò)采編部，專門負(fù)責(zé)數(shù)字資源的管理工作，而將原有的技術(shù)支持部合并到數(shù)字資源整合管理處，主要負(fù)責(zé)數(shù)字資源整合方面的技術(shù)工作，同時(shí)也負(fù)責(zé)日常的技術(shù)管理工作，信息管理部則主要是面向用戶進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)和信息管理方面的工作。

在職能的設(shè)置上，數(shù)字資源整合管理處的主要職能應(yīng)包括以下幾個方面：

網(wǎng)絡(luò)采編部：主要對館藏的資料、文獻(xiàn)進(jìn)行收集、整理，將其提供給技術(shù)部。并將收集起來的文獻(xiàn)編成二次文獻(xiàn)和檢索信息，讓用戶能夠快捷、方便的查詢和下載所需資料；與國內(nèi)外相關(guān)單位，如數(shù)字資源提供商、科研機(jī)構(gòu)、高校電子圖書館等進(jìn)行聯(lián)系與交流，開展協(xié)作研究等。

技術(shù)支持部：主要是對數(shù)字資源的收集、分類、整理，信息交換等方面做好技術(shù)支持，對數(shù)字資源整合管理處的成員提供技術(shù)培訓(xùn)；開發(fā)數(shù)字資源的文獻(xiàn)著述與閱讀方式；為數(shù)字資源開發(fā)與應(yīng)用提供更好的解決方案；結(jié)合用戶需求和數(shù)字資源特點(diǎn)開發(fā)出新的增值信息服務(wù)，以及在共享網(wǎng)絡(luò)的廣告欄上對新進(jìn)的文獻(xiàn)進(jìn)行廣告宣傳，一些有預(yù)定或特定需求的文獻(xiàn)或資料還可以直接以短信方式通知用戶等；為用戶提供委托登陸或測試的相關(guān)業(yè)務(wù)；研究面向全球不同語言的自動檢索與翻譯處理功能等。

信息管理部：主要是面向用戶，將網(wǎng)絡(luò)采編部、技術(shù)支持部所收集、處理的數(shù)字資源，以及相關(guān)的應(yīng)用技術(shù)，更好的向用戶進(jìn)行介紹與推薦，作為用戶與網(wǎng)絡(luò)采編部、技術(shù)支持部工作的中介。

2.2 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

本館現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程還是基于傳統(tǒng)紙制印刷本的資源采購和管理流程而設(shè)置的，而數(shù)字資源在資料采購、運(yùn)作模式，存儲等方式都和傳統(tǒng)的紙制印刷本的運(yùn)作方式存在很大的差異。因此，對已有的業(yè)務(wù)管理流程進(jìn)行優(yōu)化顯得十分的必要。在目前的實(shí)際情況下，本館以系統(tǒng)管理為核心，形成以數(shù)字化資源管理為中心的業(yè)務(wù)和服務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)資源的網(wǎng)上采集、紙質(zhì)文獻(xiàn)的數(shù)字化、圖書借閱的電子化等。

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的另一個重要的工作就是構(gòu)建一個跨平臺、跨學(xué)科、跨數(shù)據(jù)庫的，擁有統(tǒng)一的界面和集成檢索功能的查詢系統(tǒng)。用戶可以在這個系統(tǒng)中對不同來源、不同類型、不同界面的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行統(tǒng)一的檢索，而不是需要通過多個入口查詢到大量相似的資料，這樣就能夠很好的解決讀者信息需求以及信息資源分散的現(xiàn)狀。目前本館主要是利用OPAC和導(dǎo)航系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字資源整合。其實(shí)現(xiàn)主要過程如下：

（1）用戶登陸本館數(shù)字資源檢索網(wǎng)頁，登陸后填寫檢索內(nèi)容并提交。

（2）查詢界面接受用戶所輸信息，并由用戶特征提取模塊對用戶所輸信息中的特征語義信息進(jìn)行記錄和提取。

（3）進(jìn)行全局后臺多電子文獻(xiàn)庫檢索。

（4）對后臺電子文獻(xiàn)庫檢索得到的異構(gòu)信息結(jié)果進(jìn)行提取集成處理。

（5）以統(tǒng)一的信息表達(dá)方式把檢索結(jié)果返回給用戶。

2.3 建立新型績效指標(biāo)評價(jià)體系

具體而言，該評價(jià)體系有以下主要作用：

（1）對數(shù)據(jù)庫內(nèi)容進(jìn)行全面評估，通過“數(shù)據(jù)庫內(nèi)容”及相對應(yīng)的二級指標(biāo)，全面評估其數(shù)據(jù)庫內(nèi)容是否符合用戶的需求，是否具有權(quán)威性、時(shí)效性和全面性。

（2）通過“數(shù)據(jù)庫檢索效率”及“數(shù)據(jù)庫利用”及相應(yīng)的二級指標(biāo)，從數(shù)據(jù)庫提供的檢索功能、界面等方面評估其是否符合大多數(shù)用戶的使用習(xí)慣，尤其是現(xiàn)在科研人員的年齡跨度比較大，一些年長的科研人員是否能夠熟練的使用這些數(shù)據(jù)庫獲取資料，具有很相當(dāng)大的意義。另外，從數(shù)據(jù)庫登陸次數(shù)、瀏覽及下載次數(shù)等可以得出該數(shù)據(jù)庫的利用率，這也是評價(jià)數(shù)據(jù)庫價(jià)值的一個重要指標(biāo)。

（3）通過“數(shù)據(jù)庫成本”及“數(shù)據(jù)提供商服務(wù)”這兩個一級指標(biāo)及相應(yīng)的二級指標(biāo)，評估數(shù)據(jù)庫的性價(jià)比，有些數(shù)據(jù)庫雖然內(nèi)容非常好，科研價(jià)值非常大，但是價(jià)格昂貴，性價(jià)比不高，不值得單位長期購買。

通過以上我們可以發(fā)現(xiàn)，一個科學(xué)高效的數(shù)據(jù)庫資源評價(jià)體系，對促進(jìn)電子資源的整體優(yōu)化建設(shè)，調(diào)整電子資源的學(xué)科分布，調(diào)整參考數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、事實(shí)數(shù)據(jù)庫、電子期刊、電子圖書的比例，提高電子資源的利用率，了解用戶需求等都具有非常明顯的作用。

通過對電子資源結(jié)構(gòu)的調(diào)整和使用情況的分析，促進(jìn)檢索服務(wù)、咨詢服務(wù)培訓(xùn)服務(wù)的開展，使電子資源及其服務(wù)更符合用戶需要，提高其利用率并降低成本。統(tǒng)計(jì)報(bào)告可以準(zhǔn)確地反映出用戶對電子資源的學(xué)科、類型和軟硬件環(huán)境的需求，圖書館可以據(jù)此調(diào)整電子資源建設(shè)方向和服務(wù)內(nèi)容，從而更好地為用戶服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張閆.基于知識鏈的數(shù)字圖書館信息資源整合的原則和模式[J].情報(bào)雜志，2011.

[2]文小明.高校圖書館數(shù)字資源整合現(xiàn)狀調(diào)查與分析[J].新世紀(jì)圖書館，2011.

[3]劉洪，高華，邵怡.大學(xué)圖書館電子資源績效評價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建[J].大學(xué)圖書情報(bào)學(xué)刊，2009.

作者簡介：吳大羽（1981.08-），男，安徽宿松人，安徽省社會科學(xué)院圖書館（信息與網(wǎng)絡(luò)中心）館員，碩士研究生，主要從事單位信息化方面工作。

作者單位：安徽省社會科學(xué)院圖書館，合肥 230053

基金項(xiàng)目：安徽省社會科學(xué)院青年課題（項(xiàng)目編號：QK201313）。