計算機(jī)在現(xiàn)代辦公自動化中的實(shí)踐應(yīng)用

摘 要：隨著社會的進(jìn)步和科技的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)在各個行業(yè)得到了應(yīng)用和發(fā)展，其中特別是辦公方式，開始有傳統(tǒng)的辦公方式轉(zhuǎn)向辦公自動化。當(dāng)前雖然辦公自動化已經(jīng)有了一定程度上的發(fā)展，但是還是有一定的不足，但是計算機(jī)技術(shù)為辦公自動化帶來了顯著的成效。文章主要從計算機(jī)技術(shù)和辦公自動化的發(fā)展開始談起對計算機(jī)在現(xiàn)代辦公自動化中的實(shí)踐應(yīng)用進(jìn)行分析說明。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)應(yīng)用；現(xiàn)代辦公自動化；實(shí)踐應(yīng)用

中圖分類號：TP317.1

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，辦公室成為了當(dāng)前人們工作的主要陣地之一，因?yàn)樾枰幚淼臄?shù)據(jù)信息越來越多，傳統(tǒng)的人工處理數(shù)據(jù)的方式已經(jīng)不能適應(yīng)時代發(fā)展的需要，無法適應(yīng)高效率和高速率的辦公環(huán)境。傳統(tǒng)的辦公方式束縛了人們的思維，嚴(yán)重影響了人們的工作效率。但是隨著計算機(jī)的出現(xiàn)和計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，辦公的方式發(fā)生了翻天覆地的變化，工作效率明顯提高。在當(dāng)前的環(huán)境下，選擇現(xiàn)代化和高效率的計算機(jī)辦公信息系統(tǒng)，能夠極大的提高辦公效率和節(jié)約人力資源，降低成本。下面對計算機(jī)在現(xiàn)代辦公自動化中的實(shí)踐應(yīng)用進(jìn)行分析和探討。

1 計算機(jī)技術(shù)發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀

1.1 計算機(jī)技術(shù)發(fā)展的歷史

1946年世界上的第一臺通用電子數(shù)字計算機(jī)是由美國研制出來的，到了20世紀(jì)的60至80年代，政府和科研機(jī)構(gòu)以及一些企業(yè)才開始在日常的事務(wù)管理中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，因特爾處理器的發(fā)明進(jìn)一步促進(jìn)了計算機(jī)的普及，直到1982年世界上首臺個人計算機(jī)最終誕生，而且相對于以前成本降低了好多，隨后計算機(jī)則開始普及到一些小公司或者是一般家庭中。到目前為止，計算機(jī)的發(fā)展逐漸的滲透到社會生活的各個方面，豐富和發(fā)展了人們的社會生活的同時也促進(jìn)了社會文明的進(jìn)步。

1.2 計算機(jī)技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科研技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)技術(shù)取得了令人矚目的成果。計算機(jī)的操作系統(tǒng)發(fā)展經(jīng)歷了機(jī)器語言、程序語言、簡單操作系統(tǒng)和Windows操作系統(tǒng)，運(yùn)行的速度得到了極大的提升。未來的計算機(jī)性能逐漸的向著微型化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和多元化的方向發(fā)展，而光計算機(jī)、量子計算機(jī)、化學(xué)計算機(jī)和生物計算機(jī)目前正處于研制的初級階段，但是相信有著極高的可期待性。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，計算機(jī)將向著專門化和綜合化、突破性和深入性以及多領(lǐng)域性方向發(fā)展，這種新型的計算機(jī)技術(shù)將會在計算機(jī)領(lǐng)域內(nèi)引起一場新的革命。

2 辦公自動化概述

辦公自動化是實(shí)現(xiàn)辦公中的自動化和智能化的重要手段，是建立在計算機(jī)信息技術(shù)之上的運(yùn)用現(xiàn)代通訊技術(shù)的一種辦公手段。辦公自動化需要人與計算機(jī)信息系統(tǒng)的配合，才能綜合的提高辦公的效率，節(jié)省辦公的時間。辦公自動化屬于一種新型的辦公體系，主要包括信息傳輸、圖像、文字處理以及數(shù)據(jù)的處理和分析等內(nèi)容，需要人機(jī)的有效配合，從而得到一種高效率的狀態(tài)。

3 計算機(jī)應(yīng)用于辦公自動化的意義

辦公自動化系統(tǒng)充分的李永樂現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢和便利，不斷的取得進(jìn)步和發(fā)展，而計算機(jī)在辦公自動化中的基礎(chǔ)作用也隨著辦公水平的提高而逐漸顯現(xiàn)出來。將計算機(jī)應(yīng)用于辦公自動化，更好的實(shí)現(xiàn)了人機(jī)信息的有效處理和有效的結(jié)合，極大的提高了辦公效益。計算機(jī)應(yīng)用于辦公自動化的意義具體體現(xiàn)在下面幾方面：

3.1 優(yōu)化了現(xiàn)代辦公的環(huán)境

傳統(tǒng)的辦公環(huán)境受到很多的條件限制，其中空間對辦公環(huán)境的限制尤為明顯，而且空間限制容易造成辦公室內(nèi)的工作壓力大，氣氛緊張。但是計算機(jī)應(yīng)用于辦公中就很好的改善了辦公的環(huán)境，在辦公空間上擴(kuò)展了很多，優(yōu)化了辦公環(huán)境，辦公人員不再像原先那樣需要埋首于大量的數(shù)據(jù)報表中，也不需要將一封郵件從這個辦公室送到另一個辦公室。辦公人員可以直接通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分配工作，在計算機(jī)上對數(shù)據(jù)和報表進(jìn)行分析和整理。計算機(jī)在辦公人員之間搭建了一個便利的交流平臺，緩解辦公中的緊張氣氛，提高辦公效率。

3.2 降低了人力資本

傳統(tǒng)的辦公模式中對辦公人員有著極高的工作要求，一方面體現(xiàn)在工作量上，另一方面體現(xiàn)在工作能力上。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代辦公的范圍在不斷地擴(kuò)大，辦公的信息量也在不斷的增加，如果仍然采用傳統(tǒng)的辦公模式，企事業(yè)單位為此就需要聘用更多的勞動力成本來滿足工作的需要。但是計算機(jī)應(yīng)用于辦公自動化，就會提高企業(yè)的辦公效率，減少企業(yè)的成本投資。

3.3 激發(fā)辦公人員的創(chuàng)造力

計算機(jī)應(yīng)用于辦公自動化能夠?yàn)檗k公人員提供一個更為開放和自由的辦公環(huán)境，企業(yè)的辦公變得流程化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。傳統(tǒng)的辦公模式會造成辦公人員工作壓力大，長期會覺得繁雜、刻板和單一乏味。但是計算機(jī)應(yīng)用于辦公自動化，減少了辦公人員的工作量，辦公人員由更多的時間和精力去完善工作方法，從而提高創(chuàng)新的能力。計算機(jī)應(yīng)用于現(xiàn)代辦公自動化中，解放了辦公人員的思維，從而激發(fā)其工作熱情和積極性。

4 辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用主要體現(xiàn)在辦公自動化中的文字和數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用，比如Word、WPS等計算機(jī)編輯排版工具主要用于文字的排版處理、版式設(shè)計和復(fù)制打印之類的辦公活動；而辦公自動化中有關(guān)數(shù)據(jù)的處理技術(shù)的應(yīng)用工具主要有Excel，工作人員可以在計算機(jī)上直接完成對表格的制作、處理和設(shè)計等操作，從而實(shí)現(xiàn)了辦公自動化中的表格處理環(huán)節(jié)的自動化；多媒體技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，主要體現(xiàn)為圖像處理、語音傳真、綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)等辦公業(yè)務(wù)；計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，比如視頻會議，可以通過多媒體網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行面對面的交談進(jìn)行辦公，然后通過計算機(jī)進(jìn)行匯總和打印最終決議的可行性報告，這種方式可以允許一人參與許多不同的會議，那么就會節(jié)省很多的費(fèi)用和時間；綜合上面的辦公自動化中的計算機(jī)應(yīng)用的情況，都能夠極大的提高工作效率。

5 辦公自動化進(jìn)程中計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的應(yīng)對

辦公自動化進(jìn)程中計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的應(yīng)對主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（1）隨著計算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域的不斷擴(kuò)展，各行業(yè)為了適應(yīng)時代發(fā)展的要求，對從業(yè)人員的操作計算機(jī)水平的要求勢必要提高，那么計算機(jī)應(yīng)用的等級就相應(yīng)的需要提高。在實(shí)際工作中要結(jié)合社會的需要，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，并重進(jìn)行培訓(xùn)，一方面提高了辦公從業(yè)人員的素質(zhì)和工作質(zhì)量，另一方面也滿足了社會進(jìn)步和發(fā)展的需要，促進(jìn)了整個社會的進(jìn)步和發(fā)展。

（2）由于目前的許多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和決策者對計算機(jī)的應(yīng)用缺乏足夠的認(rèn)識，加上財力的限制，直接導(dǎo)致了應(yīng)用計算機(jī)軟件所產(chǎn)生的效益的滯后性，說明我國目前國內(nèi)的辦公自動化的計算機(jī)軟件應(yīng)用方面還存在著不足之處，比如計算機(jī)的購買和硬件的投資以及辦公人員的培訓(xùn)等都無法滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需要。

（3）國外的一些商品化的計算機(jī)辦公軟件雖然在開發(fā)和實(shí)踐應(yīng)用中有著較為先進(jìn)的優(yōu)勢，但是購買費(fèi)用昂貴以及其應(yīng)用環(huán)境的差異，進(jìn)入國內(nèi)并不能充分的發(fā)揮其應(yīng)有的功能。所以在選擇計算機(jī)軟件時要充分考慮其適用的條件和應(yīng)用環(huán)境以及具體行業(yè)的系統(tǒng)性能要求，從而建設(shè)完善適用的辦公室自動化管理體制。

（4）目前由于現(xiàn)有的計算機(jī)人員的素質(zhì)層次不齊，對于使用計算機(jī)軟件所需要的計算機(jī)理論和操作知識以及外語基礎(chǔ)的掌握程度不同，嚴(yán)重影響了計算機(jī)技術(shù)辦公自動化在實(shí)踐中的應(yīng)用和推廣。為此應(yīng)該對辦公人員進(jìn)行專門化的培訓(xùn)，使其具備一套先進(jìn)的適用技術(shù)手段，保證辦公活動中的業(yè)務(wù)需求。

6 結(jié)束語

隨著市場競爭的激烈發(fā)展，要想在激烈的市場競爭中搶占到市場份額，就必須加強(qiáng)辦公自動化的建設(shè)和管理，運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，促進(jìn)我國辦公自動化的發(fā)展。

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作者簡介：高鑫（1982.03-），女，本科，講師，研究方向：Flash動畫設(shè)計和辦公自動化。

作者單位：遼寧工程職業(yè)學(xué)院，遼寧鐵嶺 112008；鐵嶺技師學(xué)院，遼寧鐵嶺 112008