淺析信息化時(shí)代的人事檔案管理

摘 要：在信息化的時(shí)代，人事檔案管理的工作內(nèi)容與傳統(tǒng)的人事檔案管理工作的內(nèi)容已經(jīng)截然不同，要做好信息化時(shí)代的人事檔案管理工作，就需要用新的思路來完成這項(xiàng)管理工作。本文說明在信息化時(shí)代做好人事檔案管理的作用、在信息化時(shí)代人事檔案管理存在的問題

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；人事檔案管理；完善的措施

中圖分類號(hào)：F272.92；F270.7

1 在信息化時(shí)代做好人事檔案管理的作用

傳統(tǒng)的人事檔案，通常用人工化的方法記錄和保存人事檔案、用紙質(zhì)作為保存的媒介、使用人工的方法保存人事檔案，這種管理方法需要耗費(fèi)大量的管理資源、需要大量的人力資源負(fù)責(zé)管理、人事檔案的信息常常錯(cuò)漏或滯后。信息化時(shí)代的到來，給人事檔案管理帶來先進(jìn)的技術(shù)。信息化時(shí)代的人事管理技術(shù)是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、CCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等綜合起來，將傳統(tǒng)的人事檔案管理資源變成電子化檔案的一種技術(shù)，信息化時(shí)代的人事檔案資料具有即時(shí)化、信息化、遠(yuǎn)程化的特點(diǎn)。要形成信息化的人事檔案資料，需要人事檔案管理人員完成以下幾項(xiàng)工作：

1.1 信息化的人事檔案管理。人事檔案管理人員要能夠?qū)⑷耸聶n案資料科學(xué)的分類，使相關(guān)人員能依照某種規(guī)范的流程迅速的收集、查閱、整理、保管、發(fā)送、統(tǒng)計(jì)人事檔案資料，讓電子化的人事檔案資料能得到有序化的管理。

1.2 信息化的人事數(shù)據(jù)材集。數(shù)據(jù)采集是信息化時(shí)代人事檔案資料形成的基礎(chǔ)，信息化時(shí)代人事檔案資料的采集通常使用掃描等方法采集到圖像，文字等。它要求人事檔案管理人員能用數(shù)碼掃描儀掃描人事檔案需要的圖片，能對(duì)圖片做初步的處理；要能將文字檔案掃描到計(jì)算機(jī)里，將掃描的文字圖片轉(zhuǎn)成文本格式；能用辦公處理軟件核對(duì)文本文字，完成檔案的核對(duì)與其它的處理工作。

1.3 信息化的人事檔案查閱。在信息化時(shí)代，人事檔案管理人員要能用數(shù)據(jù)庫的方法管理人事檔案資料，他們要能完成人事檔案資料的存諸、修改、備份、加密等工作，能用計(jì)算機(jī)的方式記錄人事檔案管理資料，能遠(yuǎn)程傳輸人們需要的人事檔案資料等。

從信息化時(shí)代人事檔案管理人員的工作范圍就可以看到，它的工作實(shí)質(zhì)與傳統(tǒng)的檔案管理工作有很大的區(qū)別，信息技術(shù)賦予人事檔案管理工作新的工作內(nèi)容。在信息化的時(shí)代，人事檔案管理工作在體制上、方法上、技術(shù)上、理念上等各個(gè)方面都必須與時(shí)俱進(jìn)，以順應(yīng)時(shí)代的需求。

2 在信息化時(shí)代人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案管理的理念問題。在過去，用傳統(tǒng)的方法做人事檔案管理工作時(shí)，人事檔案管理的工作重心為歸檔，人事檔案管理人員只要做好檔案記錄、保存好人事檔案資料即完成自己的工作。在信息化的時(shí)候，人們要求能掌握大量的信息，人們對(duì)人事檔案管理工作提出更高的要求，人們要求能夠迅速的調(diào)閱人事檔案管理資料，要求人事檔案資料中記載的內(nèi)容能準(zhǔn)確、詳盡、直觀。這就要求人事檔案管理人員用新的理念完成自己的工作。然而部分的人事檔案管理人員不了解時(shí)代的需求，他們依然用被動(dòng)的方式完成自己的工作，這使人事檔案資料不能滿足信息化時(shí)代的需求。

2.2 人事檔案管理的體制問題。在過去，由于人們對(duì)人事檔案的質(zhì)量要求不高，對(duì)人事檔案管理的要求也不高，因此人事檔案管理的制度比較松散，在那種環(huán)境下，人事檔案管理人員不太注重人事檔案的資料應(yīng)該到哪里采集、整理人事檔案資料需要嚴(yán)格遵循什么規(guī)范、借閱人事檔案資料需要通過怎樣的手續(xù)等。在信息化的時(shí)候，信息成為一種重要的資料，人事檔案管理資料也成為一種重要的信息，部分單位在信息時(shí)代依然延用傳統(tǒng)信息管理體制下擬訂的制度，在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)就會(huì)出現(xiàn)很多問題。

2.3 人事檔案管理的意識(shí)問題。部分單位領(lǐng)導(dǎo)與個(gè)人對(duì)人事檔案有錯(cuò)誤的意識(shí)，這些單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案并不重要，如果人事檔案丟失了或錯(cuò)誤了，那么只要再建一個(gè)就可以了；一些員工認(rèn)為做人事檔案工作沒有必要那么重要，他們填寫人事檔案資料的時(shí)候，有時(shí)會(huì)隨意填寫，這使所寫的資料和他本人的歷史信息不相符合。有些人隨意向檔案管理部門借閱人事檔案，且不按規(guī)定歸還，這使人事檔案部分的檔案質(zhì)量不高。在信息時(shí)代，人事檔案以數(shù)字化的方法保存，數(shù)字信息需要可更改性、易復(fù)制性、易傳播性，如果人們普遍沒有檔案的意識(shí)，那么人事檔案的原始資料將容易面目全非。

2.4 人事檔案人員的素質(zhì)問題。信息化時(shí)代的人事檔案管理技術(shù)，對(duì)人事檔案管理人員的素質(zhì)提出很高的要求。它要求人事檔案管理人員能先科學(xué)的管理技術(shù)看待人事檔案管理，能找到一套完善的人事檔案管理辦法；人事檔案管理人員能運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)做好日常檔案管理工作；能針對(duì)人事檔案資料做科學(xué)的研究分析，找到人們需要的信息。然而部分單位的人事檔案管理人員的檔案意識(shí)落后、管理手段落后，且他們沒有掌握必備的信息技術(shù)，人員素質(zhì)問題成為信息化時(shí)代制約人事檔案管理發(fā)展的關(guān)系。

3 在信息化時(shí)代人事檔案管理完善的措施

3.1 提高人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。要在信息化時(shí)代做好人事檔案的管理工作，首先就要從領(lǐng)導(dǎo)開始，直到單位的每一個(gè)個(gè)體都要具有人事檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)人要意識(shí)到人事檔案資料是重要的檔案管理資料，人單位內(nèi)部的角度來看，它是評(píng)估員工的資歷、能力、實(shí)績的重要依據(jù)，單位需要根據(jù)人事檔案資料中的內(nèi)容做好人員管理工作；以對(duì)外的角度來說，完善的人事檔案資料是顯示出單位的文化建設(shè)、整體實(shí)力的重要資料。因此，領(lǐng)導(dǎo)人需要了解到人事檔案管理并不是一件可有可無、無足輕重的事情，它是用現(xiàn)代化的思路作好單位管理的重要環(huán)節(jié)。其次，要做好人事檔案管理，就要詳細(xì)的劃分人事檔案管理工作的權(quán)責(zé)，讓人事檔案管理人員在工作時(shí)有明確的工作目標(biāo)、有明確的考核指標(biāo)，這是日后做好人事檔案管理工作的重點(diǎn)。

3.2 強(qiáng)化人事檔案管理的機(jī)制。要讓人事檔案管理工作能夠有條不絮的進(jìn)行，就需要建立一套完善的人事檔案管理機(jī)制。它包括建立一套嚴(yán)格的人事檔案工作管理人員的手冊(cè)，用制度的方法規(guī)定人事檔案管理人員需要做什么、不能做什么；需要建立人事檔案信息采集和保管的機(jī)制，讓人事檔案管理人員意識(shí)到必須要用怎樣的方法才能做好日常管理工作；建立一套人事檔案管理人員的調(diào)閱制度，比如嚴(yán)格規(guī)定哪些人可以調(diào)閱人事檔案資料，或者完成哪些程序才可以調(diào)閱人事檔案管理資料等，只有將人事檔案作為一種重要的信息進(jìn)行管理，人事檔案管理才能做到嚴(yán)謹(jǐn)化、規(guī)范化。

3.3 提高人事檔案人員的素質(zhì)。單位在做人事檔案管理時(shí)，必須意識(shí)到信息化時(shí)代的人事檔案管理已經(jīng)不是所有的人都能勝任，單位領(lǐng)導(dǎo)或者其它相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)不能將人事檔案管理部門視為“閑雜部門”、“養(yǎng)老部門”，隨意就可以將沒有受過專業(yè)訓(xùn)練的人進(jìn)來做人事檔案管理工作，而是要做到專人專職，且需要確保人事檔案管理部門人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。單位需要用競爭上崗的方式讓人事檔案管理部門的人員內(nèi)心具有危機(jī)感，如果他們沒有足夠的業(yè)務(wù)素質(zhì)與職業(yè)道德素養(yǎng)，則會(huì)依照單位的規(guī)定調(diào)離崗位。

3.4 加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)。單位需要意識(shí)到信息化時(shí)代，要做好人事檔案管理工作，就需要為人事檔案管理部門配備好軟件環(huán)境與硬件環(huán)境，如果以上均為軟件環(huán)境，那么人事檔案管理人員還需要硬件環(huán)境。就目前的時(shí)代，要做好人事檔案管理工作，需要計(jì)算機(jī)環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、需要先進(jìn)的數(shù)字設(shè)備，未來可能還需要物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境等。因此，單位需要投入足夠的資金購置設(shè)備，讓人事檔案管理人員能夠在信息化的環(huán)境下做好人事檔案管理工作。

4 結(jié)束語

在信息化的時(shí)代，人事檔案管理的工作內(nèi)容與傳統(tǒng)的人事檔案管理工作的內(nèi)容已經(jīng)截然不同，人事檔案管理人員要用現(xiàn)代化的人事檔案管理思路做好日常管理工作，然而受到傳統(tǒng)人事檔案管理思路的影響，使很多單位的人事檔案管理工作存在很多問題，只有用合理的措施解決以上的問題，在這個(gè)信息化時(shí)代人事檔案管理工作才能夠更加有效的進(jìn)行。

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作者單位：重慶中環(huán)建設(shè)有限公司，重慶 401120