交通運(yùn)輸檔案信息化建設(shè)分析探討

摘 要：交通運(yùn)輸管理信息化建設(shè)的發(fā)展尤為突出，計算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展有效地推動了信息技術(shù)由基礎(chǔ)的檔案事務(wù)性管理向應(yīng)用平臺及系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)方向發(fā)展，我國實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)升級換代和產(chǎn)業(yè)現(xiàn)代化的關(guān)鍵就是信息化?？梢詼p少交通部門繁雜的工作量，提高工作效率方面有不可替代的地位。所以要對檔案信息化有基本的認(rèn)識，了解檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：運(yùn)輸檔案；信息化；建設(shè)；探索

中圖分類號：G270.7

信息化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于政府辦公、公共服務(wù)、企業(yè)的生產(chǎn)以及教育等方面，尤其在交通運(yùn)輸行業(yè)尤為明顯。中國正處于飛快發(fā)展的新時代，而交通運(yùn)輸檔案信息化得建設(shè)，推進(jìn)交通運(yùn)輸檔案信息的開發(fā)顯得尤為重要

1 交通運(yùn)輸檔案的科技化

運(yùn)輸檔案科技化，意思就是在國家檔案管理部門的統(tǒng)一要求下，在對檔案的管理中全方位的實(shí)現(xiàn)電子信息技術(shù)，對檔案的相關(guān)信息進(jìn)行處理、管理以及為社會提供公共服務(wù)，從而過早地實(shí)現(xiàn)對檔案管理的飛躍。檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)動態(tài)系統(tǒng)工程，由許多重要項(xiàng)目構(gòu)成。交通運(yùn)輸檔案的科技化建設(shè)絕不是一件簡單的合作皆可以完成的，也不是隨便應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)完成的、更不可以簡單地與檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相互媲美。

2 信息化的基本內(nèi)容

2.1 要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程，就是指利用計算機(jī)的數(shù)據(jù)庫知識、數(shù)據(jù)的壓縮、等高科技的手段，將紙質(zhì)的檔案文件、圖像文件等老套的介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，將其系統(tǒng)地組織成具有順序規(guī)模結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程的內(nèi)容主要有有兩個不同方面：主要是檔案文件的目錄信息的數(shù)字化，其次是檔案信息的數(shù)字化。

2.2 檔案的基礎(chǔ)建設(shè)。軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)備是檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)最重要的基本條件，同時也是檔案信息資源共享和計算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用的關(guān)鍵，可是檔案的信息網(wǎng)絡(luò)是檔案的相關(guān)信息的傳送、互換和實(shí)現(xiàn)資源共享的主要方法。主要措施包含：要提高對計算機(jī)的信息管理的普及率以及局域網(wǎng)建設(shè)。

2.3 檔案信息資源建設(shè)。把word版的以及PDF版的或者txt版的文件寫入檔案管理，檔案的數(shù)據(jù)中心建設(shè)，檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，老套的檔案的創(chuàng)新，檔案信息收集數(shù)據(jù)庫以及數(shù)字檔案館建設(shè)等。數(shù)字化的檔案場館建設(shè)，具體是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程控制獲取相關(guān)檔案文件信息的一種手段，但要求是在電子化的檔案館環(huán)境下對用戶開發(fā)利用檔案信息資源提供便利。信息化的檔案館為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。對檔案信息資源建設(shè)有積極作用，重大影響。

2.4 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的重要標(biāo)準(zhǔn)之一就是規(guī)范，要對格式不同的文件寫入檔案，以及電子版的檔案管理，檔案信息的相關(guān)信息的logo、存儲及描述等一系列方面規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

2.5 高科技人才隊(duì)伍的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，電子信息化條件下的檔案管理是有嚴(yán)格要求的因此必須建立一支結(jié)構(gòu)科學(xué)、分工合理、素質(zhì)過硬人才隊(duì)伍。這是適應(yīng)21世紀(jì)的時代和當(dāng)今社會發(fā)展的最終選擇，促進(jìn)檔案信息化管理的必然的要求，同時也是提高服務(wù)質(zhì)量的唯一的方式。

2.6 檔案信息安全保障體系建設(shè)。制定完善的保管與使用制度，保證數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性、可靠性、可用性。管理與技術(shù)雙管齊下，解決病毒侵?jǐn)_。提高檔案工作人員的從業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化安全管理體系。

3 推動交通運(yùn)輸檔案的具體策略

3.1 建立健全檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息檔案系統(tǒng)就是計算機(jī)以及數(shù)字化操作的綜合應(yīng)用。這個應(yīng)用主要涵蓋部門內(nèi)部的服務(wù)器網(wǎng)、社會服務(wù)網(wǎng)等局域網(wǎng)相結(jié)合的整個網(wǎng)絡(luò)體系。完備的建立檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，有效地促進(jìn)檔案文件的信息化建設(shè)。系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)需求，添加相關(guān)的必要設(shè)備，這樣就可以為整個系統(tǒng)的硬件基礎(chǔ)增添光彩。同時也為檔案信息交換和共享創(chuàng)造了條件。

3.2 建立完善的電子文件管理體系。首先，穩(wěn)定性較差的電子文件極其容易損壞，可是隨著計算機(jī)的管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件選擇傳輸?shù)骄W(wǎng)上，單單依靠檔案部門本身很難完成。所以需要其他部門的相互協(xié)助。例如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門與檔案部門互相傳送文件，就可以借助管理網(wǎng)絡(luò)，可以選擇建立依附在信息管理網(wǎng)上的專用系統(tǒng)來進(jìn)行傳送文件。這樣既方便快捷有穩(wěn)定有相對較高。幾個部門的職能相互切磋，取長補(bǔ)短，各自發(fā)揮各自的長處，從而共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

3.3 建立完備的檔案安全體制。對于交通運(yùn)輸單位檔案管理信息化建設(shè)來說，建立和完善各類信息資源安全保障體系是最注重的部分。建立完備的檔案安全體制，采取相應(yīng)措施來維護(hù)電子檔案的安全。綠色辦公、文件通過直接傳輸、資源的全線共享在給整個檔案管理系統(tǒng)帶來便利的同時也為我們的工作添加一絲絲的憂慮，該怎樣保證檔案信息的安全行已經(jīng)成為了一個重大問題。因此，為了保證檔案文件的安全行以及嚴(yán)重性，們必須要在利用信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳輸?shù)耐瑫r，高度注意網(wǎng)絡(luò)信息的安全保護(hù)，降低安全隱患，避免機(jī)密信息的泄露。

4 對檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

4.1 對檔案管理人員的思想解放。想要加快檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程，就要提高檔案信息的開發(fā)利用效率，這是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，龐大是因?yàn)槎嗄陙頇n案場館每年接收的檔案文件材料成上升趨勢，但是人員的編制以及設(shè)備都很有限并且落后。充滿復(fù)雜性，檔案文件的內(nèi)容又相對復(fù)雜，單單依靠一部分的檔案文件工作者的開發(fā)，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)的不可能滿足社會各機(jī)構(gòu)的需求的，為此必須調(diào)動廣大熱愛檔案文件的工作以及有關(guān)信息工作人員的熱情以及積極性，實(shí)施獎懲制度，從而才能有效地開展信息化建設(shè)的工作。

4.2 實(shí)用價值的檔案快速的開發(fā)。從各單位工作需求出發(fā)，要做到有計劃、抓住重點(diǎn)問題、做到目的、有針對性的來進(jìn)行重點(diǎn)信息資源的開發(fā)凡是都不能脫離集體檔案信息的快速開發(fā)也是如此，也不能脫離國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀及各單位部門的情況，要從國家建設(shè)的發(fā)展對檔案的需求為根據(jù)點(diǎn)出發(fā)，這也是檔案工作的立足點(diǎn)，也是檔案信息資源開發(fā)的關(guān)鍵所在，所以要加快對有實(shí)用價值檔案的開發(fā)。

4.3 引進(jìn)競爭機(jī)制，實(shí)施獎罰制度。競爭使人奮進(jìn)，競爭出成果?！丢剳椭贫确ā返闹行膬?nèi)容就是向開發(fā)科技檔案信息資源做出一定貢獻(xiàn)，達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益有貢獻(xiàn)者給予不同的獎勵，把信息開發(fā)的目標(biāo)、任務(wù)與個人切身利益結(jié)合起來，是一條可推廣的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

5 結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是一種新的發(fā)展趨勢和最終的選擇應(yīng)允許建設(shè)實(shí)踐中出現(xiàn)的失誤，要運(yùn)用辯證思維，沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)可供參考，所以只能“摸著石頭過河”，建設(shè)進(jìn)程中難免會出現(xiàn)一些失誤，既不能盲目從新、脫離實(shí)際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；總之，檔案信息化的建立和運(yùn)作，對于目前檔案發(fā)展的管理模式來說，無疑是較大的挑戰(zhàn).因?yàn)檫@牽涉到工作方式和觀念的轉(zhuǎn)變.甚至需要對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。但最重要的是.檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)給檔案事業(yè)帶來了重大的發(fā)展機(jī)遇，必將促進(jìn)交通運(yùn)輸部門檔案建設(shè)的長久發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李秀華.我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀?問題及對策[J].大學(xué)圖書情報學(xué)刊，2007（03）.

[2]張珺.我國檔案信息化建設(shè)的分析與對策[J].蘇州大學(xué)，2009.

[3]余夷.淺議企業(yè)檔案信息化及其建設(shè)[A].貴州省檔案學(xué)會“紀(jì)念貴州省檔案館成立50周年”學(xué)術(shù)交流會論文集[C]，2010.

[4]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001：37.

[5]胡杰，張照余.電子文件利用新模式——電子文件中心[J].檔案與建設(shè)，2005（12）.

[6]靳啟穎.信息化背景下企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用問題研究[D].四川大學(xué)，2005.

作者單位：四平市普通公路超限超載運(yùn)輸檢測站，吉林四平 136000