淺談檔案著錄管理中計算機(jī)的應(yīng)用

摘 要：隨著知識經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)社會發(fā)展的需要，檔案載體從管理到利用各個方面發(fā)生了本質(zhì)的變化。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，需要采用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行管理。計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中起著較為重要的作用，是檔案管理現(xiàn)代化的重要手段。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、智能化、數(shù)字化和現(xiàn)代化，順應(yīng)了社會發(fā)展的潮流。本文就計算機(jī)在檔案著錄管理中的應(yīng)用進(jìn)行探析。

關(guān)鍵詞：檔案著錄；管理；計算機(jī)

中圖分類號：TP399

檔案是國家和企業(yè)信息資源的重要組成部分，建立檔案信息管理體系有利于對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理和整體開發(fā)。采用計算機(jī)是檔案管理信息發(fā)展的必然要求，計算機(jī)可以對檔案目錄進(jìn)行編制，還可以對已編制的檔案目錄進(jìn)行復(fù)制，在檔案管理的特殊信息檢索上面對計算機(jī)的使用也非常廣泛。將檔案檢索和檔案編制的功能結(jié)合起來能提高檔案工作者對檔案利用的效率。

1 計算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中的功能及必要性

1.1 計算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中的功能

計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用主要是用來對檔案進(jìn)行整理編制、檢索、統(tǒng)計和借閱等。首先是使用計算機(jī)對檔案檢索的工具進(jìn)行編制。將檔案的著錄項目組織起來形成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，再使用庫內(nèi)的數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄和專題目錄。其次是利用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索，根據(jù)檔案著錄標(biāo)明的形式特征和內(nèi)容特征檢索出適合使用者要求的原始文件和檔案目錄。最后是統(tǒng)計和借閱，主要指的是使用計算機(jī)對檔案的入庫、出庫數(shù)量以及庫存空間占有率進(jìn)行統(tǒng)計，一些需要調(diào)閱或是需要?dú)w還的檔案還要進(jìn)行登記。計算機(jī)能夠使用特殊功能完成檔案目錄的識別，可以將人們設(shè)計的任何邏輯程序識別出來，然后通過自動整理和挑選將需要的內(nèi)容輸入計算機(jī)，輸出或者打印出可以被理解的內(nèi)容。

1.2 計算機(jī)應(yīng)用與檔案管理中的必要性

隨著信息化的發(fā)展，世界各國使用計算機(jī)技術(shù)的范圍逐漸得到拓展，各企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展也引進(jìn)了計算機(jī)技術(shù)。在社會不斷發(fā)展的同時，對檔案管理提出了更高的要求，檔案信息化管理面臨著嚴(yán)峻的形式，要求對檔案管理不斷進(jìn)行改革促進(jìn)其快速的發(fā)展。一些管理中心的檔案信息數(shù)量在不斷的增加，采用傳統(tǒng)的管理技術(shù)進(jìn)行管理不但耗用時間和人力，一定程度上阻礙了社會的發(fā)展，也滿足不了個人信息保密的需求。利用計算機(jī)技術(shù)可以提高檔案管理信息化水平。計算機(jī)以其較大的儲存量可以對檔案的所有信息進(jìn)行儲存，也可以通過計算機(jī)對檔案進(jìn)行整理和歸類，用戶可以根據(jù)自己的需求在計算機(jī)系統(tǒng)中輸入相關(guān)的檢索信息，計算機(jī)就會在短時間內(nèi)找出用戶所需要的信息，不但保證了信息的質(zhì)量，還解決了信息量較大導(dǎo)致的查找時間較長的問題。技術(shù)人員通過互聯(lián)網(wǎng)建立相關(guān)網(wǎng)站，可以滿足用戶對信息的使用要求。人們通過計算機(jī)技術(shù)充分使用信息，可以將管理中具體的文檔轉(zhuǎn)換為抽象的電子文檔，促進(jìn)了電子文檔的快速發(fā)展。

2 計算機(jī)在檔案著錄管理中的應(yīng)用

2.1 計算機(jī)在檔案輸入中的應(yīng)用

在檔案管理工作中，最早的檔案計算機(jī)程序使用的是特殊的紙張，所以在工作中，檔案工作者要按照規(guī)定的空間在紙張上進(jìn)行書寫，使用這樣的方法一定程度上限制了輸入計算機(jī)的著錄材料數(shù)量。隨著計算機(jī)程序輸入的發(fā)展，程序輸入的方法變得更加靈活。檔案工作者可以使用普通的紙張進(jìn)行檔案輸入，這種紙張可以顯示輸入計算中的信息次序并且以表格的形式顯示出來。一般情況下，輸入到計算機(jī)的材料需要加工成計算機(jī)可讀的形式。鍵盤操作員需要使用專門的儀器對材料進(jìn)行處理。對于機(jī)讀形式的目錄也要進(jìn)行檢查看其是否有錯誤，可以使用計算機(jī)程序中的機(jī)內(nèi)系統(tǒng)對輸入機(jī)內(nèi)的材料進(jìn)行檢查和修正。

2.2 計算機(jī)在檔案目錄輸出時的應(yīng)用

計算機(jī)對檔案目錄進(jìn)行輸出時，主要有六種輸出形式，首先是以檔案代碼的次序?yàn)闂l件打印出基本的檔案目錄，目錄上面有檔案產(chǎn)生機(jī)構(gòu)和管理歷史等介紹性材料，一定程度上可以滿足檔案管理的要求。以檔案次序?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)來打印檔案目錄的方法適用于所有層次的目錄，其中包括從初級提要到指南款目、詳盡的編年提要等。其次是以主題標(biāo)示符的形式從計算機(jī)內(nèi)部被輸入的特定內(nèi)容中選出來的文件目錄。這樣就可以從不同文件或材料中摘編主題目錄，其中的文件主要有屬于同一主題范濤的文件和來自于特殊部門的文件。除此之外，還可以將不復(fù)存在的檔案組合打印在目錄上使之得以恢復(fù)。還可以將分散開的檔案系列進(jìn)行重建。再次是計算機(jī)可以通過對索引進(jìn)行編制摘錄出檔案管理的關(guān)鍵詞，然后在上面附加一些參照項按照字母的形式將檔案打印出來。在摘錄關(guān)鍵詞的過程中必須注意輸入的材料中必須要有可以使用的辨識符。通過計算可以將檔案目錄打印在卡片或者紙條上，若是被打印在普通紙張上面，也可以將其裁剪裝訂成冊，打印在卡片上的可以將卡片分類存放在索引柜中。無論是哪種形式的打印都方便整理。計算機(jī)在檔案工作中的使用可以提供遠(yuǎn)方的信息檢索，可以將打印的東西直接輸入到縮微品上。最后的輸出形式是修訂版本的輸出。使用計算機(jī)打印目錄和索引可以不斷的得到修訂，其中對文件的修訂包括對信息的刪除和新信息的增加，對材料進(jìn)行增加時，計算機(jī)會以原始材料的輸入形式和輸入方法將材料進(jìn)行輸入。當(dāng)計算機(jī)內(nèi)部的輸入紙帶用完時，就會打印出修訂版本以此來代替較早的打印件。

2.3 計算機(jī)在促進(jìn)著錄標(biāo)準(zhǔn)化中的應(yīng)用

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要內(nèi)容是檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化。確保檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索，也可以使檔案信息的提取更加自動化、遠(yuǎn)距離化、聯(lián)機(jī)化，方便檔案管理者之間的交流和合作。計算機(jī)的應(yīng)用使得檔案檢索由傳統(tǒng)的手工檢索向著機(jī)器檢索的方式過渡。計算機(jī)可以建立聯(lián)合目錄，也能夠使全國性和地區(qū)性的目錄中心得以建立。使用計算機(jī)還可以加強(qiáng)檔案著錄的標(biāo)引工作。計算機(jī)管理檔案中的一項重大準(zhǔn)備工程就是檔案著錄標(biāo)引，其工作量較大、質(zhì)量要求高并且技術(shù)性較強(qiáng)，在工作中需要投入大量的人力和物力，此外，檔案著錄標(biāo)引的時間一般都超過了計算機(jī)系統(tǒng)管理軟件的研發(fā)時間，所以應(yīng)該將早期的檔案數(shù)據(jù)輸入微機(jī)進(jìn)行儲存，讓計算機(jī)內(nèi)部的數(shù)據(jù)更加充分和準(zhǔn)確，這樣就可以將檔案著錄標(biāo)引盡快的輸出計算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)的管理和保存。

2.4 計算機(jī)在建立電子文檔中的應(yīng)用

使用計算機(jī)建立電子文檔在不同階段有不同的差異。在環(huán)境的生成階段，使用計算機(jī)可以進(jìn)行文件的機(jī)讀，就是由計算機(jī)輸入裝置讀出的文件，主要有兩種形式的讀法，第一種是將信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)，第二種是從磁帶中讀取信息。機(jī)讀文件主要有兩個特點(diǎn)，分別是復(fù)制和識別。使用計算機(jī)可以將電子文件直接生成紙質(zhì)文件打印出來。

3 結(jié)束語

計算機(jī)應(yīng)用于檔案著錄的管理中一定程度上減輕了檔案管理人員的工作量，實(shí)現(xiàn)了自動化和現(xiàn)代化的要求，促進(jìn)了電子檔案的快速發(fā)展，提高了檔案管理的效率，避免了傳統(tǒng)的管理帶來的人力、物力的浪費(fèi)。計算機(jī)的操作離不開管理人員和技術(shù)人員的先進(jìn)技術(shù)和水平，要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就需要提高管理人員的綜合素質(zhì)，讓其在工作的過程中促進(jìn)檔案管理的技術(shù)改革。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐紅杰.淺談計算機(jī)在檔案著錄管理中的應(yīng)用[J].科技致富向?qū)В?012（18）.

[2]張麗.淺談在檔案管理領(lǐng)域的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用[J].信息技術(shù)，2010（11）.

[3]王冰玉，宋偉.如何使醫(yī)院檔案管理計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化[J].計算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2011（19）.

[4]張曉萍.淺談油田檔案管理計算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用[J].新西部（下半月），2009（03）.

[5]劉志娟.淺談企業(yè)檔案管理計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立[J].科技視界，2014（03）.

作者單位：山西省呂梁市文水縣蒼兒會辦事處，山西呂梁 032100