大型工程建設(shè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)施探究

摘 要：近幾年來(lái)，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展的比較成熟，并且在大型工程建設(shè)項(xiàng)目管理中得到了普遍應(yīng)用，如何用好項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)？如何使其充分發(fā)揮作用？本文在多個(gè)大型工程建設(shè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)成功實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行研究，總結(jié)出了一套可操作性很強(qiáng)的系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)施方法。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；管理信息系統(tǒng)；實(shí)施

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311.52

大型建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要建設(shè)方、設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方、設(shè)備供應(yīng)方、現(xiàn)場(chǎng)施工隊(duì)伍等協(xié)同作戰(zhàn)。用于建設(shè)項(xiàng)目的管理信息系統(tǒng)是各參建方協(xié)同工作的平臺(tái)，其應(yīng)用實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜、系統(tǒng)的項(xiàng)目管理工程。近幾年來(lái)，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和項(xiàng)目管理的迅猛發(fā)展，針對(duì)大型工程建設(shè)的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)越來(lái)越成熟，而且應(yīng)用也越來(lái)越普遍，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者也越來(lái)越重視，幾乎每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都專(zhuān)門(mén)列有費(fèi)用，用于項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的引進(jìn)和建設(shè)。即使這樣，筆者調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，有的工程建設(shè)項(xiàng)目的管理信息系統(tǒng)應(yīng)用并不理想，沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用；有的工程建設(shè)項(xiàng)目的管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的很好，不僅使管理者在項(xiàng)目管理中達(dá)到了事半功倍的效果，而且還成為輔助決策者進(jìn)行決策的好幫手。通過(guò)對(duì)這種現(xiàn)象進(jìn)行分析研究，剔除系統(tǒng)選型失誤的原因，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)施方法決定了系統(tǒng)應(yīng)用的效果。筆者對(duì)多個(gè)大型建設(shè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)成功應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行研究，結(jié)合現(xiàn)代項(xiàng)目管理方法，從項(xiàng)目組織和實(shí)施技術(shù)等各方面總結(jié)出了一套系統(tǒng)項(xiàng)目應(yīng)用實(shí)施方法，供大家參考。

1 項(xiàng)目實(shí)施組織管理

項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)施，是系統(tǒng)供應(yīng)商和用戶相互協(xié)作、共同配合的過(guò)程。項(xiàng)目實(shí)施組織是指在項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)施開(kāi)始時(shí)，建立的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中執(zhí)行各項(xiàng)任務(wù)的機(jī)構(gòu)。同時(shí)需確定機(jī)構(gòu)中各角色的責(zé)職，機(jī)構(gòu)中的角色由系統(tǒng)供應(yīng)商和用戶共同派人參與，對(duì)系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中各項(xiàng)活動(dòng)的進(jìn)程進(jìn)行控制，為項(xiàng)目管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，充分發(fā)揮管理信息系統(tǒng)的功效，以提高項(xiàng)目建設(shè)的管理水平。

1.1 項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)及責(zé)任分工

有效的組織機(jī)構(gòu)是項(xiàng)目成功的有力保證。在系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)施開(kāi)始前系統(tǒng)供應(yīng)商先需要成立一個(gè)項(xiàng)目小組，并與用戶共同組成項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)委員會(huì)和項(xiàng)目實(shí)施小組，在雙方的共同協(xié)作和監(jiān)督下推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。系統(tǒng)供應(yīng)商需委派具有豐富經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目管理、協(xié)調(diào)工作；同時(shí)，組織應(yīng)用專(zhuān)家，提供系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)；在系統(tǒng)實(shí)施階段，派出具有豐富實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)支持工程師在現(xiàn)場(chǎng)，進(jìn)行到位的技術(shù)支持。系統(tǒng)實(shí)施組織架構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)實(shí)施組織架構(gòu)

1.1.1 項(xiàng)目實(shí)施管理委員會(huì)。項(xiàng)目實(shí)施管理委員會(huì)主任由用戶方委派主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，副主任由系統(tǒng)供應(yīng)商委派領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，其成員由用戶方部門(mén)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和供應(yīng)商項(xiàng)目經(jīng)理組成。委員會(huì)主任作為項(xiàng)目實(shí)施管理的總指揮，決定項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度的統(tǒng)一安排和用戶方相關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)工作。

項(xiàng)目實(shí)施管理委員會(huì)的工作主要有如下方面：（1）負(fù)責(zé)監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)程；（2）定期審核項(xiàng)目經(jīng)理就項(xiàng)目進(jìn)展執(zhí)行情況的書(shū)面報(bào)告，對(duì)項(xiàng)目中存在的問(wèn)題作出決策，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施中的重大問(wèn)題；（3）審核、批準(zhǔn)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中提出的修改需求、變更等文件。

1.1.2 系統(tǒng)供應(yīng)商項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)。系統(tǒng)供應(yīng)商派出的項(xiàng)目經(jīng)理，是整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的技術(shù)與業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，具有豐富的項(xiàng)目管理和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)。

其主要職責(zé)有：（1）依據(jù)合同進(jìn)度計(jì)劃制定一個(gè)雙方認(rèn)同的實(shí)施計(jì)劃，監(jiān)督工程進(jìn)展情況，以書(shū)面文件向委員會(huì)報(bào)告；（2）建立定期會(huì)議制度（一般每一周或二周一次），檢查以前的工作進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)實(shí)施中存在的問(wèn)題，制定有關(guān)措施，修訂下一步計(jì)劃；（3）協(xié)調(diào)項(xiàng)目實(shí)施中供應(yīng)商各類(lèi)技術(shù)人員和其它資源配置，從技術(shù)上保證實(shí)施工作順利進(jìn)行；（4）在項(xiàng)目實(shí)施委員會(huì)的授權(quán)下進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施決策；（5）定期向項(xiàng)目實(shí)施委員會(huì)報(bào)告項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度情況。

1.1.3 用戶方項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)。用戶方項(xiàng)目經(jīng)理是用戶方和供應(yīng)商之間的橋梁，需要在業(yè)務(wù)需求分析和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備等方面配合供應(yīng)商的工作。

主要職責(zé)是：（1）審閱項(xiàng)目計(jì)劃，監(jiān)控項(xiàng)目過(guò)程；（2）確認(rèn)進(jìn)入系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)符合標(biāo)準(zhǔn)和正確，配合供應(yīng)商進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施；（3）負(fù)責(zé)用戶方人員的組織、協(xié)調(diào)工作，從行政上保障系統(tǒng)應(yīng)用能順利進(jìn)行；（4）審閱項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中使用人員提交的修改需求、變更等文件；（5）定期向項(xiàng)目實(shí)施委員會(huì)報(bào)告系統(tǒng)應(yīng)用進(jìn)度情況。

1.2 供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目實(shí)施小組架構(gòu)如圖2所示。

圖2 實(shí)施小組架構(gòu)

1.2.1 職責(zé)劃分。（1）供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)：1）審定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。2）組織各小組開(kāi)展工作。3）掌控項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度。4）定時(shí)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告。5）進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理；（2）系統(tǒng)開(kāi)發(fā)小組職責(zé)：1）分析用戶提供的修改需求和變更等文件。2）制定系統(tǒng)修改計(jì)劃。3）按修改和變更要求進(jìn)行系統(tǒng)的本地化修改。4）系統(tǒng)測(cè)試案例設(shè)計(jì)。5）系統(tǒng)測(cè)試。6）提供適應(yīng)本地要求系統(tǒng)；（3）項(xiàng)目實(shí)施小組職責(zé)：1）系統(tǒng)安裝、調(diào)試和初始化。2）制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。3）制定項(xiàng)目培訓(xùn)計(jì)劃。4）對(duì)用戶進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。5）開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢工作。6）和用戶一起對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收。7）系統(tǒng)應(yīng)用跟蹤，及時(shí)匯報(bào)系統(tǒng)應(yīng)用情況。

1.2.2 主要人員組成。供應(yīng)商項(xiàng)目實(shí)施總指揮：供應(yīng)商主管領(lǐng)導(dǎo)。供應(yīng)商主管領(lǐng)導(dǎo)為項(xiàng)目實(shí)施總指揮，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體資源配置和質(zhì)量保障，確保項(xiàng)目的順利開(kāi)展?，F(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)理兼現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施小組負(fù)責(zé)人：由部門(mén)級(jí)主管經(jīng)理?yè)?dān)任。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)小組負(fù)責(zé)人：系統(tǒng)開(kāi)發(fā)部門(mén)主管級(jí)人員擔(dān)任。

1.3 實(shí)施情況交流管理

實(shí)施方與用戶的相互理解、充分合作是項(xiàng)目實(shí)施成功的重要因素之一，相互理解、充分合作的前提是充分溝通和交流，溝通和交流主要內(nèi)容如下：（1）雙方共同制訂項(xiàng)目實(shí)施各階段計(jì)劃。每個(gè)實(shí)施階段結(jié)束時(shí)，雙方共同總結(jié)，寫(xiě)出階段執(zhí)行報(bào)告。階段計(jì)劃和階段執(zhí)行報(bào)告交由項(xiàng)目管理委員會(huì)確認(rèn)；（2）建立良好的項(xiàng)目實(shí)施小組成員與項(xiàng)目配合人員的溝通渠道，溝通渠道主要分為口頭溝通、書(shū)面溝通和會(huì)議溝通三種方式；（3）每周定期會(huì)議，要有用戶方項(xiàng)目經(jīng)理和實(shí)施方項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)參加并形成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要主要包括項(xiàng)目執(zhí)行狀況總結(jié)、存在的問(wèn)題及解決方案、下一步的計(jì)劃等。會(huì)議紀(jì)要由用戶方項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。

1.4 對(duì)實(shí)施困難點(diǎn)的管理

實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的困難點(diǎn)，是用常規(guī)的手段和常規(guī)的程序難以解決的，應(yīng)該防止這些困難點(diǎn)成為實(shí)施工作的攔路虎，對(duì)這些困難點(diǎn)要進(jìn)行記錄、審核，并及時(shí)解決。

困難點(diǎn)的解決程序如下：（1）實(shí)施小組內(nèi)部由專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄困難點(diǎn)，跟蹤困難點(diǎn)的解決情況并進(jìn)行記錄。困難點(diǎn)的記錄和解決情況跟蹤記錄及時(shí)報(bào)告雙方項(xiàng)目經(jīng)理；（2）對(duì)于軟件系統(tǒng)的技術(shù)性難點(diǎn)，由系統(tǒng)供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)負(fù)責(zé)解決和答復(fù)，并形成書(shū)面報(bào)告；（3）對(duì)于協(xié)調(diào)、配合的難點(diǎn)，如果在實(shí)施小組內(nèi)部不能解決，則由雙方項(xiàng)目經(jīng)理提交給項(xiàng)目管理委員會(huì)，由項(xiàng)目管理委員會(huì)協(xié)調(diào)解決；（4）對(duì)需求變更要求，需要提交項(xiàng)目管理委員會(huì)討論并由雙方項(xiàng)目經(jīng)理書(shū)面簽字確認(rèn)后實(shí)施。

1.5 實(shí)施進(jìn)度管理

進(jìn)度管理的程序如下：（1）項(xiàng)目實(shí)施小組在總進(jìn)度計(jì)劃指導(dǎo)下，制訂周、月、階段進(jìn)度計(jì)劃，并在周、月進(jìn)度計(jì)劃指導(dǎo)下安排每個(gè)成員的工作任務(wù)；（2）在每周定期會(huì)議上檢查進(jìn)度，并做出書(shū)面總結(jié)，記入會(huì)議紀(jì)要。每月進(jìn)度情況做出書(shū)面總結(jié)，報(bào)項(xiàng)目管理委員會(huì)；（3）對(duì)影響進(jìn)度的困難點(diǎn)，其解決情況要及時(shí)報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理直至項(xiàng)目管理委員會(huì)；（4）對(duì)影響到總進(jìn)度的調(diào)整，需要由項(xiàng)目管理委員會(huì)批準(zhǔn)。

2 項(xiàng)目推廣應(yīng)用組織機(jī)構(gòu)的建立

為了使工程建設(shè)管理信息系統(tǒng)能夠按需、按時(shí)、按質(zhì)地達(dá)到效果，盡快為工程建設(shè)管理服好務(wù)，系統(tǒng)供應(yīng)商的專(zhuān)業(yè)技術(shù)小組應(yīng)該和應(yīng)用方的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理、專(zhuān)業(yè)人員一起成立項(xiàng)目推廣應(yīng)用小組。

2.1 項(xiàng)目應(yīng)用小組的組成

（1）項(xiàng)目組長(zhǎng)：應(yīng)用方主管信息的領(lǐng)導(dǎo)；（2）常務(wù)副組長(zhǎng)：應(yīng)用方信息主管；（3）副組長(zhǎng)：供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目經(jīng)理；（4）成員：應(yīng)用方各部門(mén)主管、供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施工程師。

2.2 項(xiàng)目應(yīng)用小組的職責(zé)

（1）項(xiàng)目組長(zhǎng)：督促、檢查項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、進(jìn)度、質(zhì)量；協(xié)調(diào)項(xiàng)目實(shí)施工作等；（2）常務(wù)副組長(zhǎng)：全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施的組織、計(jì)劃、落實(shí)；項(xiàng)目進(jìn)度控制，制定考核辦法，協(xié)助項(xiàng)目組長(zhǎng)做好協(xié)調(diào)工作；（3）副組長(zhǎng)：負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施技術(shù)方案的確定、項(xiàng)目實(shí)施及現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)的組織；（4）成員：負(fù)責(zé)各自部門(mén)的應(yīng)用落實(shí)、協(xié)調(diào)和督促、檢查工作。

3 系統(tǒng)供應(yīng)商技術(shù)支持保障

信息系統(tǒng)要充分達(dá)到應(yīng)用效果，自始至終離不開(kāi)系統(tǒng)供應(yīng)商的技術(shù)支持保障。從信息系統(tǒng)執(zhí)行開(kāi)始，系統(tǒng)供應(yīng)商就應(yīng)該提供全方位的項(xiàng)目咨詢、技術(shù)支持和相關(guān)應(yīng)用服務(wù)，其目的不僅要幫助系統(tǒng)應(yīng)用方使用本系統(tǒng)，還要幫助用戶方用好本系統(tǒng)，使之在工程建設(shè)中發(fā)揮有效的作用。在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，根據(jù)工程項(xiàng)目實(shí)際情況，供應(yīng)商技術(shù)工程師不僅在約定時(shí)期到現(xiàn)場(chǎng)提供咨詢和技術(shù)支持及項(xiàng)目維護(hù)服務(wù)；同時(shí)還要提供對(duì)系統(tǒng)適應(yīng)性進(jìn)行及時(shí)完善，及時(shí)完成該系統(tǒng)的升級(jí)。另外，在合同約定維護(hù)時(shí)間后，供應(yīng)商還應(yīng)該根據(jù)應(yīng)用方的要求，繼續(xù)提供遠(yuǎn)程的技術(shù)咨詢和應(yīng)用服務(wù)，保證工程建設(shè)管理系統(tǒng)的正常、穩(wěn)定、有效運(yùn)行，直到工程建設(shè)竣工。

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作者簡(jiǎn)介：楊永清（1964.10-），男，四川成都人，大學(xué)學(xué)士，高級(jí)工程師，研究方向：電廠工程設(shè)計(jì)和建設(shè)信息化研究、開(kāi)發(fā)和實(shí)施；大型基建工程項(xiàng)目信息化建設(shè)研究。

作者單位：西南電力設(shè)計(jì)院 計(jì)算技術(shù)處，成都，610021