基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究

摘 要：辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化辦公以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能相結(jié)合的一種新型辦公方式，這也是信息化社會(huì)的必然趨勢(shì)，并且辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠有效的提高企業(yè)的管理水平。基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的出現(xiàn)給企業(yè)的管理帶來(lái)了極大的方便，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)分布于跨平臺(tái)的可互相操作的Web服務(wù)組件，在網(wǎng)絡(luò)方面有顯著的優(yōu)勢(shì)。本文分析了開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的意義，探討了基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能與實(shí)現(xiàn)，并舉例研究了基于Web辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用。

關(guān)鍵詞：Web；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；研究

中圖分類號(hào)：TP317.1

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，尤其是3G網(wǎng)絡(luò)和通信科技技術(shù)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)逐漸成為現(xiàn)代社會(huì)的基礎(chǔ)設(shè)施之一，給我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展也提供了一定的技術(shù)支持，近年來(lái)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速的背景下，對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求逐漸加大。傳統(tǒng)的辦公室流程都是以人工的方式傳送，并且工作較為繁瑣工作效率較低，在這種背景下，基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也就被研究出來(lái)，并極大程度的影響著現(xiàn)代企業(yè)的管理水平。

1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的意義

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation），簡(jiǎn)稱為OA[1]，也就是利用技術(shù)手段來(lái)全面提高辦公的效率，從而更好地實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化處理，讓企業(yè)的內(nèi)部人員能夠更加方便快捷地實(shí)現(xiàn)信息共享，提高辦公效率，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是以計(jì)算機(jī)為中心的，跨區(qū)域、跨部門(mén)的辦公環(huán)境和平臺(tái)?，F(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)并不僅僅局限于減輕辦公室工作人員的工作量，而是將辦公人員從繁瑣的事物中解放出來(lái)，能夠有更多的精力去做其他重要的工作，以提高辦公效率，增強(qiáng)企業(yè)的綜合業(yè)務(wù)能力，更好地發(fā)展企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)有著重要意義，首先，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)適應(yīng)了信息社會(huì)的需求，目前社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)都得到了較大的發(fā)展，辦公人員的工作范疇也逐漸的增加，為了適應(yīng)迅速的社會(huì)發(fā)展，必須要建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，以減輕辦公人員的工作量，能夠有更多精力做其他工作。其次，實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是企業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在要求，傳統(tǒng)的發(fā)文需要耗費(fèi)大量的人力物力，并不利于節(jié)約還造成很大的浪費(fèi)，企業(yè)應(yīng)該積極貫徹落實(shí)可持續(xù)發(fā)展觀，建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，提高企業(yè)單位的管理水平和工作效率，還能夠樹(shù)立企業(yè)單位節(jié)約資源高效環(huán)保的形象[2]。最后，節(jié)約了辦公人員的工作時(shí)間，提高了工作效率，自動(dòng)辦公化系統(tǒng)的建設(shè)能夠有效的提高辦公人員的響應(yīng)能力，利用計(jì)算機(jī)可以在段時(shí)間內(nèi)獲取需要的信息。并且還能夠提高決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，減少了手工工作的錯(cuò)誤。

2 基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能模塊

辦公自動(dòng)化能夠讓人類社會(huì)擺脫傳統(tǒng)落后的辦公方式，有效提高了企業(yè)單位的管理手段和工作質(zhì)量，它的推廣和應(yīng)用能夠取得巨大的經(jīng)濟(jì)效益。設(shè)計(jì)基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須要遵循以下幾點(diǎn)原則：保證系統(tǒng)的實(shí)用性和靈活性，系統(tǒng)必須安全可靠，并且采用的技術(shù)必須要先進(jìn)，而最為重要的是要保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有可維護(hù)性?；赪eb的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包含的功能模塊較多，比如：個(gè)人事務(wù)處理模塊，日常辦公系統(tǒng)模塊以及系統(tǒng)管理模塊等，下面將對(duì)基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能模塊進(jìn)行分析。

2.1 個(gè)人事務(wù)處理模塊

這一模塊中包含了待辦事宜、電子郵件、個(gè)人通訊錄、日程安排等，待辦事宜是給辦公人員一個(gè)統(tǒng)一的文件處理平臺(tái)，集中處理個(gè)人所有的待辦事宜，并且OA系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)將需要處理和閱讀的文件放入其中，提示用戶及時(shí)處理。電子郵件能夠增加辦公人員之間的溝通和聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)信息的傳遞、儲(chǔ)存和交換等，在個(gè)人通訊錄中為辦公人員提供了錄入和查詢個(gè)人常用的通訊功能，能夠快速的查找到個(gè)人信息和聯(lián)系電話等。用戶可以對(duì)日程安排模塊進(jìn)行添加、修改等，記錄更加有計(jì)劃的提示性備忘文檔，以保證日常事務(wù)可以有序進(jìn)行。

2.2 公文處理系統(tǒng)模塊[3]

這一模塊主要針對(duì)的是辦公，包括了發(fā)文管理，收支管理、報(bào)告管理以及會(huì)議管理等，發(fā)文管理主要是從文件的擬稿到文件的簽發(fā)，以及相關(guān)人員所做的修改痕跡等方面都進(jìn)行保存，對(duì)文件的各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行操作保證各項(xiàng)工作方便簡(jiǎn)單。而收支管理具備收文登記、分發(fā)、傳閱、歸檔以及打印等處理文件的功能，報(bào)告管理實(shí)現(xiàn)了報(bào)道的起草到審批以及返回批閱等系列功能，在報(bào)告審批中還可以根據(jù)流程定義，進(jìn)行會(huì)簽、傳閱等流程。會(huì)議管理模塊實(shí)現(xiàn)了會(huì)議的擬稿、審核以及分發(fā)等功能，還有檔案管理模塊，這對(duì)各類檔案實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)規(guī)范管理，并且與發(fā)文管理、收文管理以及報(bào)告管理形成了一個(gè)有機(jī)的整體，此外檔案管理還具有案卷編號(hào)、案卷刪除以及文件移動(dòng)等功能。

2.3 系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理包含了用戶管理、部門(mén)管理、權(quán)限管理以及備份管理等，用戶管理是為了方便OA系統(tǒng)管理員根據(jù)人員的流動(dòng)情況來(lái)修改、添加或者刪除用戶資料，部門(mén)管理中OA系統(tǒng)管理員或者有管理員權(quán)限的人員，能夠?qū)Σ块T(mén)的人員進(jìn)行編輯，而權(quán)限管理主要是從安全性的角度出發(fā)的，根據(jù)人員的身份賦予人員相應(yīng)的使用OA系統(tǒng)的權(quán)限，備份管理是為了防止某些數(shù)據(jù)庫(kù)遭到損壞，以及主要數(shù)據(jù)丟失，管理人員通過(guò)瀏覽器就能夠定期對(duì)重要數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份。

在基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中包含的模塊較多，可以通過(guò)圖一來(lái)進(jìn)行描述。

圖1 基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

3 基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)例驗(yàn)證

基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在某企業(yè)的進(jìn)行的應(yīng)用，并且取得了預(yù)期的效果，現(xiàn)舉例說(shuō)明OA系統(tǒng)的工作流程。假設(shè)企業(yè)的某個(gè)員工出差，利用OA系統(tǒng)來(lái)填寫(xiě)申請(qǐng)電子審批，如圖。

圖2 某員工出差申請(qǐng)電子審批流程

企業(yè)員工需要出差，需要先登錄辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件，并填寫(xiě)相關(guān)的資料，將填寫(xiě)好的申請(qǐng)轉(zhuǎn)至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)待辦事項(xiàng)中，在領(lǐng)導(dǎo)打開(kāi)待辦事項(xiàng)時(shí)，可以根據(jù)實(shí)際情況同意或者駁回申請(qǐng)。如果同意申請(qǐng)，那么出差人在返回之后需要根據(jù)實(shí)際的情況填寫(xiě)報(bào)告單，方便領(lǐng)導(dǎo)查閱，這一報(bào)告將送至領(lǐng)導(dǎo)待辦事項(xiàng)中，對(duì)出差人的出差情況進(jìn)行審核之后，如果沒(méi)有異議。系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)將出差單子裝置財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處，根據(jù)實(shí)際情況來(lái)報(bào)銷出差旅費(fèi)，并且驗(yàn)證出差人填寫(xiě)的出差和返回時(shí)間是否正確，正確無(wú)誤后給予出差人一定的金額報(bào)銷。到此OA系統(tǒng)已經(jīng)處理了一套完整的出差申請(qǐng)電子流程審批[4]，利用OA系統(tǒng)進(jìn)行出差申請(qǐng)單的電子審批，讓領(lǐng)導(dǎo)以及員工能夠登陸這一系統(tǒng)對(duì)相關(guān)情況進(jìn)行查詢，及時(shí)的了解近期員工出差的相關(guān)信息，不僅方便了領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的溝通交流，同時(shí)還提高了工作效率。

OA系統(tǒng)采用了現(xiàn)金的體系結(jié)構(gòu)，具有良好的用戶界面，并且具有高可靠性和安全性等，在新時(shí)期，為了更好地幫助辦公人員處理繁瑣的工作，必須要積極的研究出新型的辦公系統(tǒng)，這不僅幫助辦公人員更加快速的處理的相關(guān)事務(wù)，提高了工作效率，并且還能夠提高企業(yè)單位的管理水平，保證企業(yè)得以長(zhǎng)足發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基于Web的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)能夠有效的方便企業(yè)單位的各項(xiàng)工作，極大程度的方便了辦公人員的辦公環(huán)節(jié)，節(jié)約了一定的資源，并且降低了系統(tǒng)管理和維護(hù)工作，提高了企業(yè)單位的管理水平以及員工工作效率，保證企業(yè)單位更好地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李麗萍，孟憲宇，李鳳華.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中知識(shí)發(fā)現(xiàn)的研究[J].遼寧工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2010（01）.

[2]耿麗敏，趙密霞，孫秀新.高校辦公自動(dòng)化實(shí)施初期存在的問(wèn)題和對(duì)策[J].河北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（農(nóng)林教育版），2010（01）.

[3]金曉曄，衛(wèi)剛，黃榮杰.基于web的質(zhì)量信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化，2013（10）.

[4]郭廣豐，馬占飛.一個(gè)面向電子審批系統(tǒng)的嵌入式工作流引擎的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J].計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化，2012（08）.

作者簡(jiǎn)介：王圣蓉（1984.05-），女，黑龍江哈爾濱人，本科，經(jīng)理助理，研究方向：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究。

作者單位：黑龍江省機(jī)場(chǎng)管理集團(tuán)有限公司，哈爾濱 150001