一個小型醫(yī)院物質(zhì)管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

摘 要：為了提高物質(zhì)管理的科學(xué)性和規(guī)范性，醫(yī)院需要對物質(zhì)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，解決物質(zhì)管理整個過程中出現(xiàn)的問題，提高整個醫(yī)院后勤的工作效率。本文對小型醫(yī)院的物質(zhì)管理系統(tǒng)從采購計劃和申請、物質(zhì)入庫、領(lǐng)用、出庫管理、物質(zhì)盤點和發(fā)票管理等模塊上進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，以供廣大讀者參考。

關(guān)鍵詞：小型醫(yī)院；物質(zhì)管理系統(tǒng)；優(yōu)化設(shè)計

中圖分類號：TP311.52

醫(yī)院物質(zhì)管理屬于醫(yī)院的后勤管理工作，其涉及物質(zhì)的計劃、采購、供應(yīng)、保管等各個方面，可以達(dá)到人工管理無法實現(xiàn)的目標(biāo)，對醫(yī)院順利完成醫(yī)療、科研等工作有著重要作用，所以對醫(yī)院的物質(zhì)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計有著很大的理論意義和實踐意義，下文將從小型醫(yī)院的角度對物質(zhì)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計。

1 小型醫(yī)院物質(zhì)管理系統(tǒng)的設(shè)計

1.1 物質(zhì)管理系統(tǒng)設(shè)計遵循的原則

醫(yī)院在對物質(zhì)管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計時不僅要滿足用戶的總體需求，還要結(jié)合本醫(yī)院的實際情況，綜合考慮醫(yī)院的未來發(fā)展需要對系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計，主要原則應(yīng)該包括：

（1）實用性原則。實用性原則就是醫(yī)院在對物質(zhì)管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計時要滿足用戶的使用和醫(yī)院管理需要，在各個業(yè)務(wù)層次、各個管理環(huán)節(jié)上確保數(shù)據(jù)處理實用，頁面設(shè)計要考慮用戶的視覺需求，力求系統(tǒng)操作方便。

（2）可擴(kuò)展性原則。可擴(kuò)展性原則主要是為了醫(yī)院將來的發(fā)展考慮，滿足醫(yī)院未來在信息化建設(shè)方面的需求，保證系統(tǒng)軟件設(shè)計盡可能程序化、模塊化，可以實現(xiàn)靈活配置并適應(yīng)不同的情況[1]。

（3）可靠性原則。可靠性原則主要是保證醫(yī)院的物質(zhì)管理系統(tǒng)安全可靠，防止任何單位、任何人員的非法入侵，可以對物質(zhì)管理系統(tǒng)進(jìn)行加密處理防止用戶口令遭到破解、對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份保證在發(fā)生災(zāi)難時可以及時恢復(fù)。

（4）標(biāo)準(zhǔn)化原則。標(biāo)準(zhǔn)化原則就是醫(yī)院物質(zhì)管理系統(tǒng)要根據(jù)我國有關(guān)規(guī)定進(jìn)行設(shè)計，同時要結(jié)合本醫(yī)院的具體發(fā)展規(guī)劃，為用戶提供完整、準(zhǔn)確、詳細(xì)的文檔信息。

2 醫(yī)院物質(zhì)管理系統(tǒng)主要模塊的設(shè)計

2.1 采購計劃和申請

采購計劃的設(shè)計主要是先由采購部門制定采購計劃周期，然后由具體科室制定具體申請計劃，采購部門對申請計劃進(jìn)行匯總，最后形成物質(zhì)需求。物質(zhì)需求可以根據(jù)醫(yī)院平均周期內(nèi)的消耗量來確定，然后采購部門將物質(zhì)需求匯總為采購周期內(nèi)的采購計劃，經(jīng)有關(guān)部門審核后進(jìn)行采購申請。經(jīng)過采購部門匯總的采購申請形成采購申請單后，可以將申請單交給有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，審核的內(nèi)容包括采購價格、數(shù)量等，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過才可以實施采購。通過對采購申請的管理實現(xiàn)了醫(yī)院采購管理科學(xué)化、規(guī)范化，保證醫(yī)院后勤物質(zhì)高質(zhì)量的供應(yīng)水平。

2.2 物質(zhì)入庫、領(lǐng)用、出庫管理

物質(zhì)入庫管理主要通過入庫單的編制和業(yè)務(wù)流程處理來完成，標(biāo)準(zhǔn)操作流程為：錄入、保管入庫、記錄。入庫單經(jīng)過記錄后不允許修改，如果出現(xiàn)了與實際不符的情況需要記錄人員對入庫單沖賬。一般情況下，在物質(zhì)入庫管理中對于“貨到票未到”的物質(zhì)不可以辦理入庫手續(xù)，但是在應(yīng)急采購中需要對發(fā)票滯后處理。物質(zhì)領(lǐng)用需要領(lǐng)用單，具體領(lǐng)用單的類型要根據(jù)具體系統(tǒng)設(shè)置來確定。物質(zhì)領(lǐng)用管理主要通過對領(lǐng)用單的編制和業(yè)務(wù)處理來實現(xiàn)，具體操作流程為：錄入、提交、領(lǐng)用、記錄。在后勤部門簽收領(lǐng)用單時要確保系統(tǒng)自動對庫房的庫存進(jìn)行更新處理，保證物質(zhì)在領(lǐng)用時是按照先進(jìn)先出的順序進(jìn)行[2]。物質(zhì)出庫時需要出庫單，出庫單的類型主要包括庫房申領(lǐng)出庫單、退貨單等多種，不同的出庫單會提供不同單據(jù)信息。物質(zhì)出庫管理主要靠出庫單的編制和業(yè)務(wù)流程處理來實現(xiàn)，具體操作流程為：錄入、提交、出庫、記錄。物質(zhì)出庫管理要保證物質(zhì)出庫時可以實現(xiàn)系統(tǒng)的自動更新，出庫物質(zhì)價格默認(rèn)為對應(yīng)批次物質(zhì)的價格，系統(tǒng)會按照出入庫的價格差額現(xiàn)實變動內(nèi)容，確保庫存物質(zhì)的價格顯著明確。

2.3 物質(zhì)盤點和發(fā)票管理

為了加強(qiáng)對醫(yī)院庫存物質(zhì)的管理要定期和不定期對物質(zhì)進(jìn)行盤點，物質(zhì)盤點管理主要靠盤點單的編制和業(yè)務(wù)流程處理來完成，具體操作流程為：錄入、確認(rèn)、核對、執(zhí)行。在物質(zhì)盤點時要對盤點實存數(shù)和盤點時間進(jìn)行記錄，一經(jīng)確定就不得更改。系統(tǒng)在盤點時可以根據(jù)庫存數(shù)量和實際盤點數(shù)量計算具體的差異，并對差異進(jìn)行記錄。

物質(zhì)發(fā)票管理主要通過發(fā)票的編輯和處理來完成，具體的操作流程為：錄入、記錄、審核、付款。發(fā)票與入庫單在物質(zhì)管理中要進(jìn)行對照，發(fā)票的明細(xì)要與入庫單明細(xì)一一對應(yīng)，發(fā)票也是入庫記賬的憑證。另外，發(fā)票的錄入可以在入庫單處理時同時進(jìn)行，也可以在正式記賬前錄入。

3 小型醫(yī)院物質(zhì)管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

3.1 入庫子模塊的實現(xiàn)

（1）入庫處理。入庫處理內(nèi)容包括流轉(zhuǎn)類別和單據(jù)狀態(tài)，流轉(zhuǎn)類別包括采購入庫、盤盈入庫、贈送入庫，而單據(jù)狀態(tài)包括新增單據(jù)、保管入庫、會計記賬，具體內(nèi)容可以通過系統(tǒng)的列表框點擊索引[3]。如果有新入庫的物質(zhì)，需求對物質(zhì)的供應(yīng)商、物品名稱、規(guī)格、申請數(shù)量等基本信息進(jìn)行保存，財務(wù)賬冊庫存會隨著申請單的更新而更新，不需要進(jìn)行其他記賬操作。醫(yī)院的計劃單上面應(yīng)該有采購計劃單，具體采購計劃可以通過系統(tǒng)默認(rèn)顯示，供應(yīng)商的歷次采購記錄也可以通過系統(tǒng)顯示，在錄入采購計劃時不要再進(jìn)行錄入手工單據(jù)。

（2）保管入庫。保管入庫就是保管員對實物進(jìn)行入庫處理，在入庫時要對入庫物質(zhì)的數(shù)量、價格、批號等方面信息進(jìn)行修改，經(jīng)過產(chǎn)生新增單據(jù)后可以進(jìn)行庫存管理[4]。

（3）會計入賬。會計在進(jìn)行入賬時主要是對有發(fā)票的物質(zhì)操作處理，選擇記賬的單據(jù)錄入相關(guān)號碼進(jìn)行修改進(jìn)價，會計記賬只對采購入庫后退回的物質(zhì)有效，其他方式的入庫只是自動進(jìn)行會計記賬處理。

3.2 出庫子模塊的實現(xiàn)

（1）出庫申請。在對出庫申請進(jìn)行操作時，要對申請科室、申請物質(zhì)名稱、規(guī)則等方面的進(jìn)行輸入保存，物質(zhì)記賬可以實現(xiàn)自動記賬。對于申請退回的物質(zhì)處理時要選擇原始領(lǐng)用單據(jù)，將退回的物品錄入后進(jìn)行保存。

（2）保管出庫。保管出庫主要通過出庫管理下面的保管出庫菜單進(jìn)行操作，在確認(rèn)單據(jù)記錄時要對出庫數(shù)量進(jìn)行修改，確認(rèn)后由保管員庫存。

（3）會計記賬。會計記賬技術(shù)會計對出庫單據(jù)進(jìn)行記錄，主要通過出庫處理下面的會計記賬菜單處理。會計賬冊庫存會隨著記賬的操作自動更新，會計記賬主要在科室領(lǐng)用、退回時操作，例如盤虧、報損等其他方式的出庫可以實現(xiàn)自動會計記賬處理。

4 結(jié)束語

通過以上分析可以看出，醫(yī)院物質(zhì)管理系統(tǒng)要從采購計劃和申請、物質(zhì)入庫、領(lǐng)用、出庫管理、物質(zhì)盤點和發(fā)票管理等模塊上進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，從而在醫(yī)院物質(zhì)管理系統(tǒng)的入庫子模塊、出庫子模塊等方面實現(xiàn)有效管理，更好地達(dá)到醫(yī)院物質(zhì)管理效率的提高，為醫(yī)院的醫(yī)療、科研等工作提供良好的后勤保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]李甜，張煊.醫(yī)院物質(zhì)管理系統(tǒng)的設(shè)計與使用[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2010（12）：29-30.

[2]徐偉星.全程化醫(yī)院物質(zhì)管理系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)與應(yīng)用[J].中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2009（13）：62-64.

[3]張亞男.醫(yī)院物質(zhì)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)[J].中國科技博覽2011（25）：190-190.

[4]韓守亮，王修政.淺談醫(yī)院物資管理系統(tǒng)[J].科技致富向?qū)В?010（13）：315-316.

作者單位：濟(jì)南市婦幼保健院，濟(jì)南 250001