ERP在電力企業(yè)物資采購業(yè)務(wù)會計核算中的應(yīng)用探討

隨著公司物資集約化管理持續(xù)深入，物資管理工作正經(jīng)歷著從松散到集中、從粗放到精益、從單一采購向供應(yīng)鏈管理的深刻變革，構(gòu)建了集中統(tǒng)一、精益高效的物資管理體系，公司集中采購規(guī)模效益日益體現(xiàn)，依法從嚴(yán)規(guī)范管理水平顯著提升，物資供應(yīng)保障能力有效增強，為公司深化“兩個轉(zhuǎn)變”、實現(xiàn)“兩個一流”提供了堅強的物資保障。通過ERP應(yīng)用構(gòu)建統(tǒng)一的物資集中支付平臺，深化合同集中結(jié)算，加快合同單據(jù)審核和流轉(zhuǎn)，嚴(yán)格按照合同及財務(wù)有關(guān)規(guī)定，編制資金預(yù)算計劃，審核資金支付，確保單據(jù)完整和支付準(zhǔn)確，是構(gòu)建集中統(tǒng)一集團化采購平臺和物資調(diào)配平臺的重要支撐。

基本概述

ERP的概述

ERP是Enterprise Resource Planning（企業(yè)資源計劃）的簡稱，是20世紀(jì)90年代由美國率先提出的針對計算機信息、IT技術(shù)發(fā)展及企業(yè)對供應(yīng)鏈管理的需求而提出的管理理念。ERP是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務(wù)資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理軟件。它把企業(yè)的物流、人流、財流、信息流統(tǒng)一起來進行管理，以求最大限度地利用企業(yè)現(xiàn)有資源，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的最大化。目前電力企業(yè)普遍采用的ERP軟件是由德國SAP公司出品的“Systems Application，Products in data processing”，即SAP系統(tǒng)。

ERP不能等同企業(yè)信息化，ERP只是企業(yè)信息化的一個重要組成部分。其并不是簡單的一套IT系統(tǒng)，它需要切合企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，對企業(yè)的現(xiàn)狀進行全面評估、分析后制定出科學(xué)、完備、有效的實施方案來監(jiān)管項目的實施。而且大多數(shù)著名的ERP系統(tǒng)均由歐美國家軟件公司開發(fā)，設(shè)計思路與國內(nèi)企業(yè)的實際運營模式存在差異。不同國情下，不同行業(yè)的生產(chǎn)過程和類型以及制造方式不同，產(chǎn)品種類、計劃模式差異較大，業(yè)務(wù)流程不斷變化，國內(nèi)企業(yè)的行業(yè)特點往往在套裝ERP軟件中得不到體現(xiàn)。國外ERP軟件商往往認為自己的產(chǎn)品“面向各種行業(yè)”“適合各種企業(yè)”，反而使用戶不得要領(lǐng)，無法選擇。即使國際知名廠商的ERP針對一些重點行業(yè)開發(fā)不同的版本，設(shè)計最佳的業(yè)務(wù)流程，但是也往往存在著不符合“中國國情”的弊病。因此，國內(nèi)外各大企業(yè)在運用ERP套裝軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)各自企業(yè)運行現(xiàn)狀，信息化建設(shè)目標(biāo)與進程，不約而同進行量身定制，將ERP成熟套裝軟件分解后重新組合，使其涵蓋更多自身專業(yè)的要求。浙江省電力公司基于原有SAP系統(tǒng)，順應(yīng)國網(wǎng)物資集約化管理需要，對原有ERP系統(tǒng)進行量身定制與開發(fā)。

物料管理模塊

MM是Material management（物料管理模塊）的簡稱，是SAP中實現(xiàn)物資資源管理（物流）功能的模塊。依據(jù)國家電網(wǎng)公司兩級物資管理體系，MM主要通過系統(tǒng)軟件實現(xiàn)的是“計劃管理”“采購管理”和“庫存管理”三大核心模塊功能，通過供應(yīng)商管理、計劃管理、采購訂單管理、庫存管理等輔助管理功能為實現(xiàn)這三大功能需要而服務(wù)。

財務(wù)管理會計模塊

FI/CO是Finance（財務(wù)會計模塊）和Controlling（管理會計）的簡稱，是SAP最核心的組件。SAP中的財務(wù)模塊，一塊是FI（Finance）模塊，另一塊是CO（Controlling）模塊。

FI模塊，重點關(guān)注財務(wù)會計，即外部會計，關(guān)注的是按照一定的會計準(zhǔn)則組織賬務(wù)，并出具滿足財稅等外部實體及人員要求的法定財務(wù)報表，通常比較標(biāo)準(zhǔn)。

CO模塊，重點關(guān)注管理會計，即內(nèi)部會計，通常比較靈活，出具的報表是為了滿足內(nèi)部管理機構(gòu)及相關(guān)人員的需要。

ERP在物資采購業(yè)務(wù)會計核算中應(yīng)用的特點

與前端業(yè)務(wù)的深度集成

物資管理部門通過MM模塊進行物料入庫、出庫、移庫等物資管理行為，系統(tǒng)就會自動產(chǎn)生會計憑證。物資管理人員依據(jù)采購申請、招投標(biāo)信息生成的采購訂單，采購訂單中包括物料的單價、數(shù)量、供應(yīng)商等大量的數(shù)據(jù)信息。物資管理人員根據(jù)采購訂單進行收發(fā)貨操作，通過系統(tǒng)同步生成會計憑證，使物資收發(fā)貨操作直接在財務(wù)賬面得以體現(xiàn)，縮短了跨部門之間的信息傳遞，簡化了財務(wù)人員的核算工作量，避免了人為操作誤差風(fēng)險。同時各種管理數(shù)據(jù)都可以在系統(tǒng)中隨時查閱，并且可以隨時提供相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)管理與財務(wù)管理的同步，也為企業(yè)決策提供了參考信息。

傳統(tǒng)核算方式的根本性改變

財務(wù)部門傳統(tǒng)的核算方式發(fā)生了改變。從記賬方式上，使用ERP后，最顯著的影響就是以前由會計人員手工錄入的財務(wù)憑證，現(xiàn)在可以在交易完成后通過ERP系統(tǒng)自動生成。原本很多必須由財務(wù)人員來完成的日常工作如今已被系統(tǒng)所取代，財務(wù)人員的工作質(zhì)量和效率因此得到大幅度的提升。例如：財務(wù)人員通過發(fā)票校驗（事務(wù)碼MIRO）輸入采購訂單號、發(fā)票的含稅金額、稅額及相關(guān)的文本信息，即可生成發(fā)票校驗憑證。

從財務(wù)人員角色定位上，不再是傳統(tǒng)意義上的“賬房先生”，而逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷ζ髽I(yè)信息進行再加工和深加工的企業(yè)管理者。ERP系統(tǒng)通過定義事務(wù)處理相關(guān)的會計核算科目與核算方式，在事務(wù)處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性，從而有助于根據(jù)財務(wù)資金現(xiàn)狀追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發(fā)生的業(yè)務(wù)活動，改善了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實現(xiàn)事中控制并實時做出決策。

從與前端業(yè)務(wù)部門聯(lián)系上，與前端業(yè)務(wù)的緊密程度進一步加強，使物資管理部門與財務(wù)部門融入整個供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理，無形中促使各部門之間的橫向聯(lián)系更加緊密，繼而進一步提升了企業(yè)的管理水平。

存貨計價方式優(yōu)化

電力企業(yè)對同一供應(yīng)商提供的同一物料進行移動平均法的存貨計價。根據(jù)我國企業(yè)會計準(zhǔn)則規(guī)定，存貨取得時可以按計劃成本核算也可以按實際成本核算。在實際業(yè)務(wù)中，根據(jù)采購需求和招標(biāo)結(jié)果生成了采購訂單，物資管理部門的收貨是在采購訂單的基礎(chǔ)上完成，由此表明ERP系統(tǒng)的收貨時按物料的實際成本入賬。產(chǎn)品按當(dāng)時采購的實際成本入賬后，ERP系統(tǒng)依據(jù)移動平均法進行存貨成本流轉(zhuǎn)核算。移動平均法是將本次收貨的成本加原有庫存的成本，除以本次收貨數(shù)量加原有收貨數(shù)量，計算加權(quán)單價，核算發(fā)出存貨的方法。這種方法的優(yōu)點是可以隨時反映存貨的結(jié)存情況，而且計算的平均單位成本較為準(zhǔn)確客觀。

集約化管理持續(xù)深入

隨著電力企業(yè)物資集約化管理持續(xù)深入，公司集中采購規(guī)模效益日益體現(xiàn)。物資集約化管理建設(shè)統(tǒng)一完善的物資管理體系，實施總部和網(wǎng)省公司的兩級管理體制，實行從采購到結(jié)算，對物資管理實現(xiàn)專業(yè)化。從業(yè)務(wù)層面看，通過ERP系統(tǒng)實施對供應(yīng)商主數(shù)據(jù)和物料主數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)單據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化，主要包括采購合同、配送單、到貨驗收單、入庫單、出庫單等業(yè)務(wù)單據(jù)。從人員配置上看，利用了ERP系統(tǒng)的特性，使工作效率有了大幅度的提升。在過去需要多個人員的數(shù)據(jù)信息傳遞，在傳遞數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的核對上耗費大量的人力，現(xiàn)通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化的管理，大大提高了數(shù)據(jù)傳遞的安全性和準(zhǔn)確性，優(yōu)化人員配置。

前端業(yè)務(wù)實現(xiàn)集約化管理，通過ERP系統(tǒng)，從物流和資金流兩條線出發(fā)，“采購申請-采購訂單-入庫單-發(fā)票校驗”各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)相互對應(yīng)和相互協(xié)調(diào)，使得數(shù)據(jù)在各流程單據(jù)中關(guān)聯(lián)，增強可跟蹤性和可追溯性，最終使物資部門與財務(wù)部門信息資源共享。

電力企業(yè)物資集約化管理實施后，財務(wù)人員角色定位的改變最為顯著，可實現(xiàn)對資金使用流程全面監(jiān)控，實行預(yù)算過程全控制，根據(jù)全年指標(biāo)制定月度綜合計劃和預(yù)算控制，物資部門提出月度支付需求，財務(wù)部門負責(zé)審批落實物資支付資金需求，并反饋預(yù)算執(zhí)行情況。電力企業(yè)物資集中采購業(yè)務(wù)提高了會計信息質(zhì)量和會計核算效率，使企業(yè)能更好地加強資金集中管理，降低企業(yè)的資金運作成本。

物資采購業(yè)務(wù)會計核算中ERP應(yīng)用的關(guān)鍵點

前端業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確性

ERP系統(tǒng)要求所有的經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都要產(chǎn)生在業(yè)務(wù)前端，由物資部門經(jīng)辦人錄入初始數(shù)據(jù)，其他人員無權(quán)限在其他環(huán)節(jié)對原始數(shù)據(jù)再進行修改。這些原始數(shù)據(jù)存儲在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，財務(wù)部門對業(yè)務(wù)事項的后續(xù)處理都需基于原始數(shù)據(jù)，基于前端業(yè)務(wù)人員的數(shù)據(jù)輸入。正是由于ERP系統(tǒng)這種高度集成特性，其原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否，對會計核算的準(zhǔn)確性帶來巨大挑戰(zhàn)。因此，物資部門經(jīng)辦人能否充分了解系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)庫表并進行正確的操作，對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確起到關(guān)鍵作用。例如：物資管理人員在創(chuàng)建采購訂單時沒有正確維護物料單價，而在收發(fā)貨階段物資管理人員只需根據(jù)收發(fā)貨的數(shù)量進行確認，ERP系統(tǒng)自動通過物料的移動平均價與收發(fā)貨數(shù)量產(chǎn)生會計出入庫憑證。只有在財務(wù)人員事后審核出入庫憑證或是進行發(fā)票校驗時才能發(fā)現(xiàn)。此時只有沖銷出入庫憑證，修改采購訂單才能修正原有的錯誤。

業(yè)務(wù)流程的動態(tài)優(yōu)化

在數(shù)據(jù)庫中存在大量數(shù)據(jù)與大量關(guān)系，隨著電力企業(yè)物資集中采購業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程也在不斷更新，財務(wù)人員與物資管理人員不斷溝通，不斷修正，積極規(guī)范、優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)物資集中采購管理的信息化。通過ERP系統(tǒng)的深化應(yīng)用，充分發(fā)揮系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享的優(yōu)勢，簡化業(yè)務(wù)流程中的重復(fù)審核點，在達到內(nèi)控要求的情況下，盡可能縮短操作流程，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的動態(tài)優(yōu)化。

現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)通常都是標(biāo)準(zhǔn)化模式，而這套標(biāo)準(zhǔn)模式有適用電力企業(yè)物資集中采購業(yè)務(wù)的地方也有不適用的地方。電力企業(yè)物資集中采購業(yè)務(wù)在不斷的發(fā)展中，總有部分環(huán)節(jié)有ERP系統(tǒng)不適用的地方，是業(yè)務(wù)流程去適用ERP系統(tǒng)，還是ERP系統(tǒng)為業(yè)務(wù)流程做個性化的開發(fā)配置，則是一個需要謹(jǐn)慎對待的問題。

業(yè)務(wù)流程的動態(tài)優(yōu)化和核心思想是減少非增值活動，減少等待時間、重復(fù)工作、協(xié)調(diào)工作量，從而提高增值活動效率。需依據(jù)的原則：強調(diào)業(yè)務(wù)流程中每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)盡可能實現(xiàn)最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動，例如通過系統(tǒng)審批流程設(shè)置，實現(xiàn)電子化審批取代紙質(zhì)審批，減少單據(jù)傳遞時間等。并從整體流程全局最優(yōu)（而不是局部最優(yōu)）的目標(biāo)，設(shè)計和優(yōu)化流程中的各節(jié)點;要求業(yè)務(wù)流程之間盡量實現(xiàn)單點接觸。

ERP系統(tǒng)在電力系統(tǒng)數(shù)年的應(yīng)用實踐已充分證明，它能夠滿足于電力企業(yè)物資集約化管理的需要，為物資采購業(yè)務(wù)會計核算、整體財務(wù)管控、決策支持等提供有利依據(jù)，從而加速了現(xiàn)代化電力企業(yè)物資管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有序化的發(fā)展進程。（作者供職于國網(wǎng)浙江省電力公司綜合服務(wù)中心）