淺析錦屏水電工程電子文件的歸檔及管理

摘 要 本文針對雅礱江公司錦屏水電工程的檔案特點、電子文件歸檔的范圍特點及主要內(nèi)容和格式，電子文件的歸檔、利用及管理進行了探討，并且對其的歸檔及利用提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞 水電工程 電子文件 歸檔 管理與利用

一、錦屏水電工程的檔案特點

錦屏水電工程包括錦屏一級、二級水電站，總裝機860萬kW。錦屏一級水電站是混凝土雙曲拱壩壩高305m，為世界同類壩型中第一高壩。

錦屏水電站因為工程復雜，其參與的設(shè)計院、監(jiān)理單位、施工單位眾多。在建設(shè)過程中除與建筑、電力、機械、水文、氣象等聯(lián)系緊密外，還牽涉到移民、交通、通信、市政、生態(tài)環(huán)境等多個方面，從而導致了檔案在種類上的多樣性、復雜性，包括工程檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等。按其建設(shè)過程的項目則包括提出可行性研究、設(shè)計、招（投）標、施工、質(zhì)檢到竣工驗收、試運行等全過程?？尚行匝芯侩A段的文件材料主要由設(shè)計單位（成勘院、華東院）提供給管理局歸檔，各參建單位在工程建設(shè)中產(chǎn)生的各種文件由各參建單位自行歸檔，工程投產(chǎn)運行管理階段的文件材料由管理局歸檔。

管理局的文書檔案包括黨群、人資、工會、審計等文件，工程項目檔案包括工程建設(shè)中產(chǎn)生的各種文件。這些檔案包括了紙質(zhì)和電子兩種形式，其中有些文件只有紙質(zhì)形式，如外單位的來文，驗收簽證等，有些文件只有電子形式，如新聞報道、聲像、照片等，也有些文件同時以兩種形式存在，兩種文件歸檔形成了兩種介質(zhì)的一套檔案。對于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其歸檔保存，對于各種電子文件則根據(jù)二灘水電工程電子文件歸檔與管理規(guī)范歸檔保存。為了保證有效的利用，根據(jù)電子文件的特點，通過實踐經(jīng)驗，對電子文件采用PDF格式光盤歸檔的方式。

二、制定電子文件歸檔的范圍和責任

首先要明確電子文件歸檔范圍。管理局及各個參建單位的正式文件及各類工程項目在規(guī)劃、咨詢、勘察、設(shè)計、招投標過程中形成的電子文件應(yīng)納入歸檔范圍，如項目建議書、可行性研究報告、工程地質(zhì)勘察報告、施工圖、設(shè)計修改等文件。

其次明確管理局各部門兼職檔案管理員對電子文件管理職責和歸檔時間：年度檔案在次年的六月前完成；各參建單位則各自保管文件，在工程完工后向管理局檔案室提交竣工檔案，從而保證了電子文件歸檔的及時及完整性。

三、電子文件的特點及主要內(nèi)容和格式

（一）電子文件的特點

在現(xiàn)代社會中，電子文件實現(xiàn)了快速檢索，減少檔案利用人員的時間，同時也減少對紙質(zhì)檔案造成的磨損，保護了紙質(zhì)檔案，提高檔案管理的工作效率。但電子文件具有不穩(wěn)定性，（1）所依賴的軟硬件不穩(wěn)定性?，F(xiàn)在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，幾年的時間就出現(xiàn)新的電子文件存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變化而需要轉(zhuǎn)換的問題。（2）載體的不穩(wěn)定性。從磁帶到磁盤、光盤，電子文件的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長久保存。（3）容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都容易造成數(shù)據(jù)的不能用。

（二）電子文件的主要內(nèi)容和格式

錦屏工程的電子檔案包括文書文件、工程文件、音像文件等。文書文件主要有來往文函、會議、人資、黨群等。工程文件為立項審批、勘察設(shè)計、施工管理、竣工驗收等，所形成的文件格式為Word、EXCEL；圖像文件主要為數(shù)碼相機所拍攝的照片，形成文件為JPEG格式；圖形文件主要為工程的設(shè)計圖紙等，形成DWG格式；影像文件記錄工程開工到完工所產(chǎn)生的所有影像資料，有領(lǐng)導及工程相關(guān)單位的視察、參觀工程建設(shè)的施工過程等。

四、電子文件的歸檔

各歸檔單位電子文件歸檔過程中要按電子文件管理規(guī)范歸檔。電子文件載體要求為光盤，并刻錄為一次性只讀，因為光盤既具備大容量和低成本的優(yōu)點，又是一種可以移動的存儲介質(zhì)，并且不容被修改。

要求各歸檔單位歸檔時以項目為單位進行組盤。即一個項目刻錄在一張或多張光盤上，一式兩份。光盤刻錄后，應(yīng)在每張光盤上貼上標簽作為標識。存儲歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應(yīng)同時存有相應(yīng)的說明文件，其格式為純文本，其內(nèi)容是電子文件歸檔說明，內(nèi)容包括案卷名稱、卷內(nèi)目錄、大小、檔號、歸檔時間等。

五、電子文件利用及管理

（一）電子文件的保管

根據(jù)二灘水電工程電子文件歸檔與管理規(guī)范，把帶有歸檔標識的電子文件集中拷貝至耐久性好的載體上，一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用。由于光盤的弊端，如多次使用易磨損，易造成無法讀取數(shù)據(jù)，因此，要求歸檔單位交兩套光盤保存。為查閱及管理方便，還使用了大容量移動硬盤，將光盤的數(shù)據(jù)拷貝到硬盤中，按檔案編號建立文件夾，這樣，既減少了光盤的磨損，也不用從大量的光盤中尋找，而且硬盤容易組織數(shù)據(jù)，體積小，節(jié)約了大量的時間。

（二）電子文件的借出

由于電子文件的易更改、可復制性，電子文件可以在不同的計算機之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制。對一些不適合流轉(zhuǎn)的電子文件，在借出后容易造成在網(wǎng)上流傳，從而損害本單位的產(chǎn)權(quán)和利益，為使每個借出的人員提高保護本單位知識產(chǎn)權(quán)的意識，在借出電子文件時，原則上只能在管理局內(nèi)部傳閱，每位員工除填寫表格和部門領(lǐng)導簽字外，還要在規(guī)定時間內(nèi)歸還。這樣，提高了借閱人員對電子檔案的保護意識，維護本單位的利益。

六、對電子文件歸檔及利用的建議

（一）國家應(yīng)制定處理電子文件的格式標準，并制定相關(guān)的法律條規(guī)，使得以后電子存檔上有法可循。

（二）根據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范，特殊格式的電子文件應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件。

（三）根據(jù)目前檔案管理現(xiàn)狀，PDF格式文件是很好的文件保存格式。PDF 文件具有跨平臺、高壓縮、適合屏幕閱覽，，是適于在不同計算機平臺之間傳送和共享文件的一種開放式電子文件格式。

參考文獻：

[1]米彪.二灘水電工程電子文件歸檔與管理規(guī)范[J].

（作者單位：葛洲壩集團電力有限責任公司）