探究數(shù)字化檔案的管理思路構(gòu)成

摘 要 目前，對檔案進行管理逐漸的實現(xiàn)數(shù)字化，運用現(xiàn)代技術(shù)能夠?qū)⑿畔①Y源進行有效的管理。對檔案進行數(shù)字化的管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，將傳統(tǒng)的管理模式進行轉(zhuǎn)變。本篇文章對數(shù)字化的檔案進行簡單闡述，對其重要性進行簡單分析，同時簡單分析了思路的構(gòu)成，希望可以提供一定的參考。

關(guān)鍵詞 檔案管理 思路 數(shù)字化

目前，對檔案進行管理逐漸的實現(xiàn)數(shù)字化，運用現(xiàn)代技術(shù)能夠?qū)⑿畔①Y源進行有效的管理。通過計算機的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，將傳統(tǒng)的管理模式進行轉(zhuǎn)變。

一、數(shù)字化的檔案

對數(shù)字化的檔案進行管理指的是對具備相應(yīng)價值的語音、軟件、圖像、影像、文本以及科學(xué)的數(shù)據(jù)進行整理、加工以及保管，實現(xiàn)電子的存取。在檔案的信息化發(fā)展過程中，必然會出現(xiàn)數(shù)字化的檔案，它能夠體現(xiàn)信息化建設(shè)的綜合實力，也是檔案館實現(xiàn)信息化的要求。

二、重要性

隨著多媒體的技術(shù)、數(shù)據(jù)庫的技術(shù)以及計算機的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，逐漸的出現(xiàn)新型的檔案信息狀態(tài)，也就是檔案的數(shù)字化。目前，各個領(lǐng)域中都在廣泛的使用計算機，使數(shù)字化的檔案逐漸形成，同時也就形成了數(shù)字化的管理。它能夠?qū)⒌乩砦恢貌煌约拜d體不同的信息通過數(shù)字化形式進行存儲，運用網(wǎng)絡(luò)進行連接，實現(xiàn)資源的共享。

數(shù)字化的檔案使信息的對象進行轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)載體的檔案轉(zhuǎn)變成為機讀的檔案，將保管的費用有效節(jié)約，將占據(jù)的空間有效節(jié)省，同時使檔案的查閱得到有效簡化，避免對資料進行反復(fù)的印制而導(dǎo)致資源浪費。數(shù)字化的檔案能夠?qū)Y料進行及時的歸檔，同時可以對資料進行充分利用，將辦公的效率有效提高。

對數(shù)字化的檔案進行管理，能夠促進檔案的領(lǐng)域中不斷運用多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)以及通訊技術(shù)，使檔案管理的方法、技術(shù)以及理論進行轉(zhuǎn)變，使檔案的信息資源實現(xiàn)共享以及有效的利用，將檔案信息在增值方面具備的作用充分發(fā)揮，促進檔案事業(yè)發(fā)展，將檔案的作用以及地位進行有效的提升。

在將檔案進行數(shù)字化的處理之后，社會公眾以及職能部門可通過管理系統(tǒng)對需要的檔案以及信息進行及時查閱和有效利用，不再受到各個方面的限制，同時也避免重復(fù)的勞動以及時間的浪費，這將會使工作的效率有效提升，使成本有效降低。除此之外，檔案會因為經(jīng)常性的翻閱出現(xiàn)破損或者是丟失，使永久性的保管受到嚴(yán)重影響，在進過數(shù)字化的處理之后，在對檔案進行利用時可以通過電子的方式，將使用原件的頻率有效降低，保障了原件的安全。

三、思路的構(gòu)成

（一）管理人員素質(zhì)

在進行數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，管理人員素質(zhì)是非常重要的一個方面。隨著檔案的數(shù)字化發(fā)展，檔案的信息在不斷的增長，對檔案的利用也在不斷的增長，導(dǎo)致對數(shù)字化的檔案進行管理成為非常重要的一項工作。在對數(shù)字化的檔案進行管理時，一個必不可少的要素就是管理人員，同時管理的工作對管理人員素質(zhì)提出了較高的要求。管理人員不僅僅要具備相應(yīng)的管理知識，還要對一些網(wǎng)絡(luò)的基本技能進行掌握，如數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)的管理、數(shù)據(jù)的錄入以及計算機的操作等等。對管理人員要進行相應(yīng)培訓(xùn)，運用新的方式、機制、思路以及體制，依據(jù)以人為本的原則，使管理人員素質(zhì)得到有效提升。同時對管理人員進行針對性的教育以及培訓(xùn)，使管理人員能夠?qū)⑾嚓P(guān)知識進行更新，對相關(guān)技能進行有效的掌握，對管理工作的知識點以及環(huán)節(jié)進行詳細全面的掌握，在進行管理工作時能夠使用現(xiàn)代化的手段以及技術(shù)，對數(shù)字化的檔案進行有效管理，將管理的工作有效加強。

（二）個性化的服務(wù)

對數(shù)字化的檔案進行管理并不是對某一個具體的檔案館進行管理，它管理的對象是由社會資源構(gòu)成的檔案體系，為檔案的使用人員提供動態(tài)化以及形式多樣的管理服務(wù)。在對數(shù)字化的檔案進行管理時，依據(jù)檔案使用人員的需求將相關(guān)信息進行收集，強調(diào)的是運用自身在檔案方面具備的能力以及信息為檔案使用人員創(chuàng)造相應(yīng)價值，將檔案使用人員沒有辦法解決的問題進行解決，從而實現(xiàn)價值。對數(shù)字化的檔案進行管理時，檔案的管理人員要將管理的能力充分發(fā)揮，同時將創(chuàng)新的精神以及研究的能力充分提升，將服務(wù)進行有效的創(chuàng)新，為檔案使用人員提供個性化的服務(wù)。

（三）與社會的信息進行聯(lián)結(jié)

在對數(shù)字化的檔案進行管理時，與社會的信息進行聯(lián)結(jié)，能夠使數(shù)字化的檔案在使用方面的效率有效提升，同時能夠滿足發(fā)展的需求。將相應(yīng)的網(wǎng)頁或者是站點在檔案的信息網(wǎng)進行設(shè)置，將情報、檔案以及圖書進行有效的結(jié)合，打破了單一局面，使社會的信息系統(tǒng)得到有效完善，實現(xiàn)一體化的管理，將整體的優(yōu)勢充分發(fā)揮。在進行社會的信息系統(tǒng)建設(shè)時，主要的內(nèi)容以及前提就是實現(xiàn)資源的共享，將整合的目錄進行建立。

相同的檔案在進行數(shù)字化的處理之后，會呈現(xiàn)出不同格式。實際的使用過程中，最為常見的就是標(biāo)簽圖像的文件格式以及便攜的文檔格式這兩種。其中，對文件輸出的分辨率沒有較高要求或者是內(nèi)容相對較多時使用便攜的文檔格式；對圖像文件輸出的精度具備較高要求的時候使用標(biāo)簽圖像的文件格式。

除此之外，在對數(shù)字化檔案進行存儲的時候，可以使用光盤、磁盤的陣列以及服務(wù)器等形式，將數(shù)字化檔案的安全性有效提升。在進行目錄機構(gòu)的建設(shè)時要依據(jù)檔案類別進行，依據(jù)文件檔號對經(jīng)過掃描的文件或者是圖像進行命名，然后存儲與相應(yīng)目錄之下。對存儲的結(jié)構(gòu)以及文件的名稱進行規(guī)范，使管理的工作有效加強，對文件進行有效的利用。

四、總結(jié)

目前，對檔案進行管理逐漸的實現(xiàn)數(shù)字化，運用現(xiàn)代技術(shù)能夠?qū)⑿畔①Y源進行有效的管理。對于數(shù)字化檔案的管理工作，我們要充分意識并且高度重視其重要性。在對數(shù)字化的檔案進行管理時，要對管理人員素質(zhì)、個性化的服務(wù)以及與社會的信息進行聯(lián)結(jié)充分重視，使數(shù)字化的檔案管理工作能夠有效順利的進行，對數(shù)字化的檔案進行有效的管理，實現(xiàn)資源的共享。希望本篇文章可以為管理人員提供一定的參考，促進數(shù)字化的檔案管理工作。

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（作者單位：湖南中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校）