IPfolderTM開發(fā)筆記：證據管理新模式，破解企業(yè)困局

在沒有遭遇商標案件時，企業(yè)管理者很少關注商標證據問題，但等到迫不得已去關注時，管理者往往會陷入證據不全、證據無效、證據收集困難的泥潭之中。許多慘痛的案例讓越來越多的企業(yè)開始重視商標證據管理。我們接觸過的企業(yè)管理者大都希望能改變企業(yè)在商標案件中的被動局面，但對于如何改變卻十分困惑。我和我的團隊在開發(fā)I P f o l d e r TM企業(yè)商標管理工具（I Pfolder TM-TMS）時，就決定要通過建立證據收集與管理的新模式破解企業(yè)證據問題的困局。

我們認為，要破解企業(yè)的證據困局，必須改變“發(fā)生案件→協(xié)調各部門收集證據→篩選有效證據→證據適用”的傳統(tǒng)模式。在這個模式中，有三個常見問題：第一，證據收集工作耗時耗力，影響案件進程。證據材料一般存在于多個部門、多個檔案之中，多且雜亂，為了找到針對某一商標案件的證據，需要投入大量的時間和精力；第二，涉及多個部門的證據收集，調取流程不暢。證據存在于多個部門，這些部門只能在本職工作之外有限配合證據收集工作，效果常常不能盡如人意；第三，證據效力不足。企業(yè)費勁心力搜集的證據，并不意味著就能適用具體案件，還要看證據的效力。很多企業(yè)因商標使用的意識較為淡薄，所謂的“證據”根本不具有效力，對案件的作用微乎其微。

要徹底改變這種現狀，必須形成一個新的模式，通過建立一個有效規(guī)則實現證據的“有序”和“有效”。我們的 IPfolder TM-TMS是通過三重設計來實現的。

第一重設計，就是數據與檔案的統(tǒng)一管理。當下大多數企業(yè)的商標管理是將商標數據和檔案分開的，比如商標數據用E X C EL里管理，檔案材料存放在檔案室或電子文件夾中。這種管理的弊端在于我們要調取某個商標的證據材料時，先要找到檔案的位置，然后打開不同的文件夾，再打開大量的文件后才能找到需要的材料。但在I Pfolder TM-TMS中，證據材料都存儲在對應的商標之下，真正實現了數據與材料的統(tǒng)一對應管理。當某一商標發(fā)生案件時，只要在這個商標項下調取相應的證據即可。

第二重設計，是通過標引實現證據分類。證據材料在錄入 IPfolder TM-TMS時，都會通過標引確定其具體的分類，改變之前證據雜亂無章的局面。證據分類可以幫助企業(yè)在應對案件時準確的調取所需的證據，而不需要逐一查看和篩選。

第三重設計，是實現各部門統(tǒng)一歸檔。大部分證據產生在企業(yè)的終端銷售部門，但這些部門的員工一般不具有辨別證據有效與否的專業(yè)知識。況且，如果將證據的有效性判定交給這些部門，無疑會增加他們的工作負擔。所以，我們設計了一個管理模塊“倉庫”，即證據材料的存儲之地。終端部門的工作人員不需要對已產生的證據做任何處理，只需統(tǒng)一打包上傳到“倉庫”之中即可。法務人員在“倉庫”中“驗貨”，將符合證據要求的有效證據歸入到具體的商標項下，將不符合要求的材料退回證據產生部門，要求他們更正。通過這種操作，證據最終會以有效形式留存下來。

這就是我們設計的新模式：形成有效證據→證據分類歸檔→案件發(fā)生→證據準確調取→適用案件。這個模式能幫助企業(yè)很好的解決案件中的證據問題，有效地提高企業(yè)證據管理的水平。

“開發(fā)筆記”記載了我們在研發(fā)I P f o l d e r T M-T M S時，希望幫助企業(yè)實現最簡單高效的商標管理之初衷，以及通過商標分級管理和證據管理新模式等解決方案為企業(yè)的商標管理工作提出了新的思路和方法。我們相信，這個全新的嘗試一定能給希望改善商標管理現狀的企業(yè)一個驚喜，給知識產權行業(yè)一個驚喜。