淺析企業(yè)采購成本控制

摘要：降低采購成本是企業(yè)提高利潤的途徑之一，而追求利潤最大化正是企業(yè)的目的，同時也是企業(yè)在市場競爭中贏得發(fā)展的動力。本文從采購成本控制的內(nèi)涵、影響要素及控制途徑著手，淺析了現(xiàn)行企業(yè)采購成本控制中存在的問題，探討了企業(yè)采購成本控制的改進和完善策略，提出了加強市場觀念、梳理控制標(biāo)準(zhǔn)、明確控制原則、選擇合理的控制方法等對策建議。

關(guān)鍵詞：采購成本控制 招議標(biāo) 供應(yīng)商管理 一單一議

采購成本控制是指根據(jù)財務(wù)會計核算提供的各種數(shù)據(jù)信息資料，對月度或年度商品的采購成本做相應(yīng)預(yù)算，以預(yù)算結(jié)果作為目標(biāo)，對照籌劃目標(biāo)，在商品采購過程中開支成本，以實際成本和目標(biāo)成本相比較、以衡量采購過程中所取得的成績和效果，并通過完善采購管理、拓展渠道等一系列管理方式，降低采購活動中的機會成本，實現(xiàn)甚至于優(yōu)化目標(biāo)成本的過程。在我國的企業(yè)采購中，市場競爭的焦點主要體現(xiàn)在企業(yè)如何能夠更有效地進行采購成本控制，因為采購成本控制是企業(yè)增加毛利，提高經(jīng)營利潤的根本途徑之一，也是企業(yè)抵抗內(nèi)外壓力，在競爭中求得生存和發(fā)展的主要保障。企業(yè)應(yīng)重視成本控制，針對本企業(yè)的實際狀況，分析企業(yè)在成本控制體系中存在的問題，探求全面加強企業(yè)成本控制的有效、可行的方法。

1 企業(yè)采購成本管理中主要存在的問題

1.1 采購流程繁瑣，采購缺乏計劃性。目前，企業(yè)的采購流程普遍存在三個問題：第一，采購流程從客戶下達訂單開始，涉及供應(yīng)、倉儲、技術(shù)、生產(chǎn)、銷售、運輸、財務(wù)等各部門，將整個采購職能分割由不同部門完成，既缺乏系統(tǒng)的籌劃、又導(dǎo)致手續(xù)繁瑣，工作效率低。第二，各部門習(xí)慣站在各自的立場考慮問題，信息互不溝通，從而影響采購決策的準(zhǔn)確性。第三，采購責(zé)任監(jiān)控不到位，出現(xiàn)采購監(jiān)控盲點，部門之間推諉扯皮、責(zé)任不清，影響企業(yè)工作效率。

企業(yè)整個采購行為是圍繞客戶的計劃需求而展開的。在客戶計劃下達后，由于受企業(yè)資金、規(guī)模、時間的限制，采購方式比較原始、零散，無法達到所有品種同時定價。特別是單筆采購的發(fā)生，往往是數(shù)量少、批次多，企業(yè)缺乏對商品采購需求的分析和對合作供應(yīng)商的培養(yǎng)，企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門之間缺乏必要的溝通與銜接，沒有一套明確完整的采購計劃，導(dǎo)致采購比較隨意。另外，所有采購都是急性的，從提出采購需求到品種入庫的期限很短，其最終結(jié)果就是采購部門整天在疲于奔命地走渠道買商品，根本沒有時間擬定一套完善的調(diào)查方案，做詳細的市場調(diào)查，企業(yè)管理者卻弄不清采購部門整天忙碌什么，導(dǎo)致采購無計劃。

1.2 企業(yè)供應(yīng)商管理存在漏洞?，F(xiàn)行企業(yè)采購的管理中缺少對合作供應(yīng)商的管理。在物資采購過程中缺乏貫穿供應(yīng)商管理思想，沒有把對供應(yīng)商的管理納入到物資采購管理的一個部分。這樣往往會導(dǎo)致采購成本的控制只是短期所看到的，沒有從長遠降低采購成本的角度來考慮。另外對供應(yīng)商沒有過多的了解意識，對公司自身所擁有的供應(yīng)商未建立檔案，不便于對供應(yīng)商分類管理，也就不能給供應(yīng)商固定級別，對于存在可能性風(fēng)險的供應(yīng)商不能有效排除，對采購成本的控制是不利的。還有，對供應(yīng)商缺乏培訓(xùn)引導(dǎo)，這種情況下往往會導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量問題發(fā)生次數(shù)的上升，長期性的角度考慮存在可能增加采購成本的風(fēng)險。

1.3 采購管理制度不健全，缺乏對成本控制的引導(dǎo)機制。采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，如果企業(yè)不制定嚴(yán)格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。企業(yè)采購的管理歸根結(jié)底就是通過采購過程中發(fā)現(xiàn)問題，對照問題進行總結(jié)分析，最終形成規(guī)定制度加以明確、引導(dǎo)和規(guī)范。現(xiàn)行企業(yè)采購過程中對長期合作渠道的采購流程、風(fēng)險的控制、試用渠道和新引進渠道的管理等方面尚未有一套健全的采購管理制度。同時原始價格檔案需適時進行評價和更新。對于關(guān)鍵性采購品種價格，應(yīng)建立價格評價體系，公司開展月度價格分析會，通過對月度所收集的品種價格信息，總結(jié)分析月度關(guān)鍵性品種、行情類、新增類及一單一議類品種的價格現(xiàn)狀、變化情況及趨勢，評價現(xiàn)有的價格水平，提出采購成本控制思路及下一步措施。

1.4 采購成本控制方法不當(dāng)。現(xiàn)行采購管理中，對成本控制的方法主要是集中的招議標(biāo)管理，現(xiàn)行企業(yè)招議標(biāo)在一定程度上，通過供應(yīng)商互相打壓價格降低企業(yè)整體的采購成本確實是起到一定的效果，但是并不是所有的品種都適合采取招議標(biāo)方法來進行。

2 改進和完善企業(yè)采購成本控制策略

2.1 制定合理的采購計劃，優(yōu)化采購流程。企業(yè)根據(jù)客戶的需求和生產(chǎn)特性，合理制定各項品種的采購計劃，預(yù)測所需物品的數(shù)量和時間，確保物品的及時供應(yīng)，減少庫存，降低庫存費用。業(yè)務(wù)流程運作效率的高低會對企業(yè)競爭力產(chǎn)生直接的影響，企業(yè)中商品采購成本在總成本中所占比例較高，因此受到的影響相對也較大。一般情況下，傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)流程是客戶根據(jù)自身生產(chǎn)計劃提出所需采購的物品，然后由采購部門編制商品采購計劃，經(jīng)過公司管理部門和領(lǐng)導(dǎo)班子審批后，才能向供應(yīng)商下達訂單。

2.2 擴大采購范圍，規(guī)范供應(yīng)商管理。強化供應(yīng)商的管理是基于從長期角度來降低采購成本的理念，在物資采購管理中應(yīng)該注重貫穿供應(yīng)商管理的思想，即把對供應(yīng)商的管理納入到整個物資采購管理中來。這樣，既可以通過長期的合作獲得可靠的物資供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可以在周期長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢，對降低物資采購成本有很大的好處。

建立供應(yīng)商管理制度，規(guī)范供應(yīng)商管理。建立公開、公正、透明的供應(yīng)商進出機制，明確采購業(yè)務(wù)中供應(yīng)商的引進、使用和退出、評價管理，以及潛在供應(yīng)商的管理。同時對公司的正式供應(yīng)商要建立檔案，每一個供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能過關(guān)歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應(yīng)商中選擇，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，并派專人管理。將合作供應(yīng)商按照采購計劃量大小及物資種類劃分為：重要物資供應(yīng)商，即企業(yè)需求量較大、物資價值較高，對企業(yè)生產(chǎn)運作影響較大的物資供應(yīng)商。一般物資供應(yīng)商，即價值不高、種類繁多、且易采購的物資供應(yīng)商。瓶頸物資供應(yīng)商，即企業(yè)設(shè)備專用件、定發(fā)件、設(shè)備配套件和非標(biāo)加工件及特殊物資的供應(yīng)商。

2.3 規(guī)范健全采購管理制度，建立分析和考評體系。①建立、完善相關(guān)采購制度，作好采購成本控制的基礎(chǔ)工作。不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動、提高效率，還能預(yù)防采購人員的不良行為。采購制度規(guī)定物料采購的計劃、授權(quán)人的權(quán)限、商品采購的流程、相關(guān)部門的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購的規(guī)定和方法、報價和價格審批等。②把采購成本控制納入到員工績效管理考核中。在采購成本控制上專門設(shè)立成本下降率指標(biāo)，即對應(yīng)各業(yè)務(wù)崗位所負責(zé)范圍的所有品種設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)成本，月度核算當(dāng)月所有品種的實際采購成本進行比較計算成本下降率在月度績效考核中，將成本下降率指標(biāo)作為一項核心指標(biāo)，占比60%甚至更多的權(quán)重對崗位實施績效考核，發(fā)揮考核的激勵作用，來引導(dǎo)崗位對采購成本的控制。

2.4 合理選擇采購成本控制方法。①以不同定價方式牽制供應(yīng)商。在定價方式上進行創(chuàng)新，根據(jù)不同備件品種，分別采取階段性定價、一單一議和定渠道不定價格等多種合作方式。②加強渠道開發(fā)。深入分析各企業(yè)備件業(yè)務(wù)需求特點，對標(biāo)準(zhǔn)不明確的品種，與企業(yè)對接完善標(biāo)準(zhǔn)，使之具有通用性，從而擴大渠道選擇范圍，以便引入競爭控制采購成本；對單渠道或企業(yè)指定品牌廠家的品種，積極尋找替代品；對企業(yè)采購量大的品種，詢價、比價供應(yīng)商數(shù)量必須在3家以上，控制采購成本。③把握商品采購價格變動的時機。商品采購價格會經(jīng)常隨著季節(jié)變化、市場供求情況而變動，因此，采購人員應(yīng)隨時注意價格變動的規(guī)律，把握好采購時機和采購數(shù)量，會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟效益。④通過付款條件的選擇來降低采購成本。建立企業(yè)資金使用制度，凡是牽涉到資金的使用，都有必要建立起一套嚴(yán)格的規(guī)章制度。資金的領(lǐng)取、審核、審批、使用，一般要規(guī)定具體的權(quán)限范圍、審核審批制度等。對于貨款的支付，要根據(jù)對方的信用程度，具體的風(fēng)險情況進行穩(wěn)妥的處理。一般貨款的支付，要等到貨物到手檢驗合格后，再付全部貨款。⑤選擇信譽佳的供應(yīng)商并與其簽訂長期合同。與誠實、講信譽的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時的交貨期，還可得到其付款及價格的關(guān)照，特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。

參考文獻：

[1]李雅麗.降低采購成本方法的評析[J].財會通訊，2005（3）.

[2]聶福全，楊文莉.企業(yè)降低采購成本的有效途徑[J].建設(shè)機械技術(shù)與管理，2003（7）.

[3]溫衛(wèi)娟.如何進行采購與供應(yīng)商管理[M].北京大學(xué)出版社，2003年12月.

作者簡介：周毅敏（1977-），女，安徽黃山人，安徽省黃山市中華職業(yè)學(xué)校，大學(xué)本科，管理學(xué)學(xué)士，從事財會教育教學(xué)等工作。