如何做好辦公室行政管理工作的見(jiàn)解

辦公室在單位中，是溝通上下的喉嚨、協(xié)調(diào)左右的紐帶、傳遞信息的中樞，又是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的“外腦”和處理日常事務(wù)的手足，有“不管部”之稱(chēng)。辦公室作為單位的綜合管理部門(mén)，其職能是辦公室的職責(zé)和權(quán)力的綜合表現(xiàn)，它滲透到單位的各個(gè)部門(mén)之中。辦公室擔(dān)負(fù)著協(xié)調(diào)單位各部之間關(guān)系的任務(wù)，處理事務(wù)進(jìn)而提供支持性服務(wù)，以保障各部門(mén)的靈活高效運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室行政管理工作的綜合性強(qiáng)，接觸面廣，承上啟下，既要橫向聯(lián)系，還要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)；其次，服務(wù)面寬，大大小小的事都會(huì)匯集到辦公室來(lái)，工作內(nèi)容極其繁雜。由此可以看出，辦公室工作人員必須有較強(qiáng)的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風(fēng)。

一、辦公室管理中的人事方法

通常，確定要做的工作以及如何做，是管理工作中最簡(jiǎn)單的任務(wù)，而最重要的則是管理的主觀或人事。由于辦公室工作的各個(gè)方面都是有著職責(zé)的人在負(fù)責(zé)，行政管理中的共性問(wèn)題，首要就是職責(zé)人的問(wèn)題。因此，信任、公正、耐心和常識(shí)是對(duì)解決人事問(wèn)題的基本要求。成功的辦公室管理者要博得下屬的尊敬，確保部門(mén)的最高工作效率，必須要有一定的個(gè)人魅力。管理者對(duì)人不能過(guò)于親近，過(guò)于親近往往導(dǎo)致過(guò)于寬厚，而過(guò)于寬厚又會(huì)導(dǎo)致失去尊重和信任，當(dāng)然冷淡和過(guò)分嚴(yán)格同樣也是不成功的。能使管理員成為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人而不是一個(gè)工頭的態(tài)度應(yīng)是介于這兩個(gè)極端之間，這種態(tài)度才能贏得最大的合作。

二、對(duì)辦公室工作進(jìn)行有效計(jì)劃

辦公管理不當(dāng)、沒(méi)有計(jì)劃的人經(jīng)常被日常的文書(shū)工作搞得暈頭轉(zhuǎn)向。如果想努力使辦公室有一個(gè)良好的秩序，就要建立起一套切實(shí)可行的制度并堅(jiān)持下去。辦公室工作中的通病就是事必躬親，適當(dāng)?shù)奈桑涯稠?xiàng)任務(wù)連同完成任務(wù)的權(quán)力交給別人，讓別人和你一起為實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)而共同努力，既可以節(jié)省時(shí)間，又可以使下屬得到充分鍛煉。作為管理人員，一定要讓別人來(lái)分擔(dān)你的工作。想成為一個(gè)有效的時(shí)間管理者，就一定精通委派的藝術(shù)。

三、改善辦公室時(shí)間，運(yùn)籌方法

用盡可能少的時(shí)間辦盡可能多的事，具體方法是對(duì)遇到的事情提出三個(gè)問(wèn)題：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，如果有些事不做，也不會(huì)有任何影響，那么，這件事便該立刻停止。二是能不能與別的事合并？把能夠合并起來(lái)的事盡量合并起來(lái)辦。三是能不能代替它？用費(fèi)時(shí)少的辦法代替費(fèi)時(shí)多的辦法而同樣能達(dá)到目的，自然是最佳方案了。

四、辦公室工作量化管理

辦公室工作的量化管理需應(yīng)用定性與定量相結(jié)合的原理和方法。衡量腦力勞動(dòng)和體力勞動(dòng)勞動(dòng)兩者的比重，定性、定量相結(jié)合的分析方法可以避免機(jī)構(gòu)臃腫、人浮于事、浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象。定性，就是對(duì)人與事的特性進(jìn)行鑒別和確定，定性分析帶有較強(qiáng)的主觀性。定量是通過(guò)一種數(shù)字符號(hào)顯示人的功能特性或人的效率特性。辦公室工作量化管理需進(jìn)行測(cè)量與評(píng)定工作效率，對(duì)于辦公室工作時(shí)間及業(yè)績(jī)和貢獻(xiàn)的都需要全面確定行為價(jià)值。再其次，就是掌握好動(dòng)靜結(jié)合的原則，具體可通過(guò)制定工作標(biāo)準(zhǔn)、制訂工作定額的要求、辦公室工作分類(lèi)等。

五、權(quán)責(zé)相稱(chēng)，適當(dāng)授權(quán)

授權(quán)就是把工作委托給勝任工作職責(zé)的那些人。必須授予足夠的權(quán)力才能保證工作的完成，工作要出成果就必須互相了解。從上到下，權(quán)責(zé)關(guān)系必須清楚，這樣才能貫徹全部職能有效進(jìn)行管理，盡可能減少任務(wù)的重復(fù)和交錯(cuò)。辦公室要想管理好，必須有適當(dāng)?shù)氖跈?quán)，至少給予足夠的權(quán)力，使工作完成，讓骨干工作人員發(fā)揮主動(dòng)性，保證工作正常進(jìn)行。當(dāng)然，這得看被授權(quán)力和職責(zé)的人必須愿意承擔(dān)義務(wù)，必須勝任所負(fù)責(zé)的工作。但不幸的是，許多管理者不會(huì)授權(quán)，因?yàn)樗麄儾荒艹浞掷斫庾约旱淖饔?，或者說(shuō)他們不相信下屬的工作才能，以為工作非他們自己是不能做好的。管理員也有由于心理上的動(dòng)機(jī)而不肯授權(quán)于人的，他們怕竟?fàn)帲率バ抛u(yù)和賞識(shí)，怕自己的短處會(huì)暴露出來(lái)。這種懼怕心理往往會(huì)導(dǎo)致工作不好、生產(chǎn)率低下，并使部門(mén)中工作人員的士氣低落。

六、有效的辦公室人際溝通

溝通是一種高度個(gè)人的、感情的過(guò)程。單位的辦公室，如同在其中工作的個(gè)人一樣，都有自己的個(gè)性。在改進(jìn)溝通上，行之有效的辦法會(huì)產(chǎn)生事半功倍的效果。溝通者不但應(yīng)關(guān)心選擇合適的溝通手段，而且，要關(guān)心接受信息者的情感反應(yīng)、態(tài)度和感覺(jué)。但是，除非發(fā)出信息者得到某種確認(rèn)信息已被收到和內(nèi)容已被準(zhǔn)確理解，否則就不能肯定溝通已經(jīng)完成。人際溝通有助于激勵(lì)工作人員以盡可能有效的方式完成工作，建立辦公室管理者與下屬之間的有效溝通是單位面臨的人際關(guān)系中最重要的問(wèn)題之一。

溝通不是一種由管理者到下屬到管理者的單向通道。溝通要能有效，必須是雙向的——上下于管理者與下屬之間，而且在管理者和下屬之間還有“便道”。在有效的雙向溝通中起助手作用的是辦公室管理者，他起著“連接拴”的作用，是上下溝通的主要渠道。管理者作為“連接拴”，在他的下屬面前是上級(jí)，而在另一個(gè)群體，管理員要對(duì)其中層管理者負(fù)責(zé)，他是下屬。作為一個(gè)“夾在中間”的人，辦公室管理者必須小心地選擇用于雙向溝通的合適媒介，這種媒介能清楚地向接收者傳輸信息，而后者通過(guò)反饋，表明他們對(duì)信息內(nèi)容有明確的理解并將采取預(yù)定的行動(dòng)。

（編輯 鳳池）