菜鳥的完美匯報之道

楊玄章

“為什么我做的事情從來沒有向領(lǐng)導(dǎo)展示的機(jī)會？

為什么我見到高層什么都說不出來？

為什么我做了這么多，反而是那些做匯報的人得到領(lǐng)導(dǎo)的青睞？

為什么我說了那么多，老板還是聽不進(jìn)去？”

這些常見的與匯報相關(guān)的迷惑是困擾很多職場新人的問題。

事實上，匯報工作是新畢業(yè)大學(xué)生最難翻越的幾座大山之一，很多新人可以很快進(jìn)入工作角色，把自己的本職工作做得很出色，但是面臨向領(lǐng)導(dǎo)匯報的時候，卻是捉襟見肘，把握不好分寸，甚至?xí)a(chǎn)生焦慮。有的人面對領(lǐng)導(dǎo)匯報時急于表現(xiàn)，反而辭不達(dá)意，甚至產(chǎn)生負(fù)面效果；有的人到匯報時張口結(jié)舌，縱有滿腹經(jīng)綸，卻一個字都說不出來；有的人在不合適的場合匯報了不合適的事情，搬起石頭砸了自己的腳……不少菜鳥無奈地感嘆：“我何時才能掌握匯報之道??！”

其實對于很多職場老鳥來說，匯報都是個棘手的問題。很多工作不少年的人，可以很輕松地搞定項目、搞定訂單、搞定客戶，但是面對匯報時，也是心里打鼓。一些高層管理人員在每年對公司高層進(jìn)行匯報的時候，也會焦慮得幾個晚上睡不著覺。相比之下，新人所面臨的匯報簡單了很多，而且還是有一些門道可探的。

小匯報vs完美匯報

新人常犯的一個錯誤就是：認(rèn)為匯報就是在各級領(lǐng)導(dǎo)面前展現(xiàn)自我，甚至幻想自己可以通過驚天動地的匯報在高層面前充分讓對方認(rèn)識到自己的實力。很多人反而對一些小的匯報機(jī)會視而不見，認(rèn)為這些小匯報沒價值，做了也沒用。

小吳就是這樣一位新人，他進(jìn)入公司后做得非常出色，很快成為部門里的骨干。他一直希望部門領(lǐng)導(dǎo)可以直接看到自己的實力和功績，很想抓住傳說中的展示完美自我的機(jī)會。對于團(tuán)隊內(nèi)的日常匯報，如周報、項目周期匯報等，小吳壓根兒就看不上，總是草草地隨便寫兩筆。然而，事與愿違，他眼中這種“完美匯報”的機(jī)會總是團(tuán)隊組長或者項目經(jīng)理來做。時間久了，小吳甚至產(chǎn)生了怨念的心理，不僅完全不寫日常匯報，做事情也開始敷衍了事了。組長和他談了好多次，都因為他很抗拒的態(tài)度，不歡而散。最終，小吳自己憋不住了，沖進(jìn)部門領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，把自己的貢獻(xiàn)一股腦兒地倒給對方，順便痛斥組長和項目經(jīng)理。很遺憾，結(jié)果與他想象的完美匯報相去甚遠(yuǎn)，部門領(lǐng)導(dǎo)聽后只是淡淡地說：“你的情況我大概了解，你回去和你的組長仔細(xì)溝通一下，讓他來統(tǒng)一匯報吧?！毙菨M腔憤懣無法排解，工作上也沒了心思，就這樣慢慢地在辦公室沉淪下去了。

小吳的最大問題在于并沒有意識到什么是屬于新人的匯報。每個公司和單位都有明確的匯報線，新人如果幻想搶占完美匯報的機(jī)會，很難如心所愿。做好自己的日常匯報，在工作中不斷展現(xiàn)自己實力，才能得到提升，肩負(fù)起更重要的匯報任務(wù)。

有些新人也會走到另一個極端，就是過度忽視自己的匯報工作。有人認(rèn)為匯報就是做些表面功夫，把自己的工作做好就行了。有些人會認(rèn)為自己是小兵，寫的匯報沒人看，做了也沒用。事實上，匯報也是工作中的一部分，做好一些實際工作只能說是把工作完成了一半，通過匯報將工作的內(nèi)容和成果與團(tuán)隊同步，逐級匯總成為公司重要的信息來源和管理參考，也是非常重要的。這種用匯報來支撐的管理和運營的能見度，在大公司里尤其重要。而且，如果新人不去匯報的話，反而會形成職場的單向瓶頸，使得新人的很多困難和成績不被大家所了解和接受，甚至?xí)剐氯嗽谵k公室中“遁形”。

15秒定律

匯報也是一種領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的溝通，很多常見的溝通技巧在匯報工作中也有一定的參考意義。其中最重要的一條就是要了解被匯報人的性格和興趣點，有針對性地準(zhǔn)備匯報。

小秦是部門里名副其實的新人明星，不僅工作做得好，表達(dá)能力也很強(qiáng)，部門領(lǐng)導(dǎo)對他的匯報也比較滿意。有一次，總部一個高層來訪問，小秦被選定作為公司代表進(jìn)行匯報。整個部門非常重視這次匯報工作，提前很久就安排資源幫助小秦來準(zhǔn)備。小秦自己也暗自下決心，一定要把這次匯報做好。然而，正式匯報前的幾次演練效果都不理想，部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為他的匯報做得太細(xì)了，一來講不完，二來一些細(xì)節(jié)根本不會讓高層產(chǎn)生興趣。同時，部門領(lǐng)導(dǎo)也提出了一些修改意見，將一些小秦看起來不相關(guān)的信息加進(jìn)去了。自負(fù)的小秦不完全同意這些信息，覺得耽誤了自己的核心匯報內(nèi)容。正式匯報時，小秦還是重點講自己認(rèn)為對的內(nèi)容，把一些部門領(lǐng)導(dǎo)要求加的內(nèi)容都略講了。高層領(lǐng)導(dǎo)在聽報告時，不斷皺眉頭，最后實在忍不住了打斷說：“這些內(nèi)容很好，就是有些太細(xì)了，稍后給我發(fā)郵件吧。我有幾個問題……”話剛說到這里，高層領(lǐng)導(dǎo)的助理在他耳邊說：“時間到了，我們必須出發(fā)去另一個重要的會了?！备邔右恍芯瓦@樣走了，丟下了一臉愕然的小秦。他不僅沒有時間把自己引以為豪的內(nèi)容匯報完，部門領(lǐng)導(dǎo)想通過他表達(dá)的內(nèi)容也都沒匯報到。很明顯，這在大家看來都是一個非常失敗的匯報。

小秦最致命的錯誤就是不了解高層的想法，他認(rèn)為重要的內(nèi)容在對方看來只是一些不重要的細(xì)節(jié)。相反，他的直接領(lǐng)導(dǎo)們站得比較高，可以看到更多的關(guān)鍵點，也更了解高層的想法。在有限的時間里，他并沒有做有針對性的匯報，而是過度地以自我為中心展開匯報，必然效果不好。

很多咨詢公司或者M(jìn)BA課堂上都會做一種叫15秒鐘電梯游說（Elevator Pitch）的訓(xùn)練，就是假定在電梯中碰到公司高層，如何在15秒中將重要的信息匯報給對方。事實上，15秒鐘根本不可能完成一次哪怕是最簡單的匯報，因此如何在這段的時間內(nèi)，把最核心的內(nèi)容轉(zhuǎn)達(dá)給對方，引起對方的瞬間思考和興趣是最關(guān)鍵的。

小李就是這樣一個匯報高手，剛畢業(yè)進(jìn)公司不久就以其能力和情商，取得了部門領(lǐng)導(dǎo)的信任，負(fù)責(zé)公司里很重要的一個項目。這個項目雖然進(jìn)展不錯，但是有一些關(guān)鍵風(fēng)險。然而，由于各種原因，部門領(lǐng)導(dǎo)雖然幾次向公司高層匯報了這些內(nèi)容，效果并不好，也沒有得到足夠的資源來解決這些問題。有一次，小李剛從客戶那里出差回來，正巧在電梯里碰到主管的高層領(lǐng)導(dǎo)王總。對方禮節(jié)性地關(guān)心他說：“剛出差回來?。俊彼氐溃骸巴蹩偰?，剛從xxx客戶那里回來?！蓖蹩傄豢词呛凸局攸c項目相關(guān)，回問說：“怎么樣？一切還好吧？”小李看到時機(jī)已到，簡短地匯報說：“目前進(jìn)展順利，但是一些關(guān)鍵節(jié)點的問題還需要小心?！蓖蹩偮牭胶蠛退粨Q了一下眼神，又看了一下表，說：“今天下午我4點有空，你和你領(lǐng)導(dǎo)來我辦公室匯報一下情況吧?！敝蟮膶ｍ梾R報中，小李和領(lǐng)導(dǎo)取得了高層的理解和重視，從而得到了更多的資源來支持項目。

上面就是一個很精彩的15秒電梯游說的例子。在大公司中，由于各方的利益平衡，很多公開匯報中提到的問題不會得到很好的解決。然而，這種來自前線的實時匯報，反而會更容易擊中領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的關(guān)鍵點，很多難題反而迎刃而解了。

勿以匯報當(dāng)圣經(jīng)

很多針對職場新人的書中，會提到一條建議：要新人勤匯報，通過不斷的匯報讓上司更加了解自己，并不斷建立尊重。這種說法有一定道理，但是把握不好時機(jī)，反而適得其反。

小呂是個信奉勤匯報的人，每天早請示、晚匯報，每做一項工作都會和領(lǐng)導(dǎo)說。團(tuán)隊里很多工作都是大家合作的，小呂在匯報時不可避免地將別人的工作也一并提及了。很快她就引起了大家的反感。認(rèn)為她太“孔雀”了，而且還匯報別人的事情，太過分了。面臨如此頻繁的匯報，領(lǐng)導(dǎo)也漸漸受不了了。小呂的頻繁匯報不僅占用了他大量的時間，而且經(jīng)常匯報和請示的內(nèi)容也是沒必要的。后來，領(lǐng)導(dǎo)開始有意躲避小呂的匯報，但這并沒有引起小呂的重視。最后，忍無可忍的領(lǐng)導(dǎo)私下找小呂談：“有些交給你做的事，不用每個細(xì)節(jié)都口頭匯報，關(guān)鍵問題我們可以討論，細(xì)節(jié)內(nèi)容可以寫在郵件匯報里?！毙温牭竭@些感到很傷心，覺得自己的同事不理解自己也罷，但是沒想到領(lǐng)導(dǎo)也反感自己的匯報。就這樣，小呂因為匯報，成為辦公室所有人都不喜歡的人。

匯報雖然是工作中重要的組成部分，本身也是要占用資源（如匯報雙方的時間）。頻繁不加選擇的匯報，不僅會占用大量的時間，還可能會因為過多的匯報內(nèi)容引起別人的反感，反而適得其反。

越級匯報要小心

越級匯報是個永恒的難題，很多老江湖看到時都會皺眉頭，新人碰到這種情況更容易處理不好。雖然越級匯報一直不被管理學(xué)所認(rèn)可，很多書本都會建議管理人員不能鼓勵越級匯報，但是在實際當(dāng)中，越級匯報的蹤影職場上很常見。很多領(lǐng)導(dǎo)將越級匯報作為形成辦公室制衡的一種武器。面對這種常見的非常規(guī)場景，職場新人們一定要小心。

小黃畢業(yè)后在一家大企業(yè)總部做市場方面的管理工作。她平時兢兢業(yè)業(yè)，不僅在專業(yè)能力方面不斷得到提升，而且在管理方面也不斷積累，得到了上級的認(rèn)可。有一天，部門總經(jīng)理杜總突然找她去匯報管理工作的情況。她走進(jìn)總經(jīng)理室，發(fā)現(xiàn)她的直接上級也坐在里面。杜總首先問她：“最近管理工作怎么樣，有什么困難么？”小黃感到這是個不錯的機(jī)會，一股腦地把自己的成績匯報上去，還說管理工作很繁雜且工作量很大，需要很多資源。但是，通過自己的努力，不斷提高工作效率，優(yōu)化管理流程，效果還不錯。匯報過程中，杜總不斷投以贊許的目光，但是她的上級卻一直埋著頭。當(dāng)小黃沾沾自喜地走出總經(jīng)理室，一個老員工和她說：“你傻??！你上級正在以工作量太大為由，向杜總要資源要編制呢，你怎么能說就這樣工作也能做好呢？”一句話把小黃的興奮勁打到冰點。之后，因為這件事，即使小黃怎么努力，直接上級也不怎么賞識她。

很明顯，小黃的匯報內(nèi)容雖然都沒錯，但是在這個跨過上級的公開匯報中，她在不明情況的時候，做了“烏龍”匯報。

在如何處理越級匯報這個問題上，很難有一個明確的處理方法。面對錯綜復(fù)雜的職場情形，不同的場合需要有不同的對策。對于新人來說，建議還是少做越級匯報，尤其是在看清辦公室里的規(guī)則和格局之前，貿(mào)然趟這種越級匯報的渾水不是很明智。在公開的場合，不得不匯報的時候，建議一定要與直接上級保持一致。即使直接上級有很大的問題，必須做越級匯報的時候，最好還是在非正式場合單獨匯報，說話的分寸一定也要把握好。

總之，如何匯報是職場中永恒的主題之一，也是一項職場中的藝術(shù)。新人做匯報雖然面臨各種各樣的困難，但是一定不能就此逃避匯報。同時，各類職場建議和書籍中雖然都提到一些匯報的技巧和策略，但是這些內(nèi)容很多都要建立在足夠的工作經(jīng)驗和職場浸潤的基礎(chǔ)之上，新畢業(yè)的學(xué)生使用起來還是要慎重一些。對于新人來說，把握上面提到的一些最樸素的原則，避免一些匯報方面的陷阱，至少降低不適當(dāng)匯報帶來的風(fēng)險。同時，新人要在工作中不斷積累，用心體會公司的方方面面，這樣才可能在匯報中做到游刃有余。

責(zé)任編輯：方丹敏