新形式下的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理建設(shè)

蔡愛新

摘 要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理問題是一個比較值得研究的問題，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案是指一些在鄉(xiāng)鎮(zhèn)所發(fā)展的過程中所經(jīng)歷的一些文字圖片以及聲像的資料，對于這些檔案的管理要給與足夠的認識，并可以從一定程度上提高關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的經(jīng)濟發(fā)展水平。我國的新農(nóng)村建設(shè)在不斷的進行著，在這個背景下關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理模式是在不斷的創(chuàng)新和進步的。

關(guān)鍵字：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案；新模式；數(shù)字化；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-10-00-02

自從改革開放以來，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展和科學技術(shù)的進步，鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的檔案管理工作出現(xiàn)了一個上升的狀態(tài)，同時關(guān)于檔案的管理難度也在增加，在現(xiàn)在的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中體制比較落后，所以關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的體制需要進行一下改革，關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的管理方法也需要進行創(chuàng)新，同時需要創(chuàng)建一個關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理的新模式，這樣才能夠?qū)︵l(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理有一個新的認識和發(fā)展。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中存在的問題

首先，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中現(xiàn)有的檔案管理機構(gòu)的設(shè)置并不完善，由于地方跟地方之間的貧富差距比較大，對于一些比較貧困的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，他們的檔案管理工作幾乎都沒有人管，還有一種情況是由于低保障和低收入的狀態(tài)，這樣就會使人員的流動性比較大，從而導致工作不能夠完整的完成交接。但是對于一些比較有錢的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，經(jīng)濟發(fā)展比較迅速，檔案的資源比較充足，所以對于檔案的管理無從下手，這就會造成鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的堆積，不便進行管理。管理制度的缺乏會造成工作人員不能充分認識自己的工作，也不能充分的認識自己的職責，進而導致檔案管理工作存在一定的不規(guī)范性，同時一些檔案管理工作的開展所需要的設(shè)施還不夠完善，從一定程度上影響檔案管理保存的完整性和長期性。

其次，隨著城市的不斷的進步和發(fā)展，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)之間總是會出現(xiàn)重新的劃分和調(diào)整，通過重新劃分和調(diào)整以后的檔案管理工作，它的任務(wù)就會特別的繁多，同時相應(yīng)的工作人員的職責也就改變了許多，但是由于檔案管理的相對落后不能夠很好的適應(yīng)這些發(fā)展和變化，會造成檔案管理上的混亂。

最后，對于檔案管理來說，從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)都不夠高，他們沒有充分的認識到自己工作的重要性，就會造成檔案管理工作的混亂。所以說檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定著各項工作的開展，如果他們不能夠給與足夠的重視的話就會嚴重的影響到工作的效率以及質(zhì)量。還有一些領(lǐng)導對于檔案管理的工作不能有一個正確的認識，即使鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟的發(fā)展水平來說具有一定的指導意義，但是有一些領(lǐng)導認為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理不能給當?shù)貛斫?jīng)濟作用，應(yīng)該將更多的工作放到行政管理上，從而忽略了對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理。

二、創(chuàng)建鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的新模式

（一）對現(xiàn)有的服務(wù)手段進行創(chuàng)新

對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理來說，通過服務(wù)手段的創(chuàng)新能夠更好的適應(yīng)檔案的管理工作，隨著科學技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，原有的手工操練已經(jīng)不能夠滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理了，在新的發(fā)展的背景下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理工作部門應(yīng)該運用一種現(xiàn)代的管理技術(shù)來進行管理，數(shù)字化的管理就是一種好的管理方法。同時在新的形式發(fā)展下鄉(xiāng)鎮(zhèn)的管理部門應(yīng)該重視檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，及時的把一些紙質(zhì)版的文獻資料上傳到網(wǎng)上，這樣不僅能夠保證檔案資源的共享還能夠保證信息的完整性，并且還不容易丟失。用戶也可以通過電腦來查看一些重要的資料，從而發(fā)揮了檔案管理的實效性。

（二）對鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理的服務(wù)內(nèi)容進行創(chuàng)新

檔案管理的服務(wù)內(nèi)容是針對相關(guān)的人員所開展的關(guān)于檔案管理工作的具體內(nèi)容，所以說可以對服務(wù)的內(nèi)容進行創(chuàng)新。創(chuàng)新的前提是具有實務(wù)性而不是空口而談，通過把檔案的管理和鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟的發(fā)展進行一個有效的結(jié)合，這樣就會提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展水平。對于檔案的管理來說，不僅要重視檔案的數(shù)量問題還應(yīng)該，因為檔案資料的收集關(guān)系到鄉(xiāng)鎮(zhèn)的未來發(fā)展問題，所以在資料的選擇上應(yīng)該關(guān)注一些對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的政治改革具有影響力的資料，并且對資料進行分類管理，這樣才能夠保證關(guān)于檔案管理的質(zhì)量問題還應(yīng)該考慮到檔案的質(zhì)量問題。隨著信息化的逐漸發(fā)展，檔案管理部門應(yīng)該對一些現(xiàn)有的檔案進行深入的調(diào)查研究并且及時進行處理，將一些有效的檔案資料上傳到相關(guān)的部門，從一定程度上保證了鄉(xiāng)鎮(zhèn)資料的完整性同時也達到了資源的共享性。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理機構(gòu)應(yīng)該轉(zhuǎn)變服務(wù)模式

對于傳統(tǒng)的檔案管理來說是一種被服務(wù)的狀態(tài)，這樣的服務(wù)狀態(tài)嚴重的影響到了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的服務(wù)水平，隨著新形勢的逐漸發(fā)展和進步，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理應(yīng)該轉(zhuǎn)變這種服務(wù)模式，從被動的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變成主動的服務(wù)模式。同時對于檔案的管理工作需要及時了解檔案管理工作的開展并且深入到基層地區(qū)，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理機構(gòu)進行調(diào)整，積極主動的了解相關(guān)的檔案信息。

（四）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作觀念

檔案的管理人員是開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的主體，他們的工作態(tài)度和綜合素質(zhì)對于檔案的管理來說是非常重要的。所以想要實現(xiàn)關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的新模式就應(yīng)該讓這些工作人員明白自身的工作態(tài)度，一定要認識到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的重要性，在具體的工作中可以根據(jù)自身的工作經(jīng)驗對檔案管理模式不斷的進行轉(zhuǎn)變，把檔案管理工作從實體化轉(zhuǎn)變成信息化。通過在思想觀念上的不斷的轉(zhuǎn)變有效的促進檔案管理工作的更好的開展，并且在檔案管理人員工作的時期還要給他們提供一定的學習機會，通過各種培訓或者是知識講座，讓他們不斷的發(fā)展和進步，進一步的提高管理水平和綜合素質(zhì)。

三、建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的信息中心

（一）提高認識，形成合力

在開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的時候，可以聯(lián)系鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理檔案的工作實際需求，采用多種方式來進行實踐研究。通過開展一系列的教育活動，提高不同人群的認識水平。首先可以使廣大的干部和村民能夠認識到檔案信息在農(nóng)業(yè)農(nóng)村經(jīng)濟跟社會中的地位以及作用，并且對檔案管理享受一定的權(quán)利和義務(wù)。其次可以讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政機關(guān)認識到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息中心是機構(gòu)的有機組成部分，能夠充分認識到把鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理納入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展計劃是經(jīng)濟管理考核的一部分。最后，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)的直屬機構(gòu)以及企事業(yè)單位和上級的主觀部門能夠認識到檔案是國家和政黨的寶貴財富，一定要給與足夠的重視。

（二）領(lǐng)導重視，落實措施

作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政領(lǐng)導首先要形成一個共識，在這個前提下，通過把中心建設(shè)和檔案工作擺上日程，要明確一名領(lǐng)導分管指導以及幫助制定檔案的工作目標，同時能能夠協(xié)調(diào)各方面的工作關(guān)系，統(tǒng)籌落實各項措施，這樣可以為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造一個良好的氛圍并且能夠保證各項工作順利進行。其次，有效的解決檔案中心的基礎(chǔ)設(shè)施以及經(jīng)費的來源，這是一個非常現(xiàn)實的問題，需要采取一些合理的措施，領(lǐng)導以及相關(guān)方面給與足夠的重視才能夠得到有效的解決。關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案中心的建設(shè)，需要許多必備的基礎(chǔ)設(shè)施，為了基礎(chǔ)設(shè)施的實現(xiàn)需要一些建設(shè)經(jīng)費和活動經(jīng)費，對于一些經(jīng)濟條件不好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)來說，可以從財政上給與一定的撥款。最后，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)要給與一定的重視，比如說可以建設(shè)一個標準化的庫房并且配備一些防火防盜等設(shè)備，同時還要優(yōu)化檔案管理和保管的條件，把計算機作為一項輔助檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)技術(shù)，從而加大信息資源的開發(fā)利用的力度，更加有效實用的為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理服務(wù)。

（三）優(yōu)化機能，強化服務(wù)

關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案實際需求著重從這幾個方面進行考慮，第一，通過調(diào)動工作人員的積極性，增加激勵機制，把個人的經(jīng)濟利益和工作的表現(xiàn)掛鉤。作為檔案管理的主管部門以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導機構(gòu)要關(guān)心工作人員的政治成長、職稱評聘以及工作的福利待遇從而給他們提供一些外在的動力。第二，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心都是新的機構(gòu)新的人員，可以通過培訓來提高人員的素質(zhì)并且加強業(yè)務(wù)的學習能力通過各種知識的培訓和實踐操作，讓工作人員盡快的進入角色。

四、使檔案管理逐漸向數(shù)字化發(fā)展

通過數(shù)字化來發(fā)展檔案管理是朝代的選擇，是一種順應(yīng)潮流的必經(jīng)之路。首先是進行人事分配，對檔案的工作人員進行工作的分配，明確各種工作的工作性質(zhì)以及內(nèi)容，并且建立好相應(yīng)的數(shù)字化查詢的局域的網(wǎng)站，還可以建立查閱的授權(quán)途徑制作相應(yīng)的授權(quán)指南。在建立好流水線的認識分配之后還要對檔案的資源進行數(shù)字化的采集。從庫房中把檔案的原件提出來之后就要對檔案進行錄入，通過利用類別編號和日期來進行分類，把基本信息錄完之后還要對材料進行掃描和電子處理，對所有錄入的檔案要建立數(shù)據(jù)庫這樣就可以方便以后進行調(diào)出和查閱，第二輪再由核對人員對檔案的原件和電腦上的數(shù)據(jù)進行核對確認。及時跟進檔案的錄入情況，并且按照工作量的大小進行相關(guān)的人事分配。在完成了基本的檔案的錄入和整理工作之后就可以基本上滿足日常的查詢需求了。檔案管理的數(shù)字化相對比傳統(tǒng)的檔案管理有著非常大的先進性，大大的提高了經(jīng)濟效益并且減少了辦公的成本，提高了工作的效率，使檔案館變成了一個政府管理的信息控制中心。而且通過數(shù)字化的管理可以更好的保護檔案原件，對于一些歷史比較悠久并且非常重要的檔案資源可以進行有效的秘密保存，這樣就可以從一定程度上來保護檔案，防止檔案被篡改和偷竊以及燒毀等行為。

五、結(jié)語

檔案管理工作的有效開招可以提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)的經(jīng)濟發(fā)展水平，在建設(shè)社會主義新農(nóng)村這個大背景下更要充分的發(fā)揮關(guān)于檔案資料的重要性和實效性。通過對檔案管理模式的創(chuàng)新進行研究，可以更好創(chuàng)建一個新型有效的檔案管理模式。