基于企業(yè)管理活動中辦公自動化軟件的應(yīng)用研究

吳文清

摘 要 隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機(jī)的運用得到了很大普及，越來越多的企業(yè)開始將辦公自動化用于企業(yè)的管理中來。企業(yè)的整個管理模式也隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展呈現(xiàn)出新的結(jié)構(gòu)。本文首先對辦公自動化管理的意義進(jìn)行簡述，然后對企業(yè)辦公自動化軟件在管理過程中存在的問題進(jìn)行分析，最后就辦公自動化在企業(yè)管理中如何有效、合理應(yīng)用提出建議。

關(guān)鍵詞 管理活動 辦公自動化 應(yīng)用

中圖分類號：TP31 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著當(dāng)今通訊技術(shù)越來越寬帶化、多媒體化、智能化、個人化。計算機(jī)與電子商務(wù)的突飛猛進(jìn)，創(chuàng)造出了一個更加高效、節(jié)能、快捷的辦公環(huán)境，甚至還出現(xiàn)了微博辦公一種新興的方式。辦公自動化和以前低效、復(fù)雜的手工辦公方式相比更加高效、系統(tǒng)、全面，同時也提供了準(zhǔn)確的科學(xué)依據(jù)供決策者使用。隨著科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，辦公自動化也更加現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化。

我國對辦公自動化的發(fā)展要求隨著當(dāng)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展和知識經(jīng)濟(jì)的來到而越來越大，同時也被提出了許多新的要求，面臨著新的挑戰(zhàn)。首先，它改變了以前復(fù)雜、低效的手工辦公方式，轉(zhuǎn)向了更加高效、系統(tǒng)、全面的電子化工作，給每一位使用者創(chuàng)造了一個沒有部門局限的網(wǎng)絡(luò)辦公作業(yè)的環(huán)境；其次，它從以前的僅僅局限在行政辦公的基礎(chǔ)上拓展到了機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的各個業(yè)務(wù)的管理環(huán)節(jié)上面；再次，它以前那種僅僅是收發(fā)文件等業(yè)務(wù)的模式并不能適應(yīng)現(xiàn)代企事業(yè)單位對快速增長的大量業(yè)務(wù)及技術(shù)信息文檔的管理，并不能應(yīng)對當(dāng)前的諸多挑戰(zhàn)。在新形勢和新挑戰(zhàn)下，現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)軟件的開發(fā)需要進(jìn)行新的設(shè)計，以實現(xiàn)企業(yè)提高管理效率的目的。

1 辦公自動化管理的意義

1.1辦公自動化軟件的使用讓企業(yè)管理變得更加簡單

通過對辦公自動化軟件的使用，可以將企業(yè)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行實時的傳遞，大大的提高各部門之間的辦事效率。計算機(jī)的使用，將以往的手工化全部通過辦公自動化軟件進(jìn)行完成，以往幾天的工作量幾個小時就順利完成，極大的提高了資源的利用率。同時，通過對辦公自動化軟件的使用能夠?qū)⑵髽I(yè)的這種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時的更新和存儲，對于管理中已經(jīng)完成任務(wù)、沒有完成的任務(wù)、進(jìn)行中的任務(wù)進(jìn)行有序的區(qū)分，進(jìn)一步將企業(yè)的各項工作進(jìn)行了分類，避免了重復(fù)性工作，大大的降低了工作的任務(wù)量，提高了管理的效率。

1.2辦公自動化軟件的使用讓企業(yè)管理變得更加協(xié)調(diào)和靈活

隨著社會的不斷進(jìn)步，社會化工作分工越來越明確，需要的工作專業(yè)程度也越來越高。整個企業(yè)的良好運作，更加需要每個部門之間的相互協(xié)作和靈活配合。

企業(yè)通過對辦公自動化軟件的運用，高效的將企業(yè)的各種數(shù)據(jù)信息在各部門之間良好的進(jìn)行溝通、在各企業(yè)之間進(jìn)行良好的傳遞，讓企業(yè)的所有信息數(shù)據(jù)沒有死角。通過這樣的方式，極大的增強(qiáng)了整個企業(yè)中各部門之間相互協(xié)作和靈活配合的能力，提高了企業(yè)的核心競爭力。

1.3辦公自動化軟件的使用讓企業(yè)管理變得更加高效

一個企業(yè)在業(yè)內(nèi)是否具有很強(qiáng)的核心競爭力需要考慮的一個重要的因素就是這個企業(yè)的工作效率。辦公自動化軟件在企業(yè)管理活動中的運用，可以將企業(yè)中每個部門員工的工作情況以及每項工作的進(jìn)展情況進(jìn)行快速的了解和及時的反饋，可以從企業(yè)和管理者的角度對工作和員工中需要進(jìn)行改進(jìn)的地方完善，進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)管理的質(zhì)量和效率。

1.4辦公自動化軟件的使用讓企業(yè)管理變得更加規(guī)范

通過對辦公自動化軟件的使用，極大的降低了因為人為因素造成的錯誤，整個企業(yè)的工作都有明確的規(guī)定應(yīng)該如何來進(jìn)行，同時對于工作的好壞也有完善的績效考核來衡量。通過這種方式，不僅大大的降低了人為原因造成的問題，而且進(jìn)一步健全了各個部門的監(jiān)管制度，企業(yè)管理的風(fēng)險也進(jìn)行了合理的規(guī)避。

2 企業(yè)辦公自動化軟件在管理過程中存在的問題

對辦公自動化軟件進(jìn)行初始化的任務(wù)量很多，進(jìn)行初始化工作通常是將企業(yè)的各種原始的數(shù)據(jù)信息和初始的資料進(jìn)行整理并輸入到軟件中去。但是，由于許多的因素使得辦公自動化軟件的初始化工作變得非常的繁重，很難在規(guī)定的時間內(nèi)完成，造成企業(yè)在管理活動中使用辦公自動化軟件難以實現(xiàn)。

首先，由于每個企業(yè)都具有數(shù)額龐大的商品，各種商品的型號、種類、數(shù)量和價格等都存在差異，給辦公自動化軟件的初始化工作帶來了龐大的工作量和復(fù)雜的操作性。其次，企業(yè)原有的各種原始數(shù)據(jù)存在許多問題，庫存商品的數(shù)量和賬面的數(shù)量不一致，對于賬目的余額沒有進(jìn)行準(zhǔn)確的結(jié)算，需要通過進(jìn)一步對庫存商品進(jìn)行盤整清點才能將賬目的余額進(jìn)行正確的修正。然而，對于企業(yè)的盤點往往需要許多的人手，這樣就進(jìn)一步的加大了初始化的難度。同時，在對庫存商品進(jìn)行盤點來算出余額的過程中，也還要對使用過程中的原料、生產(chǎn)出的半成品以及購買的還沒送到倉庫的物質(zhì)等進(jìn)行詳細(xì)的核算才能正確的得到初始的余額數(shù)據(jù)。再次，對于辦公自動化軟件的工作人員數(shù)量非常的不足，各個部門崗位的業(yè)務(wù)人員經(jīng)常出現(xiàn)減少的情況，由于辦公自動化軟件的專業(yè)性臨時的職員又不能很快的進(jìn)行使用和操作。所以如果辦公自動化軟件的工作量突然的增大，將很難在短時間內(nèi)完成。然而，由于初始化的原因，將會在一些部門工作中出現(xiàn)突然加大幾倍工作量的現(xiàn)象，但是在加大工作量的同時，員工的薪酬并沒有得到增加，這就會造成一定的問題，導(dǎo)致初始化工作進(jìn)行的困難，同時也存在一些部門業(yè)務(wù)人員無法完成的問題等。最后，企業(yè)的一些原始數(shù)據(jù)資料并不是非常的完整和準(zhǔn)確，對于許多業(yè)務(wù)的辦理并沒有按規(guī)定的要求來進(jìn)行，沒有進(jìn)行完整的工作業(yè)務(wù)記錄，然而對于管理過程中辦公自動化軟件的使用都是通過規(guī)定的要求進(jìn)行工作的，不能根據(jù)各個部門業(yè)務(wù)人員以往的工作經(jīng)驗方式來工作，使得各個部門的業(yè)務(wù)人員在使用辦公自動化軟件的過程中覺得很難適應(yīng)，而不愿意再使用該軟件。

3 辦公自動化軟件在企業(yè)管理中有效、合理的應(yīng)用

3.1更新觀念，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)和水平

在很多人眼里，辦公自動化主要是處理一些公文、收發(fā)電子郵件、實現(xiàn)紙面作業(yè)計算機(jī)化。殊不知，辦公自動化大有學(xué)問，涉及行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)等學(xué)科，辦公自動化的應(yīng)用已成為現(xiàn)代各行各業(yè)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。實現(xiàn)高效的辦公管理，就要求辦公人員必須具備相應(yīng)的素質(zhì)與技能，它對辦公人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了嚴(yán)格要求。

3.2加強(qiáng)科學(xué)管理理念

辦公自動化，在某種程度上來說也可以看做是一種以信息處理為主要特征的辦公活動。在具體的實施中要用科學(xué)的管理理念規(guī)范工作人員的工作流程，建立一個符合現(xiàn)代化管理的組織體系，制定具體的管理辦法和規(guī)章制度，尤其是在安全性、保密性方面應(yīng)作出嚴(yán)格規(guī)定。注重辦公工作的科學(xué)管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)設(shè)備的結(jié)合。從領(lǐng)導(dǎo)分工、辦公室工作人員職責(zé)和工作績效等方面加強(qiáng)管理。做到職、權(quán)、責(zé)有機(jī)結(jié)合，提高辦公自動化的應(yīng)用效率，最大限度地發(fā)揮其作用。

3.3加強(qiáng)技術(shù)不斷創(chuàng)新，更好地為我們的工作服務(wù)

隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化從最初的漢字輸入、文件處理、排版編輯、查詢檢索等單機(jī)應(yīng)用逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)將個體辦公工作系統(tǒng)聯(lián)成一個群體辦公系統(tǒng)，再通過遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)將多個系統(tǒng)聯(lián)結(jié)成更大范圍的辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)成為辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。

4 結(jié)語

綜上所述，一個企業(yè)要想在激勵的競爭中具有較強(qiáng)的核心競爭力，就必須要盡快的將企業(yè)的管理與現(xiàn)代化先進(jìn)的方法向結(jié)合，促進(jìn)企業(yè)管理的可持續(xù)發(fā)展。辦公自動化軟件在企業(yè)管理活動中的運用，進(jìn)一步對以往傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行新的變革，通過使用計算機(jī)信息技術(shù)的有效方法對企業(yè)進(jìn)行管理，讓企業(yè)管理變得更加協(xié)調(diào)和靈活和高效。

參考文獻(xiàn)

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