Word中的“排序”技巧

繆榮山

我們知道，在Excel中可以對文字或數(shù)據(jù)進行排序，而在Word中不少人對排序的使用并不在行。其實Word中的文本都可以按需進行排序，筆畫、字母或數(shù)值都可以作為關(guān)鍵字。

Word表格中的排序

Excel對數(shù)據(jù)進行排序都是在表格中完成的，這些排序功能也延續(xù)到了Word表格中了。比如，在下方的表格中，我們需要按照總分進行排序，該怎樣操作呢？

打開Word數(shù)據(jù)表（如圖1），單擊表格的左上角的按鈕全選表格，然后切換到“布局”選項卡，單擊“排序”出現(xiàn)對話框，由于表格是有標(biāo)題的，所以先要在最下方選擇“有標(biāo)題行”，這樣在“主要關(guān)鍵字”中會出現(xiàn)標(biāo)題行中的文字，由于我們這里要按照總分從高到低進行排序，所以在“主要關(guān)鍵字”中選擇“合計”，在“類型”中選擇“數(shù)字”，再選擇“降序”，最后單擊“確定”按鈕，這樣表格中的數(shù)據(jù)就會按照合計的總分從低到高進行排序。這里我們還可以選擇次要關(guān)鍵字、第三關(guān)鍵字進行排序，這和Excel比較相似。

普通文本能按需排序

Word中除了表格可以進行排序，普通的文本也可以進行排序，前提是將文本進行分段，就可以按照首字的拼音、筆劃進行排序。

首先用回車鍵（Enter）對文字進行分段分行，然后選中要排序的文本，切換到“開始”選項卡，單擊 （排序）按鈕彈出對話框，在“主要關(guān)鍵字”中選擇“域1”，在“類型”中選擇“拼音”，然后選擇“升序”或“降序”，最后單擊“確定”按鈕，即可將選中文字按照拼音進行排序，我們也可以在“類型”中選擇“筆劃”，讓文本按照筆畫進行排序。

段落排序用大綱視圖

文本排序不僅僅可以對單行文字進行排序，還可以對整段文字進行排序，這里就需要使用標(biāo)題樣式，這樣按照標(biāo)題樣式進行排序時，每一個標(biāo)題下的段落都會跟隨著標(biāo)題進行移動。

首先打開文檔，選中段落上的標(biāo)題，可以按住Ctrl鍵分別選中標(biāo)題，然后切換到“開始”選項卡，在“樣式”中選擇“標(biāo)題2”（如圖2），這樣將段落的標(biāo)題都統(tǒng)一為“標(biāo)題2”樣式，我們也可以使用“格式刷”統(tǒng)一標(biāo)題樣式。

切換到“視圖”選項卡，單擊“大綱視圖”按鈕，切換到大綱界面（如圖3），這里之所以要切換到大綱視圖，是為了排序時讓標(biāo)題下的段落跟隨標(biāo)題進行移動，如果在頁面視圖中進行排序操作，則每段的首字都會參加排序，這樣標(biāo)題和相應(yīng)的段落就會錯亂。

在大綱視圖下，按“Ctrl+A”全選所有文本，然后切換到“開始”選項卡，單擊“排序”按鈕彈出對話框（如圖4），在“主要關(guān)鍵字”下選擇“段落數(shù)”，在“類型”中選擇“筆劃”，單擊“確定”按鈕，則可讓段落按照筆畫進行排序。

Word中的排序功能雖然不能跟Excel相比，但是卻可以滿足我們的某些特殊需要，畢竟排序不會僅僅局限于電子表格。靈活掌握Word排序技巧，無疑可以提升我們的Word操作水平。